08.03.2011 | Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten

Neue Vorschriften für die Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften

von StB Dipl.-Bw. Christian Westhoff, Datteln

Das BMF (26.11.10, IV A 4 - S 0316/08/10004-07, Abruf-Nr. 110048) hat zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften aktuell Stellung bezogen. Welche Pflichten nunmehr zu beachten sind, wird nachfolgend vorgestellt.

1. Vorbemerkungen

Wurden Unterlagen i.S. des § 147 Abs. 1 AO mit einem Datenverarbeitungssystem erstellt, müssen die Unterlagen während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO). Im Rahmen einer Betriebsprüfung hat der Prüfer das Recht, die Unterlagen durch Datenzugriff zu prüfen.

Von den Neuregelungen betroffen bzw. im BMF-Schreiben explizit aufgeführt sind die nachfolgend als Geräte bezeichneten Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter und Wegstreckenzähler. Diese Geräte und die mit ihrer Hilfe erstellten digitalen Unterlagen müssen sowohl den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme als auch den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen entsprechen.

Praxishinweis

Nicht alle Bargeschäfte werden von dem BMF-Schreiben tangiert. Werden z.B. Handkassen oder Kassen ohne elektronischen Datenspeicher eingesetzt, sind die Ausführungen nicht anzuwenden.