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08.01.2008 | Steuerliche Außenprüfung

Zweckmäßiges taktisches Verhalten gegenüber Finanzamt und Prüfer

von Dipl.-Kfm. Günter Pfleger, Glattbach

Die Ankündigung einer steuerlichen Außenprüfung löst bei den Steuerpflichtigen immer wieder panische Reaktionen aus. Insbesondere gilt das für Inhaber kleinerer Firmen, die nur in größeren Zeitabständen geprüft werden. In dieser Situation haben Berater und Bearbeiter ihren Mandanten nicht nur über die jetzt anstehenden steuerrechtlichen Fragen zu informieren. Ganz wichtig ist – und das ist der Gegenstand des folgenden Beitrags – die Erarbeitung einer betriebswirtschaftlich-organisatorischen Strategie: Wie bereitet man sich richtig auf die Prüfung vor? Welche taktischen Regeln sind während der Prüfung zu beachten? Kann eine Betriebsprüfung eventuell sogar von Nutzen für das geprüfte Unternehmen sein? 

1. Vorbereitung auf die Betriebsprüfung

1.1 Prüfungszeitraum

Normalerweise werden die letzten 3 bis 5 Geschäftsjahre geprüft, für die bereits Steuererklärungen abgegeben wurden. In der Regel wird man an dem in der Prüfungsanordnung des Finanzamts festgelegten Prüfungszeitraum nicht rütteln. Es kann aber Situationen geben, in denen es sinnvoll ist, ein bereits abgelaufenes Geschäftsjahr, für das noch keine Steuererklärungen erstellt worden sind, zusätzlich in die Prüfung einzubeziehen, den Prüfungszeitraum somit in Richtung Gegenwart zu verlängern. 

 

Beispiel

In dem betreffenden Geschäftsjahr oder kurz danach hat bei einer GmbH ein Gesellschafterwechsel stattgefunden. Die neuen Gesellschafter möchten möglichst schnell und vollständig wissen, welche steuerlichen Risiken bei der GmbH noch für die Vergangenheit bestehen, um vom Veräußerer sofortigen Ausgleich zu verlangen. Zwar muss der Veräußerer derartige Belastungen i.d.R. gemäß Kaufvertrag übernehmen. Wird er aber zahlen können oder wollen, wenn die entsprechenden Beträge erst bei der übernächsten Betriebsprüfung, also etliche Jahre später, bekannt werden? 

 

Hinweis: Die Ausweitung des Prüfungszeitraums – sofern das Finanzamt dem Antrag zustimmt – setzt allerdings voraus, dass die noch ausstehenden Steuererklärungen für das betreffende Geschäftsjahr noch vor Prüfungsbeginn beim Finanzamt abgegeben werden. 

 

1.2 Organisatorische Maßnahmen

Seit einigen Jahren muss der Steuerpflichtige die Finanzbehörde beim digitalen Datenzugriff in sachlicher und personeller Hinsicht unterstützen. Dem Prüfer sind die für den Datenzugriff erforderlichen Hilfsmittel (Hard- und Software) zur Verfügung zu stellen; er ist in das Datenverarbeitungssystem einzuweisen. Das verlangt organisatorische Vorbereitungen beim zu prüfenden Unternehmen, damit dieses bei Prüfungsbeginn wirklich prüfungsbereit ist. In diesem Zusammenhang kommt dem Bearbeiter in der Kanzlei eine wichtige Rolle zu. 

 

Zunächst sollte der Mandant über die rechtlichen Möglichkeiten der Betriebsprüfung beim Datenzugriff informiert werden. Darüber hinaus sind Maßnahmen zu treffen, um die Interessen des Mandanten gegenüber der Finanzverwaltung zu wahren, insbesondere sind dies:  

 

  • Da sich das Datenzugriffsrecht des Steuerprüfers nur auf die steuerrelevanten Daten erstreckt, sind diese Daten von den übrigen betrieblichen Daten abzugrenzen. Von Bedeutung ist das nicht zuletzt auch deshalb, weil nach Auffassung der Finanzverwaltung kein Verwertungsverbot für versehentlich überlassene Daten besteht. Technisch kann die Abgrenzung grundsätzlich in zweifacher Weise erfolgen:

 

  • Die steuerrelevanten Daten werden auf gesonderten Datenträgern erfasst, die dem Prüfer übergeben werden.
  • Die steuerlich irrelevanten Daten sind durch Zugriffsbeschränkungen (z.B. Passwortvergabe) zu schützen.

