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24.06.2010 |Auswirkungen der aktuellen Wirtschafts- und Finanzkrise

Das Unternehmen „Steuerberaterkanzlei“ erfolgreich durch die Krise manövrieren

von RA Hans-Günther Gilgan, Münster

„Wie soll ich die fristgerechte Abgabe der Steuererklärungen sicherstellen?“, „Was kann ich Mandatsabgänge kompensieren?“, Was kann ich gegen die sinkende Zahlungsmoral meiner Mandanten tun?“, „Wie wirkt sich die zunehmende Automation in der Steuerverwaltung künftig auf meine steuerberatenden Aufgaben aus?“ Das sind nur einige von vielen Fragen, die sich fast jeder Steuerberater stellt. Ursache sind Veränderungen im Umfeld des Steuerberaters, die sich ohne sein Zutun vollziehen (z.B. Verkürzung der Abgabefristen für Steuererklärungen durch die Finanzverwaltung, Unternehmensinsolvenzen, Digitalisierung der Prozesse innerhalb der Finanzverwaltung). Diese Veränderungen kann der Steuerberater grundsätzlich auch nicht verhindern. Damit ist er gefordert, auf diese Veränderungen zu reagieren. Die Frage lautet: Was ist zu tun? 

1. Entwicklung einer Kanzleistrategie

Die Antwort ist einfach. Die Schwachstelle erkannt zu haben, heißt zugleich wissen, was zu tun ist. Wenn sich z.B. die Ertragslage der Kanzlei etwa durch Mandatsabgänge und damit Umsatzrückgang verschlechtert hat, muss gegengesteuert, d.h. die Ertragslage wieder optimiert werden. Damit ist das Ziel definiert. Nicht beantwortet ist hingegen die Frage, welche unterschiedlichen Möglichkeiten (= Strategien) es gibt, eine Verbesserung der Ertragslage zu erreichen und welche Maßnahmen im Einzelnen zu ergreifen sind, um diese Strategien umzusetzen. Das nachfolgend dargestellte Raster zeigt exemplarisch, wie einfach eine Zieldefinition auf konkrete Maßnahmen heruntergebrochen werden kann, wobei zugleich eine Zuordnung zu den unterschiedlichen Unternehmensbereichen getroffen werden kann. Zu jedem Ziel lassen sich beispielhaft 3 Strategien eintragen, zu jeder Strategie 3 Umsetzungsmaßnahmen. Zu Planungszwecken wichtig ist zunächst abzuschätzen, welche Kosten die Maßnahme verursacht. Um messen zu können, ob die Maßnahme erfolgreich war, muss eine Erfolgsmessung definiert werden. Schließlich müssen Zeitfenster für die Erledigung und persönliche Verantwortlichkeiten für die Umsetzung der Maßnahme festgelegt sein.  

 

Das nachfolgende Raster soll dazu beitragen, dass auch kleine und kleinere Kanzleien ohne große Probleme eine Kanzleistrategie entwickeln können. Umfrageergebnissen zufolge verfügt nämlich derzeit gut die Hälfte aller Kanzleien über keine Kanzleistrategie. Damit fehlt eine der zentralen Voraussetzungen, die Kanzlei zukunftsorientiert aufzustellen. Dabei ist eine Kanzleistrategie mehr denn je notwendig, und zwar nicht nur bei Kanzleien, bei denen Mandate ausbleiben. Auch wirtschaftlich erfolgreiche Kanzleien sollten regelmäßig prüfen, ob ihre Strategie noch geeignet ist, die Nachfrage im Steuerberatungsmarkt von morgen zu befriedigen. Zwar hat jede Kanzlei durch ihr tatsächliches Auftreten am Markt ein bestimmtes Profil. Dieses Profil muss aber auch von der Kanzlei bewusst wahrgenommen und aktiv gestaltet werden. Daher ist es wichtig, klare Ziele zu stecken und festzulegen, wie diese erreicht werden können.  

 

Im nachfolgenden Raster wurden drei mögliche Strategien - konsequentes Forderungsmanagement, Optimierung der Kanzleiorganisation und die Erhöhung des Kanzleiumsatzes - und deren Umsetzungsmaßnahmen exemplarisch umgesetzt.  

