logo logo
Meine Produkte: Bitte melden Sie sich an, um Ihre Produkte zu sehen. Anmelden
Menu Menu
MyIww MyIww
Jetzt testen

·Fachbeitrag ·Optimale Gestaltung aus Mitarbeiter- und Unternehmenssicht

Steuervorteile bei Spesen nutzen

von Prof. Dr. Peter Hoberg, Worms

| Unternehmen stehen vor einem Dilemma: Auch mit großzügigen Erhöhungen des Bruttolohns kommt nur ein kleiner Teil der Verbesserung bei den Arbeitnehmern an. Lohnerhöhungen werden besonders hoch mit Steuern belastet. Darüber hinaus fallen Sozialabgaben an. Insofern sind Ideen gefragt, mit denen der Nettolohn steigt, ohne dass die Unternehmen dafür übermäßig bezahlen müssen. Für bestimmte Mitarbeitergruppen bietet sich die Spesenzahlung an. Unter bestimmten Voraussetzungen können höhere Spesen gezahlt werden, ohne dass wesentlich mehr Steuern zu zahlen sind. |

1. Grundlagen

Zur Vermeidung großer Bürokratie können für Verpflegungsmehraufwendungen Pauschalbeträge angesetzt werden:

 

  • Tab. 1: Ausgewählte Spesensätze für 2015
Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte
Pauschale Inland
(EUR)
Pauschale Hongkong
(EUR)
Pauschale Paris
(EUR)
Pauschale Schweden (EUR)

mehr als 8 Std.

12,00

41,00

39,00

48,00

24 Std.

24,00

62,00

58,00

72,00

 

Diese Beträge dürfen dem Arbeitnehmer steuer- und sozialabgabenfrei ersetzt werden. Die Werte in Tab. 1 zeigen, dass insbesondere Mitarbeiter, die im Ausland arbeiten, hohe Beträge geltend machen können.

 

Die oben aufgeführte Regelung mit ihren Beträgen stellt den Regelfall dar. Weniger bekannt ist, dass bis zum Doppelten dieser Beträge gezahlt werden darf, ohne dass die Arbeitnehmer dafür Steuern und Sozialabgaben zahlen müssen (vgl. § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 4 EStG). Es gilt dann brutto = netto. (Wenn die gezahlten Spesen mehr als das Doppelte betragen, muss der Betrag, der das Doppelte übersteigt, normal versteuert und mit Sozialabgaben belegt werden. Das lohnt sich dann i.d.R. nicht mehr.)

 

Allerdings muss der Arbeitgeber auf die zusätzlichen Spesen eine Pauschalsteuer von 25 % plus Solidaritätszuschlag von 5,5 % zahlen, also 26,375 %. (Hinweis: Aus Vereinfachungsgründen wird im Folgenden auf die Berechnung der Kirchensteuer verzichtet). Arbeitgeber-Sozialabgaben fallen nicht an. Damit ergibt sich der folgende Vergleich, wenn entweder 12 EUR mehr Gehalt oder 12 EUR mehr Spesen gezahlt werden soll:

 

  • Tab. 2: Arbeitgeberbelastung bei Gehaltserhöhung vs. doppelte Spesen
Einheit
Zusätzliches Gehalt
Zusätzliche Spesen

Spesensatz mehr als 8 Std.

EUR

12,00

12,00

Pauschalsteuersatz mit Soli

%

26,375

Pauschalsteuer

EUR

3,17

AG-Sozialabgabensatz

(angenommen der Arbeitslohn übersteigt nicht die Beitragsbemessungsgrenze)

%

20,00

AG-Sozialabgaben

EUR

2,40

Gesamtbelastung

EUR

14,40

15,17

 

Der Arbeitgeber-Sozialabgabensatz liegt zurzeit etwas geringer, wird aber in Zukunft die angenommen 20 % weit übersteigen, weil die letzten Reformen (Mütterrente, Rente mit 63) sich noch zum demographischen Problem hinzuaddieren.

 

Im einfachen Beispiel in Tab. 2 wurde angenommen, dass die Gehaltserhöhung keine weiteren Auswirkungen hat, was in der Praxis die Ausnahme darstellen dürfte. Denn ein gestiegenes Gehalt wird auch zu einem gestiegenen 13. Gehalt bzw. anderen Jahressonderzahlungen führen. Trotzdem ist die Belastung für den Arbeitgeber fast so hoch wie bei den zusätzlichen Spesen, obwohl für letztere die 26,375 % Pauschalsteuer (inkl. Soli) gezahlt werden muss. Die Kosten für den Arbeitgeber sind somit weitgehend vergleichbar.

 

Auf der Arbeitnehmerseite kommt es jedoch zu einer wesentlichen Verbesserung. Da die Zusatzspesen (im Beispiel 12 EUR) weder der Versteuerung noch den Sozialabgaben unterliegen, bleibt dem Arbeitnehmer häufig mehr als das Doppelte.

