· Fachbeitrag · Belegnachweis bei der Umsatzsteuer
Ausfuhrlieferungen, Lohnveredelungen etc.: Nachweis der Steuerbefreiung durch „E-Belege“
von Dipl.-Finw. Rüdiger Weimann, Dozent und Gutachter in Umsatzsteuerfragen,Partner der kmk Steuerberatungsgesellschaft mbH, Dortmund
| Das elektronische Büro hält überall Einzug. Aus diesem Grunde wurde bereits zum 1.7.11 die elektronische Rechnungsstellung erheblich vereinfacht. Auch die seit dem 1.1.14 zum Nachweis einer innergemeinschaftlichen Lieferung erforderliche Gelangensbestätigung kann elektronisch geführt werden (vgl. zuletzt GStB 12, 172 ). Dagegen war zum Nachweis der Steuerbefreiung von Umsätzen mit Drittlandsbezug und insbesondere von Ausfuhrlieferungen bislang ein „papierintensiver Belegaustausch“ die Regel. Letzterer gehört nunmehr endlich der Vergangenheit an (BMF 6.1.14, IV D 3 - S 7156/13/10001, 2014/0001853, Abruf-Nr. 140205 ). |
1. Sachlicher Geltungsbereich der Nachweiserleichterung
Die Neuregelung betrifft den Belegnachweis für
- Ausfuhrlieferungen (§ 4 Nr. 1 Buchstabe a, § 6 UStG )
- Lohnveredelungen an Gegenständen der Ausfuhr (§ 4 Nr. 1 Buchst a, § 7 UStG )
- Güterbeförderungen im Zusammenhang mit einer Ausfuhr (§ 4 Nr. 3 Buchst. a Doppelbuchst. aa UStG)
- Güterbeförderungen im Zusammenhang mit einer Einfuhr (§ 4 Nr. 3 Buchst. a Doppelbuchst. bb UStG)
2. Amtliche Belege als Regelnachweis
Regelnachweis sind auch weiterhin
- über ATLAS-Ausfuhr - ebenfalls elektronisch - generierte Ausgangsvermerke (vgl. A. 6.6 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a, A. 6.7 Abs. 1 UStAE)
- oder andere zollamtliche Belege (vgl. A. 4.3.3 Abs. 4 Nr. 1, A. 4.3.4 Abs. 4 S. 3 u. 4, A. 7.2 Abs. 1 UStAE).
3. Alternativnachweise
Für den Belegnachweis reichen oft auch „nichtamtliche Alternativen“ - und zwar solche,
- die aus anderen Gründen schon „in der Welt“ sind und lediglich für die Umsatzsteuer mitgenutzt werden (z.B. Frachtbriefe, Spediteursbescheinigungen) bzw.
- die speziell und ausschließlich zum Nachweis der Steuerbefreiung gefertigt werden (Bescheinigung für Umsatzsteuerzwecke).
Im Einzelnen sind dies:
Checkliste / | ||||||||||||||||||||||||||||||
Nachweise zur Steuerbefreiung einer Beförderung zur Einfuhr
Nachweise zur Steuerbefreiung einer Beförderung zur Ausfuhr
Nachweise zur Steuerbefreiung einer Ausfuhr
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4. Bisherige Formvorgaben an die Alternativnachweise
Die Alternativnachweise erforderten bislang zwingend
- die Schriftform und damit auch
- die Unterschrift des Ausstellers und
- den Austausch von Papierbelegen.
5. Jetzt auch E-Belege zulässig!
Das BMF-Schreiben vom 6.1.14 ergänzt alle in der Checkliste angeführten Vorschriften des UStAE wie folgt: “Der Beleg kann auch auf elektronischem Weg übermittelt werden; bei einer elektronischen Übermittlung des Belegs ist eine Unterschrift nicht erforderlich, sofern erkennbar ist, dass die elektronische Übermittlung im Verfügungsbereich des Ausstellers begonnen hat. Abschnitt 6a.4 Abs. 3 Satz 2 und Abs. 6 ist entsprechend anzuwenden.“
Beachten Sie | Das BMF führt damit keine neuen Nachweise ein! Es lässt lediglich die elektronische Übermittlung der bisherigen Nachweise zu.
