20.07.2026 · Fachbeitrag · Fahrtenbuchführung

Acht unverzeihliche Fehler bei der Führung eines Fahrtenbuchs

von StB Christian Herold, Herten, www.herold-steuerrat.de

Wer einen Dienstwagen nutzt, der ihm vom Arbeitgeber auch für Privatfahrten überlassen wird, muss den Privatanteil nach der Ein-Prozent-Regelung oder aber nach der Fahrtenbuchmethode versteuern. Gleiches gilt für Firmenwagen von Selbstständigen. Die Fahrtenbuchmethode ist mit einem hohen Aufwand verbunden, denn es müssen sämtliche Fahrten erfasst werden. Die Praxis zeigt aber auch, dass es viele Nutzer mit der Fahrtenbuchführung nicht so genau nehmen, wie es die FÄ gerne hätten. Wird das Fahrtenbuch nicht als „ordnungsgemäß“ anerkannt, wird es verworfen und dann doch die Ein-Prozent-Regelung angewandt.

1. Fehler: Keine zeitnahe Führung

Das Fahrtenbuch muss zeitnah geführt werden. Bei manuell geführten Fahrtenbüchern ist die zeitnahe Führung seitens der FÄ – zugegebenermaßen – kaum zu kontrollieren (es sei denn, es gibt gewisse Indizien, die auf eine verspätete Führung hinweisen – siehe Fehler Nr. 3). Ganz anders ist die Sache aber bei digitalen Fahrtenbüchern.

PRAXISTIPP — Ein elektronisches Fahrtenbuch, in dem alle Fahrten automatisch bei Beendigung jeder Fahrt mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel erfasst werden, wird – nur dann – als zeitnah geführt angesehen, wenn der Fahrer den dienstlichen Fahrtanlass (Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner) innerhalb eines Zeitraums von bis zu sieben Kalendertagen nach Abschluss der jeweiligen Fahrt in einem Webportal einträgt und die übrigen Fahrten dem privaten Bereich zugeordnet werden (BMF 4.4.18, IV C 5 – S 2334/18/10001, BStBl I 18, 592). Und die zeitnahe Eintragung können die FÄ schnell und leicht kontrollieren, denn die Fahrtenbücher müssen „dokumentensicher“ bzw. „revisionssicher“ sein.