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22.03.2011 |Bilanzplanung

Rückwärts Planen, vorwärts Handeln

von Dipl.-Betriebswirtin Angela Hamatschek, Kanzleiberaterin, Kleinkahl

Planen Sie auch jedes Jahr die „Wunsch-Fertigstellungstermine“ für die Jahresabschlüsse und Steuererklärungen, vielleicht auch die Termine für Fibu und Lohn? In diesem Beitrag geht es darum, Ihnen Wege zu zeigen, wie der Plan kein Wunsch bleibt. Das heißt nicht, dass jede Planung zu 100 % funktionieren wird - schließlich heißt sie Planung! Sie werden aber Tipps bekommen, wie Sie realistischer planen und früher als bisher merken, wenn etwas aus dem Ruder läuft. 

 

1. Unterschiedliches Planen mit gleichem Ergebnis

Die Planung von Fibu und Lohn laufen in der Regel eigentlich ganz gut. Schließlich sind die Termine ja von außen vorgegeben. Bei den Bilanzen ist das nur bedingt so. Irgendwann fangen die Banken an zu drängeln und das Finanzamt droht mit Schätzung - und spätestens dann klappt es ja auch mit dem Jahresabschluss. 

 

Es gibt Kanzleien, die planen eher weniger. Über die Jahre hinweg hat sich eine gewisse Routine eingestellt. Die Bilanz von Herrn Mayer wird immer so im April fertig gemacht. Die Schlunz & Co. KG ist immer eine der letzten usw. Andere Kanzleien verwenden dagegen viel Zeit auf die Planung. Sie nehmen die Leistungserfassung als Grundlage um die Dauer der Bilanzarbeiten zu schätzen. Sie berücksichtigen Bankabhängigkeiten und die Höhe der Nachzahlung oder Erstattung an Steuern. 

 

Das Erstaunliche ist, dass im Punkt Termineinhaltung zwischen den beiden hier genannten Kanzleigruppen kaum ein Unterschied besteht! Ist Planung also überflüssig, weil: Erstens kommt es anders, und zweitens als man denkt? 

 

2. Die Ursachen für das Scheitern der Planung

Die wichtigsten Gründe dafür, dass geplante Termine nicht eingehalten werden, sind nach meiner Erfahrung: 

 

  • Der Mitarbeiter fängt „zu spät“ an.
  • Die vom Mitarbeiter so weit fertiggestellte Bilanz liegt auf dem Schreibtisch des Chefs und wartet auf Durchsicht.
  • Ein gemeinsamer Besprechungstermin mit dem Mandanten ist schwer zu finden.
  • Die Überwachung der Termine findet erst kurz vor Ablauf der Frist statt.
  • Der Mandant reicht die Unterlagen nicht oder zu spät ein.
 

Der zuletzt genannte Grund wird in diesem Artikel nur am Rande Thema sein. Wir konzentrieren uns heute auf die Planung. 

 

3. Planung rückwärts

Oft liegt es auch an der Art der Planung und deren Kontrolle, dass die Chancen für die Einhaltung der Plantermine von vornherein schlecht stehen. Das glauben Sie nicht? Lesen Sie einfach weiter. Mein Credo: Rückwärts Planen, vorwärts Handeln 

Was meine ich damit? Schauen Sie sich mit mir den Ablauf des Prozesses Bilanz etwas genauer an - die Erkenntnisse lassen sich auf andere Aufträge wie Steuererklärungen übertragen. Das sieht etwa so aus: 

 

 

 

Mit Beginn und Ende des Prozesses beginnt auch schon das Planungsproblem. Wissen alle Kanzleimitglieder, wann eine Bilanz „fertig“ ist? 

Verstehen vor allem alle dasselbe darunter? 

 

In vielen Kanzleien verstehen die Mitarbeiter unter „fertig“: Die Bilanz ist von meiner Seite fertig, jetzt muss der Chef sie nachsehen, aber das ist seine Sache. Haben Sie also den Termin 30.9. für einen bestimmten Abschluss geplant, hat der Mitarbeiter im besten Fall seinen Teil auch bis zum 30.9. erledigt. Das heißt aber nicht, dass die Bilanz das Haus verlassen hat. Definieren Sie also den Begriff „fertig“ in Ihrer Kanzlei genau und kommunizieren Sie diese Definition - am besten schriftlich. 

 

Genauso ist es mit dem Beginn der Arbeiten. Wann fängt denn so eine Bilanz eigentlich an? Wo hört die Fibu auf? Was muss von ihr noch erledigt werden? Auch hier sollte Einigkeit bestehen. 

 

Der im Folgenden aufgezeigte Prozess ist typisch. In Ihrer Kanzlei kann der Prozess anders aussehen. Der eine oder andere Prozessschritt steht bei Ihnen an einer anderen Stelle, Sie haben vielleicht noch zusätzliche Schritte. Abhängig von Schwierigkeitsgrad und Arbeitsumfang des Mandanten brauchen einige Schritte länger oder weniger lang. Das ist aber gar nicht der Punkt, wie Sie gleich sehen werden.  

 

Hinweis: Für unser Beispiel definieren wir den Zeitpunkt „Bilanz fertig“ als: Die Bilanz hat mit der Rechnung das Haus verlassen (an Mandant, Finanzamt, Banken etc.). 

