· Organisation
Ein Wechsel im Verwaltungsbereich will gut und rechtzeitig geplant sein
von Angelika Schreiber, Hockenheim
| Bei der Verabschiedungsfeier für die langjährige Verwaltungsassistentin taucht plötzlich die Frage in der Runde auf: „Wer macht eigentlich die nächste Quartalsabrechnung?“. Das ist natürlich eine überzeichnete Darstellung. Fakt ist aber, dass der Mitarbeiterwechsel gerade im Verwaltungsbereich einer Zahnarztpraxis häufig nicht ausreichend und mit genügend Vorlauf geplant wird. Was alles zu bedenken ist, erfahren Sie nachfolgend. |
Externe Besetzung oder interne Umbesetzung?
Etwa zwölf Monate vor dem Ausscheiden einer Verwaltungsmitarbeiterin sollte damit begonnen werden, ihre Nachfolge zu planen und zu regeln. Bevor die Stelle extern ausgeschrieben wird, ist zu überprüfen, ob die Stelle intern von einer Kollegin besetzt werden kann ‒ etwa, wenn sich eine Mitarbeiterin im Verwaltungsbereich persönlich weiterentwickeln möchte. Auch in einer Teamsitzung sollte das Thema angesprochen werden. Über den anstehenden Wechsel sollten alle im Team Bescheid wissen, aber auch in die Nachbesetzung sollte das Team miteinbezogen werden.
Onboarding
Ein erfolgreicher Onboarding-Prozess (das „An-Bord-Nehmen“) wird durch eine detaillierte Checkliste gesichert. Es gilt, mit einer strukturierten Einarbeitung nicht nur die fachlichen Lücken zu füllen, sondern auch der Nachfolge fachliche Kompetenz, Souveränität und Freude am neuen Arbeitsplatz zu vermitteln. Dabei ist es hilfreich, wenn das Team am Einarbeitungsplan mitwirkt. Die Kolleginnen kennen am besten die bisherigen Schwachstellen und können sich einbringen, wie diese abgestellt werden können.
Aus- und Weiterbildungskonzept ausarbeiten
Gerade wenn der Wechsel praxisintern vollzogen wird, sind Aus- und Weiterbildung und die Einarbeitung / das Coaching durch die Stelleninhaberin die beiden wichtigsten Säulen des Wechsels. Die Einarbeitung sollte umfassen:
- Abrechnung zahnärztlicher Leistungen nach BEMA und GOZ
- Planung von Zahnersatz einschließlich labortechnischer Leistungen
- Rechnungslegung/Zahlungsverkehr und Mahnwesen
- Buchführung
- Qualitätsmanagement
- Praxisorganisation
- Einhaltung von Arbeitsschutzbestimmungen
- Datenschutz und Datensicherheit
- Kommunikation mit Patienten und Kostenerstattern
- Mitarbeiterverwaltung
- Unterstützung der Ausbildung von Azubis
Diese sicherlich nicht vollständige Aufstellung gilt es, in der Checkliste inhaltlich zu trennen: Welche Inhalte können intern vermittelt werden und wozu ist externe Unterstützung erforderlich?
Stelleninhaberin soll Nachfolgerin „anlernen“
Die Zeit zwischen der Nachbesetzungsentscheidung und dem Ausscheiden der bisherigen Stelleninhaberin sollte zur Einarbeitung genutzt werden. In dieser Phase sollte der Verwaltungsarbeitsplatz nicht nur von der bisherigen Stelleninhaberin ausgefüllt werden, damit die potenzielle Nachfolgerin die wesentlichen Elemente der Verwaltungstätigkeit lernt. Dazu zählen
- das Erstellen von Heil- und Kostenplänen sowie Mehrkostenvereinbarungen,
- die Rechnungslegung,
- das Erstellen der Quartalsabrechnung sowie
- die Abrechnung in den Bereichen ZE, KBR und PAR etc.
Auch hier ist es hilfreich, wenn man bei der Einarbeitung auf eine selbst erstellte Checkliste zurückgreifen kann.
Die Dauer des Onboarding-Prozesses sollte bei interner wie externer Besetzung analog der Probezeit sechs Monate betragen. Danach sollte sich herauskristallisiert haben, ob die Kollegin, die die bisherige Stelleninhaberin ersetzen soll, sich wohlfühlt und ihre Arbeit gut bewältigt. Eine Neubesetzung im Verwaltungsbereich ist immer mit einem hohen Aufwand für die gesamte Praxis verbunden. Insofern ist es für alle Mitarbeiter wichtig, dass der Onboarding-Prozess erfolgreich verläuft.
Gute Kommunikation wirkt integrierend
Beim Onboarding kommt der Kommunikation im Team eine entscheidende Rolle zu. Gerade in dieser besonderen Situation gilt es, dass im Team gut kommuniziert und das notwendige Wissen weitergegeben wird. Eine gute Kommunikation am Arbeitsplatz und regelmäßige Feedbackgespräche wirken integrierend und tragen entscheidend zum Gelingen bei.
Stelleninhaberin auch nach Ausscheiden als Back-Up gewinnen
Für das gesamte Praxisteam ist vorteilhaft, wenn es frühzeitig gelingt, sich rechtzeitig die Hilfe der bisherigen Besetzung in und nach der Übergangsphase zu sichern. Individuelle Zeit- und Arbeitsplatzmodelle sind hier gefragt: Wie stellt sich die Mitarbeiterin ihren Wechsel in den Ruhestand vor? Welche Ziele hat sie, welche Aktivitäten plant sie? Lässt sich da noch eine für alle Seiten nutzenbringende Praxismitarbeit vereinbaren? Das ist nicht nur Chefsache. Stimmt es im Team, sichert man sich gern die Hilfe der Ruheständlerin.
Eine Schlüsselrolle kann dem Homeoffice zukommen. Rechtzeitige Einrichtung der Technik und ggf. eine vorbereitende Einarbeitungszeit stellen die Verfügbarkeit am Tag X sicher. Konkret definierte Arbeitspakete ‒ Planungen, Rechnungen ‒ können so die Neubesetzung entlasten und die wesentlichen Verwaltungsfunktionen und Abläufe in der Praxis sicherstellen. Hier lassen sich auch Urlaubs- oder Krankheitsvertretung miteinbeziehen.
