01.05.2005 | Sozialversicherungsrecht
Maschinelle Beitragsnachweise undMeldungen rechtzeitig vorbereiten
Damit die Sozialversicherungsträger über die sozialversicherungsrechtlichen Daten der bei ihnen versicherten Arbeitnehmer rechtzeitig und umfassend Kenntnis erhalten, sind die Arbeitgeber verpflichtet, für jeden in der Sozialversicherung kraft Gesetzes versicherten Arbeitnehmer die in der „Datenerfassungs- und übermittlungsverordnung (DEÜV)“ vom 10.12.98 (BGBl I, 343) vorgeschriebenen Meldungen der Krankenkasse zuzuleiten. Diese Meldungen und auch die Beitragsnachweise sind im Wege der maschinellen Datenübermittlung an die Krankenkasse zu übermitteln. Es wird bislang aber auch akzeptiert, dass Arbeitgeber die vorgeschriebenen Meldungen und Beitragsnachweise sowohl per Post oder Telefax in Papierform oder auf maschinell verwertbaren Datenträgern (z.B. Diskette, Magnetband) an die Krankenkasse weiterleiten. Damit soll jedoch nach dem „Gesetz zur Vereinfachung der Verwaltungsverfahren im Sozialrecht (Verwaltungsvereinfachungsgesetz)“ vom 1.1.06 an Schluss sein.
Ab 2006 besteht die Verpflichtung zur elektronischen Meldung
Die Arbeitgeber werden per Gesetz verpflichtet, vom 1.1.06 an die vorgeschriebenen Meldungen „nur durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Programmen oder mittels maschinell erstellter Ausfüllhilfen“ zu erstatten. Gleichzeitig wird die DEÜV unter anderem auf die Einführung des elektronischen Beitragsnachweises nach § 28f Abs. 3 Satz 1 SGB IV ausgeweitet. In seiner neuen Fassung schreibt § 26 DEÜV vor, dass sich die Vorschriften für das Meldeverfahren auch auf das automatisierte Beitragsnachweisverfahren erstrecken. Die monatlichen Beitragsnachweise sind daher künftig auch in der für die Meldungen vorgeschriebenen Form zu erstellen und zu übermitteln. Den Arbeitgebern räumt das Gesetz bis zum 1.1.06 Zeit ein, sich auf die neuen Anforderungen vorzubereiten.
Beratungsbedarf bei kleineren Arbeitgebern
Insbesondere kleineren Arbeitgebern, für die sich die Anmietung oder der Kauf eigener Systemsoftware zur maschinellen Erstellung der Meldungen und der Beitragsnachweise nicht rechnet, ist daher die baldige Kontaktaufnahme mit einem Dienstleister für die Abwicklung der Personalabrechnungen (z.B. Steuerberater, Rechenzentrum o.ä.) zu raten. Bei rechtzeitiger Information über die gebotenen Dienstleistungen und die entstehenden Kosten kann eine vernünftige und sinnvolle Auswahl getroffen werden. Natürlich muss der Dienstleister die ab 2006 geltenden Anforderungen an das Meldeverfahren – Meldungen und Beitragsnachweise automatisch aus der zugelassenen Lohn- und Gehaltssoftware oder durch maschinelle Ausfüllhilfen zu erstellen und diese Daten verschlüsselt an die Sozialversicherungsträger weiterzuleiten e– erfüllen und ohne Schwierigkeiten erledigen können.