2. Raster zur Entwicklung zentraler Zielsetzungen

Entwicklung von Zielen, Strategien und Umsetzungsmaßnahmen

Unternehmensbereich: 

(welcher Bereich der Kanzlei ist betroffen?) 

x Finanzen Führung/Organisation 

Markt Personal 

Prozesse/Wertschöpfung Sonstige, ______________________ 

Ziel:  

(was will ich?) 

Ertragslage der Kanzlei optimieren 

Strategie 1 

(auf welchem Weg kann ich das Ziel erreichen?) 

Strategie 2 

(auf welchem Weg kann ich das Ziel erreichen?) 

Strategie 3 

(auf welchem Weg kann ich das Ziel erreichen?) 

Konsequentes Forderungsmanagement 

Optimierung der Kanzleiorganisation 

Erhöhung des Kanzleiumsatzes 

Umsetzungsmaßnahme 1 

(welche Einzelmaßnahmen sind notwendig?) 

Umsetzungsmaßnahme 1  

(welche Einzelmaßnahmen sind notwendig?) 

Umsetzungsmaßnahme 1  

(welche Einzelmaßnahmen sind notwendig?) 

Maßnahme 

Anforderung von Vorschüssen 

Maßnahme 

ISO-Zertifizierung 

Maßnahme 

Zukauf von Mandaten 

Erfolgsmessung 

Anzahl vorliegender Einzugsermächtigungen 

Erfolgsmessung 

 

Erfolgsmessung 

tatsächlich erzielter Umsatz, Vergleich Vorjahr 

Kosten, ca. 

Porto, Stundensatz 

Kosten, ca. 

 

Kosten, ca. 

Kaufpreis 

Verantwortlicher 

Kanzleiinhaber 

Verantwortlicher 

 

Verantwortlicher 

Kanzleiinhaber 

Bis wann 

 

Bis wann 

 

Bis wann 

 

Umsetzungsmaßnahme 2 

(welche Einzelmaßnahmen sind notwendig?) 

Umsetzungsmaßnahme 2  

(welche Einzelmaßnahmen sind notwendig?) 

Umsetzungsmaßnahme 2  

(welche Einzelmaßnahmen sind notwendig?) 

Maßnahme 

Konsequentes Beitreiben von Außenständen 

Maßnahme 

Einsatz moderner EDV 

Maßnahme 

Angebot neuer Dienstleistungen 

Kosten, ca. 

Porto, Stundensatz 

Kosten, ca. 

Anschaffungskosten 

Kosten, ca.  

Entwicklungskosten 

Erfolgsmessung 

Vergleich Außenstände Vorjahr 

Erfolgsmessung 

 

Erfolgsmessung 

Honorar für neue Dienstleistung 

Verantwortlicher 

Kanzleiinhaber 

Verantwortlicher 

 

Verantwortlicher 

Kanzleiinhaber 

Bis wann 

 

Bis wann 

 

Bis wann 

 

Umsetzungsmaßnahme 3 

(welche Einzelmaßnahmen sind notwendig?) 

Umsetzungsmaßnahme 3  

(welche Einzelmaßnahmen sind notwendig?) 

Umsetzungsmaßnahme 3  

(welche Einzelmaßnahmen sind notwendig?) 

Maßnahme 

Abschluss von Bargeschäften 

Maßnahme 

 

Maßnahme 

Verstärkung der Akquise 

Kosten, ca. 

 

Kosten, ca. 

 

Kosten, ca. 

 

Erfolgsmessung 

 

Erfolgsmessung 

 

Erfolgsmessung 

Anzahl Neumandate 

Verantwortlicher 

 

Verantwortlicher 

 

Verantwortlicher 

 

Bis wann 

 

Bis wann 

 

Bis wann 

 

3. Erläuterungen der einzelnen Strategien

3.1 Konsequentes Forderungsmanagement

3.1.1 Anforderung von Vorschüssen

Das Recht der Vorschussanforderung besteht nur bei gesetzlicher oder vereinbarter Anwendung der StBGebV. Bei analoger Anwendung der StBGebV entfällt das Recht der Vorschussanforderung. Der Auftraggeber kann den Anspruch des Steuerberaters auf Vorschuss allerdings durch ausdrückliche Vereinbarung im Steuerberatungsvertrag ausschließen (OLG Düsseldorf 22.2.97, 13 U 8/96, GI 98, 170).  

