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10.05.2011 |Qualitätsmanagement

Fortbildungen planen - das lohnt sich!

Die eigene Fortbildung und die seiner ärztlichen Mitarbeiter sind für jeden Chefarzt wichtige Ziele. Er selbst will seine Kompetenz erhalten und erweitern. Das Gleiche gilt für die ihm unterstellten Kollegen. Die Fortbildungsmöglichkeiten sind zudem für viele Bewerber heute ein wichtiges Kriterium bei der Wahl ihrer Arbeitsstelle. In Zeiten des zunehmenden Ärztemangels gewinnen sie daher an Bedeutung.  

Grundsätze der Fortbildungsplanung

Aus den dargelegten Gründen ist es empfehlenswert, eine systematische Planung der Fortbildungen in Ihrer Abteilung durchzuführen. Hier kommen Mitarbeiterorientierung und Arbeitgeberinteressen zusammen. Bei der Erstellung des Plans müssen neben den Wünschen und Vorlieben des Mitarbeiters auch die berechtigten Forderungen der Abteilung berücksichtigt werden. Nur so können Sie langfristig dafür sorgen, dass erforderliche Kenntnisse und Fertigkeiten innerhalb Ihrer Klinik ausreichend breit gestreut sind. Durch die Steuerung wird es auch leichter, die nötigen Vertretungen für wichtige Funktionen sicherzustellen.  

 

Grundlage für die Fortbildungsplanung sollte stets ein Gespräch zwischen der Abteilungsleitung und den einzelnen Ärzten sein. Das Mitarbeiter-Jahresgespräch bietet sich hierfür an, wenn es bei Ihnen regelmäßig stattfindet. Sie können zunächst die Wünsche Ihrer Teammitglieder in Erfahrung bringen. Die Berücksichtigung dieser eigenen Interessen und Ideen des Mitarbeiters steigert dessen Motivation, sich fortzubilden. Die Recherche nach geeigneten Maßnahmen darf aber durch die zentrale Planung nicht in Ihre Verantwortung übergehen.  

 

Vor dem Gespräch sollten Sie Ihre Mitarbeiter darauf hinweisen, dass sie auch eigene Wünsche zu konkreten Fortbildungsmaßnahmen äußern sollen. Im Gespräch selbst legen Sie dar, welche Fortbildungen Sie sich für den Mitarbeiter vorstellen. Am Ende wird dann im besten Fall ein Konsens erreicht, der beide Seiten zufriedenstellt. Um das Ergebnis später nachhalten zu können, kann das Ergebnis des Gesprächs stichwortartig notiert bzw. in das Protokoll des Mitarbeitergesprächs aufgenommen werden. 

 

Bei der eigentlichen Erstellung des Plans hat sich die Nutzung von Kalendern bewährt. Diese können sowohl in Papier- als auch in elektronischer Form genutzt werden. Sie sollten durch einen Mitarbeiter zunächst die Schulferien Ihres Bundeslandes eintragen lassen. Die Ferientermine werden aufgenommen, da sie für viele Planungen eine wichtige Grundlage darstellen.  

Planung von Kongress- und Seminarteilnahmen

Dann folgt die Aufzeichnung der wichtigen Kongresse Ihres Fachgebiets im Jahresverlauf. Im nächsten Schritt wird entschieden, welche Kollegen zu den einzelnen Tagungen fahren. Da hierbei die personelle Versorgung der Klinik sichergestellt werden muss, ist es stets empfehlenswert, die Kongressteilnahmen vor den Jahresurlauben zu planen. Nur dann kann vermieden werden, dass Kollegen ihre Teilnahme an Veranstaltungen kurzfristig absagen müssen, weil gleichzeitig mehrere Kollegen in Urlaub gegangen sind.  

 

Da die Termine größerer Kongresse und Symposien in aller Regel aufgrund der aufwendigen Organisation sehr früh festgelegt werden, ist die prospektive Planung dieser größeren Ereignisse nur selten ein Problem. Die Erfahrung zeigt aber, dass sie trotzdem selten stattfindet. Die Folge hiervon sind oft eine unnötige Enttäuschung der Fortbildungswilligen und Streitigkeiten zwischen einzelnen Kollegen. 

 

Nach Abschluss der Urlaubsplanung in der Abteilung - bei der die geplanten Kongressteilnahmen berücksichtigt werden - sollten im nächsten Schritt die durch Urlaub bedingten Abwesenheiten von Kollegen in den Fortbildungskalender eingetragen werden.  

