· Fachbeitrag · Arbeitgeberleistungen
Smartphone, EDV und Software steuergünstig an Arbeitnehmer überlassen oder bezuschussen
| Bereits im Frühjahr 2012 hat der Gesetzgeber die Möglichkeiten erweitert, Arbeitnehmern betriebliche EDV, Software, Tablets oder Smartphones - die im Eigentum des Arbeitgebers bleiben - steuerfrei privat zu überlassen. Anfang Juni 2013 wurde nun auch für die Schenkung entsprechender Geräte die Lohnsteuerpauschalierung auf sämtliche Datenverarbeitungsgeräte ausgedehnt. Außerdem können Arbeitgeber wie bisher die Aufwendungen des Arbeitnehmers für die betriebliche Nutzung eigener Geräte oder für die private Internetnutzung steuergünstig bezuschussen. |
Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 45 EStG
Bereits bisher war die private Nutzung von betrieblichen Personalcomputern und Telekommunikationsgeräten, die im Eigentum des Arbeitgebers stehen, steuerfrei (§ 3 Nr. 45 EStG). Aufgrund der technischen Entwicklung hat der Gesetzgeber mit dem „Gesetz zur Änderung des Gemeindefinanzreformgesetzes und von steuerlichen Vorschriften“ vom 8. Mai 2012 den § 3 Nr. 45 EStG erweitert. Steuerfrei sind demnach die Vorteile des Arbeitnehmers
- aus der privaten Nutzung von betrieblichen Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräten sowie deren Zubehör,
- aus der privaten Nutzung von System- und Anwendungsprogrammen, die der Arbeitgeber auch in seinem Betrieb einsetzt, und
- aus den Dienstleistungen, die im Zusammenhang mit diesen Zuwendungen erbracht werden.
Begünstigt sind Arbeitnehmer
Die Steuerbefreiung kommt - wie bisher - nur in Bezug auf Arbeitnehmer in einem aktiven Dienstverhältnis in Betracht. Hierunter fällt auch ein Minijob.
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Die Mitarbeiterin A ist seit 1. Januar 2013 auf 450-Euro-Minijob-Basis beschäftigt. Daneben erhält sie ein Handy des Arbeitgebers unentgeltlich zur Verfügung gestellt. Für die Telefonnutzung fallen durchschnittlich 30 Euro im Monat an.
Ergebnis: Der geldwerte Vorteil aus der separaten Telefonnutzung des betrieblichen Handys ist nach § 3 Nr. 45 EStG lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Der steuerfreie Arbeitslohn verbraucht die Minijob-Grenze von 450 Euro nicht. |
Vorteile müssen nicht zusätzlich zum Arbeitslohn gewährt werden
Für die Steuerfreiheit kommt es nicht darauf an, ob die Vorteile zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn oder aufgrund einer Vereinbarung mit dem Arbeitgeber über die Herabsetzung von Arbeitslohn erbracht werden.
PRAXISHINWEIS | Arbeitgeber und Arbeitnehmer können den Verzicht auf einen bestimmten steuerpflichtigen Barlohnbetrag zugunsten der Überlassung beispielsweise eines PC oder Handys vereinbaren. Hierbei müssen allerdings die allgemeinen Regelungen zur Barlohnumwandlung, insbesondere die arbeitsrechtlich wirksame Änderung des Arbeitsvertrags bzw. zumindest eine eindeutige Änderung der Lohnabrechnung, erfüllt sein. Sonst drohen Schwierigkeiten bei der Sozialversicherung. |
Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräte sowie Zubehör
Steuerfrei ist die private Nutzung von betrieblichen Datenverarbeitungs- und betrieblichen Telekommunikationsgeräten sowie deren Zubehör.
- Zu den Telekommunikationsgeräten zählen Telefon, Handy oder Fax.
- Klassische Datenverarbeitungsgeräte sind beispielsweise Personalcomputer, Laptops, Notebooks, Tablets oder Smartphones. Da der Begriff des Datenverarbeitungsgeräts gesetzlich nicht definiert ist, sind Probleme vorprogrammiert, welche Geräte noch darunter fallen.