 

  • Bei einer Außenprüfung sollte der Steuerpflichtige stets wissen, was geprüft wurde und welche Verknüpfungen von Daten bei der Prüfung hergestellt worden sind. Es ist deshalb zweckmäßig, im Computersystem spezielle Protokollierungsprogramme zu installieren, die automatisch feststellen, auf welche Daten der Prüfer elektronisch zugegriffen hat.

 

Zu den organisatorischen Maßnahmen zählt auch die Bestimmung der Auskunftspersonen, an die sich der Prüfer zu halten hat. Dies reduziert nicht nur die zeitliche Inanspruchnahme des Unternehmers bzw. Geschäftsführers, sondern hat u.U. auch einen taktischen Vorteil: Die durch die Auskunftspersonen übermittelten Anfragen und Informationswünsche des Prüfers verschaffen dem Unternehmer Zeit für eine abgewogene Antwort. Manche Entscheidung braucht dann nicht sofort erfolgen, sondern kann erst im Detail intern besprochen werden. Bei mittelständischen Unternehmen ist es zweckmäßig, nur eine Auskunftsperson zu benennen. So gewinnt man den besten Überblick über die Informationswünsche des Prüfers. Ferner werden auf diese Weise etwaige Widersprüche zwischen den Auskunftspersonen vermieden.  

 

1.3 Festlegung der Strategie gegenüber der Betriebsprüfung

Als erstes geht es um eine Schwachstellenanalyse und die sich daraus ergebenden Konsequenzen: Wo ist mit Beanstandungen durch den Prüfer zu rechnen? Mit welchen Argumenten kann dem begegnet werden? Welche Nachweise für steuermindernde Sachverhalte können noch beschafft werden (z.B. Statistiken oder eventuell Gutachten)? Sofern bestimmte betriebliche Kennzahlen (z.B. die Umsatzrendite oder die Materialeinsatzquote) erheblich schlechter sind als der Branchendurchschnitt bzw. die entsprechenden Werte in den finanzamtlichen Richtsatzsammlungen: Wie lassen sich solche Abweichungen erklären? Können dazu ggf. noch interne oder externe Daten beschafft werden? 

 

Sind Sachverhalte erkennbar, die steuerstrafrechtliche Konsequenzen haben könnten, ist zu erwägen, vor Erscheinen des Prüfers eine strafbefreiende Selbstanzeige beim Finanzamt zu erstatten (§ 371 AO). 

2. Zweckmäßiges Verhalten während der Betriebsprüfung

Manche Unternehmer haben von vornherein persönliche Aversionen gegen einen Prüfer. Der Berater sollte einem derartigen emotionalen Verhalten entgegenwirken und für ein unverkrampftes Prüfungs- und Gesprächsklima sorgen. Anderseits sollte dem Mandanten aber auch abgeraten werden, den Prüfer durch besondere Aufmerksamkeiten (z.B. Einladungen zum Mittagessen in Feinschmeckerrestaurants) günstig stimmen zu wollen. Das bringt für den Prüfer Probleme mit sich und schafft u.U. Misstrauen. 

 

Einem besonders „scharfen“ Prüfer ist durch ein betont korrektes, selbstbewusstes, aber nicht feindseliges Verhalten zu begegnen. Spontanreaktionen des Mandanten auf Beanstandungen des Prüfers sollten möglichst vermieden werden; wichtig ist, sich eine Bedenkzeit zu verschaffen, die dann auch zur Rücksprache mit dem Berater genutzt werden kann. Vom Prüfer angeforderte Unterlagen sind vor der Übergabe genau durchzusehen. Belege, die zu Missverständnissen Anlass geben könnten, sollten sofort bei Übergabe erläutert, private Unterlagen sollten entfernt werden.  

