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01.05.2006 | Musterfall

Existenzgründung bei einem Architekten

von Dr. Gabriele Schäfer, Augsburg

Im Hinblick auf die in allen Bereichen weiter steigenden Arbeitslosenzahlen hat in den letzten Jahren die Unternehmensgründung wieder an Attraktivität gewonnen. Viele Gründer sehen den erzwungenen Sprung in die Selbstständigkeit als vermeintlich einzigen Ausweg aus der Perspektivlosigkeit des Arbeitsmarktes. Zwar stellt die Form der freiberuflichen Tätigkeit für Architekten ein klassisches Betätigungsfeld dar, dennoch ist hier eine gründliche Vorbereitung im Hinblick auf die intensive Wettbewerbssituation und den weiterhin stagnierenden Branchentrend unabdingbar. Die Statistiken zeigen, dass ein Großteil derjenigen Existenzgründungen, die nach wenigen Jahren wieder vom Markt verschwinden, durch unzureichende Vorbereitungen sowie eine fehlende kaufmännische Basis gekennzeichnet sind. Der folgende Musterfall listet die wesentlichen Punkte auf, die bei der Beratung zur Existenzgründung zu beachten sind. 

1. Sachverhalt

Architekt Carlo Christo erwarb vor einigen Jahren seinen Hochschulabschluss. Nach einer Erstanstellung in einem renommierten großen Architekturbüro, in dem er viele wertvolle Praxiserfahrungen sammeln konnte, wurde ihm auf Grund der schlechten Konjunkturlage gekündigt. Nach acht Monaten Arbeitslosigkeit, in denen er erfolglos Dutzende von Bewerbungen verschickt hatte, entschloss er sich zur Selbstständigkeit. Von seinem Steuerberater Reiner Rührig, der u.a. auch auf Existenzgründungsberatung spezialisiert ist, möchte Carlo Christo wissen, worauf er alles achten muss. Dabei plant Christo auch, die Fördermöglichkeiten der Bundesagentur für Arbeit (BAA) in Form des Überbrückungsgelds zu beanspruchen.  

2. Lösung

Anhand einer Checkliste geht Steuerberater Reiner Rührig mit Carlo Christo die einzelnen Schritte für seine Selbstständigkeit durch. 

 

2.1 Eintragung in die Architektenliste

Christo arbeitete bereits seit einigen Jahren als Architekt und führte bislang auch die entsprechende Berufsbezeichnung. Voraussetzung war die Eintragung in die Architektenliste seines Bundeslandes. Rührig macht ihn darauf aufmerksam, dass er die Änderung seines Status vom Angestellten zum Selbstständigen bei seiner Architektenkammer anmelden muss. Da Christo sein Unternehmen in einem anderen Bundesland plane, müsse er zudem die Architektenkammer wechseln. Die Anschrift ist auf der Internetseite der Bundesarchitektenkammer (www.bak.de) platziert. 

 

2.2 Anmeldung der freiberuflichen Tätigkeit

Carlo Christo hat seine Tätigkeit beim FA anzuzeigen (§ 138 Abs. 1 S. 3 AO). Als Architekt gehört er den freien Berufen an, was den Vorteil der Gewerbesteuerfreiheit hat. Zudem sind Freiberufler nicht bilanzierungspflichtig, was die Steuerberatungskosten für die jährliche Gewinnermittlung deutlich verringert. Da Christo in einigen Monaten auch Bauträgeraufgaben übernehmen möchte, informiert ihn Rührig darüber, dass diese Tätigkeit gewerblich einzustufen sei und er dann bei Änderung seines Angebots entsprechend ein Gewerbe anmelden müsste.  

 

Außerdem macht er Christo darauf aufmerksam, dass er nach Mitteilung seiner freiberuflichen Tätigkeit beim FA einen umfangreichen Fragebogen erhalten wird. Dieser diene zum einen der Erfassung seiner Stammdaten, wie Anschrift und Kontoverbindung. Des Weiteren müsse er Angaben über seinen voraussichtlichen Umsatz und Gewinn machen. Ersteres dient dem FA als Information darüber, ob Christo umsatzsteuerpflichtig ist. Seine Gewinnschätzung ist Grundlage für die Festlegung der Einkommensteuervorauszahlungen. 

