· Fachbeitrag · Betriebsprüfung
Die 14 wichtigsten Prüfungsfelder bei der Sozialversicherungsprüfung
| Dem Betriebsprüfer der Rentenversicherungsträger einen Schritt voraus sein, das können Arbeitgeber sowie Mitarbeiter von Personal- und Steuerbüros, wenn sie wissen, welche Bereiche besonders geprüft werden. LGP zeigt Ihnen die wichtigsten Prüfungsschwerpunkte auf und erläutert, wie sich Unternehmen bestmöglich auf die Prüfung vorbereiten. |
Das A und O: Eine gute Vorbereitung
Die Deutsche Rentenversicherung (DRV) prüft alle vier Jahre (§ 28p Abs. 1 SGB IV), ob
- die Versicherungspflicht oder Versicherungsfreiheit von einzelnen Personen korrekt beurteilt wurde,
- die Sozialversicherungsbeiträge ordnungsgemäß gemeldet und in der richtigen Höhe überwiesen wurden,
- der gesetzliche oder tarifvertragliche Mindestlohn eingehalten wurde,
- die unfallversicherungspflichtigen Arbeitsentgelte gemeldet wurden,
- die Künstlersozialabgabe an die Künstlersozialkasse gezahlt wurde und
- die Entgeltunterlagen vorschriftsgemäß geführt wurden.
Wichtig | Die Betriebsprüfer der DRV dürfen über die Lohnkonten, Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsmeldungen und Beitragsnachweise hinaus auch einen Blick in das gesamte Rechnungswesen werfen (§ 11 Abs. 2 S. 1 Beitragsverfahrensverordnung). Dazu gehören alle Unterlagen der Finanzbuchhaltung. Außerdem wirft der Betriebsprüfer einen Blick in die letzten Prüfberichte des Finanzamts, insbesondere die Lohnsteuerhaftungsbescheide. Diese sollten am besten vor Beginn der Prüfung vorgelegt werden.
PRAXISHINWEIS | Arbeitgeber oder Sachbearbeiter sollten regelmäßig selbst die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung sowie Finanzbuchhaltung kontrollieren. Kündigt sich der Prüfer erst einmal an, ist es erfahrungsgemäß schwierig, innerhalb kürzester Zeit vier Kalenderjahre zurück alles prüfungssicher zu machen. Fehlende Nachweise sollten nicht erst kurz vor der Prüfung beschafft werden. |
Teure Nachzahlungen für den Arbeitgeber
Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen die Gesamtsozialversicherungsbeiträge zu gleichen Teilen tragen. Nachforderungen treffen den Arbeitgeber aber alleine, sofern er den unterbliebenen Abzug mitverschuldet hat. Der Arbeitnehmer muss für seinen Anteil in der Regel nur für die letzten drei Monate vor der Betriebsprüfung aufkommen (§ 28g S. 3 SGB IV).
Hieraus resultiert folgendes Problem: Die Arbeitnehmeranteile, die der Arbeitgeber nach einer Betriebsprüfung des Rentenversicherungsträgers trägt, lösen einen geldwerten Vorteil beim Arbeitnehmer aus. Daraus werden Lohn- und ggf. Kirchensteuer samt Solidaritätszuschlag sowie Sozialversicherungsbeiträge fällig.
Die wichtigsten Prüfungsschwerpunkte
Betriebsprüfungen der DRV sind Stichprobenprüfungen. Jeder Kontrollbeamte setzt je nach Branche und Betriebsgröße seine eigenen Schwerpunkte. Am häufigsten schauen sich Prüfer die folgenden 14 Bereiche an:
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Prüfungsschwerpunkt | Problem und Lösung |
Abhängige Beschäftigung versus selbstständige Tätigkeit §§ 7, 7a SGB IV | Problem: Viele Unternehmen bevorzugen freie Mitarbeiter, weil diese weniger Personalkosten verursachen. Eine falsche Einstufung als selbstständige Tätigkeit kann aber hohe Nachforderungen verursachen. Alleine deshalb und weil sie rechtlich dazu verpflichtet sind, müssen Auftraggeber vor Beginn der Tätigkeit die Kriterien prüfen, die für oder gegen eine Beschäftigung sprechen.