 

Beantragung und Genehmigung von Fortbildungen

Anschließend haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, ihre Fortbildungen zu beantragen. Es erfolgt zunächst eine Prüfung des Antrags durch Sie oder eine von Ihnen beauftragte Person. Zum einen muss an dem gewünschten Termin wieder eine ausreichende personelle Besetzung der Abteilung gewährleistet sein, zum anderen muss der Inhalt der Fortbildungsmaßnahme in das mit dem Kollegen besprochene Konzept passen. Wenn der Plan offen zugänglich ist, können Sie den ersten Teil der Prüfung zumindest teilweise auf Ihr Team übertragen. Vor Beantragung einer Fortbildung kann jeder Kollege dann prüfen, ob seine Abwesenheit überhaupt möglich ist. 

 

Bei der inhaltlichen Beurteilung der Anträge sind die oben erwähnten Notizen aus dem Mitarbeitergespräch zumindest in größeren Abteilungen hilfreich. Fällt der Inhalt der Schulung in den vereinbarten Themenrahmen, sollte als nächstes abgeklärt werden, ob eine Freistellung durch Sonderurlaub für den Kollegen möglich ist und welche Kosten der Arbeitgeber übernimmt. Wenn dann aus Sicht der Abteilungsleitung alle Voraussetzungen für die Fortbildung gegeben sind, kann der Mitarbeiter informiert werden und ein entsprechender Eintrag in dem Plan erfolgen. 

 

Optimal ist es, wenn die Krankenhausleitung Ihnen für die Fortbildung ein festes Budget zur Verfügung stellt, über dessen Verteilung Sie entscheiden können. Diese Vorgehensweise erleichtert die Planungen in Ihrem Bereich sehr und macht es hin und wieder auch möglich, aufwendigere Vorhaben zu unterstützen.  

 

Planung von kleinen Veranstaltungen

Kleinere Veranstaltungen und örtliche Fortbildungen werden in der Regel nicht so frühzeitig bekannt gemacht wie die großen Kongresse. Daher lassen sie sich auch nicht so gut prospektiv planen. Auch diese Termine sollten sofort nach ihrem Bekanntwerden in die Planungen einbezogen werden. Nur dann ist es den Verantwortlichen möglich, den Überblick zu behalten. Auch Frustrationen der Mitarbeiter durch kurzfristig notwendig werdende Absagen werden seltener. Ansonsten ist zum Beispiel an Mittwochnachmittagen regelmäßig mit Problemen zu rechnen, da sich hier erfahrungsgemäß viele Termine konzentrieren. 

 

Natürlich werden sich auch durch die gründlichste Planung nicht alle plötzlichen Ereignisse abfangen lassen. Plötzliche Krankheitsfälle können stets die Absage einer geplanten Fortbildung nötig machen. Es lässt sich durch die beschriebenen einfachen Maßnahmen aber für alle Beteiligten eine höhere Planungssicherheit erreichen. 

Validierung des Nutzens von Veranstaltungen

Wenn der Plan korrekt geführt wurde, zeigt er am Jahresende die Fortbildungen aller Mitarbeiter an. So wird es für Sie möglich, zu überprüfen, ob alle Ihre Mitarbeiter die Absprachen eingehalten haben und die Fortbildungsaktivitäten Ihren Vorstellungen entsprechen. 

 

Wenn eine Sekretariatsmitarbeiterin die Teilnahmebescheinigungen aller Ärzte sammelt, ist der Nachweis geforderter Fortbildungsmaßnahmen für die Erfüllung der Anforderungen des Gemeinsamen Bundesausschusses (CME) oder auch für Zertifizierungen mit minimalem Aufwand zu erbringen. Eine systematische Befragung der Mitarbeiter nach Fortbildungen ist ebenfalls hilfreich. Durch diese Evaluation kann vermieden werden, dass mehrfach Kollegen zu teuren, aber schlechten Schulungsmaßnahmen geschickt werden. 

 

Wichtigste Voraussetzung für den Erfolg der beschriebenen Vorgehensweise ist es, dass alle Kollegen in die Planungen einbezogen werden. Nur wenn vom Klinikchef bis zum jüngsten Assistenten jeder seine Termine möglichst früh bekannt macht, wird Ihr Fortbildungsplan die gewünschten Effekte zeigen.  

 

Zusammenfassung

  • Fortbildungen sollten geplant werden.
  • Interessen der Klinik und des Mitarbeiters müssen berücksichtigt werden.
  • Große Veranstaltungen sind gut prospektiv planbar.
  • Kleinere Veranstaltungen werden oft erst spät publik gemacht, sollten aber auch geplant werden.
  • Pläne erleichtern den Nachweis der Fortbildungen.
  • Eine Evaluation verhindert die mehrfache Teilnahme an ineffektiven Schulungen.
 

 

Quelle: Ausgabe 05 / 2011 | Seite 16 | ID 144902