11.11.2016 · Fachbeitrag · Jahresabschluss

Rückstellung für die (digitale) Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen

von WP StB Dipl.-Kfm. Lukas Graf, Meißen

| Für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen, zu der das Unternehmen verpflichtet ist, ist eine Rückstellung zu bilden. Beim Ansatz und der Bewertung dieser Pflichtrückstellung bestehen in der Praxis jedoch oftmals Unsicherheiten - nicht zuletzt, weil die steuer- und handelsrechtlichen Vorgaben unterschiedlich sind. Ferner stellt sich vor dem Hintergrund der Digitalisierung der Geschäftswelt vermehrt die Frage, inwiefern eine Rückstellung für die Aufbewahrung von Unterlagen in digitaler Form möglich ist. |

1. Ansatz und Bewertung

Für die zu erwartenden Aufwendungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist sowohl handels- als auch steuerrechtlich eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden, da hierfür eine öffentlich-rechtliche Aufbewahrungspflicht (§ 257 HGB, § 147 AO sowie Einzelsteuergesetze) besteht (vgl. BFH 19.8.02, VIII R 30/01). Dies betrifft beispielsweise die Aufbewahrung für Jahresabschlüsse und Anlagevermögenskarteien über zehn Jahre und für Lohnkonten, Handels- oder Geschäftsbriefe über sechs Jahre.

Beachten Sie | Werden Unterlagen freiwillig länger aufbewahrt, darf eine Rückstellung nicht gebildet werden (IDW RH HFA 1.009, Rz. 7). Sind Feststellungen zur Zusammensetzung der aufbewahrten Unterlagen im Einzelfall nicht oder nur unter erheblichem Aufwand möglich, kann für Unterlagen, zu deren Aufbewahrung der Unternehmer nicht verpflichtet ist, ein Abschlag von 20 % von den Gesamtkosten vorgenommen werden (OFD Niedersachsen 5.10.15 - S 2137 - 106 - St 221/St 222).