02.02.2009 | Buchführung

Das darf jetzt in den Reißwolf

Sie müssen Geschäftsunterlagen je nach Art sechs oder zehn Jahre lang aufbewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde, Abschlüsse festgestellt oder Handelsbriefe empfangen oder abgesandt worden sind. Auf der folgenden Seite finden Sie einen Überblick darüber, welche Geschäftsunterlagen Sie seit dem 1. Januar 2009 vernichten können, weil die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Beachten Sie jedoch, dass Sie die Unterlagen trotz Ablauf der regulären Frist nicht vernichten dürfen, wenn eine Außenprüfung oder ein Einspruchsverfahren läuft bzw. die entsprechende Steuerfestsetzung vorläufig ist.

Unser Service: Für die Verpflichtung zur Aufbewahrung müssen Sie in der Bilanz eine Rückstellung bilden. In der Mai-Ausgabe 2007 (Seiten 15 bis 17) haben wir Ihnen gezeigt, wie Sie diese richtig ermitteln.

Unterlagen	aus dem Jahr und früher
Abrechnungsunterlagen¹⁾	1998
Abtretungserklärungen	2002
Änderungsnachweise und Arbeitsanweisungen der EDV-Buchführung	1998
Aktenvermerke	2002
Angebote	2002
Anhang z. Jahresabschluss²⁾	1997
Anlagevermögensbücher und -karteien	1998
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage	2002
Auftragsbestätigungen	2002
Ausgangsrechnungen	1998
Außendienstabrechnungen¹⁾	1998

Bankbelege	1998
Bankbürgschaften	2002
Bauakten	2002
Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger	1998
Belege, die Buchungsgrundlagen darstellen	1998
Bestellunterlagen	2002
Betriebsabrechnungsbögen	1998
Betriebskostenrechnung¹⁾	1998
Betriebsprüfungsberichte	2002
Bewertungsunterlagen	1998
Bewirtungsunterlagen	1998
Bilanzen (Jahresbilanzen)²⁾	1997
Bilanzunterlagen²⁾	1997
Bildträger (z.B. Fotokopien, Mikrofilme)	1998
Buchungsanweisungen	1998
Buchungsbelege	1998

COM-Verfahren (Computer-Output Microfilm)	1998
Courtage-Abrechnungen¹⁾	1998

Darlehensunterlagen	2002
Datensicherungen	1998
Dauerauftragsunterlagen	2002
Debitorenlisten	1998
Depotauszüge	1998

Eigenbelege	1998
Eingangsrechnungen	1998
Einheitswertbescheide	1998
Essensmarkenabrechnungen¹⁾	1998

Fahrtenbücher	1998
Fahrtkostenerstattungen1)	1998
Finanzberichte	2002

Gehaltslisten	1998
Geschäftsberichte	1998
Geschäftsbriefe	2002
Geschenknachweise	2002
Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung)	1998
Grundbuchauszüge	2002
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar)	1998
Gutschriftsanzeigen	1998

Handelsbriefe	2002
Handelsbücher	1998
Handelsregisterauszüge	2002 r
Hauptabschlussübersicht	1998

Inventuren	1998
Investitionszulagenbelege	2002

Jahresabschlusserläuterungen²⁾	1997
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent	1998

Kalkulationsunterlagen	2002
Kassenberichte, -bücher	1998
Kassenzettel¹⁾	1998
Kontenpläne und Kontenplanänderungen	1998
Kontenregister	1998
Kontoauszüge	1998
Kreditunterlagen	1998

Lageberichte²⁾	1997
Lieferscheine	1998
Lohnbelege (nach HGB)	1998
Lohnkonten und dort aufzubew. Belege (nach EStG)	2002

Magnetbänder mit Buchfunktion	1998
Mahnbescheide	2002
Mietunterlagen	1998

Nachnahmebelege	2002
Nebenbücher	1998

Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung	1998

Pachtunterlagen	1998
Postscheckbelege	1998
Preislisten	2002
Protokolle	2002
Provisionsabrechnungen¹⁾	1998
Prozessakten	2002

Quittungen	1998

Rechnungen	1998
Reisekostenabrechnungen¹⁾	1998
Repräs.-aufwendungen	1998
Rentenversich.-nachweise	1998

Sachkonten	1998
Saldenbestätigungen	1998
Schadensunterlagen	2002
Scheck- und Wechselbelege	2002
Schriftwechsel	2002
Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung	1998
Spendenbescheinigungen	2002
Steuerunterlagen	1998

Telefonkostennachweise¹⁾	1998

Überstundenlisten	2002

Umsatzsteuervoranmeldungen	1998

Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen)	1998
Verkaufsbücher	1998
Vermögensverzeichnis	1998
Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen)	2002
Versand- und Frachtunterlagen	2002
Versicherungspolicen	2002
Verträge	2002

Wareneingangs- und -ausgangsbücher	1998
Wechsel	2002

Zahlungsanweisungen	1998
Zinsberechnungen	2002
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres)	1998