10.06.2015 · Fachbeitrag · Buchführung

Neue GoBD sind in Kraft getreten - Teil 5: Aufbewahrung von Unterlagen und der Datenzugriff

von Dipl.-Informatiker Gerhard Schmidt, Berlin

| Waren im Teil 4 der Serie, der sich mit dem Belegwesen und der Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen beschäftigte ( BBP 15, 126 ), insbesondere die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung relevant, so sind es im Hinblick auf die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen und den Datenzugriff vor allem die Grundsätze eines ordnungsmäßigen IT-Betriebs und der Grundsatz des Erhalts von Struktur und Auswertbarkeit von Daten. |

1. Empfangene Dokumente und Daten

Wenden wir uns zunächst einmal den steuerlich relevanten Daten zu, die dem Unternehmen zukommen. Hier sind zu unterscheiden: Daten in Papierform und Daten in elektronischer Form. In beiden Fällen hat das Unternehmen für die Weiterverarbeitung zwei Möglichkeiten. Zum einen gibt es die Variante der Verarbeitung der Daten, so wie sie sind und zum anderen besteht die Variante der Anreicherung der Daten durch Strukturen zur effizienteren elektronischen Verarbeitbarkeit. Die strukturelle Anreicherung von Papierdokumenten setzt voraus, dass diese zuvor gescannt wurden.

Bei elektronisch empfangenen Dokumenten lässt sich weiter unterscheiden, ob diese