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06.10.2008 |Schwierige Abgrenzungsfragen

Bewirtung durch Arbeitnehmer - Diese Aufwendungen sind als Werbungskosten abziehbar

Unternehmer können angemessene Bewirtungskosten als Betriebsausgaben abziehen. Doch auch bei Arbeitnehmern kann eine Bewirtung den Umgang mit Kunden oder das Miteinander mit Kollegen und Mitarbeitern erleichtern. Und weil der Arbeitgeber diese Kosten nicht immer übernimmt, stehen viele Arbeitnehmer vor der Frage, ob und wenn ja wie sie ihre Bewirtungsaufwendungen steuermindernd gelten machen können.  

Was ist eine Bewirtung?

Hinter einer Bewirtung verbirgt sich die Beköstigung von Personen. Das heißt: Der Verzehr von Speisen, Getränken und sonstigen Genussmitteln. Dazu gehören auch Aufwendungen, die zwangsläufig im Zusammenhang mit der Bewirtung anfallen, wenn sie von untergeordneter Bedeutung sind (zum Beispiel Trinkgelder und Garderobengebühren).  

 

Kosten im Rotlichtmilieu - ohne das Finanzamt

Unangemessene Kosten sind nicht abzugsfähig. Rückt die Bewirtung zugunsten anderer Leistungen (zum Beispiel Varietè) in den Hintergrund, stehen die gesamten Kosten im Missverhältnis zum Wert der verzehrten Speisen und Getränke und sind generell nicht abzugsfähig (BFH, Urteil vom 16.2.1990, Az: III R 21/86; Abruf-Nr. 082985).  

 

Zu diesen unangemessenen Kosten gehören auch die Bewirtungsaufwendungen anlässlich von Besuchen in Bordellen und bordellähnlichen Betrieben. Inwieweit dies auch für den Besuch von „Nachtlokalen” gilt, hängt vom Einzelfall ab. Aus der bloßen Bezeichnung „Nachtlokal” kann noch nicht geschlossen werden, was dort jeweils angeboten wird; denn mit dem Begriff Nachtlokal wird im allgemeinen lediglich eine bestimmte Vorstellung hinsichtlich der Öffnungszeiten verbunden. 

 

Beachten Sie: Ein Abzugsverbot besteht auch, wenn bestimmte Geschäftspartner den Besuch derartiger Lokale erwarten, bzw. es sogar üblich ist. Maßstab für die steuerliche Angemessenheit ist die allgemeine Verkehrsauffassung und nicht die Anschauung besonderer Gruppen der Wirtschaft (BFH, Urteil vom 16.2.1990, Az: III R 21/86; Abruf-Nr. 082985). 

„Geschäftlicher“ und „allgemein betrieblicher“ Anlass

Die Finanzverwaltung unterscheidet bei den Bewirtungsaufwendungen zwischen Bewirtungen aus „geschäftlichem“ Anlass und solchen aus „allgemein betrieblichem“ Anlass (R 4.10 Abs. 6 und 7 EStR). Nach dieser Einordnung bestimmt sich die Höhe der abzugsfähigen Bewirtungsaufwendungen - 70 Prozent bei geschäftlichem Anlass und 100 Prozent bei allgemein betrieblichem Anlass. 

 

Einordnung der Bewirtungsaufwendungen

Geschäftlicher Anlass 

Allgemein betrieblicher Anlass 

Bewirtung von betriebsexternen Personen, zu denen ein Geschäftskontakt besteht bzw. angebahnt werden soll. 

Beachten Sie: Darunter fallen auch Arbeitnehmer verbundener Unternehmen (R 4.10 Abs. 7 Satz 2 EStR) und freie Mitarbeiter und Handelsvertreter (BFH, Urteil vom 18.9.2007, Az: I R 75/06; Abruf-Nr. 073962). 

Bewirtung von betriebsinternen Personen (= Mitarbeiter des Bewirtenden; BFH, Urteil vom 19.8.1999 Az: IV R 20/99; Abruf-Nr. 000318). 

