· Fachbeitrag · Der praktische Fall
Betriebsveranstaltung: Feste feiern ‒ aber richtig!
| „Wer feste arbeitet, sollte auch Feste feiern!“ Dieses Motto wird oft anlässlich von Betriebsfeiern verwendet. Dass hierbei aber auch einige steuerliche Aspekte zu beachten sind, damit die Mitarbeiter nicht mit Lohnsteuer und Sozialabgaben belastet werden müssen, verdeutlicht der praktische Fall. |
1. Sachverhalt
Die XY-GmbH (Sitz in Düsseldorf) möchte die gute Geschäftsentwicklung zum Anlass nehmen und erstmalig ein Sommerfest für ihre Mitarbeiter veranstalten. Gegebenenfalls sollen auch deren Partner und Kinder eingeladen werden. Der Geschäftsführer der XY-GmbH fragt nun seinen Steuerberater, was er bei der Organisation des Sommerfests steuerlich zu beachten hat und ob es einen Unterschied macht, ob lediglich die Mitarbeiter oder auch deren Partner und Kinder eingeladen werden.
2. Lösung
Nach einer kurzen Definition der „Betriebsveranstaltung“ werden die lohn- und umsatzsteuerlichen Besonderheiten vorgestellt. Im Anschluss erfolgt eine konkrete Vergleichsberechnung für die XY-GmbH.
2.1 Definition Betriebsveranstaltung
Betriebsveranstaltungen haben einen gesellschaftlichen Charakter und sollen den Kontakt der Mitarbeiter untereinander sowie das Betriebsklima fördern (BMF 14.10.15, IV C 5 - S 2332/15/10001, Tz. 1). Ein wichtiges Merkmal einer Betriebsveranstaltung ist, dass sie grundsätzlich allen Betriebsangehörigen offensteht. So gelten z. B. Incentive-Aktionen für Führungskräfte oder für verdiente Mitarbeiter nicht als Betriebsveranstaltungen (BFH 9.3.90, VI R 48/87). Eine Begrenzung des Teilnehmerkreises ist jedoch erlaubt, wenn die Veranstaltung auf eine Abteilung oder auf mehrere eng zusammenarbeitende Abteilungen beschränkt ist (BFH 4.8.94, VI R 61/92).
Ob die Feier vom Arbeitgeber, Betriebsrat oder Personalrat durchgeführt wird, ist für die steuerliche Beurteilung unerheblich. Eine Betriebsveranstaltung liegt aber nur vor, wenn sich der Teilnehmerkreis überwiegend aus Betriebsangehörigen, deren Begleitpersonen und gegebenenfalls Leiharbeitnehmern oder Arbeitnehmern anderer Unternehmen im Konzernverbund zusammensetzt (BMF 14.10.15, a. a. O., Tz. 1).
Zwischenresümee: Das geplante Sommerfest der XY-GmbH ist eindeutig als Betriebsveranstaltung zu klassifizieren.
2.2 Lohnsteuerliche Besonderheiten
Grundsätzlich sind Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung von den Arbeitnehmern als Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit zu versteuern. Für bis zu 2 Betriebsveranstaltungen im Jahr gilt jedoch ein Freibetrag von je 110 EUR pro Arbeitnehmer (§ 19 Abs. 1 Nr. 1a S. 3 f. EStG).
MERKE | Die Grenze von 2 Veranstaltungen pro Jahr gilt arbeitnehmerbezogen. Es kommt also darauf an, an wie vielen Betriebsveranstaltungen der einzelne Arbeitnehmer teilgenommen hat (vgl. BMF 14.10.15, a. a. O., Tz. 4c). Aus steuerlicher Sicht sollte die XY-GmbH in 2018 somit neben dem Sommerfest maximal eine weitere betriebliche Feier (z. B. Weihnachtsfeier) veranstalten. |
Um zu überprüfen, ob der Betrag von 110 EUR überschritten wurde, sind zunächst alle Aufwendungen des Arbeitgebers (einschließlich Umsatzsteuer) in die Gesamtkosten einzubeziehen. Auch die Kosten für den äußeren Rahmen der Veranstaltung (z. B. für Räume, Beleuchtung oder Eventmanager) sind zu berücksichtigen (zu weiteren typischen Gesamtkostenbestandteilen vgl. BMF 14.10.15, a. a. O., Tz. 2).
