· Fachbeitrag · Investition
IT-Ausstattung für Freiberufler – kaufen, mieten oder leasen?
von Dipl.-Finw. Marvin Gummels, Hage
Kaum etwas ist schnelllebiger als IT-Ausstattung. Kein Wunder also, dass sich Freiberufler immer wieder mit neuer Hard- und Software beschäftigen müssen. Obendrein ist das Investment oft kostspielig. Schnell stellt sich daher die Frage: Besser die IT-Ausstattung kaufen, mieten oder leasen? PFB liefert einen Überblick über die Vor- und Nachteile und betrachtet die steuerliche Auswirkung.
1. Der Unterschied zwischen Kauf, Miete und Leasing
Neue IT-Ausstattung ist kostspielig – vor allem, weil sie fast laufend zu ersetzen bzw. zu erneuern ist. Denn die Technik schreitet unaufhaltsam voran und was heute noch dem Stand der Dinge entspricht, kann in einem Jahr bereits veraltet sein. Entscheiden sich Freiberufler für den Kauf der IT-Ausstattung, folgt daraus zunächst ein oft erheblicher Liquiditätsabfluss. Es stellt sich deshalb als Erstes die Frage, ob der Freiberufler auf diese Liquidität verzichten kann. Denn die Aufnahme zinsteurer Darlehen macht eine Kaufentscheidung oft unrentabel. Vorteilhaft kann sich der Kauf der IT-Ausstattung aber auch auswirken:
- Zum einen gewähren viele Anbieter beim Kauf von gleich mehreren Komponenten und bei Großbestellungen Rabatte. Das schmälert die Investitionskosten und bei geleaster oder gemieteter IT-Ausstattung würde der potenzielle Rabatt an den Leasinggeber bzw. Vermieter gehen.
- Zum anderen besteht im Fall einer Kaufentscheidung Eigentum an den einzelnen Komponenten. Damit partizipiert der Freiberufler auch von einem späteren Wiederverkaufswert. Allerdings ist zu beachten, dass Hard- und Software regelmäßig schnell veralten und somit einem hohen Wertverlust unterliegen. Große Veräußerungserlöse lassen sich deshalb häufig nicht erzielen.
Entscheidet sich der Freiberufler hingegen dazu, die IT-Ausstattung zu mieten, dann wird die betriebliche Liquidität zunächst geschont. Anstatt den hohen Kaufpreis zu finanzieren, muss nun lediglich eine geringe Miete entrichtet werden. Zudem bietet das Mietmodell einen weiteren Vorteil im Vergleich zum Kauf: Der Vermieter bleibt Eigentümer der IT-Ausstattung und er hat sich deshalb auch darum zu kümmern, dass die Komponenten für den Betrieb des Freiberuflers funktionstüchtig bleiben und z. B. erforderliche Updates durchgeführt werden. Bei gekaufter Hard- und Software ist das nicht der Fall. Schmort beispielsweise eine Festplatte durch und liegt kein Garantiefall vor, muss sich der Freiberufler selbst um die Erneuerung kümmern – und auch die damit in Zusammenhang stehenden Kosten tragen. Zudem hat vor allem bei einem zeitnahen Austausch der Komponenten das Mietmodell im Vergleich zur Kaufoption oft die Nase vorn.
Beispiel 1 |
Der Kaufpreis für neue Hardware-Komponenten beträgt 10.000 EUR. Ein Anbieter würde für diese eine monatliche Miete von 500 EUR verlangen.
Lösung: Sollen die Komponenten zeitnah wieder getauscht werden – z. B. nach einem Jahr –, bietet das Mietmodell Vorteile. Denn die über ein Jahr entrichtete Miete beträgt lediglich 6.000 EUR. Beläuft sich nun der Verkaufswert für die mittlerweile gebrauchten Komponenten zu diesem Zeitpunkt auf nicht mehr als 4.000 EUR, dann spart der Freiberufler im Vergleich zum Kauf. Bei langer Mietdauer kehrt sich der Vorteil aber um. Wird erst nach zwei Jahren getauscht, muss eine Miete von 12.000 EUR entrichtet werden – 2.000 EUR mehr als beim Kauf der Komponenten. Zudem erhält der Vermieter den Verkaufserlös. |
Beachten Sie — Gemietete Hard- und Software ist besonders dann von Vorteil, wenn sich der Freiberufler modern präsentieren und sofort auf neue Technik- und IT-Trends aufspringen möchte. Denn der Mietvertrag lässt sich oft schnell beenden und durch einen neuen Vertrag mit modernsten Komponenten ersetzen. Wurde die IT hingegen gekauft, dann vergehen bis zu einer Erneuerung der IT meist deutlich längere Zeiten – oft bis zum technischen Defekt der Komponenten. Das birgt das Risiko, technisch von der Konkurrenz „abgehängt“ zu werden.
