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  • ·Fachbeitrag ·Arbeitgeberleistungen

    Zweitwohnung eines Arbeitnehmers - diese Aufwendungen können Arbeitgeber ersetzen

    | Müssen Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen neben ihrer (Familien-)Wohnung eine zweite Wohnung am Beschäftigungsort beziehen, können sie die damit zusammenhängenden Aufwendungen im Rahmen ihrer Einkommensteuererklärung als Werbungskosten abziehen - oder der Arbeitgeber kann sie steuerfrei erstatten. Zuletzt hat der BFH mehrere strittige Fragen rund um die doppelte Haushaltsführung zugunsten der Arbeitnehmer entschieden. Das eröffnet Arbeitgebern weitere Spielräume, Aufwendungen im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung steuerfrei zu erstatten. |

    Voraussetzungen des doppelten Haushalts

    Damit der doppelte Haushalt des Arbeitnehmers steuerlich anerkannt wird, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 EStG):

     

    1. Berufliche Veranlassung

    Der Arbeitnehmer muss die Zweitwohnung aus beruflichen Gründen beziehen. Das ist immer dann der Fall, wenn er den Zweithaushalt nutzt, um von dort seinen Arbeitsplatz aufzusuchen. Eine doppelte Haushaltsführung ist auch beruflich veranlasst, wenn der Arbeitnehmer seine Familienwohnung vom Beschäftigungsort wegverlegt und dann für die bisherige (oder auch eine neue kleinere) Wohnung am Beschäftigungsort eine doppelte Haushaltsführung geltend macht. Entscheidend ist allein, dass er aus beruflichen Gründen eine zweite Wohnung unterhält. Es kommt nicht mehr darauf an, warum der Arbeitnehmer umzieht (BFH, Urteile vom 5.3.2009, Az. VI R 58/06 und VI R 23/07; Abruf-Nrn. 091788 und 091789).

     

    • Beispiel

    Arbeitnehmer A lebt und arbeitet mit seiner Frau in Hamburg. Nach der Geburt des ersten gemeinsamen Kindes kauft das Ehepaar ein kleines Haus in Berlin (dort wohnen auch die Eltern von A) und verlegt den Familienwohnsitz dorthin. A arbeitet weiter in Hamburg und wohnt dort von Montag bis Freitag. Seine Frau wohnt die ganze Zeit mit dem Kind in Berlin. Später trennt sich A von seiner Frau und zieht in Berlin zu seiner neuen Lebensgefährtin. Arbeitet A weiter in Hamburg, liegt die ganze Zeit über eine beruflich veranlasste doppelte Haushaltsführung vor.

    2. Eigener Hausstand und Lebensmittelpunkt

    Die Finanzverwaltung verlangt, dass am Wohnort des Arbeitnehmers der Mittelpunkt seiner Lebensinteressen liegt und er dort einen eigenen Hausstand unterhält. Weitere Voraussetzung ist, dass der eigene Hausstand nicht nur gelegentlich aufgesucht wird. Der Mittelpunkt der Lebensinteressen befindet sich bei einem verheirateten Arbeitnehmer regelmäßig am Familienwohnsitz und bei ledigen Mitarbeitern dort, wo die persönlichen Beziehungen bestehen. Die persönlichen Beziehungen finden ihren Ausdruck besonders in Bindungen an Personen, wie Lebenspartner, Eltern und Freundeskreis.

     

    Unterhalten Ehepartner zwei Wohnungen, weil sie an verschiedenen Orten arbeiten, können sie eine zur Familienwohnung bestimmen. Der andere Partner kann dann eine doppelte Haushaltsführung geltend machen. Verlagert sich später der Lebensmittelpunkt hin zur anderen Wohnung, ist die Zuordnung änderbar, und der andere Partner macht die doppelte Haushaltsführung geltend (BFH, Urteil vom 30.10.2008, Az. VI R 10/07; Abruf-Nr. 090368).

     

    PRAXISHINWEIS | Bei verheirateten Arbeitnehmern mit der Lohnsteuerklasse III, IV oder V kann der Arbeitgeber ohne weitere Prüfung davon ausgehen, dass sie einen eigenen Hausstand unterhalten. Bei ledigen Arbeitnehmern (Lohnsteuerklasse I oder II) muss er sich schriftlich bestätigen lassen, dass sie neben der Wohnung am Beschäftigungsort einen eigenen Hausstand unterhalten. Die Erklärung ist als Beleg zum Lohnkonto aufzubewahren (R 9.11 Abs. 10 Satz 5 LStR).