 

Der Vorschuss kann bis zum Zeitpunkt gefordert werden, in dem die Fälligkeit eintritt. Er kann demnach gefordert werden als Voraussetzung für die Auftragsannahme, nach Annahme des Auftrages oder je nach Arbeitsfortschritt des Auftrags. Wenn der Auftrag erledigt oder die Angelegenheit beendigt ist (§ 7 StBGebV), kann ein Vorschuss nicht mehr angefordert werden; statt dessen muss der Steuerberater die endgültige Berechnung vornehmen.  

 

Die Höhe des Vorschusses muss „angemessen“ sein. Sie richtet sich nach der voraussichtlichen Höhe der Vergütung. Dabei kommt es nicht darauf an, ob die Gebühren bereits entstanden sind oder ob ihre Entstehung erst zu erwarten ist. Angemessen ist der Vorschuss demnach dann, wenn er sich zwischen der Höhe der zum Zeitpunkt der Vorschussanforderung bereits verdienten Gebühr und den Auslagen und der aus dem Auftrag insgesamt zu erwartenden Gebühren und Auslagen bewegt.  

 

Die Vorschussanforderung ist im Gegensatz zur förmlichen Berechnung der Vergütung nach § 9 StBGebV nicht formgebunden. Sie bedarf nicht einmal der Schriftform. Auch eine Unterschrift ist nicht notwendig. Eine schriftliche Vorschussanforderung kann also auch von Nichtberufsangehörigen unterschrieben werden, z.B. vom Bürovorsteher oder sonstigen Mitarbeitern des Steuerberaters.  

 

3.1.2 Konsequentes Beitreiben der Außenstände

Steuerberater scheuen sich vielfach, ihre Honorare beizutreiben. Dahinter steht die Angst, Mandanten zu verlieren. Umgekehrt gilt aber: Fehlt ein effektives Mahnwesen oder werden die Zahlungsaufforderungen sehr zurückhaltend gehandhabt, geht das Honorar leicht endgültig verloren.  

 

Deshalb sollte in den Verträgen eindeutig geregelt werden, wann die Zahlungen fällig sind und welche Folgen die Nichtzahlung bei Fälligkeit hat (Verzugszinsen). Die Rechnungen sollten auf Wiedervorlage gelegt werden, um rechtzeitig reagieren zu können.  

 

Folgender Ablauf empfiehlt sich: 

  • Zahlungserinnerung,
  • erste, zweite und dritte Mahnung,
  • Gerichtlicher Mahnbescheid und
  • Vollstreckungsbescheid.

 

Der Steuerberater sollte sein Vorgehen danach differenzieren, ob der Auftraggeber zahlungsunfähig oder zahlungsunwillig ist. Im Falle der Zahlungsunfähigkeit kann es angebracht sein, das Honorar zu stunden oder Ratenzahlung zu vereinbaren, notfalls aber auch die Empfehlung auszusprechen, einen Insolvenzantrag zu stellen. 

 

Ist der Auftraggeber dagegen zahlungsfähig, aber zahlungsunwillig, ist für ein Entgegenkommen durch den Steuerberater kein Raum. Er sollte sein Honorar - notfalls auf dem Rechtsweg - geltend machen und durchsetzen. 