 

Mit dem Prüfer ist abzusprechen, dass er die Vertreter des Unternehmens möglichst frühzeitig über seine Feststellungen unterrichtet und nicht erst unmittelbar vor der Schlussbesprechung. Das verschafft wichtige Reaktionszeit. 

 

2.1 Kontrollmitteilungen aus anderen Unternehmen

Kontrollmitteilungen sind Auswertung und amtsinterne Weitergabe von Feststellungen, die ein Finanzamtsprüfer anlässlich einer Betriebsprüfung über die steuerlichen Verhältnisse dritter Personen oder Firmen getroffen hat. Diese hat der Prüfer im Gepäck, wenn er zur Prüfung erscheint. Die Mitteilungen betreffen im wesentlichen Zahlungen, die beim anderen Unternehmen als Betriebsausgaben verbucht sind (z.B. für Provisionen). Liegt beim geprüften Unternehmen eine korrespondierende Erfassung des Zahlungseingangs als Betriebseinnahme vor, ist die Angelegenheit problemlos erledigt. Ist das aber nicht der Fall, kommt es darauf an, steuerstrafrechtliche Konsequenzen möglichst zu vermeiden oder abzumildern: 

 

  • Am besten wäre es, wenn glaubhaft gemacht werden kann, die Nichterfassung der Betriebseinnahmen sei ein einmaliges Versehen gewesen, von dem der Unternehmer/Geschäftsführer nichts gewusst habe. Akzeptiert der Prüfer diese Darstellung, wird es – ohne weitere Folgen – bei der Korrektur der Betriebseinnahmen bleiben.

 

  • Bei einer im Privatbereich des Unternehmers/Geschäftsführers empfangenen Zahlung kann vielleicht mit einiger Plausibilität geltend gemacht werden, man habe die Einnahme für steuerfrei gehalten z.B. bei dem Entgelt für eine einmalige Vermittlungstätigkeit. Achtung: Es kommt hier ganz besonders darauf an, den Verdacht einer vorsätzlichen Steuerverkürzung zu entkräften.

 

2.2 Kontrollmitteilungen über andere Unternehmen

Hier geht es z.B. um Zahlungsausgänge beim geprüften Unternehmen. Diese führen dann bei den betreffenden Geschäftspartnern (Zahlungsempfängern) zur Überprüfung der Verbuchung als Einnahme. Dabei ergeben sich für das geprüfte Unternehmen, sofern es von derartigen Kontrollmitteilungen etwas erfährt, verschiedene taktische Überlegungen: 

 

  • Lässt sich abschätzen, welche der Geschäftspartner (z.B. Auftragsvermittler oder sonstige Dienstleister) die ihnen zugeflossenen Einnahmen vermutlich nicht versteuert haben? Soll in solchen Fällen der Name des Empfängers dem Prüfer gegenüber ungenannt bleiben (mit der Folge der Nichtabzugsfähigkeit der betreffenden Ausgaben)?

 

  • Erscheint es opportun, sich mit dem Geschäftspartner (Zahlungsempfänger) in Verbindung zu setzen und sich nach seiner steuerlichen Handhabung zu erkundigen? Ggf. eröffnet sich ihm so noch die Möglichkeit einer strafbefreienden Selbstanzeige.

 

Lässt man den Geschäftspartner uninformiert ins steuerliche „Messer“ laufen, so trübt das eventuell die künftigen Beziehungen. Es ist deshalb wichtig, herauszufinden, über welche Vorgänge der Prüfer Kontrollmitteilungen schreibt. Ein guter Kontakt zum Prüfer kann hierbei nützlich sein.  

