30.08.2013 · Fachbeitrag · Lohnabrechnung

Endgültige Regelungen zu ELStAM im Überblick

| Erstaunlich spät hat das BMF die bisher nur als Entwurf vorliegenden Anwendungsschreiben zum ELStAM-Verfahren in ihrer endgültigen Fassung veröffentlicht. Wesentliche Neuerungen ergeben sich kaum. Die für die Praxis wichtigsten Regeln haben wir nachfolgend zusammengefasst. |

Vielzahl von Veröffentlichungen

Ein Überblick über die BMF-Schreiben zum ELStAM-Verfahren soll durch den Dschungel der inzwischen zahlreichen Veröffentlichungen führen:

„Startschreiben“: Entwurf vom 2. Oktober 2012 (Az. IV C 5 - S 2363/07/0002-03; Abruf-Nr. 123021); endgültige Fassung vom 25. Juli 2013 (Az. IV C 5 - S 2363/13/10003; Abruf-Nr. 132502)

„Anwendungsschreiben“: Entwurf vom 11. Oktober 2012 (Az. IV C 5 - S 2363/07/0002-03; Abruf-Nr. 132156); endgültige Fassung vom 7. August 2013 (Az. IV C 5 - S 2363/13/10003; Abruf-Nr. 132611)

„Einführungsschreiben“ vom 19. Dezember 2012 (Az. IV C 5 - S 2363/07/0002-03; Abruf-Nr. 132709), es verweist auf die beiden oberen Schreiben

Schreiben zur Behebung technischer Fehler vom 25. April 2013 (Az. IV C 5 - S 2363/13/10003; Abruf-Nr. 131439)

Übergangsjahr 2013

Nichts Neues gibt es bei der Übergangsregelung: Letztendlich muss erst die Lohnabrechnung für Dezember 2013 über das ELStAM-Verfahren abgewickelt werden. Das bedeutet, dass die Arbeitnehmer spätestens zum 1. Dezember 2013 bei der ELStAM-Datenbank angemeldet werden müssen. Bis einschließlich November darf noch nach den Papierunterlagen abgerechnet werden. Die Finanzverwaltung geht davon aus, dass sich die meisten Arbeitgeber erst im Herbst für den Umstieg auf ELStAM entscheiden.

PRAXISHINWEIS | Für einen späten Umstieg spricht unter anderem, dass sich die Finanzverwaltung mit der programmtechnischen Beseitigung von Startschwierigkeiten überraschend schwer tut. Die Fehler betreffen nach wie vor das Rückmeldeverfahren (Datenabruf nicht möglich) und die Verwaltung des Referenzdatums (Ummeldung von Haupt- zu Nebenarbeitgeber, Korrektur einer fehlerhaften Anmeldung eines Arbeitnehmers).

Papierunterlagen 2013 noch Pflicht

Im Jahr 2013 muss der Arbeitgeber in jedem Fall Papierunterlagen vorhalten, auch wenn er bereits im elektronischen Verfahren angemeldet ist. Konkret müssen bei Anwendung der Steuerklasse I bis V entweder das Original der gelben Lohnsteuerkarte 2010 oder das Original der vom Finanzamt ausgestellten Ersatzbescheinigung für den Lohnsteuerabzug 2011, 2012 oder 2013 beim Arbeitgeber vorliegen. Die Unterlagen dürfen erst nach Ablauf des Kalenderjahres 2014 ausgesondert werden.

PRAXISHINWEIS | Insbesondere bei Neueinstellungen legen Arbeitnehmer oftmals nur eine Bescheinigung über die „Elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)“ vor. Diese reicht nicht aus. Arbeitgeber müssen auf das Original - erkennbar am Dienstsiegel des Finanzamts - der Lohnsteuerkarte bzw. der Ersatzbescheinigung bestehen, Kopie oder Scan genügen nicht. Im Zweifel können Arbeitgeber die Ersatzbescheinigung direkt beim Wohnsitzfinanzamt des Arbeitnehmers anfordern (siehe „Weiterführende Hinweise“ am Ende des Beitrags).

Wichtig | Das BMF-Schreiben stellt klar, dass für den Lohnsteuerabzug auch im Papierverfahren immer die aktuellsten vorhandenen Lohnsteuerdaten verwendet werden müssen. Der Arbeitnehmer kann in Ergänzung zur Lohnsteuerkarte bzw. einer Ersatzbescheinigung seine aktuellen Lohnsteuerdaten durch das Info-Schreiben vom Oktober 2012 oder durch eine Papierbescheinigung über die aktuell gespeicherten ELStAM-Daten nachweisen.

Beispiel

Von Arbeitnehmer Müller liegt die Original-Lohnsteuerkarte 2010 mit der Steuerklasse I vor. Inzwischen ist Herr Müller verheiratet und Vater eines Kindes. Im August 2013 legt er der Personalabteilung die Bescheinigung „Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)“ vom 12. März 2013 vor. Dort ist für Müller die Steuerklasse III/1 bescheinigt.

Ab März 2013 kann, ab August 2013 muss die Steuerklasse III verwendet werden. Ob rückwirkend für den Zeitraum März bis Juli 2013 eine Korrekturabrechnung erstellt wird, bleibt dem Arbeitgeber überlassen.