Als Mittelweg bietet sich ein Leasing der IT-Ausstattung an. Beim Leasing ist die finanzielle Belastung ähnlich wie bei dem Mietmodell zunächst gering. Zunächst ein Vorteil, welcher sich aber bei einer langen Leasingdauer – vor allem ohne Kaufoption – später als Nachteil im Vergleich zur Kaufentscheidung umkehren kann (siehe das Beispiel oben). Es kann aber auch sein, dass gerade zum Vertragsbeginn eine Leasingsonderzahlung verlangt wird. Die belastet natürlich die Liquidität des Freiberuflers. Zudem muss sich bei geleasten Geräten der Nutzer der Technik – also der Freiberufler – in Eigenregie um den Erhalt der Funktionstüchtigkeit kümmern.
ZWISCHENFAZIT — Es kann nicht pauschal beantwortet werden, welches der Modelle tatsächlich „am besten“ ist. Denn die Entscheidung hängt maßgeblich von den individuellen Vorstellungen des Freiberuflers, aber auch von der tatsächlichen (Weiter)Entwicklung der IT ab. Aus diesem Grund sollten Freiberufler vor einer finalen Entscheidung nicht nur Angebote für alle drei Varianten einholen und diese miteinander vergleichen, sondern sich auch folgende Fragen stellen:
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2. Die steuerlichen Unterschiede im Detail
Entscheidet sich der Freiberufler für das Mietmodell, ist die steuerliche Einordnung einfach. Die an den Anbieter gezahlte Miete ist in voller Höhe in der Gewinnermittlung als Betriebsausgabe abzugsfähig. Mit dem Liquiditätsabfluss folgt damit parallel ein Betriebsausgabenabzug in gleicher Höhe.
Beispiel 2 |
Ein Freiberufler mietet die komplette IT-Ausstattung für seinen Betrieb. Dafür entrichtet er monatlich 1.000 EUR.
Lösung: Während die Liquidität um monatlich 1.000 EUR gemindert wird, reduziert sich parallel auch Monat für Monat der Gewinn des Freiberuflers um 1.000 EUR. Bei einem Grenzsteuersatz von 42 % spart das 420 EUR Steuern pro Monat, sodass die tatsächliche Belastung 580 EUR beträgt. |
Beachten Sie — Weil das FA die tatsächliche Steuerentlastung erst im Rahmen der jährlichen Einkommensteuerfestsetzung gewährt, fließt dem Freiberufler die Steuerentlastung effektiv deutlich später zu. Das lässt sich nur verhindern, wenn die Steuervorauszahlungen laufend an die aktuellen Gewinnerwartungen angepasst werden. Bei Abschluss des Mietvertrags müsste z. B. davon ausgegangen werden, dass sich der Gewinn um jährlich 12.000 EUR reduziert. Werden infolgedessen die Einkommensteuervorauszahlungen entsprechend herabgesetzt, kommt der Entlastungseffekt schneller an. Das ist aber alles andere als praktikabel.
Beim Leasingmodell gilt grundsätzlich Entsprechendes, sodass mit dem Liquiditätsabfluss auch eine entsprechende Gewinnminderung einhergeht. Hier müssen leasende Freiberufler aber zwei Besonderheiten beachten:
- Leasingsonderzahlungen sind zwar im Zahlungszeitpunkt abzugsfähig. Sollte der Freiberufler aber seinen Gewinn durch Bilanzierung ermitteln oder die Leasingsonderzahlung bei Gewinnermittlung durch EÜR für einen Zeitraum von mehr als fünf Jahren geleistet werden (§ 11 Abs. 2 S. 3 EStG), muss sie auf den Zeitraum der Nutzungsüberlassung verteilt werden.
- In Sonderfällen – z. B. bei sehr langer oder kurzer Grundvertragslaufzeit – kann das wirtschaftliche Eigentum an dem Leasinggegenstand nicht beim Leasinggeber, sondern beim Freiberufler liegen (BMF 19.4.71, BStBl I S. 264). Die Folge: Der leasende Freiberufler muss das geleaste Wirtschaftsgut aktivieren und abschreiben, während die gezahlte Leasingrate (mit Ausnahme des Zinsanteils) erfolgsneutral behandelt wird.
