13.12.2013 · Fachbeitrag · Reisekosten

Die Auswirkungen der Gestellung von Mahlzeiten auf die neue Verpflegungspauschale

von StB Dipl.-Finw. (FH) Susanne Weber, WTS Steuerberatungsges. mbH, München

| Seit 1. Januar 2014 gibt es nur noch zwei verschiedene Verpflegungspauschalen, die Arbeitnehmern je nach Abwesenheitsdauer steuerfrei ausgezahlt werden können. Für An- und Abreisetage bei mehrtägigen Dienstreisen mit Übernachtung gilt die geringere Pauschale sogar ohne Mindestabwesenheitszeit. Die Pauschalen werden aber gekürzt, wenn dem Arbeitnehmer auf der Dienstreise vom Arbeitgeber oder auf Veranlassung des Arbeitgebers von einem Dritten eine Mahlzeit gestellt wird. Erfahren Sie anhand von Beispielen, wie sich die neuen Regeln in der Praxis auswirken. |

Verpflegungspauschale künftig zweistufig

Bei den inländischen Verpflegungspauschalen gibt es seit dem 1. Januar 2014 nur noch zwei Beträge - 12 Euro bzw. 24 Euro:

Bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte hat der Arbeitnehmer Anspruch auf eine steuerfreie Verpflegungspauschale in Höhe von 12 Euro.

Bei mehrtägigen Reisen mit Übernachtung kann der Arbeitnehmer für jeden Tag, an dem er 24 Stunden abwesend ist, eine Verpflegungspauschale von 24 Euro beanspruchen. Für den An- und Abreisetag gilt die Pauschale von 12 Euro, ohne dass Mindestabwesenheitszeiten geprüft werden müssen.

Wichtig | Der Arbeitnehmer kann den Betrag von 12 Euro auch dann in Anspruch nehmen, wenn er ohne zu übernachten an zwei Kalendertagen in der Summe mehr als 8 Stunden beruflich auswärts tätig war (sogenannte Mitternachtsregelung). Das betrifft vor allem Reisen mit einem Beginn nach 16 Uhr und Ende vor 8 Uhr morgens.

Beispiel

Der Arbeitnehmer nimmt am Abend an einer Weiterbildung in Frankfurt teil. Er verlässt die Firma seines Arbeitgebers in Nürnberg um 17:00 Uhr und fährt mit dem Zug nach Frankfurt. Die Veranstaltung dauert von 19:30 Uhr bis 21:30 Uhr. Mit dem letzten Zug, der um 22:15 Uhr aus Frankfurt abfährt, kehrt er um 1:15 Uhr des Folgetags zu seiner Wohnung in Nürnberg zurück.

Lösung: Der Arbeitnehmer ist weder am ersten noch am zweiten Tag mehr als 8 Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte auswärts tätig. Da er aber in Summe mehr als 8 Stunden abwesend war, kann er für den ersten Tag (Tag mit der überwiegenden Abwesenheit) eine Verpflegungspauschale von 12 Euro beanspruchen. Soweit der Arbeitgeber die Pauschale nicht erstattet, kann sie der Arbeitnehmer als Werbungskosten geltend machen.

Verpflegungspauschalen bei Dienstreisen ins Ausland

Bei Auslandsreisen gelten die gleichen Grundsätze. Auch hier gibt es nur noch zwei Stufen. Der niedrigere der beiden Beträge gilt ohne Prüfung einer Mindestabwesenheitszeit auch für den An-und Rückreisetag einer mehrtägigen Auslandsdienstreise mit Übernachtung.

Die Tagegelder je Land bzw. Region im Ausland hat das BMF im November 2013 neu bekanntgegeben (BMF, Schreiben vom 11.11.2013, Az. IV C 5 - S 2353/08/10006:004; Abruf-Nr. 133547; siehe LGP 12/2013, Seite 1). Wie bisher ist die Pauschale des Orts zu berücksichtigen, den der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht. Für den Rückreisetag gilt der letzte Tätigkeitsort im Ausland.

Kürzung der Pauschale bei Gestellung von Mahlzeiten

Ab 2014 muss dem Arbeitnehmer die Verpflegungspauschale gekürzt werden, wenn er bei der Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber oder von diesem veranlasst von einem Dritten eine Mahlzeit erhält. Die Kürzung beträgt - jeweils in Prozent der Pauschale für eine Abwesenheit von 24 Stunden -

für ein Frühstück 20 Prozent und

für ein Mittag- oder Abendessen 40 Prozent.