 

3.1.3 Abschluss von Bargeschäften

Bargeschäfte erlangen dann größere Bedeutung, wenn das Mandat insolvenzgefährdet erscheint. Ein Bargeschäft liegt vor, wenn gleichwertige Leistungen Zug um Zug ausgetauscht werden. Dem Vermögen des Insolvenzschuldners muss demnach durch sein Handeln sofort ein entsprechender Gegenwert zufließen. Es darf also zu keiner gläubigerbenachteiligenden Vermögensverschiebung kommen, sondern lediglich zu einer Vermögensumschichtung (Steder in Weisemann/Smid, Handbuch Unternehmensinsolvenz, 9, Rz 55). Derartige Geschäfte zielen nämlich nicht auf die Sicherung oder Befriedigung einer bereits entstandenen, sondern auf die Sicherung oder Befriedigung einer künftigen Forderung ab. Eine Masseverkürzung wird so insgesamt verhindert.  

 

Leistung und Gegenleistung gelten als gleichwertig, wenn sie der Parteivereinbarung entsprechen. Wesentliche Abweichungen von der Parteivereinbarung schließen ein Bargeschäft also aus (BGH NJW 93, 3267). So ist z.B. nach der zeitlich ersten Leistung eines Vertragsteils jede nachträgliche Änderung allein mit Bezug auf die Art der Gegenleistung der Annahme eines Bargeschäfts schädlich (FK-InsO/Dauernheim, § 142, Rz. 2).  

 

Im Rahmen von Geschäftsbesorgungen wie z.B. des Steuerberatungsvertrages sind die Leistungen gleichwertig, wenn der Schuldner das angemessene Honorar verspricht und zahlt und die gewünschte Arbeit nicht von vornherein erkennbar aussichtslos und wirtschaftlich unzweckmäßig erschien (FK-InsO/Dauernheim, § 142, Rz. 3).  

 

War die Vergütung nicht angemessen, führt das jedoch nicht zur Unwirksamkeit der Vereinbarung, vielmehr ist nur der unangemessene Teil der Vergütung zurückzugewähren.  

 

War die Leistung nicht zweckmäßig und daher für den Mandanten ohne Wert, kann eine unmittelbare Benachteiligung vorliegen und eine Anfechtung nach § 132 InsO durchgreifen; wenn sich aber erst im Laufe des Sanierungsversuchs deren Aussichtslosigkeit herausstellt, so liegt keine unmittelbare Benachteiligung vor, und das Honorar kann nicht durch die Anfechtungsnormen zurückgefordert werden.  

 

Ein unmittelbarer Zusammenhang im Sinne des § 142 InsO ist dann gegeben, wenn Leistung und Gegenleistung Zug um Zug oder in engem zeitlichen Zusammenhang ausgetauscht wurden. Die Zeitspanne zwischen Leistung und Gegenleistung darf dabei nicht so lang sein, dass sie unter Berücksichtigung der üblichen Zahlungsbräuche den Charakter eines Kreditgeschäfts annimmt (FK-InsO/Dauernheim, § 142, Rz. 5). Danach steht ein lediglich geringer zeitlicher Abstand zwischen den einzelnen Akten eines Leistungsaustauschs der Annahme eines Bargeschäfts nicht entgegen.  

 

Ein unanfechtbares Bargeschäft liegt auch vor, wenn ein Kreditinstitut Zahlungseingänge in das Kontokorrent einstellt und den Schuldner in diesem Umfang wieder über den Gegenwert durch Überweisung verfügen lässt (BGH, BB 02, 960 ff und NJW 03, 360 ff). Die Überweisung ist hier als durch die Gutschrift „bar“ gedeckt anzusehen, sodass auch ein fehlender zeitlicher Zusammenhang zwischen Gutschrift und Überweisung nicht schadet.  

 

Bei der Leistung an den Steuerberater kommt es grundsätzlich nicht auf den zeitlichen Abstand zwischen Zahlung und Auftragserteilung, sondern auf den Abstand zwischen Fälligkeit und Zahlung an (FK-InsO/Dauernheim, § 142, Rz. 7). Es ist daher unschädlich, wenn ein vor der Krise erteilter Auftrag in der Krise Zug um Zug abgewickelt wird.  

