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·Fachbeitrag ·Praxiscontrolling

So behält Ihr Mandant seine Zahlen im Griff

von WP StB Thomas Karch und StB Frank Kuhnert, Krefeld, www.vpmed.de/praxisberatung.html 

| Kein Zweifel, in Zeiten stagnierender Honorare und steigender Kosten müssen auch niedergelassene Ärzte mehr auf die Finanzen achten. Dafür benötigen sie die Informationen, die ihnen einen ausreichenden finanziellen Überblick über Leistungen und Kosten ihrer Praxis ermöglichen. Hier ist der Berater gefordert. Monatlich oder quartalsweise liefert er das Zahlenwerk, doch Arzt und Berater müssen es gemeinsam interpretieren. Mit diesem Beitrag möchten wir auf ein paar Punkte eingehen, die für diese Interpretation bedeutsam sind. |

1. Aufbereitung von Abrechnungsunterlagen und BWA

Der Steuerberater verbucht alle Einnahmen und Ausgaben nach den tatsächlichen Geldflüssen, d.h. auf der Grundlage der Bankauszüge oder Barzahlungen der Praxis, da Ärzte i.d.R. den Gewinn mit der Einnahmenüberschuss-Rechnung ermitteln. Aus diesen Informationen wird regelmäßig eine Zusammenfassung der Daten in einer betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) erstellt. Aus dieser BWA kann der Arzt ablesen, woher Geld in seine Praxis, wohin Geld aus seiner Praxis geflossen ist und welcher Überschuss im Monat/im Quartal dabei erzielt worden ist.

 

Damit der Arzt hieraus die richtigen Schlüsse zieht, muss die BWA weiter analysiert werden. Dies geschieht z.B. durch einen Abgleich mit den Zahlen der Praxis aus dem Vorjahr oder aber durch eine Gegenüberstellung der Daten mit vergleichbaren Praxen (Benchmarking). In der Regel beschränken sich die Analysen vieler Berater aber auf die Kostenverläufe der Praxen und sie weisen auf mögliche Kosteneinsparungen hin. Nun ist die Überwachung der Praxiskosten sicherlich wichtig und auch ein regelmäßiger Abgleich mit anderen Praxen macht Sinn. Aber konsequent zu Ende gedacht hilft der Blick auf die Kosten alleine nicht. Der Erfolg einer Praxis hängt im Wesentlichen von der Struktur und Entwicklung ihrer Einnahmen ab.

 

Die Einnahmen der Praxis werden in der BWA des Arztes nur unzureichend differenziert. Meist werden kassenärztliche Einnahmen in einer Summe aufgeführt und die Einnahmen von Privatpatienten oder Selbstzahlern mehr oder weniger getrennt aufgelistet. Dies ist unzureichend, da die gebuchten Zahlen meist nicht die im gebuchten Zeitraum erarbeiteten Einnahmen darstellen, sondern nur die von der KV oder den Privatpatienten zufällig in diesem Zeitraum gezahlten Einnahmen. Eine periodengerechte Gegenüberstellung von Praxiseinnahmen und -ausgaben ist mit der BWA allein nicht möglich.

 

Ärzte verlangen häufig von ihrem Steuerberater nicht nach mehr Auskunft. Dies hat seinen Grund nicht zuletzt in folgenden Glaubenssätzen, die der Arzt in Bezug auf seine Einnahmen der Analyse der Daten vorausschickt:

 

  • Meine Einnahmen kommen überwiegend oder nahezu ausschließlich von der KV.
  • Die KV-Einnahmen kann ich nicht oder nur unwesentlich beeinflussen.
  • Ich habe keine oder wenig Möglichkeiten, aus dieser Abhängigkeit herauszukommen.

 

Folge einer solchen Grundeinstellung ist oftmals, dass sich viele Ärzte mit ihrem Berater lieber die Kosten anschauen und hinsichtlich der Einnahmenentwicklung eher skeptisch auf die nicht berechenbaren Geldflüsse aus der KV hinweisen. Doch was ist an diesen Annahmen dran?

 

  • Während in früheren Jahren noch 90 % oder mehr der Einnahmen einer Praxis aus der kassenärztlichen Tätigkeit bestanden, hat sich in den letzten Jahren bei vielen Ärzten kontinuierlich der Anteil der Einnahmen aus anderen Quellen (IGeL-Leistungen, Direktverträge, Kooperationen mit anderen Praxen oder Krankenhäusern etc.) erhöht. Bei manchen Fachrichtungen machen diese Einnahmen mittlerweile die Hälfte der Gesamteinnahmen aus.

 

  • Auch wenn die Berechnung der KV-Zahlungen schwer nachvollziehbar ist, die Berechnung sich häufig ändert und dadurch nur schlecht im Voraus kalkulierbar ist, gibt die Abrechnung der KV dem Arzt dennoch zahlreiche Möglichkeiten der Analyse. Die statistischen Anlagen oder die Onlineauswertung in dem KV-Portal können wertvolle Hinweise zur Vermeidung von Abrechnungsfehlern und Ansätze zur Optimierung der Leistungserbringung in der Praxis geben.

 

  • Der ehemalige Vorsitzende der KBV, Andreas Köhler, sagte bereits 2008, dass niedergelassene Ärzte damit rechnen müssen, bald nur noch die Hälfte ihrer Einnahmen aus kassenärztlichen Quellen beziehen zu können. Die Entwicklung der letzten Jahre gibt ihm Recht. Natürlich gilt dies nicht für alle Fachrichtungen in gleichem Maße. Auch wird weiterhin ein Unterschied zwischen Praxen in attraktiven Großstädten und strukturschwachen ländlichen Regionen bestehen. In vielen Fällen hat der niedergelassene Arzt jedoch zunehmend eigene Handlungsalternativen, um seine Einnahmen zu beeinflussen und den Anteil der Selbstzahlereinnahmen zu steigern. Er kann überlegen, sein Leistungsspektrum in der Praxis zu erweitern, Kooperationen mit komplementär arbeitenden Ärzten einzugehen, mit dem örtlichen Krankenhaus zusammenarbeiten usw.

2. In fünf Schritten zum wirtschaftlichen Erfolg

Der wirtschaftliche Erfolg eines Unternehmens liegt bei weitgehend fixen Ausgaben in der nachhaltig positiven Entwicklung der Einnahmen. Dies gilt auch - und heute mehr noch als früher - für den Arzt und seine Praxis. Daher ist es wichtig, dass er alle Möglichkeiten der Analyse der verwertbaren Praxisdaten nutzt.

 

Damit der Arzt aber die Erfolge aus der Abrechnung seiner Leistungen erkennen und analysieren kann, muss er - über die Daten aus der Buchhaltung hinaus - seine Einnahmeseite genauer analysieren. Dazu ist es erforderlich, die Abrechnung der KV, die Einnahmen über eine privatärztliche Abrechnungsstelle ebenso wie die Auskünfte der Praxisstatistiken mit in die Analyse einzubeziehen. Relevante Statistiken sind die Umsätze je Einnahmebereich (kassen- bzw. privatärztlich oder IGeL), die Fallzahl pro Quartal sowie die Kontaktquote pro Quartal. Darüber hinaus sollte in der Praxis der Stundeneinsatz des Arztes für Kassen-, Privat- und IGeL-Patienten erfasst werden.

 

Auf Basis dieser Daten kann dann eine detaillierte Analyse der Einnahmen erstellt werden.

 

2.1 Analyse der Einnahmen der Praxis

Bei der Analyse der Praxiseinnahmen können u.a. folgende Merkmale untersucht werden:

 

  • Verhältnis der Einnahmequellen
  • Ausschöpfen des individuellen KV-Budgets und Vermeidung von zu hohen Überschreitungen
  • Effizienz der privatärztlichen Abrechnung
  • Beobachtung der Fallzahlentwicklung bei KV, Privat- und Selbstzahlerpatienten
  • Umsatz je Arztstunde

 

2.2 Ausschöpfen des individuellen KV-Budgets

Insbesondere vor dem Hintergrund der fortwährenden Änderungen in der Budgetierung der kassenärztlichen Einnahmen lohnt sich für den Arzt der regelmäßige Blick in die Abrechnung. Wesentliches Augenmerk sollte dabei auf der Budgetunter- bzw. -überschreitung liegen. Sobald das Budget überschritten wird, bedeutet dies, dass Leistungen, die der Arzt erbringt, nur noch mit - zum Teil dramatischen - Abschlägen vergütet werden. Andererseits hat eine nicht erkannte Unterschreitung des Budgets Verluste möglicher Einnahmepotenziale zur Folge.

 

PRAXISHINWEIS | Bei höheren Budgetüberschreitungen besteht die Möglichkeit, über Verschiebungen des Leistungsspektrums neue Umsätze zu generieren. Dies kann in Bereichen der extrabudgetären Leistungen oder der Privat- und Selbstzahlerleistungen liegen.

 

2.3 Effizienz der privatärztlichen Abrechnung

Bei der Abrechnung der privatärztlichen Leistungen sollte insbesondere darauf geachtet werden, dass die richtigen GOÄ-Ziffern oder Ziffernketten abgerechnet werden und keine für die Leistung abrechenbaren Ziffern vergessen werden. Wie wir in Abrechnungsseminaren immer wieder erfahren, rechnen viele Ärzte nicht richtig oder nicht vollständig ab und verschenken dadurch Honorare.Teilweise werden auch indizierte Steigerungsmöglichkeiten nicht genutzt.

 

2.4 Beobachtung der Fallzahlentwicklung

Insbesondere bei der Bildung des kassenärztlichen Budgets ist die Fallzahl pro Quartal eine wichtige Einflussgröße. Die Fallzahl des laufenden Quartals bestimmt bereits das Budget im Quartal des Folgejahrs und nimmt somit direkten Einfluss auf mögliche zukünftige Einnahmen im KV-Bereich.

 

PRAXISHINWEIS | Anders als bei den Umsätzen, die immer mit etwas Nachlauf zur tatsächlichen Leistungserbringung auf dem Praxiskonto erscheinen, geben die Fallzahlen zeitnah Auskunft zu sich abzeichnenden Veränderungen in der Praxis ab und können als Frühwarnindikator dienen.

 

Denn wer eine hohe Fallzahl hat, behandelt auch viele Patienten. Das Honorar dieser Patienten wird „irgendwann“ auch auf dem Konto gutgeschrieben werden. Neben den Fallzahlen im kassenärztlichen Bereich sind deshalb auch die Fallzahlen der Privat- und IGeL-Patienten relevant. Diese Fallzahlen werden dann ins Verhältnis zum Umsatz gesetzt, sodass der Umsatz pro Fall ermittelt werden kann. Dadurch werden weitere Analysen möglich, z.B. wie viel Umsatz mit GKV-, PKV- oder IGeL-Patienten erwirtschaftet wurde.

 

2.5 Umsatz je Arztstunde

Auf der Basis einer Zeiterfassung der geleisteten Arztstunden kann ermittelt werden, wie hoch der erwirtschaftete Umsatz pro Arztstunde ist. Insbesondere zwischen den GKV- und PKV-Umsätzen pro Stunde werden relevante Unterschiede auftreten. Anhand dieser Berechnung ist dann zu überlegen, wie die Sprechstundenzeiten für einzelne Patientengruppen zu steuern und welche Anpassungen hier möglich sind. Konsequenzen daraus können dann individuell und unter Berücksichtigung der jeweiligen Praxisstruktur getroffen werden.

 

Dem Umsatz pro Stunde können auch die Kosten pro geleisteter Arztstunde aus der BWA gegenübergestellt werden. Dabei werden die gesamten Praxiskosten jeweils anteilig den Einnahmebereichen zugeordnet. Im Ergebnis kann so zum Beispiel festgestellt werden, welcher Umsatz pro Stunde von der Praxis erwirtschaftet werden muss, um kostendeckend zu arbeiten, welche Leistungen kostendeckend sind und mit welchem Umsatz der Arzt seinen Überschuss erwirtschaftet.

 

  • Beispiel

Eine Hausarztpraxis hat jährliche Praxiskosten i.H. von 120.000 EUR. Dem kassenärztlichen Bereich sind hiervon 100.000 EUR zuzuordnen, dem privatärztlichen 20.000 EUR. Die Praxiskosten werden der BWA entnommen. Der Arzt arbeitet rund 45 Stunden pro Woche. 30 Stunden entfallen auf kassenärztliche Patienten und 15 Stunden auf Privatpatienten. Dies ergibt für das Jahr insgesamt ca. 2.340 Arbeitsstunden. Von diesen Arbeitsstunden werden die Urlaubs-, Fortbildungs- und Krankheitstage abgezogen, um die Arbeitsstunden zu ermitteln, in denen Umsatz erwirtschaftet werden kann (= produktive Arbeitsstunden).

Nach Berücksichtigung der Fehltage ergeben sich 1.935 produktive Stunden p.a. Diese Arbeitsstunden werden in Relation zu den Praxiskosten gesetzt, sodass der Mindestumsatz pro Stunde wie folgt berechnet werden kann:

 

gesamt
GKF
PKV

Praxiskosten (EUR)

120.000

100.000

20.000

Arbeitsstunden Arzt

Arbeitsstunden im Jahr

2.340

1.560

780

abzgl. Urlaubstage (30 Tage x 9 Std.)

270

180

90

abzgl. Fortbildungstage (5 Tage x 9 Std.)

45

30

15

abzgl. Krankheitstage (10 Tage x 9 Std.)

90

60

30

Arbeitsstunden p.a.

1.935

1.290

645

Mindestumsatz pro Arztstunden (EUR/Std.)

62 EUR

78 EUR

30 EUR

 

Insbesondere bei Überlegungen zur Veränderung des Leistungsangebots sind dies wichtige Kennzahlen. Viele Ärzte verlassen sich an der Stelle auf die Preise aus dem GOÄ-Katalog. Es muss allerdings berücksichtigt werden, dass der GOÄ-Katalog und damit auch die ursprüngliche Kostenkalkulation aus 1985 stammt und heute der Anpassung bedarf. Um medizinische Leistungen aufwandsgerecht anbieten zu können, sollte der Arzt selbst ermitteln können, was eine Praxisstunde für seine Praxis kostet.

3. Fazit

Die aufgezeigten Einnahmeanalysen sollen nur einige Ansätze eines bedarfsgerechten Controllings der Praxiseinnahmen aufzeigen. Sie verdeutlichen auch, dass hierzu neben den Buchhaltungsunterlagen weitere Informationen zu den Einnahmestatistiken benötigt werden. Mit diesen Informationen versehen kann der Berater dem Arzt einen ganzheitlichen Blick auf seine Einnahmen und Ausgaben ermöglichen und aufzeigen, wie der Praxiserfolg gesteigert werden kann. Der Erfolg der Praxis ist daher stark abhängig von einer Transparenz in den Zahlen. Nur mit dieser Transparenz kann man weitere Schritte ergreifen.

 

Weiterführende Hinweise

  • Controlling: Wirtschaftlichkeit: Das A und O für das Überleben einer Arztpraxis (Michels, PFB 11, 190)
  • Praxisliquidität: Die Praxisliquidität mit Logikbäumen erhöhen (Volkmann, PFB 09, 214)
  • Honoraroptimierung GKV: Schlummernde Honorarpotenziale ausschöpfen (Piltz, PFB 10, 297)
  • Honoraroptimierung PKV: Schwachstellenanalyse: Forderungsmanagement (Zieher, PFB 11, 82)

Zu den Autoren | Die Autoren sind Geschäftsführer der VPmed Karch & Kuhnert Partnerschaft mbB. Die Gesellschaft betreut ausschließlich niedergelassene Mediziner in steuerlichen und betriebswirtschaftlichen Fragestellungen.

Quelle: Ausgabe 03 / 2015 | Seite 86 | ID 43134268