 

Es besteht somit ein sehr großer Spielraum, der zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber aufgeteilt werden kann. Es ist ratsam, die Einführung der doppelten Spesen mit der nächsten Gehaltserhöhung zu verknüpfen. Diese Erhöhung kann viel geringer ausfallen, ohne dass der Arbeitnehmer Nachteile erleidet. Damit lauten die beiden Handlungsmöglichkeiten:

 

  • Gehaltserhöhung und alte niedrige Spesen oder
  • verringerte oder wegfallende Gehaltserhöhung, aber doppelter Spesensatz.

 

Die möglichen Gestaltungen werden im nächsten Absatz dargestellt.

2. Optimierung für den Arbeitgeber

Die erste Variante ist derart aufgebaut, dass die Vorteile (fast) alle beim Arbeitgeber liegen. Es würde somit eine weitgehende Verrechnung der zusätzlichen Spesen mit der nächsten Gehaltserhöhung vorgenommen. Die Nebenbedingung lautet, dass der Arbeitnehmer nicht schlechter gestellt sein darf. Damit müssen die zusätzlichen Spesen größer sein als der Nettogehaltsverlust durch die reduzierte Gehaltserhöhung.

 

Für das Beispiel sei angenommen, dass ein Außendienstmitarbeiter an 160 Tagen pro Jahr seine Kunden besucht und dabei mehr als 8 Stunden unterwegs ist. Im Ansatz „Einfache Spesen“ könnte er 12 EUR pro Tag abrechnen, im Ansatz „Doppelte Spesen“ nochmals zusätzlich 12 EUR pro Tag. Da der Arbeitnehmer keine Steuern und Sozialversicherung bezahlen muss, fließt der zusätzliche Spesenbetrag von 160 Tagen x 12 EUR pro Tag = 1.920 EUR (Zeilen 1 - 3 in der folgenden Tab. 3) dem Mitarbeiter ungeschmälert zu, sodass er im Falle doppelter Spesen insgesamt 3.840 EUR erhält.

 

Alternativ zur Spesenerhöhung wird untersucht, welche Gehaltserhöhung notwendig wäre, um den Mitarbeiter gleich gut zu stellen. In diesem Fall muss zu den einfachen Spesen von 1.920 EUR (Zeile 3 in Tab. 3) noch der Nettoeffekt der Gehaltserhöhung (Zeile 8) addiert werden:

 

  • Tab. 3: Optimierung für das Unternehmen aus Mitarbeitersicht
Einheit
Einfache Spesen
Doppelte Spesen

1

Spesensatz mehr als 8 Std.

EUR

12,00

24,00

2

Anzahl Tage pro Jahr

160

160

3

Spesenbetrag gesamt

EUR

1.920,00

3.840,00

4

Gehaltserhöhung

EUR

4.500,00

0,00

5

AN-Sozialabgaben

EUR

-900,00

0,00

6

Grenzsteuersatz mit Soli

%

37,98 %

0,00

7

Steuern

EUR

-1.709,00

0,00

8

Netto-Gehaltserhöhung

EUR

1.891,00

0,00

9

Gesamt nach Steuern

EUR

3.811,00

3.840,00

 

Zur Ermittlung des Steuereffektes wird ein Grenzsteuersatz von 36 % + 5,5 % Soli = 37,98 % angenommen, was in etwa bei einem zu versteuernden Jahreseinkommen von 40 TEUR der Fall ist (siehe Zeile 6).

 

Aus Zeile 4 lässt sich entnehmen, dass selbst eine Gehaltserhöhung von 4.500 EUR nicht ausreicht, um den gleichen Nettozufluss von 3.840 EUR zu erreichen. Der Grund liegt darin, dass die Gehaltserhöhung durch die Sozialabgaben und Steuern des Mitarbeiters wesentlich reduziert wird, sodass nur 1.891 EUR beim Mitarbeiter ankommen. Da der Vorteil durch die Verdopplung der Spesen 1.920 EUR beträgt, würde der Mitarbeiter aufgrund des geringen Vorteils von 29 EUR die doppelten Spesen wählen.

 

Eine Reduktion des Vorteils würde sich ergeben, wenn der Mitarbeiter durch die Zahlung der Beiträge zur Rentenversicherung einen Vorteil hätte. Wenn er im Ruhestand Einkünfte unterhalb des Hartz IV Niveaus erwartet, ändert sich nichts. Dieses Szenario wird für immer mehr Arbeitnehmer realistisch. Liegt er darüber, so müsste er den Wert der erwarteten zusätzlichen Rentenzahlungen auf den heutigen Tag abzinsen und als Vorteil verrechnen.

