18.12.2025 · Außenprüfung

Eingeschränkter Zugriff auf E-Mails ‒ BFH setzt Finanzverwaltung Grenzen

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von Prof. Dr. Stephan Peters, HSF Nordkirchen

E-Mails können Handels- und Geschäftsbriefe i. S. v. § 147 Abs. 1 Nr. 2, Nr. 3 AO sein, die der Aufbewahrungspflicht unterliegen und von der Finanzverwaltung im Rahmen einer Außenprüfung angefordert werden dürfen ‒ soweit sie selbst und nicht nur der Anhang rechnungslegungsrelevante Informationen enthalten. Die Finanzverwaltung darf jedoch kein Gesamtjournal aller E-Mails verlangen, das auch nicht steuerlich relevante E-Mails umfasst und erst erstellt werden müsste (BFH 30.4.25, XI R 15/23). Das bedeutet mehr Klarheit für international tätige Unternehmen in Fragen der Steuerprüfung.

1. Sachverhalt

Im Rahmen einer Außenprüfung für die Streitjahre 2012 bis 2014 forderte die Finanzverwaltung die A-GmbH zur Vorlage elektronisch empfangener und versandter Handels- und Geschäftspapiere sowie weiterer steuerlich relevanter Unterlagen auf (§ 147 Abs. 1 Nr. 2, 3, 5 AO). Die Anforderung erstreckte sich ausdrücklich auch auf E-Mails und elektronische Faxnachrichten (e-Faxe). Darüber hinaus verlangte das FA die Erstellung eines Gesamtjournals in elektronischer Form (z. B. im csv- oder .txt-Format), welches die relevanten Metadaten ‒ insbesondere Absender, Empfänger, Datum, Betreff sowie etwaige Anlagen ‒ sämtlicher einschlägiger Nachrichten enthält. Ziel der Maßnahme war die Überprüfung der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung, die Durchführung einer Funktions- und Risikoanalyse der A-GmbH sowie die Kontrolle der angewandten Verrechnungspreismethode.

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Die A-GmbH verweigerte die Erstellung eines Gesamtjournals und vertrat die Ansicht, dass es sich bei E-Mails nicht um aufbewahrungspflichtige Handelsbriefe handele. Dem Verlangen fehle die Rechtsgrundlage, es sei unbestimmt und mit unverhältnismäßigem Aufwand verbunden (mehrere Millionen E-Mails).