    Beachten Sie | Allerdings will das Finanzamt, dass der verheiratete Arbeitnehmer mindestens sechsmal im Jahr nach Hause fährt. Ist die Entfernung sehr groß (Ausland), kann auch eine Heimfahrt im Jahr oder bei Ländern in Übersee alle zwei Jahre genügen (R 9.11 Abs. 3 Satz 5 und 6 LStR).

     

    Auch nicht verheiratete Arbeitnehmer können eine doppelte Haushaltsführung geltend machen. Sie müssen dem Finanzamt aber nachweisen, dass ihr Lebensmittelpunkt am Wohnort liegt. Je länger die doppelte Haushaltsführung bei nicht verheirateten Arbeitnehmern dauert, desto genauer schaut der Finanzbeamte oder der Außenprüfer beim Lebensmittelpunkt hin. Denn insbesondere bei Nichtverheirateten besteht die Gefahr, dass sich der Lebensmittelpunktn zum neuen Zweitwohnsitz verlagert, weil dort neue, gegebenenfalls stärkere persönliche Beziehungen entstehen. Deshalb sollten die persönlichen Lebensumstände regelmäßig überprüft werden. Das fordert auch der BFH. Folgende Kriterien sollen dabei nach Ansicht des BFH eine Rolle spielen (BFH, Urteil vom 9.8.2007, Az. VI R 10/06; Abruf-Nr. 072794):

     

    • Wie oft und wie lange hält sich der Arbeitnehmer in den Wohnungen auf?
    • Wie sind beide Wohnungen ausgestattet und wie groß sind sie?
    • Wie weit sind die Wohnungen voneinander entfernt?
    • Zu welchem Wohnort bestehen engere persönliche Beziehungen?

     

    PRAXISHINWEIS | Die genannten Kriterien sind in einer Gesamtschau zu bewerten. Punkten können nicht verheiratete Arbeitnehmer vor allem mit engen Beziehungen zum Wohnort (Verwandte, Freunde oder Verlobte vor Ort; aktive Vereinszugehörigkeit).

    Der Arbeitnehmer benötigt an seinem bisherigen Wohnort weiter eine eigene Wohnung, in der er den Haushalt aktiv mitgestalten kann. Diese Wohnung muss aus eigenem Recht, zum Beispiel als Eigentümer oder als Mieter genutzt werden, wobei auch ein gemeinsames oder abgeleitetes Nutzungsrecht (zum Beispiel zusammen mit dem Lebenspartner) ausreicht. Das „Unterhalten“ eines eigenen Hausstands setzt eine persönliche und auch eine finanzielle Mitwirkung an der Haushaltsführung auf eigene Kosten voraus. Das bloße Mitwohnen in einem fremden Haushalt (zum Beispiel bei den Eltern) reicht nicht.

     

    PRAXISHINWEISE |  

    • Auch ohne unmittelbare Kostenbeteiligung, etwa bei unentgeltlicher Überlassung der Wohnung durch die Eltern, kann ein eigener Hausstand begründet werden, wenn sich der Arbeitnehmer aus eigenen Mitteln an der Haushaltsführung beteiligt (BFH, Urteil vom 14.6.2007, Az. VI R 60/05; Abruf-Nr. 072911).
    • Bei der Frage, ob in einer Wohnung der Eltern ein eigener Hausstand unterhalten wird, sind neben Größe, Einrichtung und Ausstattung der Wohnung auch die persönlichen Lebensumstände, Alter und Personenstand zu berücksichtigen. So ist bei einem jungen Arbeitnehmer, der nach dem Schulabschluss unmittelbar eine Ausbildung begonnen hat, in der Regel davon auszugehen, dass er in den Haushalt seiner Eltern eingegliedert ist, selbst wenn er dort eigene Räume zur Verfügung hat. Hatte der Arbeitnehmer dagegen schon zuvor, etwa im Rahmen einer Partnerschaft oder Ehe andernorts, einen eigenen Hausstand, kann unterstellt werden, dass er einen solchen auch später in der Wohnung im Haus seiner Eltern führt (BFH, Urteil vom 28.3.2012, Az. VI R 87/10; Abruf-Nr. 121582).

    3. Zweitwohnung am Beschäftigungsort

    Eine doppelte Haushaltsführung kann nur am Beschäftigungsort, das ist der Ort der regelmäßigen Arbeitsstätte begründet werden. Führt der Arbeitnehmer eine berufliche Auswärtstätigkeit durch, die nach aktuellen Reisekostengrundsätzen durchaus längere Zeit andauern kann, handelt es sich nicht um die Begründung eines doppelten Haushalts. In der Praxis tritt dieser Fall häufig bei im Voraus zeitlich befristeten vorübergehende Abordnungen ein.

     

    Bei der Zweitwohnung kann es sich um eine Eigentums- oder Mietwohnung, ein möbliertes Zimmer, ein Hotelzimmer oder eine Gemeinschaftsunterkunft handeln. Selbst ein Zweithaushalt in einer Wohngemeinschaft ist möglich (BFH, Urteil vom 28.3.2012, Az. VI R 25/11; Abruf-Nr. 122203). Die Aufwendungen dafür muss der Arbeitnehmer durch geeignete Unterlagen nachweisen, zum Beispiel Kopie des Mietvertrags oder der Hotelrechnung.

     

    PRAXISHINWEIS | Die Zweitwohnung muss nicht direkt am Beschäftigungsort liegen, auch eine Wohnung im Einzugsbereich wird anerkannt. Der BFH hat sogar eine doppelte Haushaltsführung bejaht, obwohl die Entfernung zwischen Zweitwohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte rund 140 km betrug. Die Arbeitnehmerin benötigte für die tägliche Zugfahrt mit dem ICE eine Stunde - das sei angesichts steigender Mobilitätsanforderungen noch vertretbar. Darüber hinaus lag der Betriebssitz zunächst am Ort der Zweitwohnung und wurde erst später rund 140 km wegverlegt (BFH, Urteil vom 19.4.2012, Az. VI R 59/11; Abruf-Nr. 122144).

    Diese Aufwendungen können steuerfrei ersetzt werden

    Der Arbeitgeber darf maximal die Aufwendungen steuerfrei erstatten, die der Arbeitnehmer als Werbungskosten im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung geltend machen kann (§ 3 Nr. 16 EStG). In der Praxis wird der Arbeitgeber in erster Linie die nachfolgenden Aufwendungen ersetzen.

     

    1. Umzugskosten

    Der Arbeitgeber kann die Kosten für den Umzug von Einrichtungsgegenständen aus der Familienwohnung in die Zweitwohnung steuerfrei erstatten. Entsprechendes gilt beim Wechsel einer doppelten Haushaltsführung. Der Arbeitnehmer muss die Aufwendungen aber im Einzelnen nachweisen.

     

    Beachten Sie | Die Pauschalen nach dem Bundesumzugskostengesetz für die sonstigen Umzugskosten gibt es bei einem Umzug im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung nicht (R 9.11 Abs. 9 LStR).

     

    2. Notwendige Kosten für Zweitwohnung

    Mietkosten kann der Arbeitgeber nur insoweit steuerfrei erstatten, wie sie die ortsübliche Miete einer 60 qm-Wohnung mit durchschnittlichem Wohnstandard am Beschäftigungsort nicht überschreiten. Der Durchschnittsmietzins am Beschäftigungsort ist auch dann maßgebend, wenn der Mitarbeiter in der näheren Umgebung des Beschäftigungsorts wohnt.

     

    Der Durchschnittsmietzins setzt sich aus der Nettokaltmiete (laut örtlichen Mietspiegel) zuzüglich Betriebskosten je Quadratmeter für eine 60 qm-Wohnung am Beschäftigungsort zusammen. Dasselbe gilt, wenn der Arbeitnehmer sich eine Wohnung am Beschäftigungsort kauft: Die Finanzierungs- sowie die laufenden Grundstückskosten kann der Arbeitgeber nur bis zur Höhe der Miete für eine 60-qm-Wohnung steuerfrei erstatten.

     

    Beachten Sie | Von der Wohnungsgröße unabhängige Nebenkosten wie Strom, Wasser oder Müllabfuhr können in voller Höhe erstattet werden, von der Wohnungsgröße abhängige Nebenkosten (zum Beispiel Heizung) nur anteilig. Ebenso ist eine für die Wohnung am Beschäftigungsort zu entrichtende Zweitwohnungssteuer (anteilig) erstattungsfähig (R 9.11 Absatz 8 Satz 2 LStR).

