03.04.2019 · Chefsache Kündigung

Checkliste: So bereiten Sie sich auf Trennungsgespräche persönlich vor!

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| Bei der Trennung von Mitarbeitern ist immer der Vorgesetzte ‒ besser noch der Chef persönlich ‒ gefordert. Das erste Gespräch soll „kurz, knapp, knackig“ sein. Inhalt ist „allein die Trennungsbotschaft“, schreibt das Magazin Business Punk in Ausgabe 02/2019. CE Chef easy liefert dazu eine Checkliste für Ihre Vorbereitung auf Kündigungsgespräche. |

„Bei einem Trennungsgespräch muss der Chef schon persönlich ran“, sagt Anja Schauenburg, Geschäftsführerin des Beratungsunternehmens Schauenburg ‒ die Personalumbauer, in Business Punk. Es sei eine Frage der Wertschätzung gegenüber dem betroffenen Mitarbeiter, deshalb gehe es auf keinen Fall, „andere vorzuschicken“.

Wenn Sie Trennungsgespräche vorbereiten, müssen Sie „eine klare Veränderungsbotschaft entwickeln, die den Stellenabbau für den Mitarbeiter nachvollziehbar macht und verdeutlicht, warum genau seine Position betroffen ist“, so Schauenburg.

Gerade wenn die Trennung unerwartet erfolgt, seien Mitarbeiter in der Regel so von ihren Emotionen eingenommen, dass sie meistens gar nicht der Lage sind, mehr Informationen aufzunehmen. „Deshalb sollte man relevante Informationen über vertragliche Details, wie eventuelle Abfindungen, erst im zweiten Gespräch bereden“, so Schauenburg.

Reagieren betroffene Mitarbeiter emotional, sei es am besten, sachlich zu bleiben. „Auf gar keinen Fall darf man sich provozieren lassen und darauf eingehen. Bei Tränen sollte man niemals hingehen und trösten, sondern professionelle Distanz wahren“, rät Personalcoach Schauenburg.

Checkliste zu Kommunikation und Rechtsabsicherung

CE Chef easy liefert Ihnen nachfolgend eine Checkliste zur kommunikativen Vorbereitung, rechtlichen Absicherung und Durchführung des Trennungsgesprächs:

Checkliste / Vorbereitung einer Kündigung

1. Vorbereitung des Trennungsgesprächs

Schreiben Sie sich einen argumentativen Ablaufplan ‒ als Leitfaden für das Gespräch.

Klären Sie mit dem Rechtsanwalt Ihres Vertrauens die Sachlage:

- Personen-, verhaltens-, oder betriebsbedingte Kündigung?

- Wenn seitens des Juristen Zweifel bestehen, ob die personen-/ verhaltensbedingte Kündigung möglich ist, erwägen Sie einen Aufhebungsvertrag.

- Sozialauswahl: Prüfen Sie, ob die angestrebte Kündigung unter Gesichtspunkten der Sozialauswahl unwirksam werden kann.

- Wenn eine schwache Arbeitsleistung den eigentlichen Ausschlag gibt, müssen Sie vorsichtig sein ‒ wenn das der einzige Grund wäre, wird die Kündigung sicher anfechtbar sein.

Unternehmenskommunikation: Zuerst der Führungskreis, dann der betroffene Mitarbeiter, dann die Belegschaft ... Welche Begründung wird in welchem Kreis kommuniziert.

Ist eine Abfindung zu zahlen?

Ist Freistellung möglich oder notwendig?

2. Das Kündigungsgespräch ‒ ausschließliche Chefsache

Auch wenn es schwerfällt: Delegieren Sie keine Kündigungsgespräche!

Gleichen Sie mit der Personalabteilung ab, wann das Kündigungsschreiben versendet wird! Unglücklich wäre, wenn der Betroffene zuerst das Schreiben erhält und Sie im Nachgang das Gespräch führen.

Verabreden Sie mit Ihrer Assistenz, dass Sie während des Kündigungsgesprächs von niemandem gestört werden.

Seien Sie kurz und präzise. Verstecken Sie sich nicht. Sie haben die Rechtslage und die Begründung für die Kündigung bereits geklärt!

3. Behandlung von möglichen Reaktionen des Gekündigten

Schock, Aggression, Tränen: Warten Sie, bis sich der Betroffene gefasst hat. Setzen Sie dann nur einen Termin für ein Folgegespräch, in dem die weitere Vorgehensweise und alle weiteren Trennungsmodalitäten besprochen werden.

„Warum ich, und nicht ...?“ Diese Frage zielt auf die Sozialauswahl ‒ hier müssen Sie vorbereitet und auch sehr präzise sein. Mit zu vielen Worten machen Sie sich schnell juristisch angreifbar ‒ vor allem, wenn es eigentlich (was Sie aber nicht sagen), um magelhafte Leistungen etc. geht.

Lassen Sie keine Diskussion um den genannten Grund zu. Schnell wird jedes Wort auf die Goldwaage gelegt - und im Zweifel gegen Sie verwendet.

Seien Sie aber stets höflich: Bieten Sie Ihre Hilfe an ‒ für ein gutes Arbeitszeugnis oder Referenzen mit Blick auf seine weiteren Bewerbungen. Vielleicht könnten Sie auch einen Berater emfehlen, der als Karrierecoach mithilft etc.

Seien Sie stets fair: Der Mitarbeiter sollte sich trotz des einschneidenden Ereignisses gut und fair behandelt fühlen.

Beachten Sie | Möglicherweise hat der Ex-Kollege viele Freunde im Kollegenkreis. Sicher ist: Er wird plaudern! Je fairer und klarer Sie sind, desto weniger Spielraum gibt es für Gerüchte im Unternehmen. Sicher ist auch: Eine Kündigung führt oft zu Angst und Motivationsverlust in der Belegschaft. Dem müssen Sie mit Ihrem korrekten Verhalten mit Nachdruck entgegenwirken!