  • 70 Prozent abziehbar
  • 100 Prozent abziehbar

Bewirtungsaufwendungen von Arbeitnehmern

Einem Arbeitnehmer können in folgenden Situationen beruflich veranlasste Bewirtungsaufwendungen entstehen: 

 

  • Bewirtung von Geschäftsfreunden/Kunden des Arbeitgebers
  • Bewirtung von Mitarbeitern/Kollegen

 

Bewirtung von Geschäftsfreunden/Kunden des Arbeitgebers

Die Bewirtung von Geschäftsfreunden/Kunden des Arbeitgebers durch den Arbeitnehmer ist vergleichbar mit der Bewirtung aus „geschäftlichem“ Anlass bei Selbstständigen. 

 

Bewirtet der Arbeitnehmer auf eigene Kosten Geschäftsfreunde/Kunden seines Arbeitgebers, kann er die Aufwendungen zu 70 Prozent als Werbungskosten abziehen. Das gilt auch für den auf ihn entfallenden Anteil. 

 

In der Regel wird der Arbeitnehmer die Bewirtung aber im Namen seines Arbeitgebers durchführen und die Kosten auslegen. Der Arbeitgeber kann diese dann als Auslagenersatz zu 100 Prozent steuerfrei erstatten. Der Arbeitnehmer muss für sein Essen keinen geldwerten Vorteil versteuern. 

 

Unser Tipp: Findet die Bewirtung auf einer Dienstreise des Arbeitnehmers statt (zum Beispiel während einer Messe oder einem Kundenbesuch) kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer zusätzlich die Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand zahlen. Tut er das nicht, kann der Arbeitnehmer den Pauschbetrag als Werbungskosten abziehen 

 

Beispiel

Ein Arbeitnehmer besucht einen wichtigen Kunden (Abwesenheit vom Wohnort zehn Stunden) und lädt ihn im Namen seines Arbeitgebers zum Mittagessen ein. Die Rechnung in Höhe von 80 Euro begleicht der Arbeitnehmer. Der Arbeitgeber ersetzt dem Arbeitnehmer die 80 Euro steuerfrei. Zusätzlich zahlt er ihm 12 Euro Verpflegungsmehraufwand. Die Hälfte davon versteuert er pauschal mit 25 Prozent (§ 40 Abs. 2 Nr. 4 EStG). 

Beachten Sie: Bewirtet der Arbeitnehmer Geschäftsfreunde/Kunden seines Arbeitgebers bei sich zu Hause, wird das Finanzamt in der Regel eine private Veranlassung unterstellen und den Werbungskostenabzug nicht zulassen. In Ausnahmefällen können aber auch ausschließlich berufliche Gründe für eine derartige Bewirtung sprechen - zum Beispiel bei Geschäftspartnern aus anderen Kulturkreisen, die eine private Bewirtung „erwarten“ (BFH, Urteil vom 10.6.1966, Az: VI 261/64; Abruf-Nr. 082986). 

 

Bewirtung von Mitarbeitern bei beruflichen Veranstaltungen

Bewirtet ein Arbeitnehmer bei einer ausschließlich beruflich veranlassten Veranstaltung seine Mitarbeiter, kann er die Aufwendungen - soweit der Arbeitgeber sie nicht ersetzt - in voller Höhe als Werbungskosten abziehen. 

 

Beispiel

In der Abteilung von Abteilungsleiter X kriselt es schon länger. X will deshalb mit seinen Mitarbeitern an einem neutralen Ort eine Aussprache und lädt sie zum Brunch in einen entlegenen Landgasthof ein. Weil er die internen Probleme nicht an die „große Glocke“ hängen will, zahlt er die Zeche selbst. Seine Aufwendungen kann er in voller Höhe als Werbungskosten geltend machen.  

