· Personalmanagement
Digitalisieren Sie schon? Einfacher Einstieg mit Entgeltabrechnung, Personalakte, Kommunikation
von Raschid Bouabba, MBA, MCGB GmbH Unternehmensberatung, Berlin
| Mit der digitalen Entgeltabrechnung beginnen die meisten Unternehmen, den Weg in die Digitalisierung zu eröffnen. Das ist auch der einfachste Weg. Denn immer dort, wo es bereits feste Regeln gibt, lohnt sich die Automatisierung. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Prozesse, die Sie demnächst digitalisieren wollen. Doch wägen Sie ab: Solange es keine Software von der Stange gibt, können individuelle Lösungen schnell teuer werden. |
Nutzen der digitalen Entgeltabrechnung
Ist Ihre Gehaltsabrechnung eigentlich digital? Die meisten Abrechnungsprozesse liegen bereits in der EDV. Oft ist es nur der Papierausdruck, der noch von einem Couvertierprozess begleitet wird. Es fehlt dann nur der letzte Schritt in der Rationalisierung: das Einsparen von Papier-, Druck- und Versandkosten.
Vorteile der digitalen Entgeltabrechnung
- Es ist ein regelbasierter Prozess
- Alle Mitarbeiter erleben, was Digitalisierung ist
Anforderungen an die digitale Entgeltabrechnung
Dass die Lohn- und Gehaltsabrechnung datenschutzkonform erfolgen muss, gilt nicht erst seit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Ihre Pflichten sind:
- Übermittlung der Arbeitsentgelt-Abrechnung in Textform
- Anforderung an die elektronische Datenübertragung: Sicherstellung, dass die Daten während des Transports und der Speicherung auf Datenträger nicht von Unbefugten gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können (Art. 32 und 88 DSGVO).
Schutz personenbezogener Daten
Für den Schutz der personenbezogenen Daten sind die Arbeitgeber im gesamten Lebenszyklus verantwortlich:
- Legen Sie ein „Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten“ an. Das fordert Art. 30 DSGVO und sichert damit den Nachweis, dass Sie die technischen und organisatorischen Datenschutzmaßnahmen umgesetzt haben ‒ und die Risiken hinreichend klein sind.
- Stellen Sie Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit der Systeme sicher (gilt insbesondere, wenn Sie per E-Mail Daten versenden).
Tipp | Wenn Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung auch an private E-Mail-Adressen der Arbeitnehmers senden, ist das Risiko höher ‒ als im abgeschlossenen internen Netzwerk. Lassen Sie sich daher über geeignete Verschlüsselungstechniken beraten.
Beachten Sie | Vor Einführung eines elektronischen Versands von Lohn- und Gehaltsdokumenten (an private E-Mail-Adressen) sollten sich Arbeitgeber eine schriftliche Einverständniserklärung der Arbeitnehmer einholen. Wenn Sie die Daten hingegen zum Download intern anbieten, wäre das nicht erforderlich.
TIPP | Genügt eine verschlüsselte PDF ‒ oder brauchen Sie ein abgesichertes Intranet wie Fort Knox? In Kooperation mit Ihrem IT-Dienstleister sollten Sie stets auf pragmatische Lösungen setzen, mit der Sie die gesetzlichen Anforderungen nach bestem Wissen und Gewissen erfüllen.
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bisher | künftig |
Shares Service Center | Software Roboter (= RPA-Bots) |
Viele Unternehmen haben administrative Arbeiten an Shared Service Center (SSC) übergeben und rationalisiert. Ganz neu ist der Digitalisierungs-Einstieg mit Software Robotern (= RPA-Bots) für die Erledigung von Massenarbeiten in der Administration, im Payroll und in Finance. Ein solches System erledigt massenweise Tätigkeiten, die klar beschrieben sind und eine hohe Wiederholrate aufweisen. Wenn ein unbekannter Vorgang aufpoppt, wird der Mitarbeiter eingebunden. Dieser entscheidet dann in komplexen Situationen auch im Team über das weitere Verfahren.
