· Fachbeitrag · Arbeitgeberleistungen
So können Arbeitgeber die Aufwendungen des Arbeitnehmers zur Arbeitsstätte bezuschussen
von Dipl. Finanzwirtin (FH) und Steuerberaterin Susanne Weber, WTS Steuerberatungsgesellschaft mbH, München
| Viele Arbeitgeber wollen die Aufwendungen ihrer Arbeitnehmer für Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte steuergünstig bezuschussen. Die Möglichkeiten reichen von Barzuschüssen über rabattierte Jobtickets sowie Benzingutscheine bis hin zur unentgeltlichen oder verbilligten Parkplatzgestellung sowie Sammelbeförderung. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die aktuellen Regeln und Möglichkeiten. |
Barzuschuss zu den Fahrten Wohnung - Arbeitsstätte
Der Arbeitgeber hat die Möglichkeit, einen Zuschuss zu den Aufwendungen des Arbeitnehmers für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte in bar zu bezahlen und diesen mit einem Steuersatz von 15 Prozent (zuzüglich Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag) pauschal zu versteuern (§ 40 Abs. 2 Satz 2 EStG). Dabei muss er folgende Voraussetzungen beachten:
- 1. Er muss den Zuschuss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn zahlen. Eine Gehaltsumwandlung ist nicht zulässig (BFH, Urteile vom 19.9.2012, Az. VI R 54/11 und VI R 55/11; Abruf-Nr. 123619 und 123620, LGP 1/2013, Seite 13, im Archiv lgp.iww.de).
- 2. Der Zuschuss darf den Betrag nicht übersteigen, den der Arbeitnehmer als Werbungskosten geltend machen kann. Einzelheiten zur Ermittlung der pauschalierungsfähigen Beträge unter dem Punkt „Pauschalversteuerung“.
PRAXISHINWEIS | Da die pauschal besteuerten Beträge auf die Entfernungspauschale anzurechnen sind (§ 40 Abs. 2 Satz 3 EStG), müssen sie in der Lohnsteuerbescheinigung gesondert ausgewiesen werden (§ 41b Abs. 1 Nr. 7 EStG). |
Steuerfreie Jobtickets für Fahrten Wohnung - Arbeitsstätte
Der Arbeitgeber kann Jobtickets für die Fahrten zur Arbeitsstätte gewähren. Jobtickets sind Monats- oder Jahresfahrkarten, die der Arbeitgeber bei dem Verkehrsunternehmen vergünstigt erwirbt.
Rabattierte und vom Arbeitgeber bezuschusste Jobtickets
Den Rabatt, den der Arbeitgeber vom Verkehrsunternehmen im Verhältnis zu privat erworbenen Fahrkarten erhält, muss der Arbeitnehmer nicht als geldwerten Vorteil versteuern (BMF, Schreiben vom 27.1.2004, Az. IV C 5 - S 2000 - 2/04; Abruf-Nr. 041191). Verbilligt der Arbeitgeber das Jobticket jedoch über den Rabatt des Verkehrsunternehmens hinaus, ist der Preis für das Jobticket abzüglich des Betrags, den der Arbeitnehmer zahlt, als geldwerter Vorteil anzusehen. Für die Bewertung des Jobtickets lässt die Finanzverwaltung die Anwendung der 96-Prozent-Regelung zu (R 8.1 Abs. 2 Satz 9 LStR, H 8.1 Abs. 1 bis 4 LStH).
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Das Verkehrsunternehmen bietet das Job Ticket mit einem Rabatt von 10 Prozent gegenüber dem „normalen“ Verkaufspreis der Monatskarte an. Der Arbeitgeber will das Jobticket zusätzlich mit monatlich 25 Euro bezuschussen. Der geldwerte Vorteil berechnet sich bei Arbeitnehmer A (Normalpreis für Monatsfahrkarte 50 Euro) und B (Normalpreis für Monatsfahrkarte 70 Euro) wie folgt:
Der geldwerte Vorteil von 23,20 Euro bei A bzw. 22,48 Euro bei B kann steuerfrei bleiben, wenn der Arbeitnehmer im betreffenden Monat keine weiteren Sachzuwendungen erhält bzw. mit weiteren Sachzuwendungen die 44-Euro-Sachbezugsfreigrenze einhält. |
PRAXISHINWEIS | Arbeitgeber, die Jobtickets im Rahmen der monatlichen 44-Euro-Sachbezugsfreigrenze steuerfrei belassen wollen, müssen darauf achten, die „monatliche Fahrberechtigungen monatlich“ zu überlassen (R 8.1 Abs. 3 Satz 5 LStR). Gilt das Jobticket für einen längeren Zeitraum, zum Beispiel als Jahresticket, nimmt die Finanzverwaltung einen Zufluss des Vorteils bei Überlassung des Jobtickets an. Der BFH ist selbst in dem Fall, in dem der Arbeitgeber eine Jahresnetzkarte ausgegeben und hierzu monatlich Zuschüsse gezahlt hatte, der Meinung, dass der Vorteil mit Ausübung des Bezugsrechts, also mit dem (einmaligen) Erwerb der Jahresnetzkarte zufließt (BFH, Urteil vom 14.11.2012, Az. VI R 56/11; Abruf-Nr. 130630). |
Auch bei Sachbezügen für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, die wegen der monatlichen Sachbezugsfreigrenze von 44 Euro nicht versteuert werden müssen, geht die Finanzverwaltung davon aus, dass diese auf die Entfernungspauschale anzurechnen sind und deshalb gesondert in der Lohnsteuerbescheinigung auszuweisen sind (BMF, Schreiben vom 4.9.2012, Az. IV C 5 - S 2378/11/10002; Abruf-Nr. 122756 mit Verweis auf § 3c EStG und BMF, Schreiben vom 27.1.2004, Az. IV C 5 - S 2000 - 2/04; Abruf-Nr. 041191).
