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·Fachbeitrag ·Betriebswirtschaftliche Analyseinstrumente

Gute und schlechte Produkte anhand der BWA erkennen und gezielt Maßnahmen umsetzen

von Dipl. Betriebswirt Jörgen Erichsen

| Nach wie vor fehlt in vielen kleinen Betrieben eine Kostenrechnung, mit der man feststellen kann, wie profitabel einzelne Produkte oder Produktgruppen sind. Wie wichtig das Thema ist, zeigt sich oft erst, wenn der Gewinn zurückgeht. Aber auch ohne Kostenrechnung können Unternehmen grundlegende Aussagen zur Profitabilität einzelner Artikel treffen, wenn die in jedem Betrieb vorhandene betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) bzw. Buchhaltung modifiziert wird. Der Artikel zeigt, was notwendig ist, welche Informationen man benötigt und wie man sie zusammenstellen muss. |

1. Warum die Kenntnis profitabler Produkte wichtig ist

Nur Unternehmen, die wissen, mit welchen Produkten (die Begriffe Produkte, Produktgruppen, Artikel, Artikelgruppen werden synonym verwendet) sie wie viel Gewinn machen, können am Markt bestehen. Nur dann ist es möglich, gezielt Produkte zu verkaufen, mit denen man Geld verdient und sich von Artikeln zu trennen, die keinen Gewinn abwerfen. Aber auch, wenn es nicht möglich ist, die Verkaufszahlen in Richtung profitabler Produkte zu verändern, erhält das Unternehmen Informationen darüber, wo andere Maßnahmen, etwa Preiserhöhungen oder Kostensenkungen, geprüft und umgesetzt werden sollten.

 

Wie wichtig das Thema „Profitabilitätstransparenz“ ist, zeigen Untersuchungen: Vor allem Firmen mit großer Produktpalette erzielen mit lediglich rund 20 % des Sortiments hohe Gewinne oder Deckungsbeiträge (Umsatz minus variable Kosten), mit etwa 60 % des Sortiments werden geringe Gewinne und Deckungsbeiträge erreicht und die restlichen 20 % der Produkte sind meist Verlustbringer.

 

Aus betriebswirtschaftlicher Sicht sollte sich der Unternehmer zumindest von den letztgenannten Artikeln trennen, um das Ergebnis zu verbessern. Sprechen strategische Aspekte, etwa die Notwendigkeit, ein umfassendes Sortiment anbieten zu müssen, gegen eine Trennung, müssen andere Verbesserungen umgesetzt werden.

2. Lösungsansatz mit der betriebswirtschaftlichen Auswertung

Genaue Informationen über Produktgewinne erhalten Unternehmen, wenn sie eine Kostenrechnung nutzen. Auch Angebotspreise lassen sich nur mit einer Kostenrechnung ermitteln. Leider verfügen insbesondere kleinere Firmen nicht über dieses Instrument. Häufig erscheint der Aufwand für den Unternehmer, eine Kalkulation umzusetzen, zu hoch oder es fehlt schlicht das Fachwissen. Solange es im Betrieb gut läuft und Gewinne erzielt werden, scheint kein Handlungsbedarf gegeben.

 

Doch spätestens, wenn die Gewinne zurückgehen oder Liquiditätsengpässe auftreten, ändert sich die Meinung. Es fehlen - schlicht und einfach - Informationen dazu, um welche Produkte man sich wie kümmern muss (z.B. Förderung, Eliminierung). Gerade in einer Krisensituation bleibt keine Zeit, eine Kalkulation einzuführen.

 

2.1 Deckungsbeitrag als zentrale Entscheidungsgröße

Auch ohne Kalkulation können Unternehmen Aussagen zur Profitabilität von Produkten treffen, wenn sie die durch Buchhaltung oder Steuerberater zur Verfügung gestellte BWA nutzen. Die grundlegende Profitabilität von Produkten kann mithilfe der Deckungsbeitragsrechnung getroffen werden. Der Deckungsbeitrag (DB) ergibt sich, wenn man vom Umsatz eines Artikels die variablen Kosten für Herstellung und Verkauf abzieht. Ist der Umsatz höher als die variablen Kosten, verbleibt ein Beitrag zur anteiligen Deckung der Fixkosten. Je höher der DB, desto besser ist das Produkt aus betriebswirtschaftlicher Sicht für den Betrieb.