 

Die in der Gründungsphase oftmals vorhandene angespannte Liquiditätssituation sollte gegenüber dem FA bei der Prognose des voraussichtlich zu erwirtschafteten Gewinns angemessen berücksichtigt werden. An dieser Stelle schlüsselt daher Rührig die möglichen Liquiditätsrisiken der unternehmerischen Betätigung auf. Denn je höher das erwartete Einkommen geschätzt wird, desto höher sind die zu leistenden Einkommensteuervorauszahlungen. Zwar besteht grundsätzlich die Möglichkeit, beim FA formlos die Herabsetzung der Einkommensteuervorauszahlung zu beantragen, sobald sich herausstellt, dass sich die Ertragslage schlechter gestaltet als ursprünglich vermutet. Jedoch werden bereits geleistete Vorauszahlungen erst beim nächsten Steuerbescheid zurückerstattet und fehlen so lange in der Gründerkasse. 

 

Beachte: Beim Antrag auf Überbrückungsgeld bei der BAA, ist der Anmeldezeitpunkt beim FA für die freiberufliche Tätigkeit mit dem der Agentur gemeldeten Zeitpunkt des Beginns der Selbstständigkeit abzustimmen. Wird die zu fördernde Tätigkeit bereits vor Antragstellung in Vollzeit ausgeübt, kann dies die Förderung gefährden. Gegebenenfalls muss die Tätigkeit zunächst wieder ab- und dann neu angemeldet werden.  

 

2.3 Umsatzsteuer

Christo setzte seine Umsatzerlöse im ersten Geschäftsjahr mit etwa 40.000 EUR an, da er einen Auftrag akquiriert hatte, der in zwei Monaten starten sollte. Damit überschritt er die maßgebliche Umsatzgrenze von 17.500 EUR im ersten Jahr deutlich und ist somit als umsatzsteuerpflichtig einzustufen (vgl. A 246 Abs. 4 S. 2 UStR). Mit Aufnahme seiner selbstständigen Tätigkeit hat er daher als Existenzgründer monatlich eine Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben. Seine Leistungen hat er mit dem allgemeinen Steuersatz von 16 v.H. anzubieten. In Gegenzug hat er die Möglichkeit, bei Anschaffungen für sein Unternehmen die dabei anfallende Vorsteuer geltend zu machen. So muss er die von ihm zu entrichtende Umsatzsteuer bei seinen Eingangsrechnungen nicht aus der eigenen Tasche bezahlen. Auch bleiben ihm Honorargestaltungen erspart, bei denen er die von ihm zu tragende Umsatzsteuer mindestens teilweise an seine Kunden weiterreicht. 

 

Rührig empfahl Christo, die Umsatzsteuervoranmeldung selbst vorzubereiten, weil er sich dabei zugleich monatlich einen genauen Überblick über seine finanzielle Entwicklung verschaffen könne. Auf Grund der fehlenden Bilanzierungspflicht könne er seine Buchhaltung relativ einfach gestalten. Im Hinblick auf den Jahresabschluss reiche es sogar aus, die Einnahmen und Ausgaben einander mittels eines Tabellenkalkulationsprogramms gegenüberzustellen.  

 

Hinweis: Freiberufler sollten eine integrierte Standardlösung verwenden, mit der Kontobewegungen erfasst, Buchungen vorgenommen und auch Angebote und Rechnungen erstellt werden können. Damit werden zugleich die Voraussetzungen für ein zeitnahes und gut organisiertes Mahnwesen geschaffen. Eine fundierte steuerliche Beratung im Hinblick auf den Jahresabschluss wird dadurch aber nicht ersetzt.  

 

2.4 Versicherungsschutz

Im Weiteren machte Rührig seinen Mandanten auf das Thema Versicherungen aufmerksam. Aus der Tätigkeit im Architekturbüro hatte Christo bereits mitgenommen, dass die Berufshaftpflichtversicherung schon nach der Berufsordnung für Architekten essenziell war, um das Haftungsrisiko zu vermindern. Da er nicht ausschloss, zu einem späteren Zeitpunkt auch die Bauüberwachung in seinen Dienstleistungskatalog aufzunehmen, erschien ihm eine solide Absicherung gegen derartige Risiken wichtig, zumal er sich klarmachte, dass er bei dieser Tätigkeit üblicherweise für Mängel in der Ausführung gesamtschuldnerisch neben dem ausführenden Unternehmer haften würde. Da die Versicherungsprämien im Hinblick auf das steigende Risiko von Architektenleistungen in Verbindung mit Bauüberwachungsaufgaben relativ hoch waren, entschloss er sich zu einer höheren Selbstbeteiligung im Schadensfall, dessen Eintrittswahrscheinlichkeit er vorerst als eher gering einschätzte. 