Pauschalversteuerung des Jobtickets
Ist die 44-Euro-Freigrenze bereits durch andere Sachzuwendungen ausgeschöpft, kann der Arbeitgeber den geldwerten Vorteil beim Jobticket mit 15 Prozent pauschal versteuern (§ 40 Abs. 2 Satz 2 EStG). Nicht erforderlich ist, dass das Jobticket zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird.
Wichtig | Da die pauschal besteuerten Beträge auf die Entfernungspauschale anzurechnen sind (§ 40 Abs. 2 Satz 3 EStG), müssen sie in der Lohnsteuerbescheinigung gesondert ausgewiesen werden (§ 41b Abs. 1 Nr. 7 EStG).
Sonderfall: Anwendung des Rabattfreibetrags
Ist der Arbeitgeber selbst Verkehrsträger, kann zwar die Sachbezugsfreigrenze nicht angewendet werden. Der Vorteil aus der Nutzung der öffentlichen Verkehrsmittel kann aber im Rahmen des jährlichen Rabattfreibetrags von 1.080 Euro steuerfrei bleiben (§ 8 Abs. 3 EStG).
Fahrtkostenzuschüsse, die im Rahmen des Rabattfreibetrags steuerfrei geblieben sind, sind auf die Entfernungspauschale anzurechnen (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 Satz 5 EStG). Sie müssen daher unter Nr. 17 in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung gesondert ausgewiesen werden (§ 41b Abs. 1 Nr. 6 EStG). Anzusetzen ist der Preis, den ein dritter Arbeitgeber (Nichtverkehrsträger) an den Verkehrsträger zu entrichten hätte.
Wichtig | Für Beträge, die den Rabattfreibetrag von 1.080 Euro übersteigen, ist eine Pauschalversteuerung mit 15 Prozent nicht zulässig, weil sich die Anwendung des § 8 Abs. 3 EStG und des § 40 EStG gegenseitig ausschließen.
Pauschalversteuerung bei Barzuschüssen oder Sachleistungen
Wie bereits erwähnt kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer pauschal mit 15 Prozent erheben (§ 40 Abs. 2 Satz 2 EStG), wenn er
- Barzuschüsse zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn zahlt und/oder
- Sachleistungen für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte gewährt. Dazu gehören neben der Überlassung eines Jobtickets auch der geldwerte Vorteil aus der Überlassung eines Dienstwagens für die Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte.
Neben der pauschalen Lohnsteuer in Höhe von 15 Prozent sind Solidaritätszuschlag und pauschale Kirchensteuer abzuführen. Die Pauschalierung führt zur Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung (§ 1 Abs. 1 Nr. 3 SvEV).
Auswirkungen der Änderungen bei Entfernungspauschale auf Pauschalierung
Die Pauschalierung ist nur bis zu dem Betrag zulässig ist, den der Arbeitnehmer ohne die Pauschalversteuerung nach § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG als Werbungskosten geltend machen könnte. Deshalb wirken sich die Änderungen bei der Entfernungspauschale durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 auch auf die pauschale Versteuerung von Arbeitgeberzuschüssen nach § 40 Abs. 2 Satz 2 EStG aus (BMF, Schreiben vom 3.1.2013, Az. IV C 5 - S 2351/09/10002; Abruf-Nr. 130095; R 40.2 Abs. 6 LStR ist damit teilweise überholt).
