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·Fachbeitrag ·Geldwäscheprävention

Die Aufsichtsbehörden vor der Tür: So verhalten Sie sich im Kontrollfall richtig

von Rechtsanwalt Andreas Glotz, Geschäftsführer Deutsche Gesellschaft für Geldwäscheprävention mbH, und Doktorand Yannick Scholz, beide Köln

| Die Zahl der Geldwäschekontrollen bei Kfz-Händlern steigt. Üblich ist: Die Aufsichtsbehörden bitten zunächst um Auskunft über die installierten Maßnahmen zur Geldwäscheprävention und Terrorismusfinanzierung nach dem Geldwäschegesetz. Später schauen sie bei „Vor-Ort-Kontrollen“ im Autohaus vorbei. Erfahren Sie, wie Sie sich in diesen „Kontrollfällen“ am besten verhalten, um drohende Bußgeldzahlungen zu vermeiden. |

Der typische Fall

Als der Gesellschafter und Geschäftsführer eines nordrhein-westfälischen Autohauses die Post vorgelegt bekommt, trifft ihn fast der Schlag. Enthalten ist ein Schreiben der Bezirksregierung. Diese bittet ihn mit einer Frist von vier Wochen um Auskunft, welche Maßnahmen in den verschiedenen Betrieben der Autohaus-GmbH installiert wurden, um Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung nach dem Geldwäschegesetz (GwG) zu verhindern.

 

PRAXISHINWEIS | Welche Behörde den Kfz-Händler anschreibt, hängt vom jeweiligen Bundesland ab. In Ländern mit Bezirksregierungen oder Regierungspräsidien überwachen diese die Einhaltung der Pflichten nach dem GwG. In anderen Bundesländern gehört das zu den Aufgaben der Kommunen, kreisfreien Städte oder auch der Fachministerien.

 

Spätestens jetzt befindet sich der Kfz-Händler auf dem Radarschirm der Aufsichtsbehörde. Und davon kommt er auch nicht so leicht wieder runter. Denn als Kfz-Händler muss er die gesetzlich definierten Präventionsmaßnahmen den Aufsichtsbehörden gegenüber umfassend offenlegen (§ 16 GwG).

 

Hier beginnt das Dilemma: Nur wenige Kfz-Händler oder Autohäuser sind in der Lage, die geforderten Angaben zu machen und die notwendige Dokumentation an die Behörden zu senden. Es mangelt bisher im Automobilhandel an einem flächendeckenden Bewusstsein für das eigene Risiko, zur Geldwäsche missbraucht zu werden. Gleiches gilt für die Notwendigkeit, die Präventionspflichten aus dem GwG im Betrieb umzusetzen. Dabei sind Kfz-Händler bzw. Autohäuser schon seit Einführung des GwG im Jahr 2008 „Verpflichtete“ im Sinne des Gesetzes.

 

Das fehlende Bewusstsein dafür rührt nicht zuletzt daher, dass es bislang kaum staatliche Kontrollen gab. Insoweit ist die Geldwäscheprävention mit den gesetzlichen Vorgaben zum Umwelt-, Daten- und Arbeitsschutz vergleichbar.

 

Wichtig | Falsch wäre es nun, der Behörde gegenüber einzugestehen, dass von den gesetzlichen Pflichten seit 2008 keine erfüllt wurde. Das kann bereits zu einem Bußgeld führen. Falsch wäre es aber auch, der Behörde gegenüber keine oder falsche Angaben zu machen.

 

Der Kontrollfall gestaltet sich in der Regel zweistufig: Zunächst verlangt die Aufsichtsbehörde von Ihnen schriftlich Auskunft. Später kontrolliert sie bei Ihnen vor Ort. Für beide Kontrollfälle gilt: Nur das richtige Verhalten verhindert, dass die Börde ein Bußgeld gegen Ihren Betrieb festsetzt.

Richtiges Verhalten beim Auskunftsersuchen

Das „Auskunftsersuchen nach § 16 Abs. 3 Geldwäschegesetz“ ist ein mehrseitiger Fragebogen.

 

Das will die Behörde von Ihnen

Die Behörde verlangt von Ihnen Angaben zu Ihrem Betrieb, u. a.