     

    PRAXISHINWEIS | Anstelle der tatsächlichen (nachgewiesenen) Aufwendungen kann der Arbeitgeber auch Pauschalen für die Übernachtungskosten zahlen; in den ersten drei Monaten 20 Euro pro Übernachtung, danach 5 Euro.

    Von der Finanzverwaltung werden auch Maklerkosten für die Anmietung der Zweitwohnung am Beschäftigungsort als beruflich bedingt angesehen und können gegen Nachweis steuerfrei erstattet werden. Nicht dagegen erstattungsfähig sind Maklergebühren für den Kauf einer Zweitwohnung.

     

    Daneben kann der Arbeitgeber die Kosten für die notwendige Möblierung der Zweitwohnung steuerfrei bezuschussen. Der Art und Höhe nach steuerfrei ist eine einfache Zimmer- oder Wohnungsausstattung, die ein Alleinlebender unbedingt zum Wohnen braucht. Dazu zählen zum Beispiel Geschirr, Lampen, Gardinen, Bett, Bettzeug, Tisch, Stühle, Teppich, Herd, Spüle (keine Spülmaschine), Kühlschrank, Kleider- und Küchenschrank. Für eine steuerfreie Erstattung sind die Kosten der Möblierung mit Beleg nachzuweisen.

     

    3. Verpflegungsmehraufwendungen

    In den ersten drei Monaten der doppelten Haushaltsführung kann der Arbeitgeber die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand für jeden Tag steuerfrei zahlen. Maßgebend ist die Abwesenheit von der Familienwohnung (Abwesenheit von 8/14/24 Stunden: 6/12/24 Euro). Ab dem vierten Monat können keine steuerfreien Pauschalen mehr gezahlt werden. Geht der doppelten Haushaltsführung eine vorübergehende Auswärtstätigkeit (Dienstreise) am selben Ort voraus, ist diese Zeit auf den Drei-Monats-Zeitraum anzurechnen.

     

    PRAXISHINWEISE | Die „Drei-Monats-Frist“ ist rechtens (BFH, Urteil vom 8.7.2010, Az. VI R 10/08; Abruf-Nr. 103638). Sie beginnt erneut, wenn nach einer längeren Unterbrechung in derselben Zweitwohnung erneut eine doppelte Haushaltsführung begründet wird. Für den Neubeginn ist nur erforderlich, dass die vorherige doppelte Haushaltsführung beendet wurde. Das heißt: Der Arbeitnehmer muss eine Mietwohnung gekündigt haben bzw. aus einer Eigentumswohnung ausgezogen sein. Es ist aber nicht erforderlich, dass er die Wohnung weitervermietet oder verkauft (BFH, Urteil vom 8.7.2010, Az. VI R 15/09; Abruf-Nr. 103458).

    Bekommt der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber eine Unterkunft kostenlos zur Verfügung gestellt, bleibt dieser Sachbezug im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung für den Arbeitnehmer steuerfrei (R 9.11 Abs. 10 Nr. 3 LStR).

     

    • Beispiel

    Der Hotelfachangestellte A arbeitet in den Monaten Juni bis September 2012 in einem Hotel in Oberstdorf. Seine Ehefrau wohnt weiter in Stuttgart. Neben seinem Barlohn erhält A freie Unterkunft und Verpflegung im Hotel.

    Ergebnis: Weil es sich um eine doppelte Haushaltsführung handelt, bleibt die unentgeltlich gewährte Unterkunft in den vier Monaten steuerfrei. Wird der Sachbezug zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn geleistet, ist dies auch sozialversicherungsfrei. Für die kostenlose Verpflegung muss A täglich den Sachbezugswert von 7,30 Euro als Arbeitslohn versteuern. Für Juni bis August kann ihm der Arbeitgeber die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand steuerfrei zahlen.