 

Rückständige Honorare, deren Fälligkeit nicht in unmittelbarem Zusammenhang mit der Zahlung des Mandanten eingetreten ist, können nicht nach den Grundsätzen des Bargeschäfts abgewickelt werden. Das gilt auch dann, wenn der Steuerberater die weitere Erbringung der steuerberatenden Tätigkeit davon abhängig macht, dass der Mandant zunächst Rückstände aus der Zeit vor Stellung des Insolvenzantrages entrichtet (vgl. Beck in Beck/Depré, Praxis der Insolvenz, § 6, Rz. 216 für ein Telekommunikationsunternehmen). Denn die Fälligkeit seiner Forderung ist gemäß § 7 StBGebV bereits mit Erledigung oder Beendigung der Angelegenheit eingetreten.  

 

3.2 Optimierung der Kanzleiorganisation

3.2.1 ISO-Zertifizierung

Bei der Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2008 handelt es sich um eine Zertifizierung der Organisation der Kanzlei, nicht um eine inhaltlich/fachliche Zertifizierung. Wer sich einem solchen Zertifizierungsverfahren unterwirft, optimiert unweigerlich dadurch seine Praxisorganisation mit entsprechenden Einspareffekten auf verschiedensten Ebenen (vergleiche hierzu auch Gilgan, Zertifizierung der Kanzlei muss nicht teuer sein, KP 10, 33 ff).  

 

3.2.2 Einsatz moderner EDV

Vielfach werden nicht alle Möglichkeiten des Einsatzes von EDV genutzt. Dies gilt insbesondere für die Leistungserfassung und Fakturierung. Aber auch Dokumentenmanagementsysteme zur zentralen Archivierung und erleichterten Auffindbarkeit von Dokumenten sind zu nennen.  

 

3.3 Erhöhung des Kanzleiumsatzes

3.3.1 Zukauf von Mandaten

Anders als in der Vergangenheit werden nicht Praxen als Ganzes aufgekauft, sondern nur Teile davon. Sie werden gleichsam „filetiert“, d.h., es werden nur solche Mandate aus der Praxis herausgekauft, die für den Interessenten lukrativ sind, z.B., weil Mandate dieser Art das eigene Praxisprofil arrondieren.  

 

3.3.2 Angebot neuer Dienstleistungen

Veränderte Mandantenwünsche müssen erfüllt werden, um einen Mandatsverlust zu vermeiden. Aus Umfragen ergibt sich, dass Mandanten zunehmend eine stärkere Unterstützung im Rahmen der Unternehmensführung erwarten. Damit rückt das Feld der betriebswirtschaftlichen Beratung unaufhörlich immer mehr in das Zentrum der Anforderungen an den Steuerberater. Die Berufsverbände und deren Fortbildungseinrichtungen haben hierauf frühzeitig durch das Angebot einer „Fachberaterausbildung“ im Bereich der vereinbaren Tätigkeiten reagiert, die Berufskammern sind dem auf dem Gebiet der Vorbehaltsaufgaben gefolgt. Zu nennen sind hier z.B. die Ausbildungen zum Fachberater für Finanzen und Controlling, Fachberater für Unternehmensnachfolge sowie Fachberater für Sanierung und Insolvenzverwaltung.  

 

3.3.3 Verstärkung der Akquise

Bedingt durch das Verbot der berufswidrigen Werbung haben Steuerberater immer noch zu häufig Hemmungen, gezielt Akquise zu betreiben. Dabei sind die Möglichkeiten erlaubter Werbung heutzutage im Wesentlichen mit den Grenzen des UWG identisch. Werbeschreiben an Nichtmandanten, Durchführung von Vernissagen, Banden- und Trikotwerbung, Straßenbahn- und Buswerbung sind hier nur einige Stichworte, die neben Publikationen, Vorträgen und Presseauftritten zu nennen sind.  

 

Aber auch bestehende Mandate bergen noch schlummerndes Auftragspotenzial, sodass auch Mandantenveranstaltungen, Mandantenbefragungen, Potenzialanalysen u.Ä.m. in den Kreis der Betrachtungen einzubeziehen sind. So gesehen ist die Verstärkung der Akquise nicht nur Maßnahme zur Optimierung der Ertragslage, sondern auch eigenes Ziel.  

Quelle: Ausgabe 07 / 2010 | Seite 131 | ID 136502