Bewirtung von Mitarbeitern bei gesellschaftlichen Veranstaltungen

Bewirtet ein Arbeitnehmer seine Mitarbeiter im Rahmen einer gesellschaftlichen Veranstaltung (zum Beispiel Weihnachtsfeier oder Kegelabend) hat die Finanzverwaltung den Werbungskostenabzug bislang nur zugelassen, wenn der Arbeitnehmer ein erfolgsabhängiges Arbeitsentgelt erhält.  

 

Der BFH hat allerdings entschieden, dass für die Frage, ob die Aufwendungen (fast) ausschließlich beruflich veranlasst sind oder steuerschädlich nicht unerheblich mit der privaten Lebensführung zusammenhängen, alle Umstände des Einzelfalls gewürdigt werden müssen. Bei dieser Gesamtwürdigung spricht zwar eine variable erfolgsabhängige Entlohnung des Arbeitnehmers für eine „berufliche“ Veranlassung der Aufwendungen - und damit für Werbungskosten. Aber auch wenn der Arbeitnehmer erfolgsunabhängig bezahlt wird, heißt das nicht automatisch, dass ein Werbungskostenabzug von Bewirtungsaufwendungen nicht möglich ist. 

 

Sachverhalt im Urteilsfall

Ein Behördenleiter lud anlässlich des fünfjährigen Bestehens der Behörde alle Mitarbeiter im Anschluss an eine Mitarbeiterbesprechung zu einer Feier mit Mittagessen und Kaffee in den Sozialraum des Amtes ein. An der Veranstaltung nahmen insgesamt 80 Mitarbeiter teil. Die Aufwendungen des Behördenleiters für die Bewirtung betrugen rund 1.000 Euro. 

Das FG sprach dem Behördenleiter den Werbungskostenabzug für die von ihm getragenen Kosten der Einladung zu. Es leitete die nahezu ausschließliche berufliche Veranlassung insbesondere daraus ab, dass kein privater Bezug des Behördenleiters zu der Feier bestand (zum Beispiel ein Geburtstag). An der Jubiläumsveranstaltung nahmen dem Behördenleiter unterstellte Mitarbeiter teil. Es habe sich zudem nicht um eine Veranstaltung gehandelt, die die gesellschaftliche oder wirtschaftliche Stellung des Behördenleiters mit sich brächte. Die Einladung der Belegschaft zu einer solchen Jubiläumsfeier sei weder üblich noch werde sie von der Öffentlichkeit erwartet. Auch widerspreche es der Lebenserfahrung, dass ein Behördenleiter die gesamte Belegschaft aufgrund persönlicher Beziehungen einlade und bewirte. Der Behördenleiter habe die Leistungen aller Mitarbeiter würdigen und zur weiteren Leistungsbereitschaft motivieren und damit (nicht zuletzt) auch seine eigene Amtsstellung fördern wollen. Der BFH schloss sich den Argumenten des FG an und wies die Revision des Finanzamts zurück (Urteil vom 6.3.2008, Az: VI R 68/06; Abruf-Nr. 082987). 

 

Wichtig: Die OFD Hannover hat die Finanzämter angewiesen, das Urteil allgemein anzuwenden (Verfügung vom 28.6.2007, Az: S 2350 - 32 - StO 217; Abruf-Nr. 081751). 

 

Ähnlich hat der BFH auch im Fall eines angestellten Außendienstmitarbeiters entschieden. Weil dieser nicht nachweisen konnte, dass er erfolgsabhängige Bezüge erhält, wollte das Finanzamt ihm von vornherein den Werbungskostenabzug für Bewirtungsaufwendungen im Rahmen seiner Kundenakquise und -betreuung streichen. Das sah der BFH anders. Zwar seien variable Bezüge ein gewichtiges Indiz. Die berufliche Veranlassung kann sich auch aus anderen Umständen ergeben (Urteil vom 24.5.2007; Az: VI R 78/04; Abruf-Nr. 072255). Er verwies das Verfahren deshalb - ohne sich näher zu den anderen Umständen zu äußern - zur erneuten Verhandlung an das FG zurück. 