 

2.3 Verdacht oder Aufdeckung von Steuervergehen

Ergeben sich während einer Betriebsprüfung konkrete Anhaltspunkte für eine Steuerstraftat oder Steuerordnungswidrigkeit und wird deshalb von der Finanzbehörde ein Strafverfahren eingeleitet, so ist der Unternehmer/Geschäftsführer davon unverzüglich zu unterrichten. Ihm ist mitzuteilen, dass er jetzt nicht mehr zur Mitwirkung bei der Aufklärung jener Sachverhalte verpflichtet ist, auf die sich das Strafverfahren bezieht (§ 10 Abs. 1 BpO). Im Übrigen wird die Betriebsprüfung fortgesetzt. 

 

Für die Beschuldigten stellt sich die Frage, ob es opportun ist, sich nach Einleitung eines Strafverfahrens auf die nicht mehr bestehende Mitwirkungspflicht zu berufen. Gerade in dieser Lage kann es sinnvoll sein, noch während der Betriebsprüfung bezüglich der beanstandeten Punkte alle verfügbaren Akten offenzulegen und Auskünfte zu geben, um den Verdacht eines Steuervergehens so schnell wie möglich wieder zu entkräften. Zumindest sollte aber für eine für das Unternehmen günstige Darstellung des Sachverhalts im Prüfungsbericht gesorgt werden. Das gilt speziell auch bei einem strafrechtlichen Hinweis gemäß § 201 Abs. 2 AO

 

2.4 Schlussbesprechung

Anhand des vom Prüfer vorgelegten schriftlichen Katalogs der Besprechungspunkte sind zunächst folgende Überlegungen vorzunehmen: 

 

  • Sind die Sachverhalte, von denen der Prüfer ausgeht, zutreffend? Muss eventuell noch etwas zur Sachverhaltsaufklärung getan werden (z.B. Beschaffung von noch nicht vorgelegten Verträgen oder sonstigen Dokumenten)?

 

  • Wie hat der Prüfer seine Beanstandungen begründet? Welche Gegenargumente können vorgebracht werden? Gibt es zu strittigen Rechtsfragen neue Erkenntnisse, Gerichtsurteile oder Verwaltungsanweisungen?

 

  • Die finanziellen Auswirkungen der einzelnen Feststellungen des Prüfers sind zu berechnen. Dabei muss unterschieden werden zwischen echten Steuermehrbelastungen (z.B. aufgrund höher angesetzter Privatanteile bei bestimmten Kosten) und bloßen Steuerverschiebungen (z.B. bei Ansatz längerer Abschreibungszeiten für abnutzbares Anlagevermögen).

 

Auf dieser Basis ist die Verhandlungstaktik festzulegen. Dabei geht es um folgende Fragen, die zwischen Berater und Mandant zu erörtern sind: 

 

  • Wie werden die eigenen Erfolgsaussichten bei den verschiedenen Besprechungspunkten eingeschätzt?

 

  • Wo wird man hart bleiben können und eventuell sogar, falls es zu keiner Einigung kommt, Einspruch gegen die geänderten Steuerbescheide einlegen müssen? Umgekehrt: In welchen Punkten ist ein Nachgeben möglich bzw. ein Kompromiss anzustreben? Was würde das „kosten“?

 

Die einzelnen Besprechungspunkte beginnen i.d.R. mit einer kurzen Sachverhaltsdarstellung des Prüfers, der dann seine steuerrechtlichen Schlussfolgerungen anfügt. Voraussichtlich schwierige Besprechungspunkte sollten möglichst nicht gleich zu Beginn der Schlussbesprechung behandelt werden, damit es nicht von vornherein zu einer Verhärtung der Fronten kommt. Hat sich die Diskussion an solchen Punkten festgebissen, sollten die Punkte sinnvollerweise zunächst zurückgestellt und erst gegen Ende der Schlussbesprechung wieder behandelt werden. Ggf. lassen sich dann aus mehreren Punkten dieser Art Pakete bilden, über die im Wege wechselseitigen Nachgebens Einigung erzielt werden kann.  

 

Generell gilt, dass sich bei unterschiedlichen Auffassungen über Sachverhalte meistens leichter Kompromisse finden lassen als bei strittigen Rechtsfragen, die oft nur auf ein „Entweder-Oder“ hinauslaufen.  