    4. Fahrtkosten

    Für eine wöchentlich tatsächlich durchgeführte Familienheimfahrt zum Familienwohnsitz kann der Arbeitgeber die Entfernungspauschale von 0,30 Euro je Entfernungskilometer (nicht tatsächlich gefahrene Kilometer) steuerfrei zahlen. Das gilt auch, wenn der Arbeitnehmer mit öffentlichen Verkehrsmitteln fährt. Fahrtkosten für einen Gegenbesuch des Lebens-/Ehepartners sind nur steuerfrei ersattungsfähig, wenn der Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen an der Heimfahrt gehindert ist, etwa weil er am Wochenende arbeiten muss (BFH, Beschluss vom 2.2.2011, Az. VI R 15/10; Abruf-Nr. 111070).

     

    Wichtig | Der Arbeitgeber kann die Aufwendungen in voller Höhe erstatten. Bei den Familienheimfahrten gilt - anders als bei Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte - der Höchstbetrag von 4.500 Euro nicht.

     

    PRAXISHINWEISE |  

    • Mit einer Fahrgemeinschaft lässt sich richtig Geld sparen. Denn selbst wenn der Arbeitnehmer nur bei einem Kollegen mitfährt, kann der Arbeitgeber ihm die volle Entfernungspauschale zahlen.
    • Fährt der Arbeitnehmer mehrmals pro Woche nach Hause, kann es sich für ihn lohnen, auf die doppelte Haushaltsführung zu verzichten und die Heimfahrten als Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zu behandeln. Für die steuerfreie Erstattung des Arbeitgebers spielt dies keine Rolle. Der Arbeitgeber kann maximal die Aufwendungen für die doppelte Haushaltsführung steuerfrei erstatten. Der Arbeitnehmer muss den Erstattungsbetrag von seinen Werbungskosten abziehen und kann nur die Differenz steuermindernd geltend machen.

    Fliegt der Arbeitnehmer nach Hause, darf der Arbeitgeber nur die Flugkosten und nicht die Entfernungspauschale steuerfrei zahlen (BFH, Urteil vom 26.3.2009, Az. VI R 42/07; Abruf-Nr. 091926). Auch die Taxikosten zum und vom Flughafen darf er erstatten (LGP 5/2012, Seite 78). Bei einer Sammelbeförderung durch den Arbeitgeber sind keine steuerfreien Zahlungen möglich.

     

    PRAXISHINWEIS | Auch die erste Fahrt zur Aufnahme und die letzte Fahrt zur Beendigung des doppelten Haushalts kann der Arbeitgeber nach den Reisekostengrundsätzen mit 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer erstatten.

    5. Dienstwagen im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung

    Hat der Arbeitnehmer einen Dienstwagen, den er auch privat nutzen darf, gilt für die Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung folgender Grundsatz: Kann der Arbeitnehmer für die Heimfahrt einen Werbungskostenabzug geltend machen, wenn er mit dem eigenen Pkw gefahren wäre, muss er keinen zusätzlichen geldwerten Vorteil versteuern. Im Einzelnen heißt das: Nutzt der Arbeitnehmer den Dienstwagen für maximal eine Familienheimfahrt pro Woche, muss er für diese Privatnutzung keinen geldwerten Vorteil versteuern (§ 8 Abs. 2 Satz 5 EStG). Jede zusätzliche Heimfahrt muss er mit 0,002 Prozent des Bruttolistenpreises je Entfernungskilometer versteuern. Wird der geldwerte Vorteil mittels Fahrtenbuch ermittelt, sind die zusätzlichen Heimfahrten mit dem individuellen Kilometersatz zu versteuern.

     

    Wichtig | Eine Pauschalbesteuerung von steuerpflichtigen Familienheimfahrten (mehr als eine wöchentliche Heimfahrt) mit dem Dienstwagen mit pauschal 15 Prozent ist nicht möglich.

    Bescheinigungspflicht der steuerfreien Leistungen

    Um zu verhindern, dass der Arbeitnehmer Aufwendungen für doppelte Haushaltsführung im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung als Werbungskosten zusätzlich zur Arbeitgebererstattung geltend macht, ist der Arbeitgeber verpflichtet sämtliche steuerfreie Leistungen in Zeile 21 der Lohnsteuerbescheinigung gesondert einzutragen (§ 41b Abs. 1 Nr. 10 EStG).

     

    Weiterführender Hinweis

    • Checkliste „Doppelte Haushaltsführung - erstattungsfähige Kosten“ in lgp.iww.de unter Downloads in der Rubrik Arbeitshilfen und Checklisten unter Arbeitgeberleistungen
    Quelle: Ausgabe 09 / 2012 | Seite 148 | ID 34868730