06.09.2021 · Fachbeitrag · Betriebsprüfungsrisiken

Neue Nachweisregelungen für Bewirtungskosten

von Dipl.-Finw. (FH) Tobias Teutemacher, Münster

| Das BMF hat mit Schreiben vom 30.6.21 (IV C 6 - S 2145/19/10003 :003 DOK 2021/0748446) die Nachweiserfordernisse für Bewirtungskosten aktualisiert. Für die Praxis bedeuten die neuen Regelungen, dass die Bewirtungsbelege künftig genauestens hinsichtlich der Angaben zur zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung überprüft werden müssen. Die Klarstellung der Digitalisierung der Bewirtungsrechnungen und deren Nachweise bedeuten für die Praxis aber auch eine echte Vereinfachung. Der folgende Artikel fasst die wesentlichen Änderungen zusammen. |

1. Hintergrund

Mit Schreiben vom 30.6.21 hat sich das BMF (a.a.O.) zu den neuen Voraussetzungen zur steuerlichen Anerkennung von Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass in einem Bewirtungsbetrieb als Betriebsausgaben geäußert. Insbesondere hinsichtlich der Nachweispflichten werden die neuen Anforderungen den aktuellen Vorschriften des § 146a AO i. V. m. § 1 S. 1 KassenSichV angepasst. Die wesentlichen Änderungen betreffen die Erstellung des Bewirtungsbelegs durch den Bewirtungsbetrieb und die Behandlung digitaler Bewirtungsbelege durch den Steuerpflichtigen.

Einführung

Nach § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 EStG dürfen Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass, den Gewinn nicht mindern, soweit sie 70 % der Aufwendungen übersteigen die nach der allgemeinen Verkehrsauffassung als angemessen anzusehen und deren Höhe und betriebliche Veranlassung nachgewiesen sind.

Zwingende Voraussetzung, da gesetzliches Tatbestandsmerkmal, für die Abziehbarkeit ist ein schriftlicher Nachweis über

Ort,

Tag,

Teilnehmer,

Anlass der Bewirtung, sowie

Höhe der Aufwendungen

(§ 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 S. 2 EStG, sowie R 4.10 Abs. 5 bis 9 EStR).

Dieser schriftliche Nachweis ist oftmals ein vom Steuerpflichtigen erstellter und unterschriebener Eigenbeleg, der zeitnah zu erstellen ist, denn nur dadurch wird die zuverlässige Wiedergabe der erforderlichen Angaben gewährleistet (BFH 25.3.88, III R 96/85, BStBl II 88, 655).

2. Inhalt der Bewirtungsrechnung

Die Bewirtungsrechnungen müssen enthalten:

Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (Bewirtungsbetrieb) (Rz. 2)

Dies gilt auch bei Kleinbetragsrechnungen (bis zu 250 EUR). Den Anforderungen des Gesetzes wird entsprochen, wenn sich aufgrund der in der Rechnung aufgenommenen Bezeichnungen der Name und die Anschrift des leistenden Unternehmers eindeutig feststellen lassen.

Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Rz. 3)

Ausstellungsdatum (Rz. 4)

Dies gilt auch bei Kleinbetragsrechnungen.

Rechnungsnummer (Rz. 5) sowie die verpflichtenden Angaben nach § 6 KassenSichV.

Bei der Rechnungsnummer muss es sich um eine fortlaufende Nr. handeln, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben worden ist.

Zu den Pflichtangaben nach § 6 KassenSichV gehören u. a.

- Transaktionsnummer,

- Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder

- die Seriennummer des Sicherheitsmoduls.

MERKE | Die vorgenannten Pflichtangaben werden auf dem Beleg in Klarschrift aufgedruckt oder in Form eines QR-Codes dargestellt.

Bei Kleinbetragsrechnungen ist die Angabe einer Rechnungsnummer nicht erforderlich, aber die Angaben nach § 6 KassenSichV müssen auf dem Nachweis enthalten sein.

Leistungsbeschreibung (Rz. 6)

Der Bewirtungsbeleg muss die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände (artikelgenauer Ausweis) oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung enthalten. Dies gilt auch für Kleinbetragsrechnungen.

Beachten Sie | Nach § 31 Abs. 3 UStDV können für die in § 14 Abs. 4 S. 1 Nr. 1 und 5 UStG vorgeschriebenen Angaben auch Abkürzungen, Buchstaben, Zahlen oder Symbole verwendet werden, wenn ihre Bedeutung in der Rechnung oder in anderen Unterlagen eindeutig festgelegt sind. Dies gilt jedoch nicht für Bewirtungsrechnungen. Nicht zulässig sind Angaben oder Bezeichnungen wie „Speisen und Getränke“, „Menü“, „Tagesgericht“, o. Ä.

