· Fachbeitrag · Abrechnungsorganisation
Patientenrechnungen als PDF per E-Mail versenden: Lohnt sich das?
von Sandra Gade, Fachwirtin für zahnärztliches Praxismanagement, www.sandra-gade.de
| Das E-Health-Gesetz wurde am 4. Dezember 2015 verabschiedet und ist seit Anfang 2016 gültig. Das Gesetz enthält Bestimmungen zur sicheren digitalen Kommunikation und zu Anwendungen im Gesundheitswesen. In den nächsten Jahren wird sich vieles in diesem Bereich verändern. Warum fangen wir nicht „klein“ an und bieten unseren Patienten die Möglichkeit, auf eine herkömmlich auf Papier ausgedruckte Rechnung zu verzichten? |
Die Zustimmung des Empfängers muss eingeholt werden
Rechnungen können - vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers - auf elektronischem Wege übermittelt werden. An die Zustimmung stellt der Gesetzgeber keine zu hohen Anforderungen. Zwischen Rechnungsaussteller und -empfänger muss nur Einvernehmen darüber bestehen, dass die Rechnung elektronisch übermittelt werden soll. Diese Zustimmung kann in Form einer Einverständniserklärung schriftlich eingeholt werden. Das Muster können Sie hier aufrufen und in Ihrer Praxis verwenden.
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Sehr geehrter Patient,
ab sofort bieten wir Ihnen an, Rechnungen und Mahnungen sowie Kostenvoranschläge per E-Mail im PDF-Format zu erhalten. Diese Dokumente sind grundsätzlich den Papierdokumenten gleichgestellt. Wir versenden diese Dokumente verschlüsselt, um sie vor unbefugter Einsichtnahme zu schützen, weisen Sie jedoch darauf hin, dass die Übermittlung von Daten per E-Mail stets das Risiko enthält, dass diese Daten von Dritten abgefangen, entschlüsselt und gelesen werden könnten.
Bitte füllen Sie diese Einverständniserklärung vollständig aus.
Name: __________________________________________ Geburtsdatum: __________________________________________ E-Mail-Adresse: __________________________________________
☐ Hiermit bestätige ich die Richtigkeit der o. g. Angaben und werde Ihnen umgehend Änderungen mitteilen. Bis zum Widerruf dieser Erklärung erhalte ich Rechnungen, Mahnungen und Kostenvoranschläge ausschließlich per E-Mail im PDF-Format.
☐ Ich willige darin ein, dass meine in der Rechnung niedergelegten persönlichen Daten per E-Mail an mich übersendet und somit verarbeitet werden. Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich zu dem Zweck, Rechnungen, Mahnungen und Kostenvoranschläge an mich zu übersenden. Sollten diese Daten von Dritten abgefangen, entschlüsselt und gelesen werden, entbinde ich die Praxis diesbezüglich von der ärztlichen Schweigepflicht.
_____________________________________________________________ Ort, Datum, Unterschrift |
Wie wird eine PDF-Rechnung erstellt?
Die Rechnung muss in einem Format versendet werden, das nicht verändert werden kann. Das ist beim PDF der Fall. Im Normalfall bietet mittlerweile jede Zahnarzt-Software die Möglichkeit, direkt aus dem Programm heraus ein PDF-Dokument statt eines „normalen“ Ausdrucks zu erstellen. Ist das nicht möglich, kann durch die Installation eines PDF-Druckers über die Druckfunktion ein PDF erstellt werden. Dieses PDF wird in der Zahnarzt-Software archiviert. Zum Weiterversand wird das Verzeichnis, in dem das Dokument abgespeichert ist, geöffnet und die Anlage der E-Mail zugeordnet.
Was ist zu beachten?
Wichtig ist, dass die Praxis den Datenschutz beachtet und die PDF-Dokumente nicht als einfachen Anhang an die E-Mail verschickt. Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, E-Mails zu verschlüsseln oder Anhänge mit Passwörtern zu versehen. Das gilt für sämtliche Sendungen auf elektronischem Weg. Sie müssen sicherstellen, dass entweder die Datei selbst oder der Übertragungsweg entsprechend verschlüsselt ist. Lassen Sie sich dazu von Ihrem IT-Berater genau aufklären und erarbeiten Sie ein Konzept für Ihre Praxis, das für alle Beteiligten praktikabel ist. Um sich als Praxis möglichst vollständig abzusichern, sollten Sie sich vom Patienten vorsorglich von der Schweigepflicht entbinden lassen, falls Unbefugte wider Erwarten Zugang zu per E-Mail übermittelten Daten erhalten. Liegt die Einwilligung vor, ist § 203 StGB nicht verletzt.
Abschließend sind hier die Vorteile der PDF-Rechnung für die Praxis einerseits und für die Patienten andererseits in einem kurzen Überblick aufgelistet:
