Zur Verwendung elektronischer Fahrtenbücher

| In einer Kurzinfo geht die OFD Rheinland (18.2.13 - akt. Kurzinfo LSt-Außendienst 2/2013) auf die Verwendung elektronischer Fahrtenbücher bzw. elektronischer Fahrtenbuchprogramme ein. |

Für die Verwendung eines elektronischen Fahrtenbuchs (z.B. App, Online-Fahrtenbuch, Kombination etc.) gelten die folgenden allgemeinen Voraussetzungen:

• Die technischen Voraussetzungen für die Führung eines ordnungsgemäßen elektronischen Fahrtenbuchs müssen erfüllt sein:

• Hard- und Software müssen ordnungsgemäß bedient werden.

• Das Fahrtenbuch muss allen Anforderungen (vgl. R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR) gerecht werden, also u.a.:

• • zeitnah und in geschlossener Form geführt

• • mit Datum und Fahrtzielen

• • Angabe der Kunden/Geschäftspartner oder des konkreten Gegenstands der dienstlichen Verrichtung

• • die zu erfassenden Einzelfahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstandes im fortlaufenden Zusammenhang

• • Nachträgliche Änderungen müssen ausgeschlossen bzw. nachvollziehbar dokumentiert sein.

Zeitnahe Eintragung bei Online-Lösung

Nach Ansicht der OFD bestehen keine Bedenken, ein elektronisches Fahrtenbuch, in dem alle Fahrten automatisch bei Beendigung jeder Fahrt mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel erfasst werden, als zeitnah geführt anzusehen, wenn der Fahrer den dienstlichen Fahrtanlass innerhalb eines Zeitraums von bis zu sieben Kalendertagen nach Abschluss der jeweiligen Fahrt in einem Webportal einträgt und die übrigen Fahrten dem privaten Bereich zugeordnet werden.”

Kilometerdifferenzen zwischen Tacho und GPS

Bei einem elektronischen Fahrtenbuch ist die GPS-Ermittlung der Fahrtstrecken und die dadurch entstehende Abweichung vom Tachostand des Fahrzeugs grundsätzlich unbedenklich. Allerdings sollte der tatsächliche Tachostand im Halbjahres- oder Jahresabstand dokumentiert werden.