3. Beim Kaufmodell steuergestaltend agieren
Wird die IT-Ausstattung gekauft, dann stellt sie Anlagevermögen dar. Der Kaufpreis ist zu aktivieren und über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abzuschreiben. Das sind grundsätzlich drei Jahre. Das Problem ist offensichtlich: Während der Kaufpreis die Liquidität des Freiberuflers sofort schmälert, kommt der Entlastungseffekt über den Betriebsausgabenabzug nur ratierlich an. Aus diesem Grund gibt es drei lukrative und praxisgerechte Ausnahmen zur Steuergestaltung:
- Das BMF (26.2.21, IV C 3 – S 2190/21/10002 :013) hat die Nutzungsdauer für Computerhardware (z. B. Computer, Notebook, Tablet, Dockingstation, externe Speicher- und Datenverarbeitungsgeräte, Tastatur, Maus, Headset, Drucker) und Software (z. B. Betriebs- und Anwendersoftware zur Dateneingabe und -verarbeitung, ERP-Software, Anwendersoftware zur Prozesssteuerung oder Unternehmensverwaltung) auf ein Jahr verkürzt. Deshalb sind die hierauf entfallenen Anschaffungskosten direkt im Zeitpunkt der Anschaffung beim Freiberufler als Betriebsausgabe abzugsfähig.
- Für die künftig geplante Anschaffung neuer IT-Komponenten kann gemäß § 7g Abs. 1 EStG bereits heute ein den Gewinn mindernder Investitionsabzugsbetrag (IAB) i. H. v. 50 % der erwarteten Anschaffungskosten gebildet werden. Kernvoraussetzung dafür ist aber, dass der Gewinn des Jahres 200.000 EUR nicht übersteigt.
- Smartphones sind zwar über einen Zeitraum von fünf Jahren abzuschreiben. Es lassen sich aber unter den Voraussetzungen des § 7g Abs. 5 EStG Sonderabschreibungen von bis zu 40 % geltend machen und auch die degressive Abschreibung (§ 7 Abs. 2 EStG) ist anwendbar. Und sollten die Anschaffungskosten nicht mehr als netto 800 EUR betragen, dann ist auch ein sofortiger Abzug der kompletten Anschaffungskosten als geringwertiges Wirtschaftsgut zulässig (§ 6 Abs. 2 S. 1 EStG).
Beispiel 3 |
Ein Freiberufler entscheidet sich dazu, die IT-Ausstattung aller Büroarbeitsplätze zu erneuern und schafft neue Notebooks samt Zubehör für 20.000 EUR an (betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer drei Jahre).
Lösung: Zunächst erfolgt ein Liquiditätsabfluss über 20.000 EUR. Ohne Sonderregelung erhält der Freiberufler die entlastenden Betriebsausgaben aber nur verteilt über 36 Monate mit monatlich 555 EUR (20.000 EUR/36). Damit stehen der sofortigen Liquiditätsbelastung bei einem Grenzsteuersatz von 42 % nur verteilt über 36 Monate Steuerentlastungen von monatlich 233 EUR gegenüber (555 EUR × 42 %), welche ohne Anpassung der Vorauszahlungen aber erst mit der Einkommensteuerfestsetzung tatsächlich zufließen. Auf Basis des BMF-Schreibens 26.2.21 kann aber auch ein sofortiger Betriebsausgabenabzug in voller Höhe erfolgen. In diesem Fall steht den 20.000 EUR Liquiditätsabfluss eine Steuerentlastung von 8.400 EUR im Rahmen der Steuerfestsetzung gegenüber (20.000 EUR × 42 %) und die Liquiditätslücke verringert sich schneller. |
Beachten Sie — Wird bereits im Vorjahr (oder noch früher) ein IAB gebildet und dadurch der Gewinn um bis zu 50 % der erwarteten Anschaffungskosten gemindert, dann fließt bereits im Rahmen der Steuerfestsetzung für dieses Jahr eine anteilige Steuerentlastung zu, ohne dass zuvor Liquidität aufgebracht werden musste. Weil sich so die Liquiditätslücke sofort verringert, bietet der IAB sofortige Investitionsanreize.
