13.04.2015 · Fachbeitrag · Arbeitgeberleistungen

Mitarbeiter mit Geschenken motivieren und dafür möglichst wenig Steuern zahlen

| Viele Büros arbeiten derzeit unter Höchstbelastung. Da kommt es gut, wenn der oder die Chefs Mitarbeiter für ihre Leistung einmal überraschend belohnen. Lernen Sie nachfolgend das Arsenal an Geschenken oder sonstigen Zuwendungen kennen und erfahren Sie, wie Sie diese Geschenke günstigst versteuern oder sogar gänzlich steuerfrei belassen. |

Geschenke vom Arbeitgeber

Bei Geschenken, die Sie als Arbeitgeber Ihren Mitarbeitern machen, sind folgende Fälle zu unterscheiden.

Geldgeschenke

Schenken Sie Geld (Bargeld, Geldgutschein), gehört das Geschenk stets zum Arbeitslohn und ist über die Gehaltsabrechnung zu versteuern. Geldgeschenke sind auch beitragspflichtig in der Sozialversicherung.

Aufmerksamkeit - Sachgeschenke aus persönlichem Anlass

Übergeben Sie Sachgeschenke aus persönlichen Anlässen, wie zum Geburtstag, zur Hochzeit, Geburt eines Kindes, Beförderung oder Verabschiedung, bleiben diese - je Anlass - bis zu einem Wert von 60 Euro brutto (bis 2014: 40 Euro brutto) als Aufmerksamkeit lohnsteuerfrei.

Wichtig | Der Wert von 60 Euro brutto ist eine Freigrenze. Das heißt: Übersteigt der Wert des Geschenks diese Grenze, so ist der Gesamtbetrag lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig.

Beispiel

Sie schenken Ihrem Mitarbeiter A zur Silberhochzeit einen Golfschnupperkurs im Wert von 195 Euro. Die 60-Euro-Freigrenze ist überschritten, das Geschenk ist lohnsteuerpflichtig. Sie können dieses Geschenk pauschal mit 30 Prozent zuzüglich Soli und Kirchensteuer versteuern (§ 37b EStG).

Beachten Sie | Weihnachten und Neujahr sind keine persönlichen Anlässe, sodass die 60-Euro-Freigrenze hier nicht gilt.

Beispiel

Alle Mitarbeiter erhalten von Ihrem Büro zu Weihnachten ein Weinpräsent im Wert von 49,95 Euro. Diese Geschenke sind lohnsteuerpflichtig. Sie können diese pauschal versteuern (§ 37b EStG).

Sachgeschenke als Anerkennung

Sachgeschenke, mit denen Sie dem Mitarbeiter eine Anerkennung zuteil werden lassen, sind grundsätzlich Teil des Arbeitslohns. Sie können aber die monatliche Sachbezugsfreigrenze von 44 Euro nutzen, die für alle Sachzuwendungen aus dem Arbeitsverhältnis gilt.

Sachgeschenke bleiben lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei, wenn diese insgesamt 44 Euro im Kalendermonat nicht übersteigen (§ 8 Abs. 2 S. 11 EStG).

Übersteigen die Sachgeschenke die 44-Euro-Grenze, sind die gesamten Zuwendungen dieses Monats lohnsteuerpflichtig.

Pauschalbesteuerte Sachzuwendungen werden in die Prüfung der Freigrenze nicht einbezogen.

Beispiel

Die Büromanagerin erhält von Ihnen als Anerkennung für geleistete Mehrarbeit ein Weinpräsent im Wert von 42 Euro. Erhält sie im gleichen Monat keine weiteren Vorteile aus dem Arbeitsverhältnis, bleibt das Weinpräsent steuerfrei.

Geschenke anlässlich Betriebsveranstaltungen

Aufwendungen anlässlich von Betriebsveranstaltungen gehören dann nicht zum Arbeitslohn Ihrer Mitarbeiter, soweit diese pro Teilnehmer bis 110 Euro brutto nicht übersteigen. Begünstigt sind zwei Veranstaltungen jährlich. Eingerechnet in den Freibetrag werden neben den Kosten für den äußeren Rahmen wie Saalmiete, Musik, Dekoration und Ähnliches auch Geschenke im Wert bis zu 60 Euro brutto. Betragen die so ermittelten Kosten je Teilnehmer mehr als 110 Euro, ist nur der übersteigende Betrag steuerpflichtig.

Beispiel

Ihr Büro veranstaltet für die gesamte Belegschaft ein Sommerfest mit Kosten von 95 Euro je Teilnehmer. Alle Mitarbeiter erhalten auf der Feier ein Präsent im Wert von 50 Euro. Die Gesamtzuwendungen je Teilnehmer haben einen Wert von insgesamt 145 Euro; hiervon sind nach Abzug des Freibetrags von 110 Euro noch 35 Euro steuerpflichtig. Diesen Betrag können Sie nach § 40 Abs.2 Nr. 2 EStG mit 25 Prozent zuzüglich Soli und Kirchensteuer pauschal versteuern. Zuwendungen bei Betriebsveranstaltungen sind generell sozialversicherungsfrei.

Geschenke im Wert von mehr als 60 Euro brutto bleiben für die Prüfung, ob die 110 Euro überschritten sind, außen vor. Sie werden aber ebenfalls mit 25 Prozent zuzüglich Soli und Kirchensteuer versteuert.

Schenkung von Computern und Zubehör

Verschenken Sie an Ihre Mitarbeiter Datenverarbeitungsgeräte wie PC, Laptops, Notebooks, Netbooks, Tablets, internetfähige Smartphones und gehöriges Zubehör wie Laptoptasche oder Ohrhörer, können Sie diese pauschal mit 25 Prozent zuzüglich Soli und Kirchensteuer versteuern (§ 40 Abs. 2 Nr. 5 EStG).

Gutscheine

Statt Sachgeschenken können Sie Ihren Mitarbeitern auch Gutscheine schenken, die eine konkrete Ware oder Dienstleistung versprechen oder eine Werthöchstgrenze (Euro) ausweisen. Für die Frage, ob bei Gutscheinen Barlohn oder Sachbezug vorliegt, ist entscheidend, was Ihr Mitarbeiter als Empfänger von Ihnen beanspruchen kann, und nicht, wie Sie den Anspruch erfüllen:

Kann Ihr Mitarbeiter nur die Ware bzw. Dienstleistung verlangen, handelt es sich um einen Sachbezug. Folge: Sie können die 44-Euro-Freigrenze nutzen.

Kann Ihr Mitarbeiter die Auszahlung in Geld verlangen, liegt lohnsteuer- und beitragspflichtiger Barlohn vor.

Beispiel

Sie schenken Ihrer „Empfangsdame“ einen Gutschein im Wert von 40 Euro für die örtliche Parfümerie. Eine Barauszahlung ist ausgeschlossen. Es handelt sich hier um einen Sachbezug, der lohnsteuerfrei bleibt, wenn Ihre Mitarbeiterin im gleichen Monat keine weiteren Sachbezüge aus dem Arbeitsverhältnis erhält.

Wertermittlung bei Sachzuwendungen

Übergeben Sie Ihren Mitarbeitern Sachgeschenke, stellt sich regelmäßig die Frage, mit welchem Wert diese zu erfassen sind.

Das Einkommensteuergesetz regelt hier, dass Sachgeschenke mit den „um übliche Preisnachlässe geminderten üblichen Endpreis am Abgabeort“ zu bewerten sind (§ 8 Abs. 2 S. 1 EStG). Die Ermittlung eines solchen Preises ist in der Praxis schwierig und wird nicht selten auch Gegenstand von Diskussionen mit dem Finanzamt.

Vereinfachend kann die Bewertung auch mit 96 Prozent des Preises erfolgen, zu dem „sie der Abgebende fremden Letztverbrauchern im allgemeinen Geschäftsverkehr anbietet“ (R 8.1 Abs. 2 S. 9 LStR). Mit dem pauschalen Abschlag von vier Prozent sind die üblichen Preisnachlässe berücksichtigt.

Beachten Sie | Die Finanzverwaltung lässt den Vier-Prozent-Abschlag bei Gutscheinen mit einem aufgedruckten Euro-Wert nicht zu. Diese Gutscheine sind mit dem Nominalbetrag zu berücksichtigen (R 8.1 Abs. 2 S. 4 LStÄR 2015).

Rabatte von dritter Seite und Lohnsteuer

In der Praxis ist es üblich, dass die Mitarbeiter aufgrund ihrer Tätigkeit in Ihrem Büro Rabatte im Einzelhandel, in Fitness-Studios und vielem mehr erhalten. Je nach Ausgestaltung kann auch ein solcher Rabatt lohnsteuerpflichtig oder lohnsteuerfrei sein.

Die aktuelle Rechtsprechung hat dazu die folgenden Maßgaben entwickelt (Bundesfinanzhof [BFH], Urteil vom 18.10.2012, Az. VI R 64/11, Abruf-Nr. 123621; BFH, Urteil vom 10.4.2014, Az. VI R 62/11; Abruf-Nr. 142115):

Rabatte, die Arbeitnehmer von dritter Seite erhalten, sind Arbeitslohn, wenn sie sich für den Arbeitnehmer als Frucht seiner Arbeit für den Arbeitgeber darstellen und im Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis stehen.

Dagegen sind Rabatte lohnsteuerlich unbeachtlich, wenn

- sie im allgemeinen Geschäftsverkehr üblicherweise auch anderen eingeräumt oder

- sie im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Rabattgebers gewährt werden.

