· Polen
Die E-Rechnungs-Revolution in Polen
von StB Dr. Agnieszka Morska
Die elektronische Rechnungsstellung wird in der EU schrittweise eingeführt. Während das ViDA-Paket eine verpflichtende E-Rechnung für B2B-Umsätze erst ab dem 1.6.30 vorsieht, gehen einzelne Mitgliedstaaten bereits voran. Dazu zählt auch Polen mit dem Nationalen System der elektronischen Rechnungsstellung (KSeF). Nach mehreren Verschiebungen (s. PIStB 24, 130) ist die verpflichtende Nutzung zum 1.2.26 gestartet. Die neuen Regeln betreffen nicht nur polnische Unternehmen, sondern auch deutsche Unternehmen mit Tätigkeiten in Polen können zur Einhaltung verpflichtet sein.
1. Grundsätze der polnischen E-Invoicing
1.1 Wer ist zur Nutzung des KSeF-Systems verpflichtet?
Die Verpflichtung, das KSeF-System zu nutzen, gilt für
- alle Umsatzsteuerpflichtigen, die in Polen einen Sitz haben und
- alle Umsatzsteuerpflichtigen, die in Polen eine feste Niederlassung für Zwecke der polnischen Umsatzsteuer (sog. VAT Fixed Establishment) haben und bei denen diese feste Niederlassung an der in der Rechnung erfassten Transaktion beteiligt ist.
Für ausländische Umsatzsteuerpflichtige bleibt die Nutzung des KSeF-Systems in bestimmten Fällen freiwillig. Dies gilt zum einen für Unternehmen, die in Polen über keine feste Niederlassung verfügen. Zum anderen bleibt die Nutzung auch dann fakultativ, wenn zwar eine feste Niederlassung in Polen besteht, diese jedoch an der konkreten Transaktion nicht beteiligt ist, die in der Rechnung dokumentiert wird.
Für ausländische Unternehmen, die in Polen umsatzsteuerlich registriert sind, ist zunächst zu klären, ob in Polen eine feste Niederlassung besteht. Davon hängt maßgeblich ab, ob eine Verpflichtung zur Nutzung des KSeF-Systems vorliegt. Die Durchführungsverordnung (EU) Nr. 282/2011 des Rates definiert eine feste Niederlassung als eine Niederlassung mit hinreichender Beständigkeit sowie einer personellen und technischen Ausstattung, die es ermöglicht, Dienstleistungen für den eigenen Bedarf dieser Niederlassung zu empfangen und dort zu nutzen. Zur Konkretisierung veröffentlichte das polnische Finanzministerium am 28.1.26 ein verbindliches Schreiben. Darin wird erläutert, unter welchen Voraussetzungen in Polen von einer festen Niederlassung auszugehen ist. Nach dieser Auffassung liegt eine feste Niederlassung vor, wenn mehrere Voraussetzungen kumulativ erfüllt sind:
- Eine feste Niederlassung liegt unter anderem vor, wenn das ausländische Unternehmen in Polen über geeignete personelle und technische Ressourcen verfügt. Dabei ist es ausreichend, dass diese Ressourcen dem Unternehmen wie eigene zur Verfügung stehen – beispielsweise durch Miet-, Leasing- oder Dienstleistungsverträge.
- Die vorhandenen Ressourcen müssen eine Struktur bilden, die es dem ausländischen Unternehmen erlaubt, Leistungen über einfache Hilfstätigkeiten hinaus eigenständig zu erbringen.
- Die personellen und technischen Ressourcen müssen hinreichend beständig sein. Diese Beständigkeit zeigt sich durch regelmäßige Nutzung und kontinuierliche Verfügbarkeit der Struktur vor Ort.
Das Schreiben des polnischen Finanzministeriums enthält praxisnahe Beispiele, die Steuerpflichtigen helfen sollen, zu prüfen, wann eine feste Niederlassung in Polen vorliegt. Dabei kommt das Ministerium u. a. zu folgenden Ergebnissen:
- Ein ausländisches Unternehmen, das nur Immobilien vermietet, begründet in Polen keine feste Niederlassung, solange ein anderes Unternehmen die damit verbundenen Dienstleistungen übernimmt.
- Eine Einrichtung, die in Polen nur Hilfstätigkeiten ausführt – zum Beispiel Buchführung, Personalbeschaffung, Auftragsannahme oder Einkaufsabwicklung – begründet ebenfalls keine feste Niederlassung.
- Die Beauftragung eines in Polen ansässigen Unternehmens mit Montageleistungen kann eine feste Niederlassung begründen, sofern das ausländische Unternehmen wesentliche Entscheidungen trifft und tatsächliche Verfügungsmacht über das Personal hat.
Beachten Sie — Die Richtlinien des Finanzministeriums können bei der Prüfung, ob eine feste Niederlassung vorliegt, unterstützend herangezogen werden; maßgeblich ist jedoch stets die Einzelfallbetrachtung auf Grundlage der konkreten Umstände.
1.2 Wann tritt das KSeF-System in Kraft?
Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen über KSeF trat für alle Unternehmen, die zur Nutzung des KSeF-Systems verpflichtet sind, am 1.2.26 in Kraft. Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen mittels KSeF wird dagegen schrittweise eingeführt:
- seit dem 1.2.26 für große Unternehmen, deren Umsatz im Jahre 2024 (inkl. Umsatzsteuer) 200 Mio. PLN (ca. 49 Mio. EUR) überstiegen hat,
- ab dem 1.4.26 für alle übrigen Unternehmen.
Aufgrund einer Übergangsregelung sind Kleinunternehmen bis zum 31.12.26 von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen befreit, sofern ihr monatlicher Gesamtverkaufswert inklusive Umsatzsteuer 10.000 PLN (ca. 2.440 EUR) nicht überschreitet.
1.3 Welche Transaktionen unterliegen der E-Invoicing?
Das polnische Umsatzsteuergesetz schreibt die allgemeine Nutzung des KSeF-Systems vor: Steuerpflichtige müssen E-Rechnungen über KSeF ausstellen, sobald eine gesetzliche Rechnungsstellungspflicht besteht. Es gibt jedoch Ausnahmen:
- Rechnungen an Endverbraucher (B2C) können freiwillig erstellt werden.
- Mautgebühren oder Personenbeförderung (Bahn, Auto, Schiff, Flugzeug) nach Fahrkartenbeleg erfordern keine E-Rechnung.
- Steuerpflichtige, die das OSS- oder IOSS-Verfahren nutzen, dürfen keine E-Rechnungen über KSeF ausstellen.
Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen über KSeF gilt sowohl für inländische Umsätze als auch für grenzüberschreitende Transaktionen, wie z. B. innergemeinschaftliche Lieferung, Ausfuhrlieferung oder Dienstleistungen an im Ausland ansässige Unternehmer (für die das Reverse-Charge-Verfahren Anwendung findet). Auch die Self-Billing-Rechnungen, bei denen der Käufer die Rechnung ausstellt, sind über das KSeF-System zu erstellen.
1.4 Prozess der Ausstellung und des Empfangs von E-Rechnungen
1.4.1 Erstellung der E-Rechnung
Die E-Rechnung muss im elektronischen XML-Format erstellt werden. Die technischen Anforderungen sind in der logischen Struktur FA(3) festgelegt. Erstellt werden kann die Rechnung entweder über das kostenlose KSeF-Webportal (Aplikacja Podatnika KSeF) oder über ein integriertes IT-System (z. B. eigenes ERP oder kommerzielle Software). Anhänge sind nur im XML-Format möglich; andere Formate wie PDF können nicht übermittelt werden.
1.4.2 Authentifizierung und Versendung der Rechnung an KSeF-System
Natürliche Personen und Einheiten mit einem qualifizierten elektronischen Siegel und polnischer Steueridentifikationsnummer (NIP) können direkt auf das KSeF-Webportal zugreifen. Andere Unternehmen müssen zunächst eine natürliche Person bevollmächtigen, das KSeF-System in ihrem Namen zu nutzen. Die Vollmacht wird über die Anmeldung ZAW-FA beim zuständigen Finanzamt erteilt. Der Bevollmächtigte kann zudem anderen Personen oder Einheiten Zugriffsrechte geben, z. B. zur Ausstellung von Ausgangsrechnungen oder Entgegennahme von Eingangsrechnungen. Anschließend werden die E-Rechnungen elektronisch an das KSeF-System übermittelt.
1.4.3 Automatische KSeF-Validierung
Nach der Übermittlung der E-Rechnung prüft KSeF automatisch zwei Aspekte:
- Formelle Validierung: Das System kontrolliert, ob die Rechnung der Struktur FA(3) entspricht, alle Pflichtfelder ausgefüllt sind und Daten im vorgegebenen Format, z. B. JJJJ-MM-TT, vorliegen.
- Validierung der KSeF-Berechtigung: Es wird überprüft, ob die übermittelnde Person oder Einheit zur Nutzung des KSeF-Systems berechtigt ist.
Das KSeF-System prüft keine inhaltlichen Angaben der E-Rechnung. Es wird nicht kontrolliert, ob die Umsatzsteuer korrekt ausgewiesen ist, die USt-IdNr. des Empfängers stimmt oder die richtigen Umrechnungskurse verwendet wurden. Fällt die KSeF-Validierung positiv aus, wird der E-Rechnung eine individuelle Identifikationsnummer (KSeF-ID) zugeteilt. Diese 35-stellige alphanumerische Nummer enthält unter anderem die USt-IdNr. des Ausstellers und das Datum der Übermittlung. Die E-Rechnung enthält damit zwei Nummern: die interne Rechnungsnummer des Rechnungsausstellers sowie die KSeF-ID, die automatisch vom KSeF-System zugewiesen wird. Nach der Zuteilung kann die E-Rechnung nicht mehr geändert, gelöscht oder zurückgegeben werden. Nachträgliche Änderungen können ausschließlich durch Ausstellung einer E-Korrekturrechnung vorgenommen werden.
Bei negativer KSeF-Validierung wird die E-Rechnung abgelehnt. In der Regel erhält der Nutzer eine elektronische Fehlermeldung mit Angabe des Ablehnungsgrundes.
1.4.4 Entgegennahme und Archivierung der E-Rechnung
Die Entgegennahme einer E-Rechnung richtet sich nach dem Status des Rechnungsempfängers. Maßgeblich ist, ob dieser zur Nutzung des KSeF-Systems verpflichtet ist:
- Wenn der Rechnungsempfänger zur Nutzung des KSeF-Systems verpflichtet ist, wird die E-Rechnung sofort im KSeF-System bereitgestellt. Die Rechnung gilt an dem Tag als zugestellt, an dem die KSeF-ID zugeteilt wird. Eine tatsächliche Kenntnisnahme oder Entgegennahme durch den Empfänger ist dafür nicht erforderlich.
- Der Rechnungsempfänger kann die E-Rechnung entweder über das KSeF-Webportal oder über ein in das KSeF integriertes IT-System abrufen – eine Benachrichtigung über den Rechnungseingang wird jedoch durch das KSeF-Webportal nicht verschickt. Eine zusätzliche Übermittlung der E-Rechnung außerhalb des KSeF-Systems ist rechtlich nicht vorgesehen und für die Wirksamkeit des Rechnungseingangs ohne Bedeutung. In der Praxis wird jedoch häufig eine Kopie der E-Rechnung (sog. Rechnungsvisualisierung) z. B. als PDF-Datei per E-Mail übermittelt, um sicherzustellen, dass der Rechnungsempfänger tatsächlich Kenntnis von der E-Rechnung erlangt.
- Ist der Rechnungsempfänger nicht zur Nutzung von KSeF verpflichtet – z. B. ein deutsches Unternehmen ohne feste Niederlassung in Polen oder ein Verbraucher – wird die E-Rechnung zwar ans KSeF-System übermittelt. Der Rechnungsaussteller muss dem Empfänger zusätzlich eine Visualisierung der Rechnung bereitstellen, z. B. als E-Mail-Anhang, die einen QR-Code enthält. Dieser QR-Code verlinkt auf die E-Rechnung im KSeF-System und ermöglicht die Überprüfung der Rechnungsangaben. In diesen Fällen gilt als Datum des Rechnungsempfangs nicht die Zuteilung der KSeF-ID, sondern der tatsächliche Eingang der Visualisierung beim Empfänger.
- Beachten Sie — Ist ein Abruf der E-Rechnung über den QR-Code nicht möglich – etwa, weil dem Rechnungsempfänger keine Visualisierung der E-Rechnung mit QR-Code vorliegt – bietet das KSeF-Webportal die Möglichkeit eines anonymen Zugriffs. Voraussetzung hierfür ist die Bereitstellung mehrerer Angaben, die eine eindeutige Identifizierung der betreffenden Rechnung gewährleisten.
1.5 Online-Modus vs. Offline-Modus
E-Rechnungen können im Online- oder im Offline-Modus ausgestellt werden. Im Online-Modus wird die Rechnung unmittelbar nach ihrer Erstellung in Echtzeit an das KSeF-System übermittelt. In diesem Fall sind Rechnungs- und Übermittlungsdatum an KSeF und das Datum der Zuteilung der KSeF-ID identisch. Im Offline-Modus wird die Rechnung zunächst außerhalb des KSeF-Systems erstellt und erst zu einem späteren Zeitpunkt an das KSeF-System übermittelt. In diesem Fall liegt das Datum der Rechnungsausstellung vor dem Datum der Zuteilung der KSeF-ID.
Offline-Verfahren im KSeF-System | ||||
Offline24 | KSeF-Nichtverfügbarkeit | KSeF-Notfall | KSeF-Ausfall | |
Zweck | Das Verfahren kann vom Rechnungsaussteller freiwillig genutzt werden, insbesondere wenn kein oder nur eingeschränkter Internetzugang besteht. | Dieses Verfahren kommt zur Anwendung, wenn das KSeF-System vorübergehend nicht verfügbar ist, etwa aufgrund angekündigter Wartungsarbeiten. | Dieses Verfahren wird genutzt, wenn das KSeF-System unterbrochen ist, z. B. durch technische Störungen. | Dieses Verfahren ist auf außergewöhnliche Notfälle beschränkt, bei denen die technische Infrastruktur gefährdet ist, z. B. durch militärische Bedrohungen oder Naturkatastrophen. |
Zusätzlichen Anforderungen an die Offline-Rechnung | Die Offline-Rechnung muss zwei QR-Codes enthalten: einen Code mit dem Hinweis „Offline“ zur Datenüberprüfung sowie einen weiteren mit dem Hinweis „Zertifikat“ zur Bestätigung der Identität des Ausstellers. | Die Offline-Rechnung kann in beliebiger Form ausgestellt werden, auch als Papierdokument. | ||
Nachträgliche Übermittlung an KSeF | Die Offline-Rechnung muss spätestens am nächsten Arbeitstag nach ihrer Ausstellung an das KSeF-System übermittelt werden. | Die Offline-Rechnung muss spätestens am nächsten Arbeitstag nach Wiederherstellung des KSeF-Systems an dieses übermittelt werden. | Die Offline-Rechnung muss innerhalb von sieben Tagen nach Wiederherstellung des KSeF-Systems an dieses übermittelt werden. | Keine Pflicht zur nachträglichen Übermittlung der Offline-Rechnung an das KSeF-System. |
1.6 Übergangsregelungen
Die Sanktionen im Zusammenhang mit dem KSeF-System werden nicht unmittelbar eingeführt. Ziel dieser Übergangsregelung ist es, den Steuerpflichtigen eine Anpassungs- und Implementierungsphase zu ermöglichen. Erst ab dem 1.1.27 kann die Finanzbehörde eine administrative Geldbuße in folgenden Fällen verhängen:
- bei Nichtausstellung einer E-Rechnung über das KSeF-System
- bei Ausstellung einer fehlerhaften E-Rechnung im Rahmen des Offline-Modus (Offline24, KSeF-Nichtverfügbarkeit und KSeF-Notfall)
- bei nicht fristgerechter Übermittlung einer im Offline-Modus ausgestellten E-Rechnung an das KSeF-System
Die Geldbuße beträgt bis zu 100 % des auf der Rechnung ausgewiesenen Umsatzsteuerbetrags. Wird auf der Rechnung keine Umsatzsteuer ausgewiesen, kann die Geldbuße bis zu 18,7 % des Bruttobetrags betragen.
Ebenfalls ab dem 1.1.27 wird die Verpflichtung eingeführt, bei Zahlungen im Rahmen von Transaktionen zwischen sogenannten aktiven Umsatzsteuerpflichtigen in sämtlichen Überweisungsaufträgen die KSeF-ID bzw. die KSeF-Sammel-ID bei Rechnungspaketen anzugeben.
2. Was muss ein deutsches Unternehmen im Zusammenhang mit der Einführung des KSeF-Systems beachten?
Das Entscheidungsdiagramm zeigt Schritt für Schritt, wie deutsche Unternehmen prüfen können, ob sie verpflichtet sind, E-Rechnungen über das KSeF-System auszustellen.
Die Maßnahmen zur Umsetzung der E-Invoicing über KSeF richten sich stark nach der Größe des Unternehmens, der Art der Geschäftstätigkeit und den bestehenden Geschäftsprozessen. Für deutsche Unternehmen bedeutet das: Je nach Unternehmensstruktur müssen unterschiedliche Bereiche angepasst werden, wie z. B. IT-Systeme, Finanzbuchhaltung, interne Genehmigungsprozesse und Kundenkommunikation.
3. Fazit
Das KSeF-System gilt nicht nur für polnische Unternehmen. Auch ausländische Unternehmen, die in Polen umsatzsteuerlich registriert sind, können zur Nutzung verpflichtet werden. Die Implementierung von KSeF ist ein komplexer Prozess, der mehrere Unternehmensbereiche betrifft. Unternehmen müssen bestehende IT-Systeme anpassen und interne Abläufe überarbeiten. Gleichzeitig eröffnet die Einführung der E-Invoicing Chancen: Durch Standardisierung und Digitalisierung der Rechnungsprozesse lassen sich Effizienz steigern und langfristig Kosten einsparen.
