· Der praktische Fall
Fachbeiträge schreiben und veröffentlichen: Das sollten Autoren steuerlich beachten
Fachbeiträge zu veröffentlichen, ist eine gute Möglichkeit, die eigene Expertise zu präsentieren und ein zusätzliches Einkommen zu erzielen. Steuerlich wird die schriftstellerische Tätigkeit jedoch häufig unterschätzt. Bereits ein einzelner Fachbeitrag kann eine freiberufliche Tätigkeit begründen und steuerliche Pflichten auslösen. Der folgende praktische Fall zeigt, welche steuerlichen Aspekte Autoren im Blick behalten sollten.
1. Sachverhalt
Adam Meise ist als Arbeitnehmer in einem Industrieunternehmen beschäftigt. Wegen seiner beruflichen Spezialisierung wurde er von einem Verlag gebeten, einen Fachbeitrag zu verfassen. Für die Veröffentlichung erhält er ein Honorar von 4.000 EUR. Weitere Beiträge sollen folgen.
Zur Erstellung des Beitrags hat Meise Fachliteratur gekauft, seinen privaten Laptop genutzt und im Homeoffice gearbeitet. Vor der Honorarabrechnung bittet ihn der Verlag nun um Mitteilung, ob das Honorar unter Anwendung der Kleinunternehmerregelung oder nach den allgemeinen Vorschriften des UStG abzurechnen ist.
Auch wenn Meise das Verfassen des Beitrags keine Schwierigkeiten bereitet hat, ist er bei den steuerlichen Folgen unsicher. Insbesondere fragt er sich, was es mit der Kleinunternehmerregelung auf sich hat und wie er das Honorar versteuern muss. Er bittet daher seinen Steuerberater um Unterstützung, der die nachfolgenden Auskünfte erteilt.
2. Lösung
2.1 Schriftsteller erzielen Einkünfte aus selbstständiger Arbeit
Zunächst erläutert der Steuerberater, dass es sich vorliegend bzw. bei dem Honorar um eine schriftstellerische Tätigkeit handelt, die zu Einkünften aus selbstständiger Arbeit nach § 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG führt. Der Begriff des Schriftstellers ist dabei weit auszulegen. Er umfasst nicht nur Autoren von Büchern, sondern auch Verfasser wissenschaftlicher oder fachlicher Beiträge.
Beachten Sie — Es kommt weder auf den zeitlichen Umfang der Tätigkeit noch auf die Höhe des Honorars an. Auch eine nebenberuflich ausgeübte Autorentätigkeit kann eine freiberufliche Tätigkeit begründen.
MERKE — Schriftstellerische Tätigkeiten gehören folglich zu den freien Berufen. Eine Gewerbeanmeldung ist nicht erforderlich und es fällt auch keine Gewerbesteuer an. |
2.2 Die Tätigkeit ist dem FA anzuzeigen
Auch wenn keine Gewerbeanmeldung erforderlich ist, muss Meise dem FA die Aufnahme der freiberuflichen Tätigkeit anzeigen (§ 138 Abs. 1 AO). Weil das (bis dato) nicht erfolgt ist, sollte der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung unverzüglich elektronisch über das ELSTER-Portal übermittelt werden. In diesem Fragebogen sind u. a. Angaben zur Art der Tätigkeit, zum voraussichtlichen Gewinn und Umsatz sowie zur umsatzsteuerlichen Behandlung zu machen. Auf Grundlage dieser Angaben wird das FA die erforderlichen steuerlichen Merkmale vergeben und prüfen, ob Einkommensteuervorauszahlungen festzusetzen sind.
MERKE — Nebenberufliche Autoren schenken diesem Schritt oft wenig Beachtung. Die Anzeigepflicht besteht jedoch unabhängig davon, ob zunächst nur ein einzelner Fachbeitrag veröffentlicht wird und/oder das Honorar gering ausfällt. |
2.3 Der Gewinn ist maßgebend für die Besteuerung
Die Einkommensteuer knüpft nicht an die vereinnahmten Honorare, sondern an den Gewinn aus der schriftstellerischen Tätigkeit an. Da Meise als Freiberufler nicht buchführungspflichtig ist und auch nicht freiwillig bilanziert, kann er seinen Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG durch eine vereinfachende Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) ermitteln. Hierbei werden die im Kalenderjahr zugeflossenen Betriebseinnahmen den abgeflossenen Betriebsausgaben gegenübergestellt. Maßgebend ist grundsätzlich das Zu- und Abflussprinzip des § 11 EStG.