PRAXISHINWEIS | Bei Dienstreisen im Inland bedeutet dies eine Kürzung um 4,80 Euro für ein Frühstück und 9,60 Euro für ein Mittag- oder Abendessen.

Eine Mahlzeit ist auf Veranlassung des Arbeitgebers von einem Dritten gewährt, wenn

dem Arbeitnehmer die Kosten aufgrund einer dienst- oder arbeitsrechtlichen Vereinbarung (zum Beispiel Reisekostenrichtlinie) erstattet werden und

die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist oder es sich um eine sogenannte Kleinbetragsrechnung handelt, die im Original vorliegt.

PRAXISHINWEIS | Für die Kürzung spielt es keine Rolle, ob die gewährte Mahlzeit beim Arbeitnehmer zu einem geldwerten Vorteil führt. Entscheidend ist, ob der Arbeitnehmer während seiner Reise eine vom Arbeitgeber veranlasste Mahlzeit erhalten hat, sodass unterstellt werden kann, dass ihm insoweit kein Mehraufwand entstanden ist. Die Kürzung muss daher zum Beispiel auch dann erfolgen, wenn der Arbeitnehmer während seiner Dienstreise an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung des Arbeitgebers teilgenommen hat. Bei der Teilnahme an einem Geschäftsessen eines Dritten fehlt es jedoch an der Veranlassung durch den Arbeitgeber, sodass insoweit die Kürzung unterbleiben kann.

Beispiel

Ein Arbeitnehmer aus Karlsruhe ist mehr als 8 Stunden auf einer eintägigen Dienstreise in Frankreich und lädt dort den französischen Geschäftspartner zum Mittagessen ein. Die Rechnung, die den Anforderungen an eine Kleinbetragsrechnung nach deutschem Recht genügt, reicht er dem Arbeitgeber im Original zur Erstattung über die Reisekosten ein.

Lösung: Die Teilnahme an der geschäftlich veranlassten Bewirtung führt für den Arbeitnehmer wie bisher nicht zu einem steuerpflichtigen geldwerten Vorteil (BMF, [Anwendungs-]Schreiben vom 30.9.2013, Az. IV C 5 - S 2353/13/10004; Abruf-Nr. 133156, Randziffer [Rz.] 70). Dennoch muss die Verpflegungspauschale in Höhe von 29 Euro für die gestellte Mahlzeit um 17,60 Euro gekürzt werden (das sind 40 Prozent von 44 Euro, der Verpflegungspauschale Frankreich für 24-stündige Abwesenheit), sodass der Arbeitgeber noch 11,40 Euro steuerfrei erstatten kann.

Abwandlung

Der französische Geschäftspartner lädt den Arbeitnehmer zum Mittagessen ein.

Lösung: In diesem Fall muss die Verpflegungspauschale nicht gekürzt werden. Es fehlt an der Veranlassung durch den Arbeitgeber. Dem Arbeitnehmer kann eine Verpflegungspauschale von 29 Euro steuerfrei ausbezahlt werden.

Tageweise Kürzung der Verpflegungspauschale

Die Kürzung der Verpflegungspauschale ist für jeden Kalendertag gesondert zu prüfen. Die Kürzungsbeträge dürfen die Verpflegungspauschale aber nicht übersteigen. Eine Kürzung erfolgt maximal auf 0 Euro.

Beispiel

Ein Arbeitnehmer aus Berlin ist auf einer zweitägigen Dienstreise in München. Er verlässt sein Büro in Berlin um 17 Uhr und fliegt nach München, wo er sich um 20 Uhr mit einem Geschäftspartner am Flughafen trifft, um dort mit ihm zu Abend zu essen. Der Geschäftspartner zahlt die Rechnung. Anschließend fährt der Arbeitnehmer ins Hotel. Am nächsten Tag nimmt er an einem Seminar teil, für das der Arbeitgeber die Rechnung bezahlt. Im Rechnungsbetrag sind die Kosten für ein Mittagessen enthalten. Die Hotelrechnung, die auf den Arbeitgeber ausgestellt ist, beinhaltet auch die Kosten für das Frühstück.

