02.12.2025 · Fachbeitrag · Betriebsprüfung

E-Mails mit Steuerbezug sind vorzulegen

von Dipl.-Finw. (FH) Matthias Ulbrich, Visselhövede

| Bei einer Betriebsprüfung haben Steuerpflichtige Mitwirkungspflichten. Der BFH (30.4.25, XI R 15/23, Abruf-Nr. 250230 ) hat sich nun dazu geäußert, ob E-Mails Handels- und Geschäftsbriefe sind, die aufzubewahren sind und auf Verlangen vorgelegt werden müssen. |

1. Aufbewahrungspflicht von Unterlagen

Nach § 147 Abs. 1 AO sind u. a. empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe geordnet aufzubewahren. Nach Ansicht des BFH ist die gesamte, den betrieblichen Bereich betreffende Korrespondenz aufzubewahren, soweit sie sich auf die Vorbereitung, Durchführung oder Rückgängigmachung eines Handelsgeschäfts i. S. der §§ 343, 344 HGB bezieht. Auf die Form kommt es nicht an, sodass auch Fernschreiben, Telegramme und E-Mails grundsätzlich aufbewahrungspflichtig sind. Dies gilt jedenfalls insoweit, als die E-Mail selbst ‒ und nicht nur ihr Anhang ‒ rechnungslegungsrelevante Informationen enthält; ansonsten ist jedenfalls der Anhang aufzubewahren.

Beachten Sie | Handels- oder Geschäftsbriefe sind grundsätzlich sechs Jahre aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist läuft allerdings nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für noch nicht festsetzungsverjährte Steuern von Bedeutung sind (§ 147 Abs. 3 AO). Sie beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem der Brief empfangen oder abgesandt worden ist (§ 147 Abs. 4 AO).