2.4 Die klassischen Betriebsausgaben von Autoren
Im Zusammenhang mit der Erstellung eines Fachbeitrags kommen als Betriebsausgaben insbesondere Aufwendungen für Fachliteratur, Datenbanken, Büromaterial sowie Porto und Fahrtkosten in Betracht.
Nutzt Meise seinen privaten Internet- oder Telefonanschluss auch für die Autorentätigkeit, kann der beruflich veranlasste Anteil ebenfalls berücksichtigt werden. Gleiches gilt für einen ausschließlich oder überwiegend beruflich genutzten Laptop oder einen Drucker. Dabei eröffnet sich über ein Schreiben des BMF (22.2.22, IV C 3 - S 2190/21/10002 :025) die Möglichkeit, die Anschaffungskosten sofort und in voller Höhe abzusetzen. Werden die Wirtschaftsgüter indes auch privat verwendet, ist der Abzug auf den betrieblichen Nutzungsanteil beschränkt.
Da Meise von zu Hause arbeitet, können sich Betriebsausgaben zudem aus den Regelungen zum häuslichen Arbeitszimmer bzw. zur Tagespauschale ergeben (§ 4 Abs. 5 Nr. 6b und 6c EStG).
MERKE — Auch bei einer nur nebenberuflich ausgeübten Autorentätigkeit sollten sämtliche Belege als Nachweis für die Betriebsausgaben gesammelt werden. Gerade kleinere Aufwendungen für Fachliteratur oder Recherchen summieren sich im Laufe eines Jahres oft zu einem nicht unerheblichen Betrag. |
2.5 Betriebsausgabenpauschale als attraktive Alternative
Nicht in jedem Fall lohnt sich der Einzelnachweis sämtlicher Betriebsausgaben. Der Grund: Die Finanzverwaltung gewährt für schriftstellerische Tätigkeiten aus Vereinfachungsgründen eine Betriebsausgabenpauschale.
Nach dem Schreiben des BMF (6.4.23, IV C 6 - S 2246/20/10002 :001) können ohne Nachweis pauschal 25 % der Betriebseinnahmen, höchstens aber 900 EUR jährlich, abgezogen werden. Gerade bei nebenberuflichen Autoren erweist sich diese Pauschale oft als günstiger als der Ansatz der tatsächlichen Betriebsausgaben. Gleichzeitig entfällt die Notwendigkeit, sämtliche Aufwendungen nachzuweisen. Und selbst wenn tatsächlich keine Betriebsausgaben entstanden sind, kann die Pauschale beansprucht werden.
Kann Meise im praktischen Fall z. B. 300 EUR an Betriebsausgaben nachweisen, ergibt sich bei seinem Honorar von 4.000 EUR folgende Berechnung: Werden die tatsächlichen Betriebsausgaben berücksichtigt, ergibt sich ein Gewinn von 3.700 EUR. Nutzt Meise dagegen die Betriebsausgabenpauschale, kann er pauschal 900 EUR abziehen (4.000 EUR × 25 % = 1.000 EUR; max. 900 EUR). Sein steuerpflichtiger Gewinn reduziert sich dadurch auf 3.100 EUR.
Beachten Sie — Die Entscheidung (tatsächliche Betriebsausgaben oder Betriebsausgabenpauschale) ist kalenderjahrbezogen zu treffen. Das bedeutet: Meise ist nicht dauerhaft an eine einmal gewählte Methode gebunden, sondern kann für jedes Jahr die günstigere Alternative wählen. In Jahren mit größeren Investitionen bietet es sich somit an, den tatsächlichen Aufwand nachzuweisen.