Bewirtungsaufwendungen bei persönlichen Anlässen

Bewirtungsaufwendungen im Zusammenhang mit einem persönlichen Ereignis des Arbeitnehmers (zum Beispiel Geburtstag oder Dienstjubiläum) sind regelmäßig auch durch die gesellschaftliche oder wirtschaftliche Stellung veranlasst. Und Lebensführungskosten, die die wirtschaftliche und gesellschaftliche Stellung mit sich bringen, dürfen auch dann nicht als Werbungskosten abgezogen werden, wenn sie zur Förderung des Berufs oder der Tätigkeit erfolgen (BFH, Urteil vom 1.2.2007, Az: VI R 25/03; Abruf-Nr. 071086).  

 

Aber: Der Anlass einer Feier ist zwar ein erhebliches Indiz, jedoch nicht das allein entscheidende Kriterium für die Beurteilung der beruflichen oder privaten Veranlassung. Trotz eines herausgehobenen persönlichen Ereignisses kann sich aus den übrigen Umständen des Einzelfalls ergeben, dass die Aufwendungen für die Feier beruflich veranlasst sind. 

 

Für die Zuordnung der Aufwendungen zum beruflichen oder privaten Bereich ist daher auch von Bedeutung, 

  • ob der Arbeitnehmer variable oder feste Bezüge erhält,
  • wer als Gastgeber auftritt,
  • wer die Gästeliste bestimmt,
  • ob es sich bei den Gästen um Kollegen, Geschäftsfreunde oder Mitarbeiter (des Arbeitnehmers oder des Arbeitgebers), um Angehörige des öffentlichen Lebens, der Presse, um Verbandsvertreter oder um private Bekannte oder Angehörige des Arbeitnehmers handelt.
  • an welchem Ort die Veranstaltung stattfindet und
  • ob das Fest den Charakter einer privaten Feier aufweist.

 

All diese Kriterien hat der BFH in seiner Rechtsprechung zum Unterschied zwischen Arbeitslohn und Zuwendungen im eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers entwickelt (Urteil vom 28.1.2003, Az: VI R 48/99; Abruf-Nr. 030715). Sie sind auch maßgebend für die Abgrenzung der beruflich und privat veranlassten Aufwendungen des Arbeitnehmers (BFH, Urteil vom 1.2.2007, Az: VI R 25/03; Abruf-Nr. 071086). 

 

Der Fall des Bundeswehrgenerals

Der Abzug von Aufwendungen im Zusammenhang mit der Verabschiedung eines Bundeswehrgenerals in den Ruhestand beschäftigte die Gerichte mehrere Jahre. Was war geschehen? 

 

Sachverhalt

Ein Brigadegeneral der Bundeswehr ging in Pension. Im Rahmen einer militärischen Veranstaltung wurden die Dienstgeschäfte auf seinen Nachfolger übertragen und der General verabschiedet. Anschließend fand im Offiziersheim ein Empfang statt. Daran nahmen Soldaten, Beamte und Arbeitnehmer des Dienstherrn sowie geladene Gäste (insbesondere aus der Rüstungsindustrie) teil. Dem General wurden Kosten für Speisen und Getränke in Höhe von 1.996 DM in Rechnung gestellt. Der Dienstherr erstattete davon 1.200 DM. Die restlichen 796 DM musste der General aus eigener Tasche zahlen. 

In einem ersten Urteil hat der BFH dem Arbeitnehmer aus den oben genannten Gründen den Werbungskostenabzug grundsätzlich zugesprochen (Urteil vom 11.1.2007, Az: VI R 52/03; Abruf-Nr. 070563). In einem zweiten Verfahren ging es noch um die Frage, ob die Aufwendungen zu 70 Prozent oder 100 Prozent als Werbungskosten abgezogen werden dürfen und inwieweit ein ordnungsgemäßer Bewirtungskostenbeleg erforderlich sei. 

