11.03.2013 · Fachbeitrag · Prozesse zur Effizienzsteigerung

Kostenersparnis durch Einführung einer elektronischen Rechnungsabwicklung

von Michael Konetzny, Porta Westfalica

| In Europa werden jährlich etwa 30 Mrd. Rechnungen postalisch versandt. Man kann sich leicht ausrechnen, wie hoch das Einsparpotenzial wäre, wenn diese künftig elektronisch verschickt würden. Dabei geht es nicht nur um die Kosten für Porto und Papier, sondern auch um Effizienzsteigerungen, die sich durch die durchgängig elektronische Weiterverarbeitung der Rechnungsdaten erzielen lassen. Besonders kleine und mittlere Unternehmen schreckten bisher vor der zurück. Der Beitrag dient als Beratungsgrundlage für die Einführung einer elektronischen Rechnungsabwicklung im Unternehmen. |

1. Rechtliche Rahmenbedingungen

Bis Juni 2011 wurden auf elektronischem Weg übermittelte Rechnungen umsatzsteuerlich nur anerkannt, wenn eine qualifizierte elektronische Signatur (§ 14 Abs. 3 Nr. 1 UStG a.F.) oder ein EDI-Verfahren (§ 14 Abs. 3 Nr. 2 UStG a.F.) verwendet wurde. Die komplizierten Verfahren haben aber viele - vor allem kleine und mittlere - Unternehmen von der Anerkennung elektronischer Rechnungen abgeschreckt.

• Definition einer elektronischen Rechnung

Durch die Neufassung des § 14 Abs. 1 und 3 UStG durch Artikel 5 Nr. 1 des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 vom 1.1.11 (BGBl I, 2131) sind die umsatzsteuerrechtlichen Regelungen für elektronische Rechnungen (e-Rechnungen) zum 1.7.11 neu gefasst worden. Eine elektronische Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 S. 8 UStG n.F. eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird.