20.05.2026 · Fachbeitrag · Firmen-Pkw

Sieben wichtige Regeln für das Führen eines Fahrtenbuchs

von StB Christian Herold, Herten, www.herold-steuerrat.de

Wer ein Fahrtenbuch für den Firmen- oder Dienstwagen führt, muss wichtige Regeln beachten, damit das FA das Fahrtenbuch anerkennt. Dieser Beitrag erklärt zunächst die wichtigsten Regeln, die für eine ordnungsgemäße Fahrtenbuchführung gelten, bevor anschließend die häufigsten Fehler beschrieben werden, die in der Praxis auftreten und zu Problemen führen können.

1. Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Wer einen Dienstwagen nutzt, der ihm vom Arbeitgeber auch für Privatfahrten überlassen wird, muss einen Privatanteil versteuern. Dieser ist entweder nach der so genannten Ein-Prozent-Methode oder per Fahrtenbuchführung – samt Einzelnachweis der Kosten – zu ermitteln. Die Fahrtenbuchmethode ist umso günstiger, je geringer der Umfang der Privatfahrten ist. Insbesondere bei Fahrzeugen mit einem hohen Bruttolistenpreis, die wenig privat genutzt werden, lohnt die Fahrtenbuchführung. Gleiches gilt für Firmenwagen von Selbstständigen. Aber auch, wenn Arbeitnehmer die Benzinkosten selbst tragen oder eine Zuzahlung zu den Anschaffungskosten geleistet haben, kann die Führung eines Fahrtenbuchs empfehlenswert sein.

1.1 Regel Nr. 1: Das Fahrtenbuch muss in sich geschlossen sein

Das Fahrtenbuch muss in Buchform vorliegen, d. h., die Aufzeichnungen müssen in einer gebundenen oder jedenfalls in einer in sich geschlossenen Form festgehalten werden, die nachträgliche Einfügungen oder Veränderungen ausschließt oder zumindest als solche erkennbar werden lässt. Eine lose Ansammlung einzelner Daten ohne äußeren Zusammenhang kann daher schon in begrifflicher Hinsicht kein Fahrtenbuch sein (BFH 16.11.05, BStBl II 06, 410).