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05.01.2010 |Qualitätsmanagement

Audits: So vermeiden Sie Risiken und nutzen die Chancen!

Wollen Sie sich als Darm- oder Brustzentrum zertifizieren lassen? Durch die zunehmende Bedeutung des Qualitätsmanagements und die Etablierung von Organzentren werden immer mehr Chefärzte mit Audit-Situationen konfrontiert. Bringen diese systematischen Überprüfungen nur die Gefahr, kein Zertifikat zu erhalten, oder bieten sie auch Chancen? In diesem Beitrag soll versucht werden, dieser Frage nachzugehen sowie den Leserinnen und Lesern Tipps für das erfolgreiche Absolvieren von Audits an die Hand zu geben. 

Audit = Abgleich mit definiertem Anforderungskatalog

Zunächst soll der Begriff Audit näher erläutert werden. Im medizinischen Bereich wird er häufig durch den Ausdruck „Visitation“ ersetzt, der hier aber die gleiche Bedeutung hat. Im Audit werden die in einer Einrichtung eingeführten Prozesse und Dokumentationen mit den Vorgaben eines Anforderungskatalogs verglichen. Da es inzwischen sehr viele verschiedene Anforderungskataloge im medizinischen Bereich gibt, existiert auch eine große Vielzahl unterschiedlicher Auditierungen. Wenn die Vorgaben erfüllt werden, kann eine Bescheinigung darüber ausgestellt werden - das Zertifikat.  

 

Die Überprüfung erfolgt durch speziell ausgebildete Auditoren. Diese müssen natürlich den Anforderungskatalog sehr genau kennen, aber auch über Grundkenntnisse im auditierten Bereich verfügen. Außerdem sollten sie natürlich eine fundierte Ausbildung im Qualitätsmanagement hinter sich gebracht haben. Diese Auditoren führen dann das Audit nach einem zuvor erstellten Zeitplan durch. Sie überzeugen sich dabei von der korrekten und vollständigen Umsetzung der Forderungen des zugrundeliegenden Kataloges. 

Die Zertifizierungsstelle sollte gut gewählt werden

Die Auditoren handeln im Auftrag einer Zertifizierungsstelle. Diese sollte gut gewählt werden. Für die meisten Organzentren sind diese Stellen durch die Systemgeber - also die zuständige Fachgesellschaft oder einen Berufsverband - verbindlich vorgegeben. Bei den QM-Systemen gibt es jedoch oft mehrere Anbieter für die Zertifizierung. Hier sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass die beauftragte Zertifizierungsstelle auch berechtigt ist, Prüfungen nach dem gewünschten Standard durchzuführen (dafür akkreditiert wurde). Keinesfalls darf allein wegen des Preises die Auswahl erfolgen. 

 

Wenn Ihre Klinik den Auftrag für die Durchführung eines Audits vergeben hat, benennt die Zertifizierungsstelle einen oder mehrere Auditoren. Der Kunde hat das Recht, einzelne Auditoren abzulehnen. Wenn also beispielsweise einer Ihrer Konkurrenten oder Ihr ehemaliger Mitbewerber um die jetzige Chefarztposition vorgeschlagen wird, können Sie einen anderen Auditor anfordern. Bei den meisten Verfahren müssen die Ablehnungen auch nicht begründet werden. Machen Sie sich schon in dieser Situation klar, dass die Zertifizierungsstelle für Ihre Klinik eine Dienstleistung erbringt und Sie daher durchaus Einfluss auf die Abläufe nehmen dürfen.  

Bereiten Sie sich auf das Audit vor!

Das Auditorenteam wird dann einen Plan erstellen und Ihnen zustellen, in dem der genaue zeitliche Ablauf und die Inhalte des Audits festgelegt werden. Nun können Sie Ihre persönliche Vorbereitung des Audits planen. Der oder die QM-Beauftragte (QMB) sollte alle nötigen Vorarbeiten allgemeiner Natur durchführen und Sie bei Ihren Aufgaben unterstützen. Schaffen Sie sich auf jeden Fall die nötigen zeitlichen Ressourcen. Sie müssen nicht das gesamte Audit begleiten, sollten aber für die Blöcke zur Verfügung stehen, die der Auditplan für Sie vorsieht. Auch wenn es Sie interessiert: Sie sollten sich gut überlegen, ob Sie die Auditoren in Besprechungen mit Anderen begleiten. Die Anwesenheit des Chefs könnte die ohnehin vorhandene Nervosität der Mitarbeiter unnötig steigern. 

