24.06.2010 | Auswirkungen der aktuellen Wirtschafts- und Finanzkrise

Das Unternehmen „Steuerberaterkanzlei“ erfolgreich durch die Krise manövrieren

von RA Hans-Günther Gilgan, Münster

„Wie soll ich die fristgerechte Abgabe der Steuererklärungen sicherstellen?“, „Was kann ich Mandatsabgänge kompensieren?“, Was kann ich gegen die sinkende Zahlungsmoral meiner Mandanten tun?“, „Wie wirkt sich die zunehmende Automation in der Steuerverwaltung künftig auf meine steuerberatenden Aufgaben aus?“ Das sind nur einige von vielen Fragen, die sich fast jeder Steuerberater stellt. Ursache sind Veränderungen im Umfeld des Steuerberaters, die sich ohne sein Zutun vollziehen (z.B. Verkürzung der Abgabefristen für Steuererklärungen durch die Finanzverwaltung, Unternehmensinsolvenzen, Digitalisierung der Prozesse innerhalb der Finanzverwaltung). Diese Veränderungen kann der Steuerberater grundsätzlich auch nicht verhindern. Damit ist er gefordert, auf diese Veränderungen zu reagieren. Die Frage lautet: Was ist zu tun?  

1. Entwicklung einer Kanzleistrategie

Die Antwort ist einfach. Die Schwachstelle erkannt zu haben, heißt zugleich wissen, was zu tun ist. Wenn sich z.B. die Ertragslage der Kanzlei etwa durch Mandatsabgänge und damit Umsatzrückgang verschlechtert hat, muss gegengesteuert, d.h. die Ertragslage wieder optimiert werden. Damit ist das Ziel definiert. Nicht beantwortet ist hingegen die Frage, welche unterschiedlichen Möglichkeiten (= Strategien) es gibt, eine Verbesserung der Ertragslage zu erreichen und welche Maßnahmen im Einzelnen zu ergreifen sind, um diese Strategien umzusetzen. Das nachfolgend dargestellte Raster zeigt exemplarisch, wie einfach eine Zieldefinition auf konkrete Maßnahmen heruntergebrochen werden kann, wobei zugleich eine Zuordnung zu den unterschiedlichen Unternehmensbereichen getroffen werden kann. Zu jedem Ziel lassen sich beispielhaft 3 Strategien eintragen, zu jeder Strategie 3 Umsetzungsmaßnahmen. Zu Planungszwecken wichtig ist zunächst abzuschätzen, welche Kosten die Maßnahme verursacht. Um messen zu können, ob die Maßnahme erfolgreich war, muss eine Erfolgsmessung definiert werden. Schließlich müssen Zeitfenster für die Erledigung und persönliche Verantwortlichkeiten für die Umsetzung der Maßnahme festgelegt sein.  

Das nachfolgende Raster soll dazu beitragen, dass auch kleine und kleinere Kanzleien ohne große Probleme eine Kanzleistrategie entwickeln können. Umfrageergebnissen zufolge verfügt nämlich derzeit gut die Hälfte aller Kanzleien über keine Kanzleistrategie. Damit fehlt eine der zentralen Voraussetzungen, die Kanzlei zukunftsorientiert aufzustellen. Dabei ist eine Kanzleistrategie mehr denn je notwendig, und zwar nicht nur bei Kanzleien, bei denen Mandate ausbleiben. Auch wirtschaftlich erfolgreiche Kanzleien sollten regelmäßig prüfen, ob ihre Strategie noch geeignet ist, die Nachfrage im Steuerberatungsmarkt von morgen zu befriedigen. Zwar hat jede Kanzlei durch ihr tatsächliches Auftreten am Markt ein bestimmtes Profil. Dieses Profil muss aber auch von der Kanzlei bewusst wahrgenommen und aktiv gestaltet werden. Daher ist es wichtig, klare Ziele zu stecken und festzulegen, wie diese erreicht werden können.  

Im nachfolgenden Raster wurden drei mögliche Strategien - konsequentes Forderungsmanagement, Optimierung der Kanzleiorganisation und die Erhöhung des Kanzleiumsatzes - und deren Umsetzungsmaßnahmen exemplarisch umgesetzt.  

2. Raster zur Entwicklung zentraler Zielsetzungen

Entwicklung von Zielen, Strategien und Umsetzungsmaßnahmen

Unternehmensbereich:   (welcher Bereich der Kanzlei ist betroffen?)		x Finanzen Führung/Organisation   Markt Personal   Prozesse/Wertschöpfung Sonstige, ______________________
Ziel:   (was will ich?)		Ertragslage der Kanzlei optimieren
Strategie 1   (auf welchem Weg kann ich das Ziel erreichen?)		Strategie 2   (auf welchem Weg kann ich das Ziel erreichen?)		Strategie 3   (auf welchem Weg kann ich das Ziel erreichen?)
Konsequentes Forderungsmanagement		Optimierung der Kanzleiorganisation		Erhöhung des Kanzleiumsatzes
Umsetzungsmaßnahme 1   (welche Einzelmaßnahmen sind notwendig?)		Umsetzungsmaßnahme 1   (welche Einzelmaßnahmen sind notwendig?)		Umsetzungsmaßnahme 1   (welche Einzelmaßnahmen sind notwendig?)
Maßnahme	Anforderung von Vorschüssen	Maßnahme	ISO-Zertifizierung	Maßnahme	Zukauf von Mandaten
Erfolgsmessung	Anzahl vorliegender Einzugsermächtigungen	Erfolgsmessung		Erfolgsmessung	tatsächlich erzielter Umsatz, Vergleich Vorjahr
Kosten, ca.	Porto, Stundensatz	Kosten, ca.		Kosten, ca.	Kaufpreis
Verantwortlicher	Kanzleiinhaber	Verantwortlicher		Verantwortlicher	Kanzleiinhaber
Bis wann		Bis wann		Bis wann
Umsetzungsmaßnahme 2   (welche Einzelmaßnahmen sind notwendig?)		Umsetzungsmaßnahme 2   (welche Einzelmaßnahmen sind notwendig?)		Umsetzungsmaßnahme 2   (welche Einzelmaßnahmen sind notwendig?)
Maßnahme	Konsequentes Beitreiben von Außenständen	Maßnahme	Einsatz moderner EDV	Maßnahme	Angebot neuer Dienstleistungen
Kosten, ca.	Porto, Stundensatz	Kosten, ca.	Anschaffungskosten	Kosten, ca.	Entwicklungskosten
Erfolgsmessung	Vergleich Außenstände Vorjahr	Erfolgsmessung		Erfolgsmessung	Honorar für neue Dienstleistung
Verantwortlicher	Kanzleiinhaber	Verantwortlicher		Verantwortlicher	Kanzleiinhaber
Bis wann		Bis wann		Bis wann
Umsetzungsmaßnahme 3   (welche Einzelmaßnahmen sind notwendig?)		Umsetzungsmaßnahme 3   (welche Einzelmaßnahmen sind notwendig?)		Umsetzungsmaßnahme 3   (welche Einzelmaßnahmen sind notwendig?)
Maßnahme	Abschluss von Bargeschäften	Maßnahme		Maßnahme	Verstärkung der Akquise
Kosten, ca.		Kosten, ca.		Kosten, ca.
Erfolgsmessung		Erfolgsmessung		Erfolgsmessung	Anzahl Neumandate
Verantwortlicher		Verantwortlicher		Verantwortlicher
Bis wann		Bis wann		Bis wann

3. Erläuterungen der einzelnen Strategien

3.1 Konsequentes Forderungsmanagement

3.1.1 Anforderung von Vorschüssen