Übersicht: Notwendige Unterlagen in 2013 für Steuerklassen I bis V
Arbeitgeber rechnet nach ELStAM-Verfahren ab	Arbeitgeber rechnet nach dem Papierverfahren ab
Notwendig: LSt-Karte 2010 (Original) oder Original der Ersatz-bescheinigung 2011, 2012 oder 2013	Notwendig: LSt-Karte 2010 (Original) oder Original der Ersatzbescheinigung 2011, 2012 oder 2013	Ergänzende Info durch ELStAM-Infoschreiben vom Oktober 2012 Papierbescheinigung über die aktuellen ELStAM-Daten Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug
	Für Auszubildende reicht eine Bestätigung, dass es sich um das erste Dienstverhältnis handelt (dann Steuerklasse I). Liegt diese Bestätigung für Vorjahre vor, muss sie für 2013 nochmals vom Auszubildenden bestätigt werden.

Abweichungen zwischen den Papierunterlagen und den ELStAM-Daten

Bei der Umstellung auf ELStAM im Lauf des Jahres 2013 wird der Arbeitgeber bei einigen Arbeitnehmern eine Differenz zwischen den bisherigen Lohnsteuermerkmalen im Papierverfahren und den aktuellen Lohnsteuermerkmalen der ELStAM-Datenbank feststellen. Das aktuelle BMF-Schreiben stellt für diese Fälle klar, dass weder eine Rückrechnung der Papierdaten noch eine haftungsbefreiende Anzeige beim Betriebsstättenfinanzamt notwendig ist. Das gilt sowohl zugunsten als auch zulasten der Arbeitnehmer. Letztendlich wird mit dem Monat, in dem der Arbeitgeber in das ELStAM-Verfahren einsteigt, ein Schlussstrich unter die bisherige Papierabrechnung gezogen.

Wichtig | Bei etwaigen Differenzen zuungunsten des Arbeitnehmers muss dieser für 2013 eine Steuererklärung abgeben und eine eventuelle Steuerdifferenz nachbezahlen. Der Arbeitgeber haftet für diese Mehrsteuer nicht.

ELStAM bei verschiedenen Lohnarten

Besonderheiten gelten für Arbeitgeber, die eine Kombination aus Betriebsrenten und aktiven Bezügen oder gleichzeitig für einen Mitarbeiter mehrere Betriebsrenten abrechnen müssen. Für Empfänger von Versorgungsbezügen, die als Rentner gesetzlich krankenversichert sind, gilt sozialversicherungsrechtlich das Zahlstellenverfahren. Dieses Verfahren läuft außerhalb der normalen Lohnabrechnung. In der ELStAM-Datenbank kann pro Arbeitgeber ein Arbeitnehmer nur einmal angemeldet werden. Werden für die Lohnabrechnung wegen des getrennten Abrechnungskreislaufs zweimal Lohnsteuerdaten benötigt, verweigert die ELStAM-Datenbank eine Übermittlung. Daran wird sich nach dem aktuellen BMF-Schreiben in Zukunft auch nichts ändern. Die Finanzverwaltung verlangt, dass alle Lohnzahlungen eines Arbeitgebers einheitlich unter einem Datensatz abgerechnet werden.

PRAXISHINWEIS | Bis 2015 können für eine Lohnart die Steuerdaten laut ELStAM-Datenbank verwendet werden, die andere Lohnart muss mit Steuerklasse VI abgerechnet werden. Der Zuschlag zum Versorgungsfreibetrag darf bei der Steuerklasse VI nicht berücksichtigt werden (BMF, Schreiben vom 25.7.2013; Abruf-Nr. 132502, Kapitel III. 5.).

ELStAM trotz technischer Schwierigkeiten

Beim vergeblichen Start ins ELStAM-Verfahren hat der Arbeitgeber Zeit bis zum Dezember 2013. Sobald er sich aber in der ELStAM-Datenbank erfolgreich angemeldet hat, muss er das elektronische Verfahren anwenden. Scheitert der Datenabruf dann aus technischen Gründen, darf der Arbeitgeber für maximal drei Monate nach den voraussichtlichen Lohnsteuerdaten abrechnen (BMF, Schreiben vom 25.7.2013; Abruf-Nr. 132502, Kapitel III. 6.). Das gilt auch dann, wenn ein neu eingetretener Arbeitnehmer in der ELStAM-Datenbank nicht angemeldet werden kann.

Beachten Sie | Ist eine Anmeldung nicht möglich, weil der Arbeitnehmer keine vollständigen Angaben macht (beispielsweise fehlende ID-Nummer), muss der Arbeitgeber nach der Steuerklasse V abrechnen.

Weiterführende Hinweise

Beitrag „ELStAM-Start 2013: Das müssen Arbeitgeber in der Start- und Übergangsphase beachten“, LGP 11/2012, Seite 185

Beitrag „Fehler in der ELStAM-Datenbank“, LGP 6/2013, Seite 101

„Antrag auf Ausstellung einer Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug 2013“ auf  lgp.iww.de unter Downloads → Arbeitshilfen und Checklisten → Lohnabrechnung