 

Typische variable Kosten sind Materialien, Teile und Komponenten, Fertigungslöhne, auftragsbezogene Fremdleistungen oder bei größeren Produkten auch spezifische Fracht- und Versandkosten. Alle Kosten, die nicht variabel sind, fallen in die Kategorie fixe Kosten, z.B. Gehälter, Mieten, Abschreibungen oder Versicherungen.

 

  • Beispiel

Produkt
A
B
C

Position

EUR

%

EUR

%

EUR

%

Umsatz

500.000

100

700.000

100

350.000

100

Variable Kosten

150.000

30

350.000

50

280.000

80

Deckungsbeitrag

350.000

70

350.000

50

70.000

20

 

Alle Produkte erzielen positive DB und sind profitabel, da sie anteilig zur Deckung der (fixen) Kosten beitragen. Allerdings darf man nicht nur nach dem absoluten Deckungsbeitrag sehen, sondern auch, wie hoch der Wert relativ zum Umsatz ausfällt. Hierbei spricht man vom Deckungsgrad (DG = DB / Umsatz). Je höher der DG, desto lohnender der Verkauf des Artikels. Im Beispiel ist zu sehen, dass die Produkte A und B den gleichen absoluten Betrag aufweisen, A aber den höheren Deckungsgrad (70 %) aufweist. Schlussfolgernd heißt das, der Unternehmer sollte, wenn der Markt es zulässt, bevorzugt A verkaufen.

 

2.2 Modifikation der BWA erforderlich

Leider liefert die Standard-BWA, etwa die kurzfristige Erfolgsrechnung mit kumulierter oder monatlicher Darstellung keine unmittelbaren Informationen zur Profitabilität einzelner Produkte. Um das zu erreichen, müssen Umgruppierungen vorgenommen bzw. individuelle Konten eingerichtet werden.

 

In einer „klassischen“ BWA werden zwar häufig die Umsätze nach Produkten oder Produktgruppen erfasst, nicht aber die variablen Kosten. Somit lassen sich auf normalem Weg mit den Mitteln der Standardkontierung die Deckungsbeiträge und -grade einzelner Artikel nicht darstellen. Es ist notwendig, innerhalb der Buchhaltung für jedes Produkt bzw. jede Produktgruppe Konten für variable Kosten einzurichten, etwa Material Produkt A, Material Produkt B usw. Mit einer solchen Modifikation lassen sich die Deckungsbeiträge je Produkt mithilfe der Buchhaltung ermitteln und darstellen.

 

2.3 Probleme in der Praxis und entsprechende Lösungshinweise

Für Artikel und deren Umsatzerlöse lassen sich mit wenig Aufwand individuelle Konten einrichten. Oft gibt es sie bereits. Problematischer ist die Aufteilung der variablen Kosten. Hier haben viele Betriebe keine Untergliederung vorgenommen, weil es zu aufwendig erscheint. Denn nicht immer ist es möglich, variable Kosten (z.B. Material, Löhne) vollständig einem Produkt zuzuordnen. Beispielsweise kommt es häufiger vor, dass ein Material sowohl bei einer Produktgruppe 1 als auch bei einer Produktgruppe 2 eingesetzt wird oder ein Lohnempfänger für die Fertigung mehrerer Produkte zuständig ist. Hier stellt sich die Frage, wie man eine „hinreichend genaue“ Aufteilung vornehmen kann.

 

In der Praxis kann man z.B. auf Stücklisten, Rezepturen, Zeitaufschreibungen oder -erfassungen u.ä. zurückgreifen und mit diesen oder anderen Unterlagen eine Aufteilung vornehmen. Gibt es solche Möglichkeiten nicht, können entweder Schätzungen vorgenommen oder Nachkalkulationen erstellt werden, um Näherungswerte für die Aufteilung variabler Kosten zu erhalten. Falls möglich, sollten die Lieferanten angewiesen werden, auf Rechnung oder Lieferschein zu vermerken, für welche Produkte das Material geliefert wird.

 

Damit erhält man zumindest einen grundlegenden Überblick darüber, wie sich die variablen Kosten auf die Produkte aufteilen. Dadurch entsteht eine zu Beginn oft noch relativ grobe Deckungsbeitragsrechnung. Im Laufe der Zeit muss versucht werden, entweder Rezepturen oder andere Aufschreibungen zu erstellen, Schätzungen anhand von z.B. Stichproben genauer zu machen oder die Nachkalkulationen für einzelne Aufträge oder Chargen durchzuführen. Im Laufe der Zeit erhält man so recht genaue Daten zur Berechnung der DB.

