· Fachbeitrag · Entgeltunterlagen
Elektronische Entgeltunterlagen ab 2027: Was Arbeitgeber jetzt beachten müssen
von Kerstin Kind, Director und Rentenberaterin, WTS GmbH, Frankfurt
Die Digitalisierung der Sozialversicherung schreitet voran. Ab dem 01.01.2027 müssen Arbeitgeber Entgeltunterlagen elektronisch führen. Die bisherige Befreiungsmöglichkeit endet am 31.12.2026. Für Arbeitgeber besteht deshalb kurzfristiger Handlungsbedarf. Wer die Umstellung zu spät einleitet, riskiert bei der nächsten elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) zusätzlichen Aufwand, Rückfragen und Beanstandungen. LGP zeigt, welche Unterlagen betroffen sind, welche Anforderungen für die Archivierung gelten und wie Arbeitgeber die Umstellung jetzt vorbereiten.
Was sich ab dem 01.01.2027 ändert
Bereits seit dem 01.01.2022 besteht grundsätzlich die Pflicht, die begleitenden Entgeltunterlagen elektronisch zu führen. Bislang konnten sich Arbeitgeber auf Antrag beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung davon befreien lassen. Diese Befreiungsmöglichkeit ist nach § 8 Abs. 3 S. 2 BVV bis zum 31.12.2026 befristet und läuft ersatzlos aus. Ab dem 01.01.2027 gilt die elektronische Führung damit für alle Arbeitgeber verpflichtend.
Welche gesetzlichen Grundlagen gelten
Die grundlegende Verpflichtung ergibt sich aus § 28f Abs. 1 S. 1 SGB IV i. V. m. § 8 BVV. Danach hat der Arbeitgeber für jeden Beschäftigten, getrennt nach Kalenderjahren, Entgeltunterlagen in deutscher Sprache zu führen und geordnet aufzubewahren. Die Beitragsverfahrensverordnung (BVV) konkretisiert dies:
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