 

Auch eine Rechtsschutzversicherung erschien Christo im Zuge der hohen Klagefreudigkeit im Bauwesen sinnvoll. Wie eine Anfrage an seine Versicherungsgesellschaft ergab, war es kein Problem, die bereits bestehende private Rechtsschutzversicherung in eine auch beruflich nutzbare Versicherung gegen einen relativ kleinen Prämienzuschlag zu erweitern. Zum Schutz vor Unfallfolgen schloss er zudem eine private Unfallversicherung ab, die private wie auch beruflich bedingte Unfälle absicherte.  

 

Da sich Christo mithilfe des Überbrückungsgeldes der BAA selbstständig machen will, ist er nicht versicherungspflichtig, im Gegensatz zum Existenzgründerzuschuss (Ich-AG), der eine Rentenversicherungspflicht nach sich zieht. Somit müsste sich Christo um seine Kranken- und Rentenversicherung selbst kümmern. Obwohl er bereits einige Jahre Beiträge in die gesetzliche Rentenversicherung eingezahlt hatte, tendiert er eher dazu, die private Vorsorge aufzustocken. Zudem hat er die Möglichkeit, das Architektenversorgungswerk für den Aufbau einer entsprechenden Altersvorsorge zu nutzen. Steuerberater Reiner Rührig macht ihn noch darauf aufmerksam, dass er tunlichst möglichst rasch mehrere Auftraggeber gewinnen sollte, um sich nicht dem Verdacht der Scheinselbstständigkeit auszusetzen. 

 

2.5 Einstellung von Mitarbeitern

Zwar will Carlo Christo vorerst allein arbeiten, jedoch sieht er schon in naher Zukunft den Bedarf, einen Mitarbeiter einzustellen. Im Hinblick auf die eher unregelmäßig anfallenden Arbeitserfordernisse käme hierbei zunächst eine 400-Euro-Kraft in Betracht. Angesichts des damit verbundenen Bürokratieaufwands schreckt er aber vor dieser Lösung etwas zurück. Wie jede andere Arbeitskraft müsste Christo den Minijobber über die Minijobzentrale (www.bundesknappschaft.de) anmelden. Die entsprechenden Meldungen an die Sozialversicherungsträger dürfen seit dem 1.1.06 nur noch elektronisch übermittelt werden.  

 

Rührig erläutert Christo, dass die Arbeitsagentur ihn als Existenzgründer u.U. bei der Einstellung von bis zu zwei sozialversicherungspflichtigen Mitarbeitern ein Jahr lang durch Übernahme der Hälfte der Lohnkosten fördern würde. Da Carlo Christo im Augenblick jedoch nicht den Bedarf für die Beschäftigung eines sozialversicherungspflichtigen Mitarbeiters sieht, entschließt er sich, eine selbstständige Bürokraft auf Stundenbasis zu beauftragen. Dies ist zwar pro Stunde etwas teurer, insgesamt jedoch günstiger als selbst die bezuschusste Einstellung des Mitarbeiters. Zudem muss er sich keine Gedanken um die Lohnabrechnung oder die Abführung der Sozialversicherungsbeiträge machen. 

 

2.6 Planung von Anschaffungen

Neben den für die Zukunft geplanten Personalaufwendungen muss Christo einige Anschaffungen für die Aufnahme seiner Tätigkeit vorsehen. Um Kosten zu sparen, kann er sein Büro zunächst in die eigene Wohnung verlegen. Dafür müsste er lediglich das bisherige Gästezimmer entsprechend ausstatten, da er seine Kunden auch im eigenen Büro empfangen möchte. Die Finanzierung der Büro- und Geschäftsausstattung (Schreibtisch, Regale, Hard- und Software) sollte mittels eines Mikrodarlehens der KfW (www.kfw-mittelstandsbank.de) erfolgen. 

 

Hierfür ermittelt Rührig zunächst den notwendigen Kapitalbedarf, wobei Carlo Christo bereits konkrete Angebote für die zu beschaffenden Gegenstände einholen wird. Bereits vor Anmeldung seiner freiberuflichen Tätigkeit vereinbart er zusammen mit Rührig ein Gespräch mit seiner Hausbank, um deren grundsätzliche Finanzierungsbereitschaft zu klären. Angesichts der bislang äußerst positiv verlaufenen, jahrelangen Kundenbeziehung gab der Kundenberater der Bank grünes Licht für eine Fortführung der Gespräche, sobald der Geschäftsplan vorliegen würde.  