- Wichtig | Datenverarbeitungsgeräte müssen gegenüber reinen Abspielgeräten abgegrenzt werden, wie zum Beispiel E-Reader (elektronische Bücher), Digital-Kameras und Abspielgeräten für DVD, Blue-rays sowie MP-3-Player (zum Beispiel iPod). Bei den Abspielgeräten lässt die Finanzverwaltung durchblicken, dass diese nicht nach § 3 Nr. 45 steuerfrei sind (BT-Drs. 17/9811). Für werkseitig fest eingebaute Navigationsgeräte gilt die Steuerbefreiung nicht, weil diese Bestandteil des Pkw sind (BFH, Urteil vom 16.2.2005, Az. VI R 37/04; Abruf-Nr. 051814).
- Steuerfrei ist nicht nur die Nutzung der Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräte, sondern auch von deren Zubehör. Dazu gehören Monitore, Drucker, Beamer, Scanner, Modem, Netzwerkswitch, Router, Hub, Bridge, ISDN-Karte, SIM-Karte, UMTS-Karte, LTE-Karte, Ladegeräte, Transportbehältnisse wie Laptop-Tasche oder Handy-Hülle.
- Steuerfrei sind auch die laufenden Kosten für den Betrieb der Geräte, insbesondere die Telefon- und Verbindungsgebühren sowie die Kosten für Updates und Anwendungsprogramme, zum Beispiel Apps. Entscheidend ist, dass der Arbeitgeber die Telekommunikationsverträge abgeschlossen hat.
PRAXISHINWEIS | Bei den Kosten für Apps und Anwendungen wird sich ebenfalls die Frage der Abgrenzung zu reinen Unterhaltungsapps stellen. Bis zu einer Verwaltungsanweisung der Finanzverwaltung sollten Arbeitgeber die steuerfreie Übernahme der Kosten im Wesentlichen auf beruflich nutzbare Apps und Anwendungen begrenzen. Im Zweifel kann sich eine schriftliche Vereinbarung mit dem Arbeitnehmer sowie eine regelmäßige Kontrolle durch Buchhaltung oder Payroll bzw. HR-Services empfehlen. |
Die Steuerbefreiung gilt nicht nur für die Privatnutzung im Betrieb, sondern auch, wenn der Arbeitnehmer die Geräte zuhause oder unterwegs nutzt.
Wichtig | Ausdrückliche Voraussetzung für die Steuerfreiheit des § 3 Nr. 45 EStG ist, dass die Geräte dem Arbeitgeber zivilrechtlich gehören.
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Arbeitgeber A überlässt dem Arbeitnehmer B ein betriebliches Smartphone auch zur privaten Nutzung. B meldet das Gerät auf den eigenen Namen beim Telekommunikationsanbieter an. A übernimmt die Grundgebühren.
Ergebnis: Die Kostenübernahme durch A ist nach § 3 Nr. 45 EStG lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei, weil es sich bei dem Smartphone um ein betriebliches Telekommunikationsgerät handelt. |
PRAXISHINWEIS | Arbeitgeber sollten mit den Arbeitnehmern eine schriftliche Vereinbarung über die Überlassung schließen. Diese sollte auch eine ausdrückliche Pflicht zur Rückgabe bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses enthalten. |
System- und Anwendungsprogramme
Steuerfrei ist bereits seit 2012 die private Nutzung von System- und Anwendungsprogrammen, die der Arbeitgeber auch in seinem Betrieb einsetzt. Damit hat der Gesetzgeber auch die Home-Use-Programme in § 3 Nr. 45 EStG steuerfrei gestellt. Diese Regelung gilt rückwirkend ohne Zeitbegrenzung. Unter die Begünstigung fallen Betriebssysteme, Browser, Virenscanner und Software-Programme. Steuerfrei sind auch alle in diesem Zusammenhang erbrachten Dienstleistungen, wie zum Beispiel die Installation durch ein Softwarehaus oder die hauseigene EDV-Abteilung.
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Ein Unternehmen stellt betriebsintern sämtliche Office-Produkte einschließlich Betriebssystem auf eine neue Version um. Aufgrund einer Vereinbarung mit dem Hersteller können die Mitarbeiter des Unternehmens dieselbe Version des Software-Gesamtpakets zum Preis von 25 Euro erwerben, im freien Handel müssten mindestens 199 Euro bezahlt werden. Ergibt sich beim Aufspielen auf den privaten PC ein Problem, unterstützt die hausinterne EDV-Abteilung. Gegebenenfalls wird auf den privaten PCs der Mitarbeiter das Betriebssystem erneuert, die Kosten hierfür trägt der Arbeitgeber.