Beachten Sie | Nicht einzubeziehen sind hingegen die „rechnerischen Selbstkosten“ des Arbeitgebers (z. B. anteilige Personalkosten für die Organisation der Feier).
Die Gesamtkosten sind anschließend durch die Anzahl aller anwesenden (!) Teilnehmer (inkl. minderjähriger Kinder) zu dividieren. Wie viele Personen eingeladen wurden oder zugesagt haben, ist für die Berechnung ohne Bedeutung (BMF 7.12.16, IV C 5 - S 2332/15/10001). Der auf Begleitpersonen des Arbeitnehmers entfallende Kostenanteil ist dem Arbeitnehmer bei der Berechnung des Freibetrags als eigener Vorteil zuzurechnen (§ 19 Abs. 1 Nr. 1a S. 5 EStG).
PRAXISTIPP | Nimmt ein Arbeitnehmer an mehr als 2 Betriebsveranstaltungen pro Jahr teil oder wird der Betrag von 110 EUR überschritten, muss grundsätzlich eine individuelle Lohnversteuerung erfolgen. Arbeitgeber können den Vorteil jedoch auch nach § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 EStG pauschal versteuern.
Der Pauschsteuersatz beträgt 25 % zuzüglich Solidaritätszuschlag und pauschaler Kirchensteuer. Entscheidet sich der Arbeitgeber für eine pauschale Versteuerung, fallen keine Sozialversicherungsbeiträge an (§ 1 Abs. 1 S. 1 Nr. 3 SvEV). |
2.3 Umsatzsteuerliche Auswirkungen
Die ab 2015 vorzunehmende lohnsteuerliche Aufteilung in einen steuerpflichtigen und einen -freien Teil gilt nicht für Umsatzsteuerzwecke (BMF 19.4.16, III C 2 - S 7109/15/10001). Somit ist umsatzsteuerlich nach wie vor die 110 EUR-Freigrenze maßgebend. Wird diese nicht überschritten, ist der Unternehmer dem Grunde nach zum Vorsteuerabzug berechtigt, ohne dass eine umsatzsteuerpflichtige „Entnahmebesteuerung“ erfolgt.
Beachten Sie | Wird der Betrag von 110 EUR überschritten, besteht kein Anspruch auf Vorsteuerabzug, sofern die Verwendung bereits bei Leistungsbezug beabsichtigt ist. Dementsprechend unterbleibt aber auch eine Wertabgabenbesteuerung (vgl. A 15.15 Abs. 2 Beispiel 3 UStAE).
2.4 Vergleichsberechnung für die XY-GmbH
Die XY-GmbH hat sich noch nicht entschieden, ob sie ein reines Mitarbeiterfest oder ein Familienfest veranstalten möchte. Die möglichen steuerlichen Auswirkungen beider Veranstaltungsformen werden nachfolgend gegenübergestellt.