 

Das FG kam zu dem Ergebnis, dass er die Aufwendungen nur zu 70 Prozent (Begrenzung gemäß § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG) abziehen könne. Folge: Der Bundeswehrgeneral hätte die Kosten mittels eines ordnungsgemäßen Bewirtungskostenbelegs nachweisen müssen (Einzelheiten zum Nachweis auf der Seite 176). Weil er aber nur eine einfache Rechnung vorlegen konnte, verweigerte ihm das FG den Werbungskostenabzug ganz. Doch der Bundeswehrgeneral hatte den BFH auf seiner Seite. Dieser entschied, dass die Aufwendungen allgemeine Werbungskosten sind und keine Bewirtungsaufwendungen im Sinne § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG. Denn nicht der Bundeswehrgeneral, sondern sein Arbeitgeber war als Bewirtender aufgetreten (Urteil vom 19.6.2008, Az: VI R 48/07; Abruf-Nr. 082532). 

 

Ist der Arbeitnehmer Bewirtender, gilt Folgendes (BFH, Urteil vom 10.7.2008, Az: VI R 26/07; Abruf-Nr. 082984): 

 

  • Bewirtung von Mitarbeitern (= Arbeitnehmer seines Arbeitgebers): Der Arbeitnehmer kann die Aufwendungen in voller Höhe als Werbungskosten abziehen.

 

  • Bewirtung von externen Personen (= geschäftlicher Anlass): Die Abzugsbeschränkung des § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG greift und der Arbeitnehmer kann nur 70 Prozent seiner Aufwendungen abziehen.

Nachweise sind immer erforderlich

Der Arbeitnehmer muss die Bewirtungskosten bezüglich der Höhe und der beruflichen Veranlassung nachweisen. Bei einer Bewirtung aus geschäftlichem Anlass (Bewirtung externer Personen) sind die Anforderungen an den Nachweis höher als bei einer Bewirtung von Mitarbeitern. 

 

Bewirtung aus geschäftlichem Anlass

Bei einer Bewirtung aus geschäftlichem Anlass muss der Arbeitnehmer einen ordnungsgemäßen Bewirtungskostenbeleg vorlegen (R 4.10 Abs. 8 EStR). Dazu muss er schriftliche Angaben zu Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass der Bewirtung und Höhe der Aufwendungen machen. Erfolgt die Bewirtung in einer Gaststätte, muss die Rechnung Ort, Tag und Name und Anschrift der Gaststätte enthalten.  

 

Die Speisen und Getränke müssen einzeln bezeichnet und mit Preisen aufgeführt sein. Die Bezeichnung „Speisen und Getränke“ und dazu der Gesamtbetrag reicht nicht. Angaben zu Teilnehmer und Anlass der Bewirtung kann der Arbeitnehmer auf der Rechnung über die Bewirtungsaufwendungen oder auf einem Zusatzblatt machen. Dabei gilt Folgendes: 

 

  • Der Anlass der Bewirtung muss konkret benannt werden. Allgemeine Angaben wie „Arbeitsgespräch“ reichen nicht.

 

  • Die Teilnehmer sind namentlich aufzuführen. Darauf kann verzichtet werden, wenn das Aufführen aller Teilnehmer unzumutbar ist (zum Beispiel bei einer großen Personenzahl). Dann ist nur die Zahl der Teilnehmer und eine Bezeichnung der Personengruppe erforderlich.

 

  • Die Rechnung muss auf den Namen des bewirtenden Arbeitnehmers ausgestellt sein. Darauf kann nur verzichtet werden, wenn die Rechnung nicht mehr als 150 Euro (Kleinbetragsrechnung) beträgt.

 

Bewirtung betriebsinterner Personen

Bewirtet der Arbeitnehmer seine Mitarbeiter muss er keinen ordnungsgemäßen Bewirtungskostenbeleg vorlegen. Die Höhe der Aufwendungen  

und die berufliche Veranlassung muss er aber trotzdem nachwiesen. Aufzeichnungen in Anlehnung an einen ordnungsgemäßen Bewirtungskostenbeleg erleichtern den Nachweis. 

 

Quelle: Ausgabe 10 / 2008 | Seite 171 | ID 121980