Lösung: Für die zweitägige Dienstreise kann der Arbeitnehmer je Kalendertag 12 Euro als Verpflegungspauschale beanspruchen. Diese ist wie folgt zu kürzen:

	Steuerfreie Verpflegungspauschale	Kürzungen	Verbleibende Verpflegungspauschale
Anreisetag	12 Euro	Keine	12 Euro
Rückreisetag	12 Euro	4,80 Euro für ein Frühstück und 9,60 Euro für ein Mittagessen	0 Euro

PRAXISHINWEIS | Die Kürzung der Verpflegungspauschale ist zwingend vorgeschrieben. Sie muss auch erfolgen, wenn der Arbeitnehmer für die Mahlzeit ein Entgelt an den Arbeitgeber zahlen muss. Das Entgelt mindert nur den Kürzungsbetrag der Verpflegungspauschale.

Beispiel

Der Arbeitnehmer erhält im Rahmen eines eintägigen Seminars eine Mittagsmahlzeit und muss hierfür ein Entgelt in Höhe von 3,00 Euro (amtlicher Sachbezugswert für 2014) entrichten. Er ist mehr als 8 Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend.

Lösung: Der Arbeitnehmer kann eine Verpflegungspauschale in folgender Höhe erhalten:

	Steuerfreie Verpflegungspauschale	Kürzung	Kürzung ?der Kürzung	Verbleibende ?Verpflegungspauschale
Abwesenheit > 8 Stunden	12 Euro	9,60 Euro für ein Mittagessen	3,00 Euro	5,40 Euro

Beachten Sie | Erstattet der Arbeitgeber die Verpflegungspauschale trotz der Mahlzeitengestellung ungekürzt, ist der unterlassene Kürzungsbetrag steuerpflichtiger Arbeitslohn.

Pauschalierungsmöglichkeit für zu hohe Verpflegungsgelder

Wie bisher können gezahlte Verpflegungspauschalen mit 25 Prozent pauschal versteuert werden, soweit sie die steuerfrei möglichen Pauschbeträge um nicht mehr als 100 Prozent übersteigen (§ 40 Abs. 2 Nr. 4 EStG). Dabei sind die Verpflegungspauschalen ohne Kürzung um gestellte Mahlzeiten pauschalierungsfähig (BMF, Schreiben vom 30.9.2013, Rz. 57), sodass der „unterlassene Kürzungsbetrag“ mit 25 Prozent pauschal versteuert werden kann.

Beispiel

Der Arbeitnehmer erhält im Rahmen eines eintägigen Seminars eine Mittagsmahlzeit. Da der Arbeitnehmer mehr als 8 Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist, erstattet der Arbeitgeber eine Verpflegungspauschale von 12 Euro.

Lösung: Aufgrund der Abwesenheit kann der Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale von 12 Euro erhalten. Diese ist aber wegen der Mahlzeit um 9,60 Euro zu kürzen. Zahlt der Arbeitgeber diesen Betrag dennoch aus, kann er ihn mit 25 Prozent pauschal versteuern, weil nach § 40 Abs. 2 Nr. 4 EStG bis zu 12 Euro mit 25 Prozent pauschal versteuert werden können. Die Pauschalierung führt zur Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung.

Bewertung von Mahlzeiten auf Dienstreisen

Vom Arbeitgeber oder auf Veranlassung des Arbeitgebers anlässlich und während der Dienstreise gestellte Mahlzeiten sind seit 1. Januar 2014 mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewerten, wenn ihr Preis (inklusive Umsatzsteuer) 60 Euro nicht übersteigt. Der Sachbezugswert 2014 beträgt 1,63 Euro für ein Frühstück und 3,00 Euro für ein Mittag- oder Abendessen.

PRAXISHINWEIS | Für die 60 Euro-Grenze ist der Preis maßgebend, den der Abgebende dem Arbeitgeber in Rechnung stellt (BMF, Schreiben vom 30.9.2013, Rz. 62). Freiwillige Trinkgelder sind bei der 60-Euro-Grenze nicht zu berücksichtigen.

Versteuerung der Mahlzeiten bis zu 60 Euro

Wenn der Mitarbeiter für den jeweiligen Reisetag eine steuerfreie Verpflegungspauschale beanspruchen kann, braucht der Sachbezugswert nicht versteuert zu werden. Die Versteuerung unterbleibt daher, wenn

die Dreimonatsfrist noch nicht abgelaufen ist und

die Abwesenheitsdauer bei eintägigen Reisen mehr als 8 Stunden beträgt oder

bei mehrtägigen Reisen mit Übernachtung.

