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·Fachbeitrag ·Aufbewahrungspflicht

Behandlung von Thermobelegen

| Thermobelege verblassen häufig sehr früh und werden dadurch unlesbar. Ein Tatbestand der insbesondere bezüglich der jahrelangen Aufbewahrungspflicht von Rechnungen oder Dokumenten eine gewisse Relevanz hat. Nach Auskunft der alten Bundesregierung (BT-Drucks. 17/14821, S. 19) gibt es keine gesetzliche Regelung zur Verwendung eines bestimmten Papiers oder einer bestimmten Drucktechnik für die Ausstellung von Rechnungen oder Quittungen. § 14 Abs. 1 S. 7 UStG regelt lediglich, dass Rechnungen auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers elektronisch zu übermitteln sind. |

 

Steuerliche Aufbewahrungsfrist: Wurde eine Rechnung für ein Unternehmen ausgestellt, muss diese zehn Jahre lesbar aufbewahrt werden (§ 147 Abs. 3 S. 1 und Abs. 1 Nr. 4 AO). Um die Lesbarkeit während der Aufbewahrungsfrist zu gewährleisten, können die auf Thermopapier erhaltenen Unterlagen kopiert oder unter den Voraussetzungen des § 147 Abs. 2 AO auf einem Datenträger - z.B. durch Einscannen  - gespeichert werden. Die ursprünglich auf Thermopapier ausgedruckte Rechnung braucht dann nicht mehr aufbewahrt zu werden.

 

Handelsrechtliche Aufbewahrungsfrist:Eine entsprechende Regelung enthält § 257 Abs. 3 HGB für die handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen. Sofern ein Unternehmer also Kosten durch Kopien von Belegen vermeiden will, ist dies unproblematisch durch eine Speicherung der Rechnung auf einem Datenträger möglich.

 

PRAXISHINWEIS |  Vergleichbares empfiehlt sich auch für Verbraucher im Hinblick auf die Geltendmachung möglicher Gewährleistungsansprüche, soweit der Zeitpunkt des Vertragsschlusses im Streitfall nicht auf andere Weise, etwa durch Zeugen, nachgewiesen werden kann. Aus den vorgenannten Gründen sieht die Bundesregierung daher keinen Regelungsbedarf.

Quelle: Ausgabe 01 / 2014 | Seite 1 | ID 42475153