5.1 Ein Betrugsfall ist ursächlich für die „nebulöse“ Formulierung zum Verfügungsbereich des Ausstellers
Das BMF entschied sich für die ungewöhnliche Formulierung als Gegenmaßnahme zu einem aktuell in Rheinland-Pfalz aufgefallenen Betrugsversuch:
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Unternehmer U machte Steuervergünstigungen unter Hinweis auf E-Mails geltend. U hatte sich die E-Mails unter Verwendung eines fingierten E-Mail-Accounts selbst geschickt. Dem Betriebsprüfer fiel das bei einem eher zufälligen Abgleich des sog. „Headers“ (vgl. A. 6a.4 Abs. 3 S. 2 UStAE) einiger E-Mails auf. |
M.E. läuft die Formulierung leer:
- Einerseits hätte es keiner besonderen Absicherung gegen derartige Betrügereien bedurft, da die allgemeinen Vorschriften (insbes. §§ 369 ff. AO) bereits genügend Schutz bieten.
- Andererseits genießt der Empfänger auch eines elektronischen Belegs den üblichen Gutglaubensschutz. Sicher wird man von ihm nicht verlangen können, Eingangs-E-Mails komplizierten technischen Prüfungen zu unterziehen, zu denen die weitaus meisten User gar nicht in der Lage sind - und Letzteres erst recht nicht ohne konkreten Anlass.
PRAXISHINWEIS | Die meisten User interessieren sich nicht für den Header. Deshalb zeigen die Mail-Clients in der Regel nur einen Bruchteil der Header-Zeilen an (from, to, cc, subjekt, date). Sollten Sie den Header doch einmal überprüfen wollen, verfahren Sie - wenn Sie mit Outlook arbeiten - bitte wie folgt:
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5.2 Archivierung der E-Nachweise
Zur Archivierung wird auf A. 6a.4 Abs. 6 UStAE und damit auf die Vorschriften zur Gelangensbestätigung verwiesen. Damit gilt grundsätzlich „das Übliche“; die Finanzverwaltung verweist zu den Anforderungen an die Lesbarkeit und die Archivierung auf
- die GoBS (= Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme, BMF 7.11.95, IV A 8 - S 0316 - 52/95, BStBl I 95, 738, weiter gültig gemäß BMF 9.4.13, IV A 2 - O 2000/12/10001, 2012/0110996, Positivliste Nr. 62, BStBl I 13, 522) und
- die GDPdU (= Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen, BMF 16.7.01, IV D 2 - S 0316 - 136/01, BStBl I 01, 415, weiter gültig gemäß BMF 9.4.13, IV A 2 - O 2000/12/10001, 2012/0110996, Positivliste Nr. 63, BStBl I 13, 522).
PRAXISHINWEIS |
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5.3 Zeitlicher Geltungsbereich der Nachweiserleichterung
Die Nachweiserleichterungen gelten für nach dem 31.12.13 ausgeführte Umsätze.
PRAXISHINWEIS | Wahlweise können die Nachweiserleichterungen auch schon vorher angewandt werden - und zwar für Umsätze nach dem 30.6.11. |
6. Fazit
Das BMF-Schreiben bringt eine echte Erleichterung für die Praxis: Die schon bekannten Belegnachweise werden beibehalten und dürfen nunmehr auch elektronisch übermittelt werden. Die Hinweise zur Überprüfung von Eingangs-E-Mails sollten nicht überwertet werden. Anders als die Vorgaben zur Archivierung; diese sollten strikt eingehalten werden.
Weiterführende Hinweise
- Zur bereits zum 1.7.11 vereinfachten elektronischen Rechnungsstellung vgl. Weimann in GStB 12, 15 u. 263
- Zur Gelangensbestätigung siehe im Einzelnen Weimann in GStB 12, 67 u. 172