 

Angesichts der sich anbahnenden Rentenkrise dürfte sich der Vorteil in engen Grenzen halten. Im Maximalfall müsste eine Korrektur von heute 9,35 % stattfinden.

 

Der Wechsel von Gehaltserhöhung auf doppelte Spesen wäre für das Unternehmen außerordentlich vorteilhaft, weil es die Gehaltserhöhung plus den darauf entfallenden AG-Sozialabgaben einspart.

 

  • Tab. 4: Optimierung für das Unternehmen aus Unternehmenssicht
Einheit
Einfache Spesen
Doppelte Spesen

1

Spesensatz mehr als 8 Std.

EUR

12,00

24,00

2

Anzahl Tage pro Jahr

160

160

3

Spesenbetrag brutto

EUR

1.920,00

3.840,00

4

Steuersatz mit Soli für zus. Spesen

%

26,375

5

Pauschalsteuer

EUR

506,00

6

Belastung durch Spesen

EUR

1.920,00

4.346,00

7

Gehaltserhöhung

EUR

4.500,00

0,00

8

AG-Sozialabgabensatz

%

20,00

9

AG-Sozialabgaben

EUR

900,00

0,00

10

Belastung Gehaltserhöhung

EUR

5.400,00

0,00

11

Gesamtbelastung

EUR

7.320,00

4.346,00

 

 

Wenn das Unternehmen bei den einfachen Spesen bleibt, so muss es mindestens 4.500 EUR an Gehaltserhöhung zahlen (Zeile 7), um den Effekt zusätzlicher Spesen auszugleichen. Durch die 20 % Arbeitgeber-Sozialabgaben erhöht sich die Belastung des Unternehmens auf 5.400 EUR (Zeile 10). Mit den einfachen Spesen beträgt die Gesamtbelastung des Unternehmens (siehe Zeile 11) dann 7.320 EUR.

 

Bei der Spesenverdopplung muss das Unternehmen neben den zusätzlichen Spesen von 1.920 EUR (Zeile 3) nur noch die Pauschalsteuer von 26,375 % x 1.920 EUR = 506 EUR tragen (Zeile 5). Die Gesamtbelastung beläuft sich damit auf 4.346 EUR (Zeile 11). Daraus lässt sich ein Vorteil für das Unternehmen von 2.974 EUR errechnen, ohne dass der Mitarbeiter schlechter gestellt würde.

 

Dieser Vorteil erhöht sich noch wesentlich, wenn die Mitarbeiter durchgängig unterwegs sind und damit schon bei den einfachen Spesen 24 EUR bzw. bei den doppelten Spesen 48 EUR ansetzen dürfen. Eine weitere Steigerung der Einsparungen für das Unternehmen wäre bei durchgängigen Tätigkeiten im teuren Ausland möglich.

3. Optimierung für den Arbeitnehmer

Im Kapitel 2 wurden die Gestaltungselemente Spesen und Gehaltserhöhung so ausgewählt, dass sich ein maximaler Vorteil für das Unternehmen ergab. Das andere Extrem besteht darin, dass der Mitarbeiter den maximalen Vorteil erhält, ohne dass sich das Unternehmen schlechter stellt.

 

Im ersten Schritt wird ermittelt, welche Gehaltserhöhung das Unternehmen nicht gewähren muss, wenn dafür die doppelten Spesen eingeführt werden. Die Belastung des Unternehmens muss dann in beiden Fällen gleich hoch sein. Aus der Tab. 5 ergibt sich eine Gehaltserhöhung von 2.000 EUR (Zeile 7):

 

  • Tab. 5: Optimierung für den Mitarbeiter aus Unternehmenssicht
Einheit
Einfache Spesen
Doppelte Spesen

1

Spesensatz mehr als 8 Std.

EUR

12,00

24,00

2

Anzahl Tage pro Jahr

160

160

3

Spesenbetrag brutto

EUR

1.920,00

3.840,00

4

Steuersatz mit Soli für zus. Spesen

%

26,40

5

Pauschalsteuer

EUR

506,00

6

Belastung durch Spesen

EUR

1.920,00

4.346,00

7

Gehaltserhöhung

EUR

2.022,00

0,00

8

AG-Sozialabgabensatz

%

20,00

20,00

9

Einsparung AG-Soz. Abg.

EUR

404,00

0,00

10

Belastung Gehaltserhöhung

EUR

2.426,00

0,00

11

Gesamtbelastung

EUR

4.346,00

4.346,00

 

Das Unternehmen muss auf die Gehaltserhöhung von 2.022 EUR die AG-Sozialabgaben von 404 EUR (Zeile 9) zahlen, sodass die Belastung aus der Gehaltserhöhung auf 2.426 EUR steigt (Zeile 10). Zusammen mit den einfachen Spesen wird das Unternehmen mit 4.346 EUR belastet. Dies entspricht exakt der Belastung durch die doppelten Spesen, wenn die Pauschalsteuer in Zeile 5) addiert wird. Das Unternehmen kann also die Gehaltserhöhung um 2.022 EUR reduzieren, wenn es die doppelten Spesen gewährt. Der Betrag verringert sich geringfügig um den Wert, den der jeweilige Arbeitnehmer in den AG-Beiträgen zur Rentenversicherung sieht.