 

2.7 Geschäftsplan

Gründer, die sich mithilfe von Überbrückungsgeld oder einem Existenzgründerzuschuss selbstständig machen, müssen der BAA eine Kurzbeschreibung ihres Gründungsvorhabens sowie einen Kapitalbedarfsplan und einen Umsatz- und Rentabilitätsplan vorlegen. Zuvor muss die Planung durch eine fachkundige Stelle geprüft und für tragfähig befunden werden. Dies kann z.B. von den Kammern, einem Steuer- oder Unternehmensberater vorgenommen werden. Dabei muss die Tragfähigkeit des Vorhabens lediglich durch Ankreuzen der entsprechenden Antworten, verbunden mit der Unterzeichnung durch die fachkundige Stelle dokumentiert werden. 

 

Je nach Anspruch der fachkundigen Stelle verlangt diese vom Gründer mehr als die von der Arbeitsagentur vorgesehene Kurzbeschreibung des Gründungsvorhabens, die sich nicht selten lediglich in einer halben Seite Text erschöpft. Viele fachkundige Stellen legen Wert darauf, dass der Gründer einen kompletten, auch im qualitativen Teil vollständigen Geschäftsplan vorlegt.  

 

Geschäftspläne sind in der Regel nach einem bestimmten Muster strukturiert, das je nach Adressat bezüglich der Reihenfolge der einzelnen Elemente variieren kann. Eine wissenschaftliche Auseinandersetzung mit der Struktur von Geschäftsplänen lohnt jedoch nicht, zumindest wenn es sich um den Fall einer geförderten Existenzgründung handelt. Immerhin bietet das Internet diesbezüglich etliche kostenlose, dabei durchaus gut anwendbare Ressourcen. Hierzu zählt z.B. der Online-Businessplaner des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie (www.bmwi.bund.de), der den Gründer strukturiert durch die wesentlichen Punkte des Geschäftsplans führt. Nach Bearbeitung sämtlicher Fragen lässt sich dann per Knopfdruck ein Textdokument erzeugen, das später weiter bearbeitet werden kann. 

 

2.8 Marketingmaßnahmen

Bei der Erstellung der Umsatz- und Rentabilitätsvorschau muss Carlo Christo zunächst einen Marketingplan entwerfen, um daraus die voraussichtliche Honorarentwicklung ableiten zu können. Trotz standesrechtlicher Einschränkungen darf auch der Architekt für seine Leistungen werben, wenn er seine Tätigkeitsschwerpunkte sachlich präsentiert. Werbung dient dazu, das jeweilige Angebot einem möglichst großen potenziellen Kundenkreis bekannt zu machen.  

 

Christo könnte hier vor allem das Internet nutzen, sich und seine Leistungen ausführlich darzustellen. Seine Kunden könnte er dadurch überzeugen, dass er die von ihm betreuten Vorhaben vorstellt und genau beschreibt, wie er bei der Ausführung eines Auftrages vorgeht. Daneben könnte er auch auf persönliche Kontakte zu potenziellen Kunden setzen, die durch kostenlos angebotene Fachvorträge zu erreichen wären. Eine weitere Möglichkeit, um möglichst rasch eine hohe Reputation zu erlangen, ist die Veröffentlichung von Fachaufsätzen, die ebenfalls auf der Webseite präsentiert werden können. Finanziert werden könnten die Website und die obligatorischen Visitenkarten durch das ESF-Coaching von derzeit circa 1.000 EUR, das bei der BAA zusammen mit dem Überbrückungsgeld zu beantragen ist.  

3. Fazit

Gut gerüstet und bestens informiert startet Carlo Christo in die Selbstständigkeit. Dank des gut ausgearbeiteten Businessplans unterstützt ihn seine Hausbank bei der Beantragung des Mikrodarlehens. Und eines hat sich Christo von Anfang an klar gemacht: Eine langfristig erfolgreiche selbstständige Tätigkeit bedeutet auch beim Architekten, immer wieder neue unternehmerische Ideen zu entwickeln und sich niemals auf dem Erreichten auszuruhen.  

Quelle: Ausgabe 05 / 2006 | Seite 119 | ID 89457