Umsatzsteuerliche Aufzeichnungen bleiben zehn Jahre aufbewahrungspflichtig

| Das BMF (8.7.25, III C 2 - S 7295/00005/003/080) hat ausdrücklich darauf hingewiesen: Die Aufbewahrungsfristen für umsatzsteuerliche Aufzeichnungen ‒ insbesondere nach § 22 Abs. 1 UStG ‒ bleiben unverändert bei zehn Jahren. Damit ist die im Handels- und Steuerrecht seit dem IV. Bürokratieentlastungsgesetz geltende Verkürzung der Frist für Buchungsbelege (z. B. Rechnungen) auf acht Jahre nicht eins zu eins auf die umsatzsteuerlichen Dokumentationspflichten übertragbar. |

Obwohl die allgemeine Aufbewahrungsfrist für Rechnungen durch das „Vierte Bürokratieentlastungsgesetz“ auf acht Jahre verkürzt wurde, gilt dies nicht für alle steuerlichen Dokumente. Insbesondere für umsatzsteuerliche Aufzeichnungen und in Sondersituationen bleibt die zehnjährige oder sogar noch längere Archivierungspflicht bestehen. Unternehmen sollten Rechnungen und umsatzsteuerliche Unterlagen daher weiterhin mindestens zehn Jahre aufbewahren und vor einer Vernichtung im Zweifel rechtlichen oder steuerlichen Rat einholen.

Verkürzung der Aufbewahrungspflicht

Die Verkürzung auf acht Jahre gilt im Handelsrecht und im Steuerrecht ‒ und auch bei der umsatzsteuerlichen Frist zur Aufbewahrung von Rechnungen (§ 14b Abs. 1 S. 1 UStG). Die Verkürzung der Aufbewahrungsfrist für Rechnungen gilt regulär für alle Rechnungen, deren Aufbewahrungsfrist am 31.12.24 noch nicht abgelaufen ist. Mithin brauchen regelmäßig Rechnungen nicht mehr aufbewahrt zu werden, die vor dem 1.1.17 ausgestellt worden sind.

Jedoch nicht Handelsbücher, Inventare, Bilanzen, Jahresabschlüsse

Die Aufbewahrungsfrist für Handelsbücher, Inventare, Bilanzen, Jahresabschlüsse usw. bleibt hingegen unverändert bei zehn Jahren (§ 147 Abs. 3 AO). Und auch bei Kreditinstituten, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstituten gelten allerdings Sonderregelungen.

Beachten Sie | Die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Dies betrifft auch Rechnungen, die für eine Vorsteuerberichtigung nach § 15a UStG in Grundstücksfällen relevant sind. In derartigen Fällen endet die Aufbewahrungsfrist erst, wenn die Festsetzungsfrist für das letzte Jahr des Berichtigungszeitraums abgelaufen ist (§ 14b Abs. 1 S. 3 UStG i. V. m.§ 147 Abs. 3 S. 5 AO. Für zahlreiche umsatzsteuerlich relevante Vorgänge, insbesondere rund um Immobilien, gilt damit weiterhin eine Aufbewahrungsfrist von (mindestens) zehn Jahren.