 

Ein Basiswissen über den auditierten Anforderungskatalog ist sicherlich unverzichtbar. Sie müssen zwar kein QM-Fachmann werden, sollten aber zumindest genau wissen, welche Forderungen sich aus dem System an die Abteilungsleitung ableiten. Lassen Sie sich hier durch Ihren QMB briefen oder schauen sich die entsprechenden Kapitel an. Sie sollten sich auch schon Antworten auf die Fragen der Auditoren überlegen, wie Sie diese Anforderungen in Ihrer Abteilung umsetzen und das gewünschte Ergebnis sicherstellen. 

Warum haben Sie das System für Ihre Abteilung gewählt?

Fast regelmäßig wird die Leitung irgendwann auch gefragt, warum sie die Einführung des geprüften QM-Systems in ihrer Abteilung unterstützt. Die Antwort, man wolle „ein Zertifikat erreichen“, sollte nicht das einzige Argument sein. Überlegen Sie sich vorher, wo Sie selbst Vorteile und Stärken des eingeführten Modells sehen. 

 

Bedenken Sie im Rahmen der Vorbereitung auch, dass eine gewisse Unruhe und Nervosität in der Abteilung vor einem Audit unvermeidlich ist. Dies erzeugt die nötige Vigilanz bei den Beteiligten und ist daher nicht nur negativ zu sehen. Gerade bei sehr jungen oder motivierten Teamitgliedern kann der Stress aber auch zu Fehlreaktionen führen. Machen Sie daher in den Tagen vor der Begehung immer wieder klar, dass nicht die einzelnen Menschen geprüft werden, sondern das System. Versuchen Sie, besonders auf die sensiblen Mitarbeiter, die Sie ja kennen, einzugehen. 

Das Ambiente ist nicht unwichtig

Stellen Sie sicher, dass der QMB entsprechende Räumlichkeiten für das Audit reserviert. Es sollten einfache, mit den nötigen technischen Einrichtungen versehene Zimmer gewählt werden. Die nötigen Materialien wie Handbücher und Aufzeichnungen müssen zur Hand sein. Ein Computer mit Netzwerkzugang ist heute Standard, wenn in Ihrer Abteilung elektronisch dokumentiert wird.  

 

Der für die meisten Auditoren unverzichtbare Kaffee und ein paar Kekse sollten auch verfügbar sein. Bitte übertreiben Sie hier jedoch nicht. Kein Auditorenteam möchte den Tag mit einem ausführlichen zweiten Frühstück beginnen; hierzu fehlt in den meist sehr engen Auditplänen auch die Zeit.  

 

Bei größeren Begehungen arbeiten häufig zwei oder mehr Gruppen parallel: Berücksichtigen Sie das in den Planungen. Rechnen Sie auch damit, dass die Auditoren sich innerhalb der Klinik bewegen, um Prozessabläufe zu verfolgen oder Mitarbeiter vor Ort zu befragen. 

 

Bei mehrtägigen Audits fühlen sich viele Kunden verpflichtet, eine Art Rahmenprogramm für die Auditoren anzubieten. Da ein Audit auch die Durchführenden sehr anstrengt, sollten Sie solche Aktivitäten stets zuvor mit den Betroffenen abstimmen. Es ist keine Beleidigung für Sie, wenn das Team den Abend lieber ruhig im Hotel verbringen möchte.  

 

Falls dies nicht der Fall ist, sollten Sie nicht übertreiben. Es spricht nichts gegen ein normales Abendessen in einem Mittelklasse-Restaurant. Es darf jedoch keinesfalls der Eindruck entstehen, die Auditoren sollten beeinflusst werden. Gehen Sie hier mit gesundem Menschenverstand vor. 

 

Im zweiten Teil dieses Beitrags wird beschrieben, wie ein Audit durchgeführt werden sollte und welche Chancen sich unabhängig von der Zertifizierung durch Audits bieten können. 

 

In Kürze

  • Auf Chefärzte kommen aus unterschiedlichen Gründen immer öfter Audits und Begehungen zu.
  • Die Wahl der Zertifizierungsstelle und der Auditoren ist von entscheidender Bedeutung.
  • Bereiten Sie sich auf das Audit vor: Grundkenntnisse des Systems sind unerlässlich.
  • Überlegen Sie sich, warum Sie das QM-System für Ihre Abteilung wollen.
  • Lassen Sie die Räume gut auswählen und sorgen Sie für eine gute technische Ausstattung.
  • Übertreiben Sie nicht beim Rahmenprogramm.
Quelle: Ausgabe 01 / 2010 | Seite 15 | ID 132597