 

Die Erfahrungen aus der Praxis zeigen, dass man mit Schätzungen oder nur temporären Aufzeichnungen ebenfalls Werte erhält, mit denen eine hinreichend genaue Berechnung von Deckungsbeiträgen möglich ist. Hinzu kommt: Wenn Unternehmer den Nutzen der Deckungsbeitragsberechnung erkennen, sind sie fast immer daran interessiert, die Datengrundlage schnell zu verbessern und sorgen selbst dafür, dass Daten präziser werden. Zudem steigt die Chance, sie zu überzeugen, mittelfristig doch eine Kostenrechnung einzuführen.

 

2.4 Einstieg mit einer einfachen Excel-Anwendung

Wegen der zumindest am Anfang vielfach hohen Ungenauigkeit der Daten, fehlender Erfahrungen bei der Aufteilung der Kosten und der Einrichtung neuer Konten sollte überlegt werden, Änderungen in der Buchhaltung zurückzustellen und erst mit einer Excel-Anwendung zu testen wie die Deckungsbeitragsrechnung funktionieren kann.

 

Erst wenn genügend Erfahrungen vorliegen und die Datenqualität den Vorstellungen des Unternehmers genügt, sollten Anpassungen in der Buchhaltung umgesetzt werden. Hintergrund für diese Vorgehensweise ist u.a., dass der Umstellungsaufwand in der Buchhaltung nicht unerheblich ist und dass es in der ersten Phase der Arbeiten nicht immer möglich ist, genau zu sagen, wie die späteren Anforderungen an die Buchhaltung wirklich aussehen werden.

 

Sind während der Arbeiten weitere Änderungen erforderlich oder müssen bereits vorgenommene Anpassungen zurückgenommen werden, erhöht sich der Aufwand. Die Motivation, mit der Deckungsbeitragsrechnung zu arbeiten, sinkt wieder. In einer Excel-Umgebung sind Änderungen hingegen schnell und einfach zu realisieren.

 

PRAXISHINWEIS | Änderungen im Buchhaltungssystem sollten zu Beginn eines neuen Geschäftsjahres oder zur Jahresmitte vorgenommen werden, um den Aufwand zu begrenzen.

 

Ein einfacher Einstieg in das Thema ist z.B. mit der zum Beitrag gehörenden Excel-Lösung möglich (Sie erhalten die Excel-Vorlage „Gute Produkte mit BWA identifizieren“ unter www.iww.de/bbp/downloadrubrik/arbeitshilfen). So entfällt die Konzeption eines eigenen Tools bzw. es ist einfacher, evtl. Änderungen vorzunehmen, um die Belange des eigenen Betriebes zu berücksichtigen.

 

Die Excel-Anwendung orientiert sich an einer Standard-BWA (kurzfristige Erfolgsrechnung), ist aber zum Teil anders gegliedert. Das Arbeitsblatt „DBEs“ (Deckungsbeitrags-Erfolgsrechnung) bietet die Möglichkeit, den Umsatz für bis zu fünf Produkte oder Produktgruppen separat auszuweisen (Abb. 1, Zeilen 1 bis 5) und für bis zu vier verschiedene variable Kostenarten für jedes Produkt einzeln zu erfassen (Zeilen 12 bis 31). Für jedes Produkt und insgeamt werden die variablen Kosten (Zeilen 6 bis 11) und die Deckungsbeiträge (Zeile 32 - 37) ausgewiesen. Zusätzlich wird dargestellt, wie hoch Umsätze, variable Kosten und Deckungsbeiträge je Produkt relativ zur Gesamtleistung ausfallen (Spalte 3). Betriebe mit mehreren Artikeln müssen Zusammenfassungen vornehmen und Produkte zu Gruppen verdichten.

 

PRAXISHINWEIS | Auf den Ausweis von Bestandsveränderungen wurde aus Vereinfachungsgründen verzichtet, da diese in kleineren Firmen häufig gering ausfallen. Außerdem sind Erfassung und Bewertung nicht immer einfach und es muss auch hier auf Schätzungen zurückgegriffen werden. Sollen Bestände erfasst und eine Gesamtleistung ausgewiesen werden, müssen Umsätze und Bestände in einer Position dargestellt werden.

 

Unterhalb der DB (ab Zeile 38) werden die fixen Kosten ausgewiesen. Hier muss man darauf achten, dass variable Kosten, wie die Löhne oder Teile von Fremdleistungen, herausgerechnet werden, damit es nicht zu Doppelerfassungen kommt. Aus der Differenz von Umsätzen, variablen und fixen Kosten ergibt sich das operative Ergebnis. Dieses muss um evtl. sonstige betriebliche Erlöse erhöht werden. Es entsteht das Leistungs- oder Betriebsergebnis.

 

Soweit vorhanden, sind noch Zinsen und neutrale Geschäftsfälle sowie Steuern vom Einkommen und Ertrag zu berücksichtigen. Am Ende steht das vorläufige Ergebnis des Unternehmens.

 

Die Anwendung bietet die Möglichkeit, nur Jahreswerte anzusetzen (als Plan- oder Istdaten, Spalte 2). Oder es können z.B. Jahreswerte geplant und monatlich Istdaten eingegeben werden (Spalten 4 bis 15), um zu sehen, wie sich die einzelnen Monate entwickeln. Die Monatswerte werden addiert und als Summe in Spalte 16 ausgewiesen. Außerdem wird, wie bei den Jahreswerten, ein Prozentwert der Einzeldaten relativ zur kumulierten Gesamtleistung dargestellt. So ist es möglich, die Entwicklung von Monaten und Gesamtjahr besser zu vergleichen.

 

Selbstverständlich kann nur mit Jahreswerten oder nur mit Istdaten gearbeitet werden, abhängig davon, was ein Unternehmer sich vorstellt. Sollen auch die Planwerte monatlich geplant und den Istzahlen gegenübergestellt werden, muss eine zweite Datei erstellt werden.

 

PRAXISHINWEIS | Eingaben sollten nur in Zellen mit blauer Schrift vorgenommen werden. Alle anderen Zellen können Formeln enthalten, deren Überschreiben die Anwendung unbrauchbar machen kann. Alle Bezeichnungen, Daten und Zahlen sind beispielhaft zu verstehen und dienen nur dazu, zu zeigen wie die Excel-Lösung funktioniert. Sie können gegen eigene Daten ausgetauscht werden. Im Arbeitsblatt DBE können Spalten durch Klick auf die „-“ oder „+“ Zeichen oder die „1“ bzw. „2“ im Kopfteil ein- und ausgeblendet werden, um die Übersichtlichkeit der Darstellung zu verbessern, wenn z.B. die Monatsspalten nicht oder nur teilweise genutzt werden sollen.

Abb. 1: Umgruppierte BWA Auswertung auf Jahres- und Monatsbasis (Auszug)

DB Erfolgsrechnung

Datum: 20.4.15

Istwerte Monate (EUR)

Datum: 20.4.15

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

16

17

Bezeichnung

Planwerte Jahr

(EUR)