  • die Zahl der Mitarbeiter im Bereich Akquise, Kasse, Kundenbuchhaltung, Verkauf oder Vertrieb,
  • die Höhe des teuersten Angebots in Ihrem Sortiment,
  • den Jahresumsatz des letzten Wirtschaftsjahrs,
  • den Anteil des Umsatzes, der auf hochwertige Güter entfiel,
  • den Anteil ausländischer Kunden und
  • die Zahl der Bargeschäfte über 15.000 Euro

und möchte wissen,

  • ob und wie Sie Ihre kundenbezogenen Sorgfaltspflichten erfüllt haben,
  • wie Sie die eingeholten Informationen dokumentiert haben,
  • wie Ihre internen Sicherungsmaßnahmen aussehen und
  • ob Sie in den vergangenen zwölf Monaten Verdachtsfälle gemeldet haben.

 

Wichtig | Zur Beantwortung der Fragen gewährt Ihnen die Behörde in der Regel vier Wochen Zeit. Das ist nicht viel angesichts der Vielzahl von Angaben, die Sie machen sollen, und der Zahl der Belege, die Sie vorlegen sollen. Der Zeitdruck erhöht sich nochmal, wenn die Behörde das ganze Paket für alle Betriebe einer Autohaus-Gruppe geschnürt haben möchte.

 

So handeln Sie

Im Idealfall betreiben Sie in Ihrem Autohaus seit Jahren aktive Geldwäscheprävention und können das Geforderte innerhalb der Frist an die Behörde liefern. Im Normalfall schaffen Sie das (aus den unterschiedlichsten Gründen) nicht. Dann sollten Sie umgehend die Aufsichtsbehörde anrufen, eigene Versäumnisse eingestehen und um Fristverlängerung bitten.

 

PRAXISHINWEIS | Die meisten Behörden sind durchaus verständnisvoll. Sie wissen, dass im Automobilhandel nicht immer alle Präventionsmaßnahmen erfüllt werden. Doch allein darauf sollten Sie nicht vertrauen. Wesentlich bessere Chancen auf Fristverlängerung haben Sie, wenn Sie bereits einen „Notfallplan“ (siehe unten) vorlegen können, wie Sie Ihre gesetzlichen Pflichten künftig erfüllen wollen. Diesen Plan müssen Sie dann aber auch einhalten.

 

Richtiges Verhalten bei einer Vor-Ort-Kontrolle

Nach dem Auskunftsersuchen besichtigt regelmäßig ein/e Vertreter/in der Aufsichtsbehörde den zuvor angeschriebenen Betrieb. Das müssen Sie dulden (§ 16 Abs. 3 S. 2 GwG). Wer sich weigert, muss damit rechnen, dass der Behördenvertreter die Polizei zu Hilfe ruft, und er riskiert ein Bußgeld.

 

PRAXISHINWEIS | Zusätzlich Öl ins Feuer wird gegossen, wenn - wie im Automobilhandel oft beobachtet - Kfz-Händler den/der Behördenvertreter/in nicht mit der notwendigen Höflichkeit und Professionalität begegnen. Bleiben Sie also ruhig und zeigen Sie sich kooperativ. Meist mündet dann die Vor-Ort-Kontrolle in der Aufforderung, innerhalb einer bestimmten Frist konkrete Nachweise vorzulegen. Dabei lassen die Behörden oft über den Zeitraum mit sich reden. Auch hier gilt: Ein Notfallplan stimmt die Behörde gnädiger.

 

Der Notfallplan

Notfallplan heißt: Sie sollten gegenüber der Behörde kurzfristig ein Konzept vorlegen, wie Sie Ihre internen Sorgfaltspflichten (§ 9 GwG) und Identifizierungspflichten (§§ 3,4 und 6 GwG) künftig erfüllen wollen. Sprich: Die Behörden wollen den Aufbau eines Präventionsmanagements „sehen“. Das erfordert, dass Sie vier Schritte gehen:

 

  • 1. Schritt: Benennen Sie einen Geldwäschebeauftragten und einen Stellvertreter. Qualifizieren Sie die beiden, z. B. mit einem Zertifizierungslehrgang bei der TAK.