Lösung: Ein Clearingverfahren bei der DRV Bund bringt Sicherheit. Dieses kann auch der Auftraggeber (= das Unternehmen) beantragen. Neben der Klärung des Versicherungsstatus bietet ein rechtzeitiger Antrag innerhalb eines Monats nach Beschäftigungsaufnahme den Vorteil, dass bei der Feststellung einer abhängigen Beschäftigung die Versicherungspflicht erst ab Bekanntgabe des Ergebnisses entsteht. Damit lassen sich Beiträge samt Säumniszuschlägen sparen.
Wichtig | Der Antrag bleibt in der DRV-Datenbank, auch wenn er zurückgenommen wurde, etwa weil dem Auftraggeber das Ergebnis nicht gepasst hat. Prüfer können darauf zurückgreifen. Weiterführender Hinweis
Die Kriterien zur „Scheinselbstständigkeit“ sowie den „Antrag auf Feststellung des sozialversicherungsrechtlichen Status“ finden Sie auf lgp.iww.de → Abruf-Nrn. 37362050 und 44717710 |
Studenten§ 6 Abs. 1 Nr. 3 SGB V,§ 27 Abs. 4 Nr. 2 SGB III | Arbeitgeber können entgeltlich beschäftigte Studenten ‒ außerhalb einer geringfügig entlohnten oder kurzfristigen Beschäftigung (siehe unter 4. und 5.) ‒ in der gesetzlichen Kranken-(KV), Pflege-(PV) und Arbeitslosenversicherung (AV) versicherungsfrei behandeln. Die Rentenversicherungspflicht (RV) bleibt bestehen.
Problem 1: Voraussetzung für das „Werksstudentenprivileg“ ist, dass das Studium im Vordergrund steht, und nicht die Tätigkeit als Arbeitnehmer. Zeitlich müssen Arbeitgeber also aufpassen, dass der Student nicht mehr als 20 Wochenstunden arbeitet. |
Studenten§ 6 Abs. 1 Nr. 3 SGB V,§ 27 Abs. 4 Nr. 2 SGB III | Lösung: Arbeitgeber sollten Stundenaufzeichnungen führen. Nach der Rechtsprechung des BSG darf die wöchentliche 20-Stunden-Grenze jedoch überschritten werden, wenn
Problem 2: Die Versicherungsbefreiungen gelten nur für ordentlich Studierende in aktiven Semestern. Urlaubssemester sind ebenso wenig begünstigt wie duale Studiengänge.
Lösung: Arbeitgeber sollten sich spätestens ab Beschäftigungsbeginn lückenlos Studienbescheinigungen vorlegen lassen (Vermerk „Urlaubssemester“ prüfen). Kommt die Bescheinigung nicht pünktlich, sollten Arbeitgeber vorerst alle Sozialversicherungsbeiträge abziehen. Nach der Vorlage können sie das dann berichtigen. |
Praktikanten§ 5 Abs. 1 Nr. 9 SGB V,§ 20 Abs. 1 Nr. 9 SGB XI, § 5 Abs. 3 SGB VI, § 27 Abs. 4 Nr. 2 SGB III | Problem: Bei der sozialversicherungsrechtlichen Beurteilung müssen Arbeitgeber sehr genau unterscheiden, ob ein Praktikant ein vorgeschriebenes oder nicht vorgeschriebenes Vor-, Zwischen- oder Nachpraktikum ableistet. Nur bei einem vorgeschriebenen Zwischenpraktikum fallen unabhängig von der Arbeitszeit und der Entlohnung keine Sozialversicherungsbeiträge an.
Lösung 1: Arbeitgeber müssen für versicherungsfreie Praktikanten, die ein vorgeschriebenes Zwischenpraktikum absolvieren, den Praktikantenvertrag zwischen der Hochschule und dem Arbeitgeberbetrieb zu den Lohnunterlagen nehmen. Fehlt der Vertrag bei der Prüfung, drohen Nachforderungen.
Lösung 2: Bei allen anderen Praktikumsarten sind Spezialregelungen zu beachten. So können selbst bei unentgeltlich beschäftigten Praktikanten Mindestbeiträge zur RV fällig werden. Und neben den besonderen Vorschriften für Praktikanten gelten auch die Regelungen für geringfügige oder kurzfristige Beschäftigungen. Weiterführender Hinweis Beitrag „So lassen sich Praktikumsverhältnisse von Arbeitsverhältnissen rechtssicher abgrenzen“, LGP 10/2017, Seite 177 → Abruf-Nr. 44818121 |
Geringfügig entlohnte Beschäftigte§ 7 Abs. 1 SGB V, § 27 Abs. 2 SGB III,§ 32 S GB I | Arbeitnehmer mit einem monatlichen Verdienst bis zