10.10.2014 · Fachbeitrag · E-Invoicing

Die elektronische Rechnung- Teil 3: Archivierungsverfahren

von Dipl.-Kfm. Dirk J. Lamprecht, Göttingen

| Die Digitalisierung hat den bisher von Papier dominierten Rechnungsverkehr erreicht. Immer mehr Rechnungen verlassen elektronisch das Haus. Neben der Vorsteuerproblematik (s. iww.de/bbp/archive/bbp-08-2014 ) und den Übermittlungsverfahren (s. iww.de/bbp/archive/bbp-09-2014 ) ist ein weiterer Punkt von besonderem Interesse. Hierbei geht es um die Archivierungsverfahren nach Handels- und Steuerrecht. Nachfolgend werden die Besonderheiten erläutert. |

1. Allgemeine Grundsätze

Die allgemeinen Aufbewahrungspflichten ergeben sich aus § 257 HGB i.V.m. § 146 AO. Elektronische Rechnungen sind in dem elektronischen Format der Ausstellung bzw. des Empfangs aufzubewahren z.B. digital als E-Mail ggf. mit Anhängen in Bildformaten wie pdf oder tiff, digital als Computer-Telefax, digital als Web-Download oder in EDI-Formaten. Das Aufbewahrungsverfahren muss den GoBS und den GdPDU entsprechen (BM 28.11.07, III A 3 - S 1445/06/0029: Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen für den Zuständigkeitsbereich der Zollverwaltung (GDPdUZ).

Die GoBS sind ergänzende Regelungen zu den allgemeinen, teilweise im HGB kodifizierten, GoB. Danach muss eine Buchführung in angemessener Zeit (im Steuerrecht unverzüglich) prüfbar sein. Dieses bezieht sich auf die Prüfbarkeit einzelner Geschäftsvorfälle wie auch auf die Prüfbarkeit des eingesetzten Systems. Weiterhin muss sich aus der Dokumentation ergeben, dass das Verfahren entsprechend seiner Beschreibung durchgeführt worden ist. Die gespeicherten Daten sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen müssen jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.