Leistungszeitpunkt (Rz. 7)

Die Angabe des Tages der Bewirtung ist eine weitere Pflichtangabe auf dem Bewirtungsbeleg.

Rechnungsbetrag (Rz. 8)

Dass der Preis für die Bewirtungsleistung auf dem Bewirtungsbeleg angegeben wird, ist selbstverständlich. Besonderheiten ergeben sich jedoch beim Ausweis des Trinkgeldes.

In der Praxis sollte darauf geachtet werden, dass der Bewirtungsbeleg das gewährte Trinkgeld separat ausweist. Insbesondere bei unbarer Zahlung. Weist der Bewirtungsbeleg das Trinkgeld nicht gesondert aus, sollte dieses handschriftlich auf dem Beleg nachgetragen werden. Der Empfänger des Trinkgeldes sollte den Empfang quittieren.

Name der bewirteten Person/en (Rz. 9)

Die Rechnung muss auch den Namen des bewirteten Steuerpflichtigen enthalten. Dies kann auch handschriftlich erfolgen. Dies gilt nicht, wenn der Gesamtbetrag der Rechnung 250 EUR nicht übersteigt. Es bestehen jedoch bei einem Rechnungsbetrag über 250 EUR keine Bedenken, wenn der leistende Unternehmer den Namen des bewirtenden Steuerpflichtigen handschriftlich auf der Rechnung vermerkt.

3. Erstellung der Bewirtungsrechnung (Rz. 10 ‒ 14)

In der Praxis verwenden Gastronomiebetriebe in der Regel elektronische Aufzeichnungssysteme i. S. d. § 146a Abs. 1 AO i. V. m. § 1 S. 1 KassenSichV mit Kassenfunktion (s. AEAO zu § 146a Tz. 1.2), d. h., jeder einzelne Geschäftsvorfall wird einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufgezeichnet. Gleichzeitig werden diese Daten durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (zTSE) vor Veränderungen geschützt.

Für den Betriebsausgabenabzug von Bewirtungskosten gilt nunmehr, dass nur maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und mithilfe einer zTSE abgesicherte Bewirtungsrechnungen anerkannt werden.

Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR entsprechen die mit vorgenannten elektronischen Aufzeichnungssystemen im Rahmen der Belegausgabepflicht erstellten Belege (§ 6 KassenSichV) einer ordnungsgemäßen Rechnung i. S. d. § 14 UStG i. V. m. § 33 UStDV.

Beachten Sie | Handschriftliche Belege oder maschinell erstellte Belege ohne Angaben nach § 6 KassenSichV sind vollständig vom Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen.

PRAXISTIPP | Steuerpflichtige, die den Betriebsausgabenabzug von Bewirtungsaufwendungen begehren, müssen zukünftig selbst prüfen, ob auf dem Bewirtungsbeleg eine Transaktionsnummer, die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls auf dem Beleg angegeben sind. Werden diese Angaben in Klarschrift ausgegeben, ist dies ohne Probleme möglich. Erfolgt die Ausgabe der Angaben ausschließlich in Form eines QR-Codes, wird eine Prüfung nicht so einfach möglich sein.

Der bewirtete Steuerpflichtige kann jedoch im Allgemeinen darauf vertrauen, dass der ihm vom Bewirtungsbetrieb ausgestellte Bewirtungsbeleg ordnungsgemäß ist, wenn vorgenannte Merkmale enthalten sind.

Kommt es in einem Bewirtungsbetrieb zu einem Ausfall der zTSE und kann das elektronische Aufzeichnungssystem weiter betrieben werden, dann reicht es aus, wenn der Ausfall auf dem Beleg z. B. durch eine fehlende Transaktionsnummer oder durch eine sonstige eindeutige Kennzeichnung, z. B. TSE außer Betrieb, ersichtlich ist. Die Belegausgabepflicht bleibt bestehen, aber es können in diesen Fällen nicht alle für den Beleg erforderlichen Werte nach § 6 KassenSichV durch die zTSE zur Verfügung gestellt werden. Auf den Bewirtungsbelegen sollte dann der Ausfall der zTSE eindeutig erkennbar sein, denn nur so bleibt der Betriebsausgabenabzug der Bewirtungsaufwendungen erhalten.