 

Was das folgende Beispiel verdeutlicht ist, dass die Dauer der eigentlichen Bilanzarbeiten den weitaus geringeren Teil der Gesamtbearbeitungszeit ausmacht. Entscheidend sind die Zeiten, die die Bilanz im Regal, also quasi auf der Ersatzbank, verbringt. Diese Zeiten führen zu langen Durchlaufzeiten in der Kanzlei. 

 

 

 

In Summe haben wir hier 48 Tage Durchlaufzeit. Nehmen Sie sich eine „normale“ Bilanz und errechnen Sie die Zeiten, wenn Sie glauben, ich habe übertrieben. In diesem Beispiel hat der Mandant seine Belege immerhin innerhalb von 15 Tagen eingereicht! 

 

Es ergeben sich zwei wesentliche Erkenntnisse: 

  • Prozesse beginnen meist früher als man denkt und hören auch später auf!
  • Eine „normale“ Bilanz dauert 48 Tage oder (ich habe in Arbeitstagen gerechnet) knapp 9 Wochen.

 

Natürlich gibt es Bilanzen, die schneller gehen. Insbesondere wenn Finanzamt und Bank drängeln. Das geht dann aber nur schneller, weil der Sachbearbeiter - und der Chef - alles andere liegen lassen. 

 

9 Wochen hören sich erst mal schockierend an, oder? Nutzen Sie diese Erkenntnis positiv! Machen Sie sich und Ihren Mitarbeitern immer wieder klar, dass es ganz normal ist, wenn eine Bilanz insgesamt so lange dauert. Für die Planung folgt daraus, dass der Beginn der Abschlussarbeiten früher liegen muss. 

Besprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern die von mir hier gezeigte „Rückwärtsplanung“, insbesondere für die immer wieder lange dauernden Mandate. Dann werden sie sehen, dass manch eine Bilanz, die erst zum 30.9. fertig sein soll, eher begonnen werden muss als eine Bilanz, die schon zum 31.5. geplant ist. 

 

Planen Sie nicht nur einen Endtermin für die Arbeiten, sondern auch einen Anfangstermin und Zwischentermine. 

 

Beispiel

Die Bilanz der Rechtzeit GmbH soll zum 30.9. fertig sein.  

 

Aus der Vergangenheit wissen Sie, dass dieser Mandant nicht gerade mit Schnelligkeit hinsichtlich der Einreichung der Belege glänzt. Das liegt unter anderem daran, dass sich der Geschäftsführer oft länger im Ausland aufhält. Daher beschließen Sie mit dem Sachbearbeiter, dass die erste Durchsicht schon im Februar passieren wird, denn der Mandant wird im Mai länger weg sein. Mitte April sollen die benötigten Unterlagen vorliegen. Anfang Juni wollen Sie die Bilanz mit dem Mitarbeiter besprechen und dann mit dem Mandanten einen Besprechungstermin führen. 

 

4. Rechtzeitige Kontrolle

Die Planung von Zwischenterminen erleichtert die Kontrolle, auch für den Mitarbeiter selbst! Für den Chef ist gerade unter Liquiditätsgesichtspunkten die Beobachtung der Jahresabschlüsse besonders wichtig. Daher empfehle ich Ihnen, sich einmal die Woche einen kurzen Überblick zu verschaffen. „Und wann soll ich das noch schaffen?“, höre ich sie fragen. Antwort: In einer „normalen“ Kanzlei mit ca. 120 Jahresabschlüssen kostet Sie das ca. eine Viertelstunde. Gehen Sie in den Auswertungsteil Ihrer Leistungserfassung und lassen Sie sich alle noch nicht abgerechneten Kosten des Auftrags Abschluss - geordnet nach Mandanten - auflisten. 

 

Mit einem Blick sehen Sie die „großen Blöcke“, also die Mandanten, für die schon sehr viel gearbeitet worden ist. Mit einem zweiten Blick schauen Sie auf das Anfangsdatum und sehen sehr schnell, welche der Mandanten schon lange „im Regal“ liegen. Für diese Fälle können Sie mit dem Mitarbeiter gemeinsam die Ursachen erforschen und abstellen. 

 

5. Und was ist mit fehlenden Belegen?

Für die schleppende Belegeinreichung durch die Mandanten hier nur ein Tipp: Führen Sie eine 14-Tages-Regel ein. Der Sachbearbeiter fordert die benötigten Unterlagen beim Mandanten an und macht sich einen Wiedervorlagetermin nach 14 Tagen. Sind die Unterlagen nicht da, gibt es noch mal eine Frist von 5 Tagen. Sind die Belege bis dahin immer noch nicht da, ist es sehr unwahrscheinlich, dass sie beim dritten oder vierten ... Anruf kommen. Schreiben Sie dem Mandanten, dass die Bilanz nicht weiter bearbeitet werden kann, und schreiben Sie ihm eine Zwischenrechnung. 

 

Das erscheint Ihnen zu hart? Dann bauen sie noch eine Zwischenstufe ein: Sie persönlich rufen den Mandanten an und fordern die Belege/ Informationen an. Bei vielen Mandaten wirkt das Wunder. 

Quelle: Ausgabe 04 / 2011 | Seite 63 | ID 143103