% - GL

Jan

Feb

Mrz

Apr

Mai

Jun

Jul

Gesamt Jahr

% - GL

Gesamtleistung (GL) gesamt

2.200.000

100,00 %

169.285

156.155

170.770

0

0

0

0

496.210

100,00 %

1

GL

Produktgruppe 1

797.500

36,25 %

61.340

53.160

61.980

0

0

0

0

176.480

35,57 %

2

GL

Produktgruppe 2

706.000

32,09 %

54.300

50.370

54.930

0

0

0

0

159.600

32,16 %

3

GL

Produktgruppe 3

516.000

23,45 %

39.710

36.720

40.120

0

0

0

0

116.550

23,49 %

4

GL

Produktgruppe 4

92.500

4,20 %

7.120

6.600

7.210

0

0

0

0

20.930

4,22 %

5

GL

Produktgruppe 5

88.000

4,00 %

6.815

9.305

6.530

0

0

0

0

22.650

4,56 %

6

Variable Kosten

931.830

42,36 %

69.855

62.064

70.654

0

0

0

0

202.573

40,82 %

7

Produktgruppe 1

302.000

13,73 %

23.232

20.089

23.418

0

0

0

0

66.739

13,45 %

8

Produktgruppe 2

218.020

9,91 %

14.959

14.528

15.134

0

0

0

0

44.621

8,99 %

9

Produktgruppe 3

254.910

11,59 %

19.594

16.987

19.626

0

0

0

0

56.207

11,33 %

10

Produktgruppe 4

72.060

3,28 %

5.556

4.810

5.576

0

0

0

0

15.942

3,21 %

11

Produktgruppe 5

84.840

3,86 %

6.514

5.650

6.900

0

0

0

0

19.064

3,84 %

12

Material

Produktgruppe 1

134.800

6,13 %

10.390

8.940

10.540

0

0

0

0

29.870

6,02 %

13

Material

Produktgruppe 2

126.300

5,74 %

9.720

8.416

9.870

0

0

0

0

28.006

5,64 %

14

Material

Produktgruppe 3

158.000

7,18 %

12.149

10.520

12.220

0

0

0

0

34.889

7,03 %

15

Material

Produktgruppe 4

39.400

1,79 %

3.040

2.620

3.060

0

0

0

0

8.720

1,76 %

16

Material

Produktgruppe 5

61.000

2,77 %

4.680

4.060

4.805

0

0

0

0

13.545

2,73 %

17

Löhne

Produktgruppe 1

91.400

4,15 %

7.029

6.091

7.040

0

0

0

0

20.160

4,06 %

18

Löhne

Produktgruppe 2

84.230

3,83 %

4.670

5.610

4.690

0

0

0

0

14.970

3,02 %

19

Löhne

Produktgruppe 3

88.190

4,01 %

6.780

5.880

6.740

0

0

0

0

19.400

3,91 %

20

Löhne

Produktgruppe 4

22.400

1,02 %

1.720

1.500

1.715

0

0

0

0

4.935

0,99 %

21

Löhne

Produktgruppe 5

19.580

0,89 %

1.510

1.301

1.625

0

0

0

0

4.436

0,89 %

22

Fremdleist.

Produktgruppe 1

65.400

2,97 %

5.013

4.356

5.030

0

0

0

0

14.399

2,90 %

23

Fremdleist.

Produktgruppe 2

6.540

0,30 %

499

437

502

0

0

0

0

1.438

0,29 %

24

Fremdleist.

Produktgruppe 3

7.850

0,36 %

604

529

599

0

0

0

0

1.732

0,35 %

25

Fremdleist.

Produktgruppe 4

9.510

0,43 %

737

638

747

0

0

0

0

2.122

0,43 %

26

Fremdleist.

