11.03.2016 · Fachbeitrag · Ordnungsgemäße Kassenführung

Wie der Apotheker seine Kasse ordnungsgemäß führt und Hinzuschätzungen vermeidet

von Dipl.-Finw. Tobias Teutemacher, Greven

| Für eine ordnungsgemäße Kassenführung muss der Apotheker sicher stellen, dass sämtliche Geschäftsvorfälle vollständig, lückenlos und unveränderbar im Warenwirtschaftssystem gesichert werden. Insbesondere ist dafür Sorge zu tragen, dass z. B. die Zahlungswege (bar, EC oder Kredit), richtig dokumentiert werden. Für die Betriebsprüfung sind die gespeicherten Daten maßgeblich und nicht das täglich ausgedruckte Papier. |

1. Allgemeines

Viele Apotheken nutzen komplexe Warenwirtschaftssysteme unterschiedlicher Anbieter (z. B. ADG Pharmacy Software, ADV Gawis, ASYS, ApoComp, Awinta, Lauer Fischer). Diese beinhalten in der Regel u. a. Warenbewirtschaftungs-, Fakturierungs- und Kassenprogramme, um die tägliche Arbeit in den Apotheken zu unterstützen bzw. zu erleichtern. Im Folgenden soll in übersichtlicher Form dargestellt werden, welche gesetzlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten Apotheker erfüllen müssen, damit es im Rahmen von steuerlichen Betriebsprüfungen nicht zu gravierenden, existenzgefährdenden Zuschätzungen kommt.

Die Beurteilung der Einhaltung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, d. h. die Einhaltung des Vollständigkeitsgebots, des Richtigkeitsgebots, der zeitgerechten Verbuchung sowie der geordneten Darstellung stellen dabei immer einen Prüfungsschwerpunkt bei Apotheken dar.