· Fachbeitrag · Elektromobilität
E-Dienstwagen zu Hause laden: Stromkosten als steuerfreien Auslagenersatz erstatten
von Dipl.-Finanzwirt Marvin Gummels, Hage
| Lädt der Arbeitnehmer seinen E-Dienstwagen bei sich zu Hause, hat der Arbeitgeber zwei Möglichkeiten, dem Arbeitnehmer die entsprechenden Stromkosten lohnsteuer- und beitragsfrei zu erstatten: Die eine Möglichkeit ist der Ersatz in Form von Pauschalen, die andere Möglichkeit ist die Erstattung der selbst getragenen nachgewiesenen tatsächlichen Ladekosten. Gerade bei der Erstattung der selbst getragenen tatsächlichen Ladekosten steckt aber der Teufel im Detail. LGP klärt auf. |
Ladestrom als steuerfreier Auslagenersatz
Lädt der Arbeitnehmer den E-Dienstwagen zu Hause, ist er zunächst mit den Kosten für den Ladestrom belastet. Da es sich jedoch um ein Fahrzeug des Arbeitgebers handelt, das dem Arbeitnehmer lediglich zur privaten Nutzung überlassen wurde, kann der Arbeitgeber die Kosten im Wege des Auslagenersatzes nach § 3 Nr. 50 EStG steuerfrei und nach § 1 SvEV beitragsfrei erstatten. Da die Erstattung mangels Leistungsaustauschs auch nicht der Umsatzsteuer unterliegt, kommt der Betrag in voller Höhe beim Arbeitnehmer an.
Pauschale Erstattung in Höhe von Monatspauschalen
Pauschaler Auslagenersatz führt regelmäßig zu steuer- und beitragspflichtigem Arbeitslohn (BFH, Urteil vom 10.06.1966, Az. VI 261/64). Aus Vereinfachungsgründen lässt es die Finanzverwaltung aber zu, den betrieblichen Nutzungsanteil der Stromkosten mit lohnsteuerlichen Pauschalen anzusetzen (BMF, Schreiben vom 29.09.2020, Az. IV C 5 ‒ S 2334/19/10009 :004, Rz. 24, Abruf-Nr. 218087). Bei der Höhe der Pauschale kommt es darauf an, ob es sich um ein Elektro- oder um ein Hybridelektrofahrzeug handelt und ob der Arbeitnehmer zusätzlich auch eine Lademöglichkeit beim Arbeitgeber hat. Danach ergeben sich folgende Werte:
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Monatlicher pauschaler Auslagenersatz … | … mit zusätzlicher Lademöglichkeit bei AG | … ohne zusätzliche Lademöglichkeit bei AG |
Elektrofahrzeuge | 30 Euro pro Monat | 70 Euro pro Monat |
Hybridelektrofahrzeuge | 15 Euro pro Monat | 35 Euro pro Monat |
Wichtig | Als zusätzliche Lademöglichkeit beim Arbeitgeber gilt jeder zum unentgeltlichen oder verbilligten Aufladen des E-Dienstwagens geeigneter Stromanschluss an einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung des lohnsteuerlichen Arbeitgebers. Dem gleichgestellt ist eine dem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber unentgeltlich oder verbilligt zur Verfügung gestellte Stromtankkarte zum Aufladen des E-Dienstwagens bei einem Dritten.
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A lädt seinen E-Dienstwagen üblicherweise bei seinem Arbeitgeber und am Wochenende an seiner privaten Wallbox.
Lösung: Der Arbeitgeber kann eine monatliche Pauschale von 30 Euro steuer- und beitragsfrei erstatten, weil das Fahrzeug auch beim Arbeitgeber geladen werden kann. Das gilt selbst dann, wenn sich der bei A für den Ladevorgang verbrauchte Strom z. B. nur auf monatlich fünf Euro belaufen sollte. |
Erstattung der selbst getragenen tatsächlichen Ladekosten
Alternativ kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Kosten für jeden Ladevorgang im Haushalt des Arbeitnehmers im Einzelnen erstatten. Für den steuer- und beitragsfreien Auslagenersatz setzt das voraus, dass die tatsächlichen Kosten anhand von Belegen nachgewiesen werden (R 3.50 Abs. 1 LStR).