MERKE — Sollte Meise der schriftstellerischen Tätigkeit hauptberuflich nachgehen, profitiert er von einer höheren Betriebsausgabenpauschale. Hier sind 30 % der Einnahmen (maximal 3.600 EUR pro Jahr) abzugsfähig. |
2.6 Erklärung in der Einkommensteuererklärung
Der im Rahmen der EÜR ermittelte Gewinn ist im Anschluss in die Einkommensteuererklärung zu übertragen. Hierzu ist grundsätzlich die Anlage S zu verwenden. Sowohl die Einkommensteuererklärung als auch die Anlage EÜR sind elektronisch an das FA zu übermitteln (vgl. auch § 60 Abs. 4 EStDV).
Beachten Sie — Als Arbeitnehmer war Meise bisher regelmäßig nicht verpflichtet, eine Steuererklärung abzugeben. Das ändert sich durch die Autorentätigkeit, da nun eine Pflicht zur Abgabe besteht (§ 46 Abs. 2 Nr. 1 EStG).
2.7 Auch die Umsatzsteuer ist zu beachten
Nachdem die einkommensteuerlichen Folgen geklärt sind, stellt sich noch die Frage, wie es mit der Umsatzsteuer aussieht, bzw. was die vom Verlag erwähnte Kleinunternehmerregelung bedeutet?
Meise wird mit seiner schriftstellerischen Tätigkeit Unternehmer i. S. des § 2 Abs. 1 UStG. Dabei ist es unerheblich, dass er die Beiträge nebenberuflich verfasst. Die Umsätze unterliegen dem ermäßigten Umsatzsteuersatz von 7 % (§ 12 Abs. 2 Nr. 7 UStG). Der Verlag wird das vereinbarte Honorar also grundsätzlich zuzüglich Umsatzsteuer auszahlen.
Im Gegenzug kann Meise jedoch die ihm von anderen Unternehmern in Rechnung gestellte Umsatzsteuer – etwa beim Erwerb eines ausschließlich für die Autorentätigkeit genutzten Laptops – als Vorsteuer (§ 15 UStG) abziehen.
Beachten Sie — In der weiteren Folge muss Meise die Umsatzsteuer an das FA abführen bzw. Umsatzsteuer-Voranmeldungen nach Maßgabe des § 18 UStG sowie eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung an das FA übermitteln.
MERKE — Nimmt der Unternehmer seine berufliche oder gewerbliche Tätigkeit auf, ist im laufenden und folgenden Kalenderjahr Voranmeldungszeitraum der Kalendermonat. Diese starre Regel des § 18 Abs. 2 S. 4 UStG ist jedoch für die Besteuerungszeiträume 2021 bis 2026 ausgesetzt (vgl. § 18 Abs. 2 S. 6 UStG). |
2.8 Kleinunternehmerregelung führt zur Bürokratieentlastung
Für viele nebenberufliche Autoren wird allerdings die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG die größere praktische Bedeutung haben. Sie kommt nach § 19 Abs. 1 UStG grundsätzlich zur Anwendung, wenn
- der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 EUR nicht überschritten hat und
- im laufenden Kalenderjahr 100.000 EUR nicht überschreitet.
Bei der Wahl der Kleinunternehmerregelung sind die Umsätze von Meise umsatzsteuerfrei, sodass der Verlag das Honorar netto – also ohne zusätzliche 7 % Umsatzsteuer – auszahlt. Der Haken: Meise kann keinen Vorsteuerabzug beanspruchen (§ 15 Abs. 2 Nr. 1 UStG).
Beachten Sie — Ob die Kleinunternehmerregelung oder die Regelbesteuerung wirtschaftlich günstiger ist, hängt maßgeblich von den Umständen des Einzelfalls ab. Werden nur einzelne Fachbeiträge veröffentlicht und entstehen nur geringe Aufwendungen, überwiegen regelmäßig die bürokratieentlastenden Vorteile der Kleinunternehmerregelung. Sind dagegen größere Investitionen geplant, kann sich die Option zur Regelbesteuerung wegen des Vorsteuerabzugs lohnen.
MERKE — Eine Option zur Regelbesteuerung bindet Meise jedoch für mindestens fünf Jahre (§ 19 Abs. 3 UStG). Anders als bei der Betriebsausgabenpauschale kann also nicht von Jahr zu Jahr gewechselt werden. |