Abrechnung von Bewirtungsleistungen zu einem späteren Zeitpunkt

In der Praxis werden Bewirtungsleistungen an eine größere Gruppe von zu bewirtenden Personen erst zu einem späteren Zeitpunkt als dem Tag der Bewirtung abgerechnet. Die Unternehmen erhalten in diesen Fällen nachträglich eine Rechnung, die dann unbar bezahlt wird. Diese Rechnung enthält nur selten Angaben nach § 6 KassenSichV. Diese sind bei unbarer Zahlung für den Abzug als Bewirtungsaufwendungen auch nicht zwingend erforderlich (Rz. 13).

4. Digitale oder digitalisierte Rechnungen und Belege

Gemäß § 6 S. 3 KassenSichV kann der Beleg in Papierform oder mit Zustimmung des Belegempfängers auch elektronisch in einem standardisierten Datenformat ausgegeben werden. Bewirtungsbelege in Papierform können vom Steuerpflichtigen digitalisiert werden. Des Weiteren kann die Bereitstellung des Bewirtungsbelegs in der Praxis auch digital, z. B. auf folgenden Wegen erfolgen:

Downloadlink

NFC-Technologie (NFC: Near Field Communication; Übertragungstechnik, der Belegempfänger hält sein NFC-taugliches Smartphone an die Kasse und der Beleg wird aus einer Cloud auf das Smartphone übertragen)

QR-Code (Belegempfänger scannt einen angezeigten QR-Code und bekommt den Beleg auf sein Smartphone übertragen)

E-Mail (bei bekannter E-Mail-Adresse des Belegempfängers)

Messenger wie SMS, WhatsApp u. a.

Kunden-App (z. B. Lidl Plus oder EDEKA Genuss u. a.)

Kundenkarte (z. B. Payback, Deutschland-Card u. a.)

Kundenkonto etc.

Durch das neue BMF-Schreiben ist es nunmehr auch möglich, dass die Nachweisvoraussetzungen vollständig digital abgebildet werden. Erforderliche Eigenbelege sind vom Steuerpflichtigen digital zu erstellen bzw. zu digitalisieren. Die Autorisierung erfolgt durch eine elektronische Unterschrift oder durch eine elektronische Genehmigung der entsprechenden Angaben. Der Grundsatz der Unveränderbarkeit (§ 146 Abs. 4 AO) muss dabei gewährleistet werden, d. h., nachträgliche, nicht dokumentierte Änderungen dürfen nicht möglich sein. Digitaler Bewirtungsbeleg und digitaler Eigenbeleg müssen dann anschließend zusammengeführt werden.

Die Nachweiserfordernisse gelten als erfüllt (Rz. 18), wenn

der Steuerpflichtige zeitnah einen elektronischen Eigenbeleg mit den gesetzlich erforderlichen Angaben erstellt oder die gesetzlich erforderlichen Angaben zeitnah auf der digitalen oder digitalisierten Bewirtungsrechnung elektronisch ergänzt,

der Zeitpunkt der Erstellung oder Ergänzung im Dokument elektronisch aufgezeichnet wird,

das erstellte Dokument oder die Ergänzung der Bewirtungsrechnung vom Steuerpflichtigen digital signiert oder genehmigt wird,

der Zeitpunkt der Signierung oder Genehmigung elektronisch aufgezeichnet wird,

das erstellte Dokument ‒ in Fällen des § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 S. 3 EStG zusammen mit der digitalen oder digitalisierten Bewirtungsrechnung (z. B. durch einen gegenseitigen Verweis) ‒ oder die ergänzte Bewirtungsrechnung elektronisch aufbewahrt wird und

bei den genannten Vorgängen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) erfüllt und die jeweils angewandten Verfahren in der Verfahrensdokumentation beschrieben (Rz. 151 ff. der GoBD) werden.

5. Anwendungregelungen

Das neue BMF-Schreiben vom 30.6.21 (IV C 6 - S 2145/19/10003 :003 DOK 2021/0748446) tritt an die Stelle des bisherigen BMF-Schreibens vom 21. 11.94 (BStBl I 94 , 855) und ist in allen offenen Fällen mit der Maßgabe anzuwenden, dass die im jeweiligen Veranlagungszeitraum maßgeblichen Betragsgrenzen der Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV) zu beachten sind.

Für bis zum 31.12.22 ausgestellte Belege über Bewirtungsaufwendungen ist der Betriebsausgabenabzug unabhängig von den nach der KassenSichV geforderten Angaben zulässig.

Die neuen, erhöhten Anforderungen an die Nachweisführung bei Bewirtungsaufwendungen sind verpflichtend, sofern sie nach dem 1.7.21 anfallen, d.h. sofern der Bewirtungsbeleg aus einem elektronischen Aufzeichnungssystem stammt, dass