Produktgruppe 5

3.660

0,17 %

282

245

391

0

0

0

0

918

0,19 %

27

Sonstige

Produktgruppe 1

10.400

0,47 %

800

702

808

0

0

0

0

2.310

0,47 %

28

Sonstige

Produktgruppe 2

950

0,04 %

70

65

72

0

0

0

0

207

0,04 %

29

Sonstige

Produktgruppe 3

870

0,04 %

61

58

67

0

0

0

0

186

0,04 %

30

Sonstige

Produktgruppe 4

750

0,03 %

59

52

54

0

0

0

0

165

0,03 %

31

Sonstige

Produktgruppe 5

600

0,03 %

42

44

79

0

0

0

0

165

0,03 %

32

Deckungsbeitrag (DB) Gesamt

1.268.170

57,64 %

99.430

94.091

100.116

0

0

0

0

293.637

59,18 %

33

Produktgruppe 1

495.500

22,52 %

38.108

33.071

38.562

0

0

0

0

109.741

22,12 %

34

Produktgruppe 2

487.980

22,18 %

39.341

35.842

39.796

0

0

0

0

114.979

23,17 %

35

Produktgruppe 3

261.090

11,87 %

20.116

19.733

20.494

0

0

0

0

60.343

12,16 %

36

Produktgruppe 4

20.440

0,93 %

1.564

1.790

1.634

0

0

0

0

4.988

1,01 %

37

Produkt-gruppe 5

3.160

0,14 %

301

3.655

-370

0

0

0

0

3.586

0,72 %

38

Kosten

1.156.710

52,58 %

80.944

79.368

104.705

0

0

0

0

265.017

53,41 %

39

Personalkosten ohne Löhne

612.400

27,84 %

47.100

47.100

47.100

0

0

0

0

141.300

28,48 %

40

Raumkosten

44.100

2,00 %

3.392

3.392

3.392

0

0

0

0

10.176

2,05 %

41

Versicherungen / Beiträge

21.600

0,98 %

0

0

4.210

0

0

0

0

4.210

0,85 %

42

KFZ-Kosten

49.700

2,26 %

3.941

3.762

4.012

0

0

0

0

11.715

2,36 %

43

Werbekosten

190.000

8,64 %

15.000

10.000

25.000

0

0

0

0

50.000

10,08 %

44

Reise-/Fortbildungskosten

67.900

3,09 %

1.574

2.480

1.376

0

0

0

0

5.430

1,09 %

45

Reparaturen/Instandhaltung

40.000

1,82 %

500

2.470

7.570

0

0

0

0

10.540

2,12 %

46

Abschreibungen

51.090

2,32 %

3.930

3.930

3.930

0

0

0

0

11.790

2,38 %

47

Kommunikationskosten

14.120

0,64 %

987

1.094

1.025

0

0

0

0

3.106

0,63 %

48

Sonstige Kosten

65.800

2,99 %

4.520

5.140

7.090

0

0

0

0

16.750

3,38 %

49

Operatives Ergebnis

111.460

5,07 %

18.486

14.723

-4.589

0

0

0

0

28.620

5,77 %

50

Sonstige betriebliche Erlöse

1.920

0,09 %

120

240

120

0

0

0

0

480

0,10 %

51

Leistungsergebnis

113.380

5,15 %

18.606

14.963

-4.469

0

0

0

0

29.100

5,86 %

52

Zinsergebnis

-6.870

-0,31 %

-620

-585

-621

0

0

0

0

-1.826

-0,37 %

53

Zinserträge

100

0,00 %

0

23

0

0

0

0

0

23

0,00 %

54

Zinsaufwendungen

6.970

0,32 %

620

608

621

0

0

0

0

1.849

0,37 %

55

BETRIEBSERGEBNIS

106.510

4,84 %

17.986

14.378

-5.090

0

0

0

0

27.274

5,50 %

56

NEUTRALES ERGEBNIS

-2.280

-0,10 %

-321

-93

-220

0

0

0

0

-634

-0,13 %

57

Sonstiger neutraler Aufwand

3.210

0,15 %

321

158

410

0

0

0

0

889

0,18 %

58

Sonstige neutrale Erträge

930

0,04 %

0

65

190

0

0

0

0

255

0,05 %

59

ERGEBNIS VOR STEUERN

104.230

4,74 %

17.665

14.285

-5.310

0

0

0

0

26.640

5,37 %

60

Steuern Einkommen/Ertrag

36.500

1,66 %

3.042

3.042

3.042

0

0

0

0

9.126

1,84 %

61

VORLÄUFIGES ERGEBNIS

67.730

3,08 %

14.623

11.243

-8.352

0

0

0

0

17.514

3,53 %

 

2.5 Ergebnisse auswerten

Zwar sind alle Ergebnisse im Arbeitsblatt DBE enthalten, aber die Aufstellung ist aufgrund der notwendigen Umgliederungen wenig übersichtlich. Im Arbeitsblatt „DBE-Auswertung“ werden daher die Eingaben aus dem Blatt „DBE“ umgestellt, damit der Unternehmer sofort sehen kann, wie profitabel die Produkte sind.

 

Abb. 2 zeigt eine komprimierte Darstellung der Jahresplanwerte der BWA aus dem Arbeitsblatt „DBE“. Zunächst werden Gesamtleistung, variable Kosten sowie DB je Produkt und Jahr ausgewiesen (Zeilen 1 - 8). Die Prozentwerte in den Spalten 3, 5, 7, 9 und 11 beziehen sich auf die Gesamtleistung des jeweiligen Produkts und weichen daher von den Werten der Spalte 13 ab. Dieser Wert bezieht sich, wie im Arbeitsblatt „DBE“, auf die Gesamtleistung des Unternehmens.

 

Neben den absoluten Deckungsbeiträgen sollten immer die Deckungsgrade analysiert werden (Prozente in Zeile 8). Erst diese zeigen, wie erfolgreich ein Produkt relativ zur Gesamtleistung wirklich ist. Im Beispiel sieht man, dass die Artikel 4 und 5 nur geringe DG aufweisen. Hier muss der Betrieb kurzfristig nach Verbesserungen suchen. Im unteren Teil der Übersicht (ab Zeile 9) werden die weiteren Ergebnisse komprimiert dargestellt (u.a. Kosten, operatives Ergebnis, sonstige betriebliche Erlöse).