Das bedeutet für den Arbeitnehmer einiges an Aufwand. Er muss
- durch einen gesonderten Stromzähler (stationär, mobil oder in der Wallbox integriert) genau aufzeichnen, wie viele kWh Strom er von seinem privaten Stromanschluss tatsächlich für den E-Dienstwagen verwendet hat,
- aufzeichnen und belegen, wie hoch seine individuellen Stromkosten pro kWh sind; dazu muss er die Preise des Versorgers aktuell halten, besonders vor jedem Ladevorgang, und
- beides seinem Arbeitgeber mitteilen, damit dieser den verbrauchten Ladestrom steuer- und beitragsfrei erstatten kann.
Erstattung des Arbeitspreises
Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer den reinen Arbeitspreis je kWh lt. Strombelieferungsvertrag für die tatsächliche Stromlademenge beim Laden des E-Dienstwagens erstatten.
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A lädt seinen E-Dienstwagen auch zu Hause. Die Wallbox verfügt über einen integrierten Stromzähler mit MID-Zertifizierung. Im Juni 2023 wurden für Ladevorgänge 75 kWh Strom verbraucht. Die individuellen Stromkosten von A belaufen sich auf 37 Cent je kWh (Arbeitspreis lt. Strombelieferungsvertrag).
Lösung: Der Arbeitgeber kann A für Juni 2023 einen Betrag von 27,75 Euro steuer- und beitragsfrei erstatten (75 kWh x 37 Cent). |
Wichtig | Diesen Nachweis über die tatsächlich entstandenen Stromkosten muss der Arbeitnehmer für jeden einzelnen Monat führen, für den der Arbeitgeber die Stromkosten erstatten soll. Zwar ist es bei der Erstattung von beruflich veranlassten Telefonkosten gemäß R 3.50 Abs. 2 S. 5 LStR zur Vereinfachung zulässig, dass der Arbeitnehmer anstelle des tatsächlichen Einzelnachweises einen monatlichen Durchschnittsbetrag, der sich aus den Einzelbeträgen für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten ergibt, ermittelt und sich vom Arbeitgeber erstatten lässt. Eine vergleichbare Regelung fehlt aber derzeit für die Erstattung von Stromkosten, sodass hier kein repräsentativer Zeitraum zugrunde gelegt werden kann. Möchten Arbeitgeber dennoch einen Durchschnittsbetrag gemessen an einem repräsentativen Zeitraum erstatten, empfiehlt es sich, dieses Vorgehen zuvor durch eine Anrufungsauskunft i. S. v. § 42e EStG abzusichern.
Sollte der individuelle Strompreis tagesaktuellen Schwankungen unterliegen, würde das bedeuten, dass für jeden Tag der jeweilige Strompreis sowie die verbrauchte Strommenge aufgezeichnet werden müssten. Da die Schwankungen von Tag zu Tag jedoch verhältnismäßig gering ausfallen, spricht aus Sicht des Autors nichts dagegen, hier zur Vereinfachung anstelle einer Tages- eine Monatsbetrachtung durchzuführen. Der im jeweiligen Monat verbrauchte Strom wird dann mit dem durchschnittlichen Strompreis des jeweiligen Monats multipliziert und es ergibt sich der Erstattungsbetrag für den jeweiligen Monat. Auch hier empfiehlt es sich jedoch, vorab eine Anrufungsauskunft im Sinne des § 42e EStG zu stellen.
Anteilige Erstattung der Grundgebühren
Viele Arbeitnehmer möchten neben dem Arbeitspreis auch die anteiligen Grundgebühren für den Strombelieferungsvertrag erstattet bekommen. Da die Grundgebühren jedoch anteilig auf sämtlichen bezogenen Strom entfallen, kann nur insoweit eine steuer- und beitragsfreie Erstattung vorgenommen werden, wie die Grundgebühr auf den in der Wallbox verbrauchten Strom entfällt.
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A teilt seinem Arbeitgeber mit, dass sich der Grundpreis seines Stromvertrags auf monatlich 15 Euro beläuft. Im Juni 2023 hat er insgesamt 300 kWh Strom verbraucht (davon 75 kWh für den E-Dienstwagen).