Ergebnis: Da der Arbeitgeber mit dem gleichen Programm arbeitet, ist § 3 Nr. 45 EStG anwendbar. Die Arbeitnehmer haben zwar grundsätzlich einen geldwerten Vorteil in Höhe von 174 Euro (199 Euro ./. 25 Euro) erhalten, dieser bleibt jedoch steuer- und damit auch sozialversicherungsfrei. |
Lohnsteuerpauschalierung nach § 40 Abs. 2 Nr. 5 EStG
Nicht unter die Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 45 EStG fällt es, wenn der Arbeitgeber dem Mitarbeiter ein Elektronik-Gerät schenkt oder verbilligt übereignet. Tut er das zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn, kann er den geldwerten Vorteil allerdings pauschal mit 25 Prozent versteuern (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 Satz 1 EStG). Das hat den Vorteil, dass die pauschalversteuerte Leistung sozialversicherungsfrei bleibt.
PRAXISHINWEIS | Der Gesetzeswortlaut sprach bisher ausdrücklich nur von Personalcomputern. Durch das „Gesetz zur Umsetzung der Amtshilferichtlinie sowie zur Änderung steuerlicher Vorschriften“ vom 7. Juni 2013 ist die Lohnsteuerpauschalierung aber nun auf alle Datenverarbeitungssysteme ausgeweitet worden, und zwar rückwirkend ab dem 1. Januar 2013. Arbeitgeber können eine Berichtigung der Lohnsteueranmeldungen für die vergangenen Monate prüfen. |
Damit sind alle oben bereits genannten Geräte samt Zubehör begünstigt, selbst wenn ausschließlich Zubehör oder Software verschenkt wird. Obwohl - anderes als bei der Steuerbefreiung - keine Begrenzung auf betrieblich genutzte Geräte gilt, steht wiederum die Datenverarbeitung im Vordergrund. Abspielgeräte dürften auch hier aus der Begünstigung ausscheiden. Reine Telekommunikationsgeräte wie beispielsweise ein Handy ohne Internetzugang hat die Finanzverwaltung bereits bisher ausgeschlossen (R 40.2 Abs. 5 Satz 4 LStR).
Steuerfreier Auslagenersatz für berufliche Nutzung
Will der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer kein Gerät aus seinem Bestand überlassen, kann er dem Arbeitnehmer die Kosten für die berufliche Nutzung dessen eigener Geräte als steuer- und sozialversicherungsfreien Auslagenersatz zahlen (§ 3 Nr. 50 EStG). Den Umfang der betrieblichen Nutzung muss der Arbeitnehmer nachweisen. Ohne Nachweis ist der steuerfreie Ersatz auf 20 Prozent des Rechnungsbetrags, höchstens 20 Euro im Monat begrenzt. Dabei dürfen Arbeitgeber den monatlichen Durchschnittsbetrag aus den Rechnungen für einen Dreimonatszeitraum jeweils für ein Jahr zugrunde legen (R 3.50 Abs. 2 LStR).
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Ein Arbeitnehmer, der nachweislich von zuhause aus beruflich telefoniert und das Internet beruflich nutzt, hat eine Flatrate von 45 Euro monatlich. Die 45 Euro gelten für den repräsentativen Zeitraum von drei Monaten. Davon kann der Arbeitgeber - ohne Einzelaufzeichnungen - 20 Prozent steuerfrei erstatten, also 9 Euro monatlich. |
Wichtig | Erstattet der Arbeitgeber auch die privaten Aufwendungen, handelt es sich insoweit um steuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn.
Zuschüsse für die private Internetnutzung
Der Arbeitgeber kann auch die private Internetnutzung des Arbeitnehmers bezuschussen. Zahlt er dem Arbeitnehmer einen Betrag von bis zu 50 Euro im Monat zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn und versteuert er den Betrag pauschal mit 25 Prozent, bleibt die Zahlung sozialversicherungsfrei (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 Satz 2 EStG, R 40.2 LStR).
Wichtig | Der Arbeitnehmer muss hier lediglich schriftliche bestätigen, in welcher Höhe ihm Kosten für die Internetnutzung entstehen. Eine Pauschalversteuerung ist für Zuschüsse zu den tatsächlichen Kosten bis maximal 50 Euro im Monat zulässig. Bei Gesamt-Flatrates für Telefon und Internet wird man anhand vergleichbarer Angebote für Telefon- und Internetflatrate verhältnismäßig aufteilen.