2.4.1 Reines Mitarbeiterfest
Annahme: Die XY-GmbH richtet ein reines Mitarbeiterfest aus. 200 Arbeitnehmer nehmen teil. Die Kosten setzen sich wie folgt zusammen:
| |||
Netto | USt | Brutto | |
Miete Veranstaltungsraum | 450,00 EUR | 85,50 EUR | 535,50 EUR |
Dekoration | 250,00 EUR | 47,50 EUR | 297,50 EUR |
Partyservice (inkl. Zubereitung und Bewirtung) |
2.400,00 EUR |
456,00 EUR |
2.856,00 EUR |
Getränke (alkoholisch/nicht alkoholisch) |
1.400,00 EUR |
266,00 EUR |
1.666,00 EUR |
Band | 2.000,00 EUR | 380,00 EUR | 2.380,00 EUR |
Bedienungspersonal | 600,00 EUR | 114,00 EUR | 714,00 EUR |
Summe | 7.100,00 EUR | 1.349,00 EUR | 8.449,00 EUR |
Teilnehmer | 200 | ||
Kosten pro Teilnehmer (= Kosten pro Mitarbeiter) | 42,25 EUR | ||
Da die Zuwendungen den Freibetrag von 110 EUR je Mitarbeiter nicht übersteigen, würde keine (pauschale) Lohnsteuer anfallen. Auch die Vorsteuer könnte vollständig geltend gemacht werden.
2.4.2 Sommerfest mit Partnern und Kindern
Annahme: Die XY-GmbH richtet ein Familienfest aus. 200 Arbeitnehmer, 120 Partner sowie 150 Kinder nehmen teil. Die Kosten setzen sich wie folgt zusammen:
| |||
Netto | USt | Brutto | |
Miete Veranstaltungsraum | 450,00 EUR | 85,50 EUR | 535,50 EUR |
Dekoration | 250,00 EUR | 47,50 EUR | 297,50 EUR |
Partyservice (inkl. Zubereitung und Bewirtung) |
5.000,00 EUR |
950,00 EUR |
5.950,00 EUR |
Getränke (alkoholisch/nicht alkoholisch) |
3.000,00 EUR |
570,00 EUR |
3.570,00 EUR |
Band | 2.000,00 EUR | 380,00 EUR | 2.380,00 EUR |
Bedienungspersonal | 600,00 EUR | 114,00 EUR | 714,00 EUR |
Kinderanimation (Schminken, Zauberer) |
1.000,00 EUR |
190,00 EUR |
1.190,00 EUR |
Summe | 12.300,00 EUR | 2.337,00 EUR | 14.637,00 EUR |
Teilnehmer (200 Mitarbeiter, 120 Partner, 150 Kinder) | 470 | ||
Kosten pro Teilnehmer | 31,14 EUR | ||
Es empfiehlt sich, die Mitarbeiter zunächst nach der Anzahl der ihnen zuzuordnenden Teilnehmer zu gruppieren. Je Gruppe kann dann überprüft werden, ob der Betrag von 110 EUR überschritten wird:
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Anzahl MA | Pers. je MA | Kosten je MA | zu versteuern je MA | zu versteuern gesamt | |
ohne Begleitung | 80 | 1 | 31,14 EUR | 0 EUR | 0 EUR |
mit Partner | 20 | 2 | 62,28 EUR | 0 EUR | 0 EUR |
mit Partner, 1 Kind | 50 | 3 | 93,42 EUR | 0 EUR | 0 EUR |
mit Partner, 2 Kinder | 50 | 4 | 124,56 EUR | 14,56 EUR | 728,00 EUR |
Summe | 200 | 728,00 EUR | |||
Nutzt die XY-GmbH die Pauschalierung nach § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 EStG, dann ergeben sich folgende Kosten:
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Bemessungsgrundlage für die pauschale Lohnsteuer | 728,00 EUR |
pauschale Lohnsteuer (25 %) | 182,00 EUR |
Solidaritätszuschlag (5,5 %) | 10,01 EUR |
pauschale Kirchensteuer NRW (7 %) | 12,74 EUR |
Kosten für die pauschale Lohnversteuerung | 204,75 EUR |
Da bei 25 % der Mitarbeiter die Grenze von 110 EUR überschritten wird, entfällt der Vorsteuerabzug i. H. von 584,25 EUR (2.337 EUR × 25 %).
FAZIT | Steuerlich wäre ein reines Mitarbeiterfest günstiger, da keine zusätzlichen Kosten von 789,00 EUR (204,75 EUR LSt und 584,25 EUR USt) anfallen würden. |