Wichtig | Auswirkungen ergeben sich unseres Erachtens aber nur für Fälle, in denen der Arbeitnehmer verschiedene Verkehrsmittel für die Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nutzt und der Arbeitgeber die Aufwendungen des Arbeitnehmers für sämtliche genutzten Verkehrsmittel bezuschussen will. Nachfolgend erhalten Sie einen Überblick über die neuen Rechenregeln bei den pauschalierbaren Zuschüssen:
Neue Rechenregeln bei pauschalierbaren Zuschüssen
- Bei ausschließlicher Nutzung eines Pkw ist die Höhe der pauschalierungsfähigen Zuschüsse des Arbeitgebers auf die Höhe der als Werbungskosten abziehbaren Entfernungspauschale von 0,30 Euro je Entfernungskilometer beschränkt. Ein höherer Zuschuss als 4.500 Euro ist pauschalierbar, soweit die anzusetzende Entfernungspauschale für die Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte diesen Betrag übersteigt. Aus Vereinfachungsgründen darf davon ausgegangen werden, dass monatlich an 15 Arbeitstagen Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte erfolgen.
- Wichtig | Die Regelung gilt für die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlten Barzuschüsse bei Benutzung eines eigenen Pkw sowie für den geldwerten Vorteil, der sich aus Nutzung eines Dienstwagens für die Fahrten Wohnung - Arbeitsstätte ergibt (kein Zusätzlichkeitserfordernis).
- Bei ausschließlicher Nutzung eines Motorrads, Motorrollers, Mopeds, Mofas oder Fahrrads können die folgenden pauschalen Kilometersätze je Fahrtkilometer als tatsächliche Aufwendungen des Arbeitnehmers angesetzt und pauschaliert werden (R 9.5 Absatz 1 Satz 5 LStR, BMF, Schreiben vom 20.8.2001, Az. IV C 5 - S 2353 - 312/01; Abruf-Nr. 130711):
Motorrad/Motorroller
Moped/Mofa
Fahrrad
0,13 Euro
0,08 Euro
0,05 Euro
- Die pauschalierbaren Zuschüsse des Arbeitgebers sind auf die Höhe der als Werbungskosten abziehbaren Entfernungspauschale beschränkt. Aus Vereinfachungsgründen kann hier ebenfalls davon ausgegangen werden, dass monatlich an 15 Arbeitstagen Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte erfolgen.
- Bei ausschließlicher Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel und für Flugstrecken ist eine Pauschalierung in Höhe der tatsächlichen Aufwendungen für die Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte zulässig. Auch bei behinderten Menschen können die tatsächlichen Aufwendungen des Arbeitnehmers pauschaliert werden.
- Nutzt der Arbeitnehmer verschiedene Verkehrsmittel für die Wege zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte (zum Beispiel Park & Ride), ist die Höhe der pauschalierbaren Zuschüsse des Arbeitgebers auf die nach § 9 Absatz 1 Satz 3 Nr. 4 EStG als Werbungskosten abziehbare Entfernungspauschale beschränkt. Eine Pauschalierung in Höhe der tatsächlichen Aufwendungen für die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel kommt erst in Betracht, wenn diese die insgesamt im Kalenderjahr anzusetzende Entfernungspauschale, gegebenenfalls begrenzt auf maximal 4.500 Euro, übersteigen. Aus Vereinfachungsgründen kann auch in diesen Fällen davon ausgegangen werden, dass monatlich an 15 Arbeitstagen Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte erfolgen.
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Der Arbeitnehmer fährt jeden Tag mit seinem privaten Pkw von seiner Wohnung zum Bahnhof (Entfernung 5 km) und von dort mit der Bahn zu seiner regelmäßigen Arbeitsstätte. Die Monatsfahrkarte (1. Klasse) kostet 420 Euro (jährlich 5.040). Der Arbeitgeber erstattet dem Arbeitnehmer die Kosten für die Monatskarte und versteuert den geldwerten Vorteil mit 15 Prozent. Die kürzeste maßgebende Entfernung (Straßenverbindung) zwischen Wohnung und Arbeitsstätte beträgt 150 km. Der Arbeitgeber errechnet den pauschalierungsfähigen Betrag wie folgt: Schritt 1: Entfernungspauschale gesamt
Schritt 2: Tatsächliche Aufwendungen mit Bahn
Die tatsächlichen Aufwendungen für öffentliche Verkehrsmittel von 5.040 Euro sind höher als der insgesamt nach der Entfernungspauschale anzusetzende Betrag von 4.770 Euro. Der Arbeitgeber kann daher die tatsächlichen Aufwendungen des Arbeitnehmers für die Bahnfahrten von 5.040 Euro mit 15 Prozent pauschal versteuern. Für den Arbeitnehmer entfällt der Werbungskostenabzug, weil der Arbeitgeber die gesamte Entfernungspauschale pauschal versteuert. Beachten Sie | Will der Arbeitgeber auch die vom Arbeitnehmer mit dem eigenen Pkw zurückgelegte Strecke bezuschussen, ist insoweit keine Pauschalversteuerung zulässig. |
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Der Arbeitnehmer nutzt für die Fahrt zum Bahnhof einen vom Arbeitgeber für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte überlassenen Dienstwagen. Der Arbeitgeber bezuschusst nicht die Fahrkarte des Arbeitnehmers, pauschaliert aber den geldwerten Vorteil für Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte mit dem Dienstwagen, soweit zulässig. Der Arbeitgeber kann den geldwerten Vorteil aus der Nutzung des Dienstwagens für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte in Höhe von 270 Euro pauschal versteuern. Der Arbeitnehmer macht die Entfernungspauschale von 4.500 (5.040 Euro ./. pauschal versteuerter Vorteil 270 Euro) in seiner Steuererklärung geltend. Beachten Sie | Möchte der Arbeitgeber die Fahrkarte von 5.040 Euro bezuschussen, wäre eine Pauschalierung nur in Höhe von 4.500 Euro zulässig. |
Die neuen Pauschalierungsgrundsätze sind im Lohnsteuerabzugsverfahren erstmals anzuwenden für den Lohnabrechnungszeitraum, der nach der Bekanntgabe des BMF-Schreibens im Bundessteuerblatt beginnt. Zum Zeitpunkt des Redaktionsschlusses war das Schreiben noch nicht veröffentlicht.
Steuerfreie Tankgutscheine
Arbeitgeber können den Arbeitnehmern Tankgutscheine überlassen. Der Gutschein kann im Rahmen der monatlichen Sachbezugsfreigrenze von 44 Euro steuerfrei bleiben, wenn sich der arbeitsrechtliche Anspruch der Arbeitnehmer ausschließlich auf die Sache (Benzin) bezieht und der Arbeitnehmer keinen Anspruch hat, anstelle des Gutscheins eine Barzuwendung zu erhalten. Wird die Freigrenze überschritten, ist der Bezug des Gutscheins steuerpflichtig. Eine Pauschalversteuerung mit 15 Prozent ist ausgeschlossen.
PRAXISHINWEIS | Da Tankgutscheine nicht zweckgebunden überlassen werden, sind sie unseres Erachtens nicht als Fahrtkostenzuschuss anzusehen. Die Beträge sind daher nicht auf die Entfernungspauschale anzurechnen. Ein gesonderter Ausweis in der Lohnsteuerbescheinigung ist nicht erforderlich. |
Parken an der regelmäßigen Arbeitsstätte
Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer unentgeltlich oder verbilligt einen Parkplatz an der regelmäßigen Arbeitsstätte überlassen. In dem Fall liegt kein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil vor (FinMin Nordrhein-Westfalen, Erlass vom 29.8.2006, Az. S 2334 - 61 - V B 3; Abruf-Nr. 063787). Nicht steuerfrei übernehmen kann er dagegen die Kosten des Arbeitnehmers für das Parken an der regelmäßigen Arbeitsstätte bzw. bei Park & Ride am Bahnhof (BMF, Schreiben vom 3.1.2013, Tz. 4).
Sonderfall Steuerfreie Sammelbeförderung
In bestimmten Fällen kann der Arbeitgeber auch eine unentgeltliche oder verbilligte Sammelbeförderung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mit einem von ihm gestellten Beförderungsmittel anbieten. Die Sammelbeförderung ist steuerfrei, wenn sie für den betrieblichen Einsatz des Arbeitnehmers notwendig ist (§ 3 Nr. 32 EStG). Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn
- die Beförderung mit öffentlichen Verkehrsmitteln nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Zeitaufwand durchgeführt werden könnte oder
- der Arbeitnehmer an stetig wechselnden Tätigkeitsstätten oder verschiedenen Stellen eines weiträumigen Arbeitsgebietes eingesetzt wird oder
- der Arbeitsablauf eine gleichzeitige Arbeitsaufnahme der beförderten Arbeitnehmer erfordert (R 3.32 LStR).
Eine steuerfreie Sammelbeförderung liegt nur vor, wenn sie der Arbeitgeber organisiert oder zumindest veranlasst. Sie bedarf einer besonderen Rechtsgrundlage, zum Beispiel durch eine Betriebsvereinbarung oder einen Tarifvertrag (BFH, Urteil vom 21.9.2009, Az. VI R 56/07; Abruf-Nr. 091710).
Für Strecken mit steuerfreier Sammelbeförderung kann der Arbeitnehmer in seiner Einkommensteuererklärung keine Entfernungspauschale geltend machen (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 Satz 3 EStG). Der Arbeitgeber muss daher in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung den Großbuchstaben „F“ bescheinigen (§ 41 b Abs. 1 Nr. 9 EStG). Die Anzahl der Fahrten und die Entfernung sind in die Lohnsteuerbescheinigung nicht einzutragen.