Wichtig | Dies gilt auch, wenn der Arbeitnehmer in seiner Reisekostenabrechnung keine Verpflegungspauschale geltend macht.

Beispiel

Für einen internen Workshop mietet der Arbeitgeber aus München für zehn Führungskräfte einen Seminarraum in einem Hotel am Chiemsee an und übernimmt die Kosten für alle Mahlzeiten (Preis übersteigt jeweils nicht 60 Euro). Die Veranstaltung dauert drei Tage. Die Arbeitnehmer machen in ihrer Reisekostenabrechnung nur die Fahrtkosten mit 0,30 Euro je gefahrenen km geltend, weil ihnen für Verpflegung und Übernachtung keine Aufwendungen entstanden sind.

Lösung: Da der Preis der während der Dienstreise gewährten Mahlzeit?60 Euro nicht übersteigt, können die Mahlzeiten mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet werden. Die Versteuerung der Sachbezugswerte unterbleibt aber, da die Arbeitnehmer für die mehrtägige Dienstreise dem Grunde nach eine (gekürzte) Verpflegungspauschale beanspruchen können.

Neue Pauschalierungsmöglichkeit für Sachbezugswerte

Steht dem Arbeitnehmer keine Verpflegungspauschale zu, zum Beispiel wenn der Arbeitnehmer nicht mehr als 8 Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist, muss der Sachbezugswert als geldwerter Vorteil versteuert werden. Hierfür besteht seit dem 1. Januar 2014 die Möglichkeit der pauschalen Versteuerung mit 25 Prozent zuzüglich Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls pauschaler Kirchensteuer, die zur Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung führt.

Beispiel

Der Arbeitgeber führt am Firmenstandort in Frankfurt ein internes Seminar durch, an dem zwei Arbeitnehmer aus der Niederlassung in Darmstadt und fünf Teilnehmer aus der Niederlassung in Berlin teilnehmen. Die Veranstaltung dauert von 10 bis 15 Uhr. Für die Mittagszeit ist bei einem Caterer ein warmes Essen bestellt (Preis je Gericht: 18 Euro inklusive Umsatzsteuer), das die Teilnehmer an Stehtischen vor dem Seminarraum einnehmen.

Lösung: Da der Preis der Mahlzeit die 60-Euro-Grenze nicht übersteigt, kann das Mittagessen mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet werden. Für die Arbeitnehmer aus Berlin, die an dem Tag mehr als 8 Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend sind, braucht der Sachbezugswert nicht versteuert werden, weil diese Arbeitnehmer nur eine gekürzte Verpflegungspauschale beanspruchen dürfen. Für die Arbeitnehmer aus Darmstadt, die nicht mehr als 8 Stunden abwesend sind, muss der Sachbezugswert für das Mittagessen jedoch versteuert werden. Dafür kann der Arbeitgeber die Pauschalbesteuerung mit 25 Prozent zuzüglich Solidaritätszuschlag und pauschaler Kirchensteuer anwenden.

Beachten Sie | Die Pauschalversteuerung kann auch vorgenommen werden, wenn der Arbeitgeber nicht weiß, ob dem Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale zusteht, weil dieser keine Reisekostenabrechnung erstellt.

Beispiel

Ein Arbeitnehmer erhält im Rahmen eines externen Halbtagesseminars eine Mittagsmahlzeit. Da ihm keine Fahrtkosten entstanden sind, erstellt er keine Reisekostenabrechnung. Aus der Rechnung des Seminarveranstalters ist ersichtlich, dass in den Seminarkosten die Kosten für das Mittagessen enthalten sind.

Lösung: Da dem Arbeitgeber nicht bekannt ist, ob dem Arbeitnehmer eine (gekürzte) Verpflegungspauschale zusteht, muss er für die Mittagsmahlzeit den Sachbezugswert (gegebenenfalls pauschal) versteuern.

Mahlzeiten über 60 Euro inklusive Umsatzsteuer

Übersteigt der Preis der Mahlzeit die 60-Euro-Grenze, muss das Essen als sogenanntes Belohnungsessen mit dem ortsüblichen Wert als geldwerter Vorteil versteuert werden. In diesem Fall braucht die Verpflegungspauschale nicht gekürzt zu werden (BMF, Schreiben vom 30.9.2013, Rz. 80).

Beispiel

Für einen internen Workshop mietet der Arbeitgeber aus München für zehn Führungskräfte einen Seminarraum in einem Hotel am Chiemsee an und übernimmt die Kosten für alle Mahlzeiten. Die Veranstaltung beginnt am ersten Tag mit dem Mittagessen und endet am dritten Tag damit. Am Abend des zweiten Tages wird das Abendessen in einem benachbarten Sternerestaurant eingenommen. Dafür entstehen Kosten je Teilnehmer von 175 Euro inklusive Umsatzsteuer. Bei den übrigen Mahlzeiten ist die 60 Euro-Grenze nicht überschritten.

Lösung: Die Mahlzeit mit einem Preis von mehr als 60 Euro muss als Sachzuwendung versteuert werden. Für jeden Arbeitnehmer sind 175 Euro mit dem persönlichen Steuersatz oder nach § 37b Abs. 2 EStG pauschal mit 30 Prozent zu versteuern. Aus steuerlicher Sicht kann den Arbeitnehmern für diesen Tag eine Verpflegungspauschale von 9,60 Euro steuerfrei erstattet werden. Die Berechnung der Verpflegungspauschalen setzt sich wie folgt zusammen:

	Steuerfreie Verpflegungspauschale	Kürzungen	Verbleibende Verpflegungspauschale
Tag 1 (Anreise)	12 Euro	9,60 Euro für ein Mittagessen und 9,60 Euro für ein Abendessen	0 Euro
Tag 2	24 Euro	4,80 Euro für ein Frühstück und 9,60 Euro für ein Mittagessen, Keine Kürzung für Abendessen	9,60 Euro
Tag 3 ?(Rückreise)	12 Euro	4,80 Euro für ein Frühstück und 9,60 Euro für ein Mittagessen	0 Euro

PRAXISHINWEIS | Der Arbeitgeber kann auch regeln, dass die Verpflegungspauschale bei vom Arbeitgeber gestellten Mahlzeiten unabhängig vom Preis der Mahlzeit zu kürzen ist. Dies erscheint praktikabel, da der Arbeitnehmer in der Regel den Preis des eingenommenen Essens nicht kennt. Darüber hinaus wird der Arbeitgeber neben einem teuren Essen nicht noch eine Verpflegungspauschale zahlen wollen. Soweit der Arbeitgeber kein Tagegeld erstattet, obwohl dies aus steuerlicher Sicht möglich wäre, kann der Arbeitnehmer die Beträge in der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen.

Bescheinigung des Großbuchstabens „M“

Seit 1. Januar 2014 muss der Arbeitgeber in der Lohnsteuerbescheinigung des Arbeitnehmers den Großbuchstaben „M“ bescheinigen, wenn dieser während einer Dienstreise eine Mahlzeit erhalten hat, die mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewerten ist. Die Bescheinigung ist unabhängig von der Zahl der im Kalenderjahr gewährten Mahlzeiten. „M“ muss bereits ab einer Mahlzeit eingetragen werden. Die Bescheinigung ist auch unabhängig davon, ob der Sachbezugswert versteuert wurde, oder ob die Versteuerung wegen der Kürzung der Verpflegungspauschale unterbleiben konnte.

Arbeitgeber, denen das Betriebsstättenfinanzamt für die Bescheinigung der steuerfrei gezahlten Verpflegungspauschalen eine andere Aufzeichnung als im Lohnkonto zugelassen hat (zum Beispiel, weil sie aus dem Reisekostenabrechnungssystem ersichtlich sind), brauchen den Großbuchstaben „M“ (zumindest) bis 2015 nicht zu bescheinigen (BMF, Schreiben vom 30.9.2013, Rz. 86).

PRAXISHINWEIS | Mit Blick auf den im Lohnbüro anfallenden Arbeitsaufwand und der aufgrund der erforderlichen Kürzung der Verpflegungspauschale vergleichsweise geringen steuerfreien Erstattung könnten Arbeitgeber überlegen, auf den steuerfreien Ersatz der Verpflegungskosten bei Verköstigung durch den Arbeitgeber zu verzichten und stattdessen (nur) die tatsächlichen Kosten der auf den Namen des Arbeitgebers lautenden Rechnungsbelege zu tragen. Dazu muss gegebenenfalls die betriebliche Reisekostenordnung angepasst werden.

Weiterführende Hinweise