 

  • Abb. 2 Umgruppierte BWA Auswertung auf Jahresbasis (Auszug Arbeitsblatt DBE-Auswertung, Planwerte)

Auswertung DB Erfolgsrechnung

Planwerte Jahr (EUR)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

Produktgruppe 1

Produktgruppe 2

Produktgruppe 3

Produktgruppe 4

Produktgruppe 5

Summen

1

Gesamtleistung

797.500

100,00 %

706.000

100,00 %

516.000

100,00 %

92.500

100,00 %

88.000

100,00 %

2.200.000

100,00 %

2

Variable Kosten

3

Material

134.800

16,90 %

126.300

17,89 %

158.000

30,62 %

39.400

42,59 %

61.000

69,32 %

519.500

23,61 %

4

Löhne

91.400

11,46 %

84.230

11,93 %

88.190

17,09 %

22.400

24,22 %

19.580

22,25 %

305.800

13,90 %

5

Fremdleistungen

65.400

8,20 %

6.540

0,93 %

7.850

1,52 %

9.510

10,28 %

3.660

4,16 %

92.960

4,23 %

6

Sonstige

10.400

1,30 %

950

0,13 %

870

0,17 %

750

0,81 %

600

0,68 %

13.570

0,62 %

7

Summe variable Kosten

302.000

37,87 %

218.020

30,88 %

254.910

49,40 %

72.060

77,90 %

84.840

96,41 %

931.830

42,36 %

8

Deckungsbeitrag/-grad (EUR/%)

495.500

62,13 %

487.980

69,12 %

261.090

50,60 %

20.440

22,10 %

3.160

3,59 %

1.268.170

57,64 %

9

Kosten

1.156.710

52,58 %

10

Operatives Ergebnis

111.460

5,07 %

11

Sonstige betrieblich Erlöse

1.920

0,09 %

12

Leistungsergebnis

113.380

5,15 %

13

Zinsergebnis

-6.870

-0,31 %

14

Betriebsergebnis

106.510

4,84 %

15

Neutrales Ergebnis

-2.280

-0,10 %

16

Ergebnis vor Steuern

104.230

4,74 %

17

Steuern Einkommen/Ertrag

36.500

1,66 %

18

Vorläufiges Ergebnis

67.730

3,08 %

 

PRAXISHINWEIS | Eingaben sind nur im Arbeitsblatt DBE notwendig. Die Produktbezeichnungen und Daten (z.B. Umsätze, Kosten) werden automatisch in das Blatt „DBE Auswertung“ übernommen. Lediglich die Datumsangaben können, wenn sie von den Eingaben im Blatt „DBE“ abweichen, angepasst werden.

 

Die Arbeitsmappe enthält zwei identisch aufgebaute Auswertungen. In der oberen werden die Jahreswerte der Daten der Mappe „DBE“ dargestellt, in der unteren die Auswertungen für die Monate.

 

PRAXISHINWEIS | Soll nicht mit Monatswerten gearbeitet werden, kann der untere Teil der Mappe durch klicken auf das „-„ bzw. die „1“ am linken Rand ausgeblendet werden.

 

2.6 Qualität der Buchhaltung bzw. BWA verbessern

Um trotz Schätzungen und Annahmen zu zuverlässigen Ergebnissen zu gelangen, wird eine Buchhaltung benötigt, die mit monatlichen Abgrenzungen arbeitet. Werden „nur“ die Geschäftsfälle ohne Abgrenzungen erfasst, kommt es zu mehr oder weniger großen Abweichungen vom tatsächlichen Geschehen. Vor allem, wenn monatliche Darstellungen gewünscht werden, sind Abgrenzungen zwingend. Einige Beispiele:

 

  • Umsätze müssen netto ohne Rabatte o.Ä. erfasst werden.
  • Teillieferungen/-leistungen sind nicht als Umsätze, sondern als Umlaufvermögen zu erfassen.
  • Erhaltene Anzahlungen müssen als Verbindlichkeiten, nicht als Umsätze, gebucht werden.
  • Uneinbringliche Forderungen sollten frühzeitig ausgebucht werden.
  • Es muss der Materialverbrauch (Lagerbestandsänderungen), nicht der Einkauf erfasst werden.
  • Löhne müssen brutto gebucht werden, da auch die Sozialkosten Einfluss auf die Höhe des Deckungsbeitrags haben.
  • Abschreibungen und Einmalzahlungen (z.B. Weihnachtsgeld, Versicherungen) sollten auf Monate verteilt werden, da sie wirtschaftlich gesehen zu je 1/12 in jedem Monat entstehen, auch wenn die Zahlungen nur jährlich anfallen.