 

  • 2. Schritt: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter intern, insbesondere aus den Bereichen Verkauf, Kasse, Buchhaltung und Geschäftsführung, kurz alle Personen, die mit geldwäscherelevanten Vorgängen im Autohaus in Berührung kommen können. Dokumentieren Sie die Schulung, und lassen Sie die Dokumentation von allen Betroffenen mit Datum abzeichnen.

 

  • 3. Schritt: Fertigen Sie eine Gefährdungsanalyse an. Das ist in der Regel der arbeitsintensivste Teil des Präventionsmanagements. Auch dazu bietet die TAK ein Aufbauseminar für „fertige“ Geldwäschebeauftragte an.

 

  • 4. Schritt: Führen Sie das Präventionskonzept durch. Was Sie dabei konkret tun müssen, richtet sich nach den Ergebnissen der Gefährdungsanalyse für Ihr Autohaus.

 

Wichtig | Aufsichtsbehörden können - müssen aber nicht - diesen Notfallplan akzeptieren. Er kann auf bis zu sechs Monate angelegt sein. Zeigt die Aufsichtsbehörde guten Willen, gebietet es die Höflichkeit, sich auch an den Notfallplan zu halten. Weitere Verzögerungen sollten Sie der Behörde ungefragt offenbaren, um ggf. um (weitere) Fristverlängerung zu bitten.

 

Überregionale Betriebsstätten

Gang und gäbe sind heutzutage Automobilhandelsgruppen mit Betriebsstätten in unterschiedlichen behördlichen Aufsichtsbezirken oder gar Bundesländern. Das macht die „Geldwäscheprävention“ für die Gruppe komplizierter, weil es für diese Fälle keine rechtsverbindliche Regelung gibt:

 

  • Handelt es sich um unselbstständige Filialen, können die Behörden aufgrund einer internen Absprache eine von ihnen als - untechnisch - federführend heraussuchen. Dabei wird meist diejenige Behörde zuständig, an der sich der Hauptsitz der Handelsgruppe befindet.
  •  
  • Bei selbstständig geführten Niederlassungen besteht eine solche Verwaltungsabsprache nicht. Das kann dann dazu führen, dass eine Behörde Präventionsmaßnahmen am Standort A ablehnt, während eine andere Behörde dies für den Standort B akzeptiert.

 

PRAXISHINWEIS | Bitten Sie alle Behördenvertreter an den Tisch Ihres Unternehmens. Denn es ist meist weniger arbeits- und kostenaufwendig, ein einheitliches Geldwäschepräventionskonzept in einer Automobilhandelsgruppe insgesamt umzusetzen, als sich auf den einzelnen Standorten zu verzetteln.

 

Wichtig | Behörden können auch anders vorgehen als vorstehend beschrieben. Sie können z. B. zufalls- oder anlassbezogen direkt vor Ort Kontrollen durchführen. Brisant wird es, wenn eine Aufsichtsbehörde mit der Kriminalpolizei in Ihrem Unternehmen aufschlägt. Erfahren Sie in der nächsten Ausgabe, welche Anlässe dazu führen können und wie Sie sich in diesen Fällen richtig verhalten.

 

Weiterführende Hinweise

  • Muster „Auskunftsersuchen nach § 16 Abs. 3 Geldwäschegesetz“, auf asr.iww.de → Abruf-Nr. 44043640
  • Broschüre des ZDK „Bekämpfung von Geldwäsche im KFZ Handel“
  • Literatur Olaf Bausch, Thomas Voller: „Geldwäsche-Compliance für Güterhändler“. Wiesbaden 2014
  • Die meisten Aufsichtsbehörden haben auf ihren Websites umfangreiches Informationsmaterial für den gewerblichen Güterhandel. Z. B.: http://www.bezreg-koeln.nrw.de Stichwort „Geldwäsche“.
  • Schreiben Sie an asr@iww.de, wenn Sie Fragen oder Anregungen zum Thema „Geldwäscheprävention“ haben. Die ASR-Redaktion geht dann in der Berichterstattung darauf ein.
Quelle: Ausgabe 06 / 2016 | Seite 13 | ID 44014224