Lösung: Der Arbeitgeber kann von dem Grundpreis monatlich 3,75 Euro steuer- und beitragsfrei erstatten (15 Euro : 300 kWh x 75 kWh). |
Anteilige Erstattung der Kosten für PV-Anlagen
In der Praxis möchten Arbeitnehmer auch die anteiligen Kosten für ihre PV-Anlagen erstattet bekommen. Hier stellt sich die Problematik, dass für den in der PV-Anlage erzeugten und für den E-Dienstwagen verbrauchten Strom keine Bezugskosten existieren. Deshalb kann der Arbeitgeber in diesem Fall lediglich die Kosten steuer- und beitragsfrei erstatten, die der Arbeitnehmer für den in der PV-Anlage erzeugten Strom aufwenden musste.
Maßgebend sind also die durchschnittlichen Erzeugungskosten je kWh. Da die Finanzverwaltung zur Vereinfachung bereits an zahlreichen anderen Stellen gestattet, dass davon ausgegangen werden kann, dass je installierter Leistung von einem kWp pauschal 1.000 kWh Strom pro Jahr erzeugt werden können, ist die Berechnung des Erstattungsbetrags verhältnismäßig einfach:
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A betreibt eine PV-Anlage mit fünf kWp. Die Installationskosten betrugen 20.000 Euro (jährliche AfA fünf Prozent, also 1.000 Euro) und die weiteren laufend anfallenden Aufwendungen jährlich 200 Euro (Kontoführung, Versicherung etc.).
Lösung: Die durchschnittlichen Erzeugungskosten belaufen sich auf 24 Cent je kWh Strom, sodass der Arbeitgeber diesen Betrag für jede für den E-Dienstwagen verbrauchte und von der PV-Anlage erzeugte kWh Strom steuer- und beitragsfrei erstatten kann (Berechnung: 1.000 Euro + 200 Euro = 1.200 Euro Jahreskosten; 5 kWp x 1.000 = 5.000 kWh Jahreserzeugung; 1.200 Euro Jahreskosten : 5.000 kWh Jahreserzeugung = 24 Cent je kWh). |
Sondersituation: Erstattung und Strompreisbremse
Seit Januar 2023 gilt die Strompreisbremse, sodass der Strompreis für 80 Prozent des Vorjahresverbrauchs auf 40 Cent je kWh gedeckelt ist. Macht ein Arbeitnehmer gegenüber dem Arbeitgeber deshalb höhere Strombezugskosten als 40 Cent je kWh geltend, ist die Strompreisbremse zu beachten.
Das erfordert, dass der Arbeitgeber zunächst seine steuer- und beitragsfreien Erstattungen auf 40 Cent je kWh begrenzt. Weist der Arbeitnehmer nach erfolgter Abrechnung des Stromversorgers über den tatsächlich bezogenen Strom und die Begrenzung der Bezugskosten durch die Strompreisbremse nach, wie groß der prozentuale Anteil an der Gesamtbezugsmenge war, für welchen die Strompreisbremse nicht griff, kann der Arbeitgeber diesen prozentualen Anteil rückwirkend mit höheren Kosten als 40 Cent erstatten.
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Arbeitnehmer A hat im Jahr 2023 insgesamt 1.000 kWh Strom für den E-Dienstwagen verbraucht. Sein regulärer Strompreis beträgt 50 Cent je kWh. Aus der Abrechnung des Stromanbieters für 2023 ist ersichtlich, dass A insgesamt im Jahr 2023 5.000 kWh Strom bezogen hat. Davon 3.800 kWh aufgrund der Strompreisbremse mit jeweils 40 Cent und 1.200 kWh mit jeweils 50 Cent.
Lösung: Der Arbeitgeber erstattet im laufenden Jahr 2023 400 Euro steuer- und beitragsfrei (1.000 kWh Strom x 40 Cent). Nach Vorlage der Endabrechnung des Stromanbieters kann der Arbeitgeber nochmals 24 Euro für 2023 steuer- und beitragsfrei erstatten. Grund: Für 1.200 kWh und mithin 24 Prozent der insgesamt bezogenen Strommenge galt ein Bezugspreis von 50 Cent. Der Arbeitgeber hat bisher nur 40 Cent erstattet, sodass für 24 Prozent der geleisteten Erstattungen rückwirkend noch der Zuschlag von zehn Cent zu gewähren ist (1.000 kWh x 24 % x 10 Cent). |
PRAXISTIPP | Der Arbeitgeber kann von Monat zu Monat zwischen der Erstattung der im Einzelnen nachgewiesenen Kosten für den Ladestrom und der Pauschale wechseln. Idealerweise nimmt er eine Vergleichsberechnung vor und erstattet dem Arbeitnehmer den höheren Betrag steuer- und beitragsfrei. |