 

PRAXISHINWEIS | Wie sich die Qualität der Buchhaltung verbessern lässt, sollte mit dem Unternehmer genau besprochen werden. Eine Erhöhung der Buchhaltungsqualität trägt dazu bei, unterjährig ein genaueres vorläufiges Ergebnis auszuweisen. Damit kann der Unternehmer Entscheidungen auf Basis guter Zahlen fundierter treffen. Es reduziert das Fehlerrisiko.

 

2.7 Buchhaltung anpassen

Stellt sich heraus, dass die vorgestellte Struktur oder eine ähnliche Form für den Einsatz in der Praxis geeignet ist und in der näheren Zukunft keine signifikanten Änderungen erforderlich sind, kann mit der Umstellung der Konten in der Buchhaltung begonnen werden. Am Ende steht dann eine BWA, mit deren Hilfe die Deckungsbeiträge von Produkten mit nur geringen Ungenauigkeiten ausgewiesen werden können.

 

2.8 Ableitung grundlegender Maßnahmen

Deckungsbeiträge und Unternehmensergebnis können u.a. durch folgende Maßnahmen verbessert werden:

 

  • Preiserhöhungen, Konditionenverbesserungen (z.B. Reduzierung, Rabatte),
  • Berechnung von Fracht- und Lieferkosten oder Mindermengenzuschlägen,
  • Kostensenkungen, v.a. bei variablen Kosten, u.a. Preisverhandlungen mit Lieferanten, Austausch von Materialien, Ablaufverbesserungen (Reduzierung Lohnkosten), Verhandlung mit Fremdanbietern, aber auch Fixkosten, z.B. Überprüfung des Werbebudgets, der Notwendigkeit von Reisen, Bewirtungen oder Analyse der Versicherungen,
  • Vertriebsinformation über grundlegende Profitabilität der Artikel, ggf. Veränderung von Vertriebszielen und Provisionen, Überprüfung, ob Kunden überhaupt mehr Produkte mit hohen DB kaufen würden,
  • Überprüfung, ob Produkte mit geringen DB durch Dritte gefertigt werden können, und man selbst Artikel mit hohen DB produziert und verkauft,
  • Bevorzugte Werbung für Artikel mit hohen DB, keine aktive Vermarktung von Produkten mit niedrigen DB,
  • Im Extremfall: Herausnahme schlechter Produkte, wenn keine strategischen Gründe dagegen sprechen.

FAZIT | Unternehmer müssen wissen, mit welchen Produkten sie Geld verdienen und mit welchen Artikeln nicht, um den Gewinn langfristig zu steigern und die Liquidität zu sichern. Am besten ist es, wenn ein Betrieb für diese Zwecke und zur Berechnung von Angebotspreisen über eine Kostenrechnung verfügt. In der Praxis erscheint vielen Unternehmern der Aufwand aber zu hoch und der Nutzen zu gering.

 

Aber auch ohne Kostenrechnung können Informationen zur Profitabilität bereitgestellt werden. Dazu ist eine Umstellung bzw. andere Untergliederung der Buchhaltung notwendig. Neben Umsätzen müssen auch die variablen Kosten einzelnen Produkten zugerechnet werden können, um den Deckungsbeitrag berechnen zu können. Ein positiver Deckungsbeitrag ist ein wichtiger Indikator dafür, dass ein Produkt für das Unternehmen profitabel ist.

 

Da die Umstellung der Buchhaltung mit relativ hohem Aufwand verbunden ist, und es während der Arbeiten immer wieder zu Veränderungen kommen kann, sollte man zunächst eine Excel-Lösung erstellen, mit der sich Erfahrungen sammeln lassen. Sobald klar ist, dass die Umstellungen funktionieren, kann man in einem zweiten Schritt die Buchhaltung anpassen.

 

Ein wesentlicher Nachteil der Deckungsbeitragsrechnung und der beschriebenen Vorgehensweise ist, dass man keinen Angebotspreis berechnen kann. Man muss sich immer an den aktuellen Gegebenheiten und Preisen am Markt orientieren und von dort zurückrechnen. Daher sollten Unternehmer überlegen, ob sie sich mittelfristig nicht doch für die Einführung einer Kostenrechnung entscheiden können.

Quelle: Ausgabe 07 / 2015 | Seite 191 | ID 43379608