01.08.2007 | Finanzbuchhaltung

Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung bei Fehlen von Kontierungsvermerken auf Belegen

von Dipl.-Kfm. Robert W. Vernekohl, StB/vBP, Hamm/Westfalen

Zeit ist Geld. Daher versuchen immer mehr Kanzleien den Buchhaltungsaufwand möglichst gering zu halten. Immer häufiger wird auf die Kontierungsvermerke auf den Belegen verzichtet. Fraglich ist, ob das Fehlen der Kontierung auf den Belegen dazu führen kann, dass eine Buchhaltung als nicht ordnungsgemäß verworfen wird. 

1. Grundlagen

Entscheidend für die Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung ist nach Auffassung der Finanzverwaltung (Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen an die obersten Finanzbehörden der Länder vom 7.11.95, IV A 8 - S 0316 - 52/95, BStBl I, 738), dass sich die Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung innerhalb angemessener Zeit verfolgen lassen. Danach müssen Geschäftsvorfälle retrograd und progressiv prüfbar sein. Die progressive Prüfung beginnt beim Beleg, geht über die Grundaufzeichnungen zu den Konten und schließlich zur Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung bzw. zur Steueranmeldung und Steuererklärung. Die retrograde Prüfung verläuft umgekehrt. Zur Erfüllung der Belegfunktionen sind deshalb Angaben zur Kontierung, zum Ordnungskriterium für die Ablage und zum Buchungsdatum auf dem Beleg erforderlich. 

2. Vorgehen in der Praxis

Viele Steuerberaterkanzleien verzichten heute auf die vollständige Kontierung der Belege, wobei fast immer bei den Bankbuchungen die Kontierung weggelassen wird. In Zeiten eines harten Wettbewerbs gewinnt der Aspekt der Belegkontierung große Bedeutung, kostet es Sie doch Zeit. Kann daher auf die komplette Kontierung aller Belege verzichtet werden? 

Ausdrücklich werden für die Einhaltung der Prüfspur aufgezählt: Beleg, Grundbuch, Konten, Jahresabschluss. Eine direkte Prüfungsmöglichkeit vom Beleg zu den Konten und umgekehrt wird also nicht gefordert. Damit ist aber auch eine Kontierungsangabe auf dem Beleg nicht zwingend notwendig. Es kommt somit auf das verwendete Ordnungskriterium für die Verbuchung der Belege an. Das sieht auch die Finanzverwaltung so, denn Geschäftsvorfälle sind dann ordnungsgemäß gebucht, wenn sie nach einem Ordnungsprinzip vollständig, formal richtig, zeitgerecht und verarbeitungsfähig erfasst und gespeichert sind.