09.06.2011 | BilMoG

Ansatz und Bewertung von Rückstellungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen

von StB Dipl.-Bw. Christian Westhoff, Datteln

Für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist handels- und steuerrechtlich eine (Pflicht-)Rückstellung zu bilden - aufgrund der Neuregelungen des BilMoG aber in unterschiedlicher Höhe. Im Gegensatz zum Steuerrecht ist handelsrechtlich nämlich eine Abzinsung vorzunehmen. Der Ansatz und die Bewertung werden nachfolgend vorgestellt.  

1. Berechnung der Rückstellung

Für die Verpflichtung, die in § 257 HGB und § 147 AO aufgeführten Geschäftsunterlagen aufzubewahren, ist eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden. Dies betrifft z.B. die Aufwendungen für Jahresabschlüsse und Anlagevermögenskarteien über zehn Jahre und für Lohnkonten, Handels- oder Geschäftsbriefe über sechs Jahre. Werden Unterlagen freiwillig länger aufbewahrt, kommt eine Rückstellung insoweit nicht in Betracht, da es an der rechtlichen Verpflichtung fehlt.  

Praxishinweis

Sind Feststellungen zur Zusammensetzung der Unterlagen nicht oder nur unter erheblichem Aufwand möglich, kann für Unterlagen, zu deren Archivierung der Unternehmer nicht verpflichtet ist, ein 20 %iger Abschlag von den Gesamtkosten vorgenommen werden (OFD Hannover 27.6.07, S 2137 - 106 - StO 222/221).  

 

Nach Ansicht der Finanzverwaltung (OFD Hannover, a.a.O.) kann die Rückstellung nach zwei Methoden ermittelt werden:  

NaN. Die Kosten werden für die Unterlagen eines jeden aufzubewahrenden Jahres gesondert ermittelt. Dieser Betrag ist jeweils mit der Anzahl der Jahre bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu multiplizieren.