Digitale Personalakte / Dienstreisen abrechnen
Über die digitale Personalakte werden Arbeitsverträge, Zeugnisse, Abmahnungen, Kündigungen, Personal- und Fragebogen gepflegt und aktuell gehalten. Es gibt Systeme, die automatisch fehlende Unterlagen anfordern, die gesetzlich vorgeschriebenen Formalitäten bei Auslandseinsätzen kennen oder das Abrechnen von Dienstreisen automatisieren.
Dienstleister nehmen dabei die Belege in allen Varianten (Papier oder Daten) an und rechnen nach gesetzlichen Bestimmungen und betrieblichen Vorgaben ab. Aber: Stellen Sie den direkten Zugriff auf Ihre Daten sicher. Denn gesetzliche Nachweispflichten können Sie nicht outsourcen.
Digitale Kommunikation mit Social-Media ist gefährlich
Aus Datenschutzsicht ist der Einsatz von Messengern wie Whats-App oder Facebook nur in ganz speziellen Szenarien möglich ‒ und damit eigentlich untauglich:
- Entweder hat das Gerät, auf dem die App läuft, keine weiteren Kontaktdaten gespeichert oder
- der Zugriff auf Kontaktdaten wird technisch unterbunden.
Aufsichtsbehörden (zuletzt die Landesdatenschutzbeauftragte Niedersachsen) sehen den Einsatz von Social-Media-Applikationen auf Dienstgeräten als nicht datenschutzkonform an ‒ hier das Merkblatt. Das größte Problem ist: Alle personenbezogenen Daten fließen über die App an Unternehmen in den USA ab.
Beachten Sie | Bei der dienstlichen Social-Media-Nutzung über Smartphones (z. B. die Kommunikation im Team) ist es Ihnen nicht möglich, mit Facebook oder Whats-App einen Auftragsdatenverarbeitungs-Vertrag (ADV-Vertrag) oder eine Joint-Control-Vereinbarung abzuschließen.
Tipp | Es gibt Alternativen: Das Schweizer Unternehmen Threema GmbH bietet ein Messenger für Unternehmen, der keine Telefonnummern oder Kontaktdaten speichert und der vertragliche Vereinbarungen ermöglicht.
Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung
Eine wachsende Zahl von Arbeitgebern nutzt bereits die Möglichkeit einer elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP). Es wird von kleineren und mittleren Betrieben in Anspruch genommen. Allerdings: Die Programmierung ist meist kostenintensiv.
Entsendungen digital steuern
Entsenden Arbeitgeber ihre Arbeitnehmer vorübergehend ins Ausland, gilt die A1-Bescheinigung im EU-Ausland und anderen Abkommenstaaten als Nachweis darüber, dass für den Arbeitnehmer in Deutschland ein Sozialversicherungsschutz besteht.
Die Bindungswirkung solcher A1-Bescheinigungen wurde vom Europäischen Gerichtshof (EuGH-Urteil vom 06.02.2018, Az. C-359/16) bestätigt. Der Arbeitnehmer muss sich dann nicht bei der Sozialversicherung des ausländischen Staates anmelden.
Das gilt analog auch für Crowdworker, die jedoch die A1-Bescheinigung selbst beantragen müssen. Bisher wurden A1-Bescheinigungen von den Arbeitgebern in Papierform angefordert und ebenso von den zuständigen Stellen (Krankenkassen, Rentenversicherung oder berufsständischen Versorgungseinrichtungen) versandt. Seit dem 01.01.2019 ist die digitale Antragsstellung für alle am Verfahren Beteiligten obligatorisch. Die jüngst erschienenen Pressemitteilungen zum Wegfall der A1-Bescheinigungen haben sich mittlerweile als falsch erwiesen. Lediglich über eine Vereinfachung bei kurzen Dienstreisen wird noch zu reden sein.
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