Konkretes Handeln des Arbeitgebers lohnsteuerlich beachtlich

Das Bundesfinanzministereium (BMF) hat sich der neuesten BFH-Rechtsprechung angeschlossen und verschiedene Fallgruppen benannt (BMF, Schreiben vom 20.1.2015, Az. IV C 5 - S 2360/12/10002; Abruf-Nr. 143700).

Für Sie heißt das: Wirken Sie aktiv an der Verschaffung der Preisvorteile für Ihre Belegschaft mit, spricht dies für einen kausalen Zusammenhang zum Dienstverhältnis und damit für die Zugehörigkeit zum Arbeitslohn. Ihre Mitarbeiter erhalten beispielsweise Preisnachlässe bei Dritten, die Sie zuvor vereinbart haben. Solche Nachlässe sind Arbeitslohn.

Beispiele

Sie verhandeln und vereinbaren mit dem nahe gelegenen Fitness-Studio für Ihre Mitarbeiter einen 25-prozentigen Preisrabatt auf die Mitgliedsgebühr. Folge: Aufgrund der Vereinbarung haben Sie am Rabatt aktiv mitgewirkt. Dieser Rabatt ist Arbeitslohn und - sofern die monatliche Freigrenze von 44 Euro beim Mitarbeiter überschritten wird - von Ihnen auf der Gehaltsabrechnung zu versteuern.

Keine aktive Mitwirkung - Rabatte steuerlich unbeachtlich

Werden Ihren Mitarbeitern von Dritten Rabatte gewährt, ohne dass Sie daran aktiv mitgewirkt haben, sind diese Rabatte steuerlich nicht relevant.

Sie machen nur Rabattangebote Dritter bekannt, zum Beispiel durch Aushang am Schwarzen Brett oder durch Flyer. Dies gilt noch nicht als steuerlich beachtliche Mitwirkung.

Beispiel

Ein nahe gelegenes Fitness-Studio bietet Mitarbeitern Ihres Büros 20 Prozent Rabatt auf die monatlichen Mitgliedsgebühren. Sie hängen dieses Angebot an das „schwarze Brett“. Folge: Ihr Planungsbüro wirkt nicht aktiv am Zustandekommen des Rabatts mit; der Rabatt bleibt daher lohnsteuerfrei.

Sie beschränken sich darauf, Ihren Mitarbeitern die Betriebszugehörigkeit zu bescheinigen, damit diese in den Genuss des Rabatts kommen. Mit dem bloßen Ausstellen der Bescheinigung wirken Sie noch nicht aktiv mit.

Beispiel

Ein örtliches Möbelhaus bietet Ihren Mitarbeitern einen Rabatt von 12 Prozent. Die Mitarbeiter müssen dafür nur ihre Zugehörigkeit zu Ihrem Büro belegen. Hierzu stellen Sie den Mitarbeitern eine Bescheinigung über die Betriebszugehörigkeit aus. Folge: Die bloße Ausstellung von Bescheinigungen führt noch nicht zu einer aktiven Mitwirkung, die Rabatte bleiben lohnsteuerfrei.

Werden die Rabatte im allgemeinen Geschäftsverkehr üblicherweise auch anderen eingeräumt, sind die Rabatte lohnsteuerlich ebenfalls unbeachtlich.

Beispiel

Ihre Mitarbeiter erhalten Rabatte von dem Autohersteller, der Ihre „Bauleiterflotte“ ausstattet. Der Hersteller hat dazu ein Rabattangebot speziell für Angestellte aus dem Architektur- oder Ingenieurbereich aufgelegt. Folge: Ihr Büro wirkt nicht am Zustandekommen des Rabatts mit, sodass dieser lohnsteuerfrei bleibt.

Sachgeschenke Dritter aus Anlass der Tätigkeit

Dritte Unternehmen gewähren Ihren Mitarbeitern Sachgeschenke aufgrund der bisherigen guten Zusammenarbeit.

Beispiel

Ein Hersteller, dessen Produkte Ihr Büro in die Ausschreibungen mit aufnimmt, schenkt Mitarbeitern, mit denen er oft zusammenarbeitet und denen er regelmäßig Produktinnovationen vorstellt, zum Jahreswechsel Delikatessenkörbe im Wert von je 120 Euro. Folge: Die Sachgeschenke stehen im ursächlichen Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis zu Ihrem Büro und sind daher steuerpflichtig. Sie als Arbeitgeber müssen diese Sachzuwendungen über die Gehaltsabrechnung der Mitarbeiter versteuern, wobei eine Übernahme der Steuer durch Sie möglich ist (Stichwort: Nettolohnversteuerung). Auch der Hersteller könnte die Sachgeschenke versteuern; dies pauschal nach § 37b EStG. Er sollte dann aber dem Beschenkten einen schriftlichen Hinweis (Bestätigung) geben, dass er die Geschenke bereits versteuert hat.

Weiterführende Hinweise