 

Beispiel

Über die angemessene Höhe einer Teilwertabschreibung auf ein Wirtschaftsgut wird man sich oft relativ leicht einigen können. Dagegen wird es eventuell viel schwieriger sein, einen Konsens über die Frage zu finden, ob der Anstellungsvertrag mit einem nahen Angehörigen eines GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführers eine verdeckte Gewinnausschüttung darstellt oder nicht. 

 

Sofern Feststellungen des Prüfers vom Unternehmen akzeptiert werden können, ist Folgendes zu beachten: 

 

  • Das Nachgeben sollte sich vorrangig auf Punkte beschränken, bei denen es sich lediglich um Gewinnvorverlagerungen über eine kurze Zeit handelt; z.B. bei der Bewertung der Vorräte.

 

  • Hartnäckiger sollte über Punkte gestritten werden, die langfristige Gewinnvorverlagerungen oder definitive steuerliche Mehrbelastungen zur Folge haben, z.B. im Falle der Abgrenzung von Erhaltungsaufwand und Herstellungsaufwand bei Gebäuden.

 

  • Besonderer Widerstand ist auch bei Feststellungen des Prüfers angebracht, welche die zukünftige Vorgehensweise des Unternehmens einengen würden, z.B. bei der Nichtanerkennung bestimmter Bewertungsmethoden (etwa hinsichtlich der Berechnung bestimmter Rückstellungen).

 

  • Last but not least ist eine verhandlungstaktische Grundregel zu beachten: Feststellungen des Prüfers sollten prinzipiell auch dann nicht sofort akzeptiert werden, wenn man sie für zutreffend hält. Man sollte sich die eigene Zustimmung möglichst abhandeln lassen. Vielleicht springt dabei noch ein Kompromiss heraus. Ausgenommen davon sind nur völlig eindeutige Feststellungen.

 

Das Finanzamt ist grundsätzlich darauf bedacht, die Schlussbesprechung mit einer Einigung in allen Punkten zu beenden. Die Behörde will den Fall abschließen und sich nicht längere Zeit deswegen noch mit Rechtsbehelfen herumschlagen müssen. Dieser Einigungswunsch, der natürlich i.d.R. nicht deutlich gemacht wird, sollte von Unternehmensseite ausgenutzt werden. Vielleicht besteht die Möglichkeit, wenn man am Ende die streitig gebliebenen Punkte nochmals überblickt, dass das Finanzamt bestimmte Feststellungen sogar gegen seine eigene Überzeugung fallen lässt. 

3. Nutzen aus der steuerlichen Außenprüfung ziehen

Eventuell lassen sich einer steuerlichen Außenprüfung sogar positive Seiten abgewinnen. Damit ist nicht nur gemeint, dass gemäß § 204 AO im Anschluss an eine Betriebsprüfung von der Finanzbehörde eine verbindliche Zusage bezüglich der künftigen steuerrechtlichen Behandlung bestimmter geprüfter Sachverhalte gegeben werden kann, wodurch sich Unsicherheiten auf Seiten des Unternehmens beseitigen lassen. Mitunter offenbart die Betriebsprüfung der Geschäftsleitung bisher unbekannte organisatorische Schwachstellen im Unternehmen, die das Unternehmen im eigensten Interesse schleunigst beheben sollte.  

 

Die Betriebsprüfer kennen aus ihrer Tätigkeit viele Unternehmen. Oft haben sie Erfahrungen aus speziellen Branchen. Der Unternehmer sollte versuchen, im Gespräch dieses Know-how informell anzuzapfen. Da kann etwa gefragt werden, wie denn andere Unternehmen dieses oder jenes Problem lösen. Oder wie der Prüfer das Unternehmen in Relation zu anderen vergleichbaren Unternehmen sehe. Dem ständigen Berater fällt kein Zacken aus der Krone, wenn er seinen Mandanten zu solchen Gesprächen ermuntert. 

 

Quelle: Ausgabe 01 / 2008 | Seite 13 | ID 116786