 

Im nächsten Schritt ist zu ermitteln, wie sich die verringerte Gehaltserhöhung bzw. die doppelten Spesen beim Mitarbeiter auswirken.

 

  • Tab. 6: Optimierung für den Mitarbeiter aus Mitarbeitersicht
Einheit
Einfache Spesen
Doppelte Spesen

1

Spesensatz brutto

EUR

1.920,00

3.840,00

2

Gehaltserhöhung

EUR

2.022,00

0,00

3

AN-Sozialabgaben

EUR

-404,00

0,00

4

Grenzsteuersatz

%

37,98

37,98

5

Steuern

EUR

-768,00

0,00

6

Netto-Gehaltserhöhung

EUR

850,00

0,00

7

Gesamt nach Steuern

EUR

2.770,00

3.840,00

 

Im Falle einer Gehaltserhöhung von 2.022 EUR müsste der Mitarbeiter Sozialabgaben (Zeile 3) und Einkommensteuer (Zeile 5) abführen, sodass von der Bruttosteigerung weniger als die Hälfte übrig bleibt, nämlich 850 EUR (Zeile 6). Der Progressionseffekt wirkt. Zusammen mit den einfachen Spesen beträgt seine Verbesserung nach Steuern 2.770 EUR (Zeile 7).

 

Bei den doppelten Spesen hingegen fällt aufseiten des Mitarbeiters keine Belastung an, sodass die Bruttospesen auch netto beim Mitarbeiter ankommen: 3.840 EUR in Zeile 7. Damit verbessert er sich um 1.070 EUR (Zeile 7).

4. Schlussfolgerung: Es empfiehlt sich der Mittelweg

Die Möglichkeit doppelte Spesenbeträge zu zahlen, sollte sich kein Unternehmen entgehen lassen. Es lohnt sich aufgrund von zwei Elementen fast immer:

 

  • geringe Pauschalbesteuerung von 26,375 % auf Unternehmensseite und
  • Vermeidung von Steuern und Sozialabgaben aufseiten des Arbeitnehmers.

 

Letztendlich ist noch zu entscheiden, wie der Kuchen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt werden soll. Der Arbeitnehmer sollte zumindest einen kleinen Vorteil erhalten, damit er den Nachteil geringer Einzahlungen in die Rentenkasse kompensieren kann.

 

  • Tab. 7: Optimierung aus Unternehmenssicht
Einheit
Einfache Spesen
Doppelte Spesen

1

Spesensatz mehr als 8 Std.

EUR

12,00

24,00

2

Anzahl Tage pro Jahr

160

160

3

Spesenbetrag brutto

EUR

1.920,00

3.840,00

4

Steuersatz für zus. Spesen

%

26,375

5

Pauschalsteuer

EUR

506,00

6

Belastung durch Spesen

EUR

1.920,00

4.346,00

7

Gehaltserhöhung

EUR

3.300,00

0,00

8

AG-Sozialabgabensatz

%

20,00

9

Einsparung AG-Soz. Abg.

EUR

660,00

0,00

10

Belastung Gehaltserhöhung

EUR

3.960,00

0,00

11

Gesamtbelastung

EUR

5.880,00

4.346,00

 

 

Das Unternehmen reduziert demnach seine Gehaltserhöhung um 3.300 EUR und kann dadurch pro Mitarbeiter über 1.500 EUR einsparen. Auch für den Mitarbeiter sieht es auch positiv, wie die folgende Tabelle 8 zeigt:

 

  • Tab. 8: Optimierung aus Mitarbeitersicht
Einheit
Einfache Spesen
Doppelte Spesen

1

Spesensatz brutto

EUR

1.920,00

3.840,00

2

Gehaltserhöhung

EUR

3.300,00

0,00

3

AN-Sozialabgaben

EUR

-660,00

0,00

4

Grenzsteuersatz

%

37,98

5

Steuern

EUR

-1.253,00

0,00

6

Netto-Gehaltserhöhung

EUR

1.387,00

0,00

7

Gesamt nach Steuern

EUR

3.307,00

3.840,00

 

Der Mitarbeiter verbessert sich danach um über 500 EUR und kann damit auch eventuelle Nachteile in der Rentenversicherung überkompensieren.

Quelle: Ausgabe 07 / 2015 | Seite 185 | ID 43375804