29.09.2026 · Fachbeitrag · Betriebsstätten

Die neuen Verwaltungsgrundsätze 2026 — Teil 2: ausgewählte Praxisfälle

von StB Dr. Rebekka Rein, M. Sc., Flick Gocke Schaumburg, Bonn/Berlin

Mit dem finalen BMF-Schreiben vom 18.6.26 (IV B 2 - S 1301/01410/007/264, BStBl I 26, 907) liegen neue Leitlinien zur Begründung von Betriebsstätten für die Praxis vor. Nachdem Teil 1 den innerstaatlichen Betriebsstättenbegriff und die Wechselwirkung der Tatbestandsmerkmale erläutert hat, geht es nun um deren Anwendung in der Praxis. Im Mittelpunkt stehen Tätigkeiten in fremden Räumen, insbesondere beim Desk-Sharing und in Kundenräumen sowie in Bau- und Montagebetriebsstätten. Ein weiterer Schwerpunkt ist die Geschäftsleitungsbetriebsstätte, die bei international mobilen Geschäftsführern weitreichende steuerliche Folgen haben kann.

1. Tätigkeit in fremden Räumen

Besonders praxisrelevant sind die Aussagen zum Tätigwerden in fremden Räumen, insbesondere beim Kunden oder Auftraggeber sowie bei Dienstleistungs- und Managementgesellschaften: Eine Betriebsstätte des Auftraggebers in den Räumen des Auftragnehmers (und umgekehrt) kommt in Betracht, wenn dort eigene unternehmerische Tätigkeit entfaltet wird und hinreichende Verfügungsmacht über die Räume besteht. Für das Desk-Sharing – mehrere Unternehmen nutzen eine begrenzte Zahl von Arbeitsplätzen in gemeinsamen Räumlichkeiten – verlangt das Schreiben eine verlässliche Aussicht, regelmäßig einen Arbeitsplatz zu erhalten. Fehlt sie, ist die Nutzung des (Einzel-)Arbeitsplatzes ohne Mitwirkung des Unternehmens entziehbar bzw. untersagbar und die Verfügungsmacht zu verneinen (Rn. 34). Eine verlässliche Aussicht besteht insbesondere, wenn die Anzahl der Arbeitsplätze anhand der typischen wöchentlichen Auslastung des Büros berechnet wird und entsprechend viele Plätze den potenziellen Nutzern dauerhaft zur Verfügung stehen. Anhaltspunkte sind vertragliche Abreden und Prognosen zur regelmäßigen und typischen durchschnittlichen Büroauslastung; Auslastungsspitzen (Personalversammlungen, Firmenjubiläen etc.) können außer Betracht bleiben. Daneben sind andere geeignete Nachweise möglich.

Beispiel 4: Desk-Sharing in Berlin Mitte

Die Madrider Fintech-Gründerin Fernanda hat das Kulturangebot Berlins für sich entdeckt und verbringt einen erheblichen Teil des Jahres in der deutschen Hauptstadt. Ihre Fusion S.L. schließt einen unbefristeten Mitgliedschaftsvertrag mit einem Co-Working-Anbieter in Berlin Mitte: Ein fester Schreibtisch wird ihr nicht zugewiesen (Desk-Sharing). Der Anbieter bemisst die Zahl der Arbeitsplätze anhand der typischen wöchentlichen Auslastung und sichert vertraglich zu, dass jedem Mitglied jederzeit ein Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Fernanda arbeitet während ihrer Zeit in Berlin regelmäßig dort, im Schnitt allerdings nur an einem Tag pro Woche, an dem sie ihre Investorentermine bündelt.

Lösung: Die Fusion S.L. hat einen selbstständigen Nutzungsanspruch. Beim Desk-Sharing kommt es darauf an, ob eine verlässliche Aussicht besteht, regelmäßig einen Arbeitsplatz zu erhalten (Rn. 34). Das ist hier der Fall: Die Platzzahl ist anhand der typischen wöchentlichen Auslastung berechnet, die Plätze stehen dauerhaft bereit und die vertragliche Zusage schließt eine Untersagung der Nutzung ohne Mitwirkung der Fusion S.L. aus (Rn. 33). Dass Fernanda tatsächlich nur an einem Tag pro Woche vor Ort arbeitet, steht dem nicht entgegen; maßgeblich ist die jederzeitige Nutzungsmöglichkeit, nicht die Nutzungsintensität (Rn. 29). Auch die übrigen Merkmale liegen vor: Die örtliche und zeitliche Festigkeit folgen aus dem unbefristeten Vertrag. Für die Verwurzelung genügt, dass sich die personenbeschränkte Nutzungsmöglichkeit auf eine wechselnde Untereinheit der Einrichtung bezieht und die regelmäßige, wiederkehrende Nutzung auf mindestens sechs Monate angelegt ist. Die Fusion S.L. unterhält daher am Shared Desk eine Betriebsstätte i. S. d. § 12 S. 1 AO; die abkommensrechtliche Beurteilung ist auf der zweiten Stufe gesondert vorzunehmen.