· Fachbeitrag · Rechnungsstellung
Was tun, wenn es schiefgeht mit dem Abrechnungsservice?
von RA, FA MedizinR Dr. med. dent. Wieland Schinnenburg, Hamburg, rechtsanwalt-schinnenburg.de
Es wird immer schwieriger und auch teurer für Zahnärzte, Mitarbeiter zu finden, die die Abrechnung beherrschen. Deshalb setzen viele auf einen externen Abrechnungsservice. Doch auch dieser kann Fehler machen. Daher kommt kein Vertragszahnarzt daran vorbei, die Abrechnung selbst zu beherrschen, um externe Abrechnungsdienstleister zumindest stichprobenartig kontrollieren zu können.
Fehler des externen Dienstleisters schaden der Praxis
Abrechnungsdienstleistungen bieten sowohl größere Firmen mit vielen Angestellten als auch sogenannte Einzelkämpfer an – letztere sind meist ehemalige zahnärztliche Fachangestellte. Sie kommen für einen oder zwei Tage in die Praxis und erledigen in dieser Zeit die gesamte Abrechnung einschließlich der Fertigung von Heil- und Kostenplänen oder sie sind – meist per Internet – mit der Praxis verbunden und führen die Arbeit oft räumlich weit getrennt durch. Die Arbeit basiert auf den Behandlungsaufzeichnungen der Praxis.
Leider ist es so, dass auch dieser Abrechnungsservice Fehler machen kann: Zum einen werden eigentlich erbrachte Leistungen nicht oder zu gering abgerechnet oder gar die Einreichung ganzer Behandlungsfälle vergessen. Zum anderen kommt es zu überhöhten Abrechnungen, es werden also Leistungen abgerechnet, die gar nicht oder zumindest nicht so erbracht wurden. In solchen Fällen haftet der Zahnarzt gegenüber Patienten und der Kassenzahnärztlichen Vereinigung (KZV): Wenn zu wenig abgerechnet wurde, fehlt ihm Geld, wenn zu viel abgerechnet wurde, drohen Regresse und sogar Disziplinar- und Strafverfahren. Und auch bei richtiger Abrechnung drohen Verstöße gegen den Datenschutz und die (zahn-)ärztliche Schweigepflicht.
Wie können Sie sich vor solchen Folgen der Fehler des Abrechnungsservices schützen?
Zunächst muss man den Vertrag mit dem Abrechnungsservice genau prüfen bzw. prüfen lassen. Die Pflichten beider Seiten müssen genau definiert sein. Insbesondere muss der Abrechnungsservice verpflichtet werden, die eigenen Mitarbeiter ständig zu schulen, damit diese auf dem neuesten Stand sind. Diese sollten in allen Zweifelsfällen bei der Praxis nachfragen.
Vermeiden Sie einen Haftungsausschluss!
Keinesfalls sollte die Haftung des Abrechnungsservices vollständig ausgeschlossen sein – meist haften diese laut Vertrag nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit.
Treffen Sie verbindliche Vereinbarungen zum Datenschutz!
Weiter müssen genaue Vereinbarungen zum Datenschutz vorhanden sein, u. a. müssen alle Beteiligten zur vollständigen Verschwiegenheit verpflichtet und die Übermittlung der Daten sicher sein. Ebenso muss genau festgelegt sein, wann der Abrechnungsservice die Daten bei sich zu löschen hat und wie sichergestellt ist, dass der Zahnarzt dennoch seine Aufbewahrungspflichten einhalten kann. Sehr gut ist es, wenn der Abrechnungsservice über eine Haftpflichtversicherung verfügt, die für entstandene Schäden bürgt.
Prüfen Sie die Arbeit des Dienstleisters regelmäßig!
Auch der Zahnarzt und sein Team müssen sorgfältig arbeiten: Leistungen, die nicht sorgfältig und nachvollziehbar dokumentiert werden, können auch nicht vollständig abgerechnet werden. Das Praxisteam sollte dankbar sein, wenn der Abrechnungsservice „nervt“. Schließlich kommt der Zahnarzt nicht darum herum, die Arbeit des Dienstleisters wenigstens stichprobenartig zu prüfen.
Was tun Sie, wenn Sie einen Fehler des Dienstleisters vermuten?
Wie sollte man vorgehen, wenn der Verdacht besteht, dass der Abrechnungsservice falsch abgerechnet hat? Zunächst sollte man alle in Betracht kommenden Fälle sorgfältig überprüfen. Wenn diese Prüfung Fehler bestätigt, müssen diese genau dokumentiert werden: Für jeden einzelnen Fall muss gegenübergestellt werden, welche Abrechnung vorgenommen wurde und welche richtig gewesen wäre. Außerdem muss die jeweilige Summe errechnet werden, um die es geht. Diese Dokumentation sollte dem Abrechnungsservice übermittelt werden, damit dieser dazu Stellung nehmen kann. Dies alles muss schnell gehen.
Abrechnungsfehler können nur innerhalb kurzer Fristen korrigiert werden |
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Und wenn eine Korrektur des Fehlers nicht mehr möglich ist?
Wenn eine Korrektur des Fehlers nicht mehr möglich ist, ist ein Schaden entstanden. Diesen hat grundsätzlich der Abrechnungsservice zu tragen, sofern die Ursache nicht in einer unzureichenden Dokumentation des Zahnarztes liegt. Dann sollte der Abrechnungsservice und ggf. dessen Haftpflichtversicherung unter Fristsetzung zum Ausgleich des entstandenen Schadens aufgefordert werden. Führt das nicht zum Erfolg, ist gerichtliche Hilfe in Anspruch zu nehmen. Hierbei gelten wieder die Verjährungsvorschriften der §§ 195, 199 BGB: Die Klage muss innerhalb von drei Jahren seit Erkennen des Fehlers erhoben werden.
Wichtig — Für Disziplinarmaßnahmen oder gar Strafen, die gegen den Zahnarzt verhängt werden, gibt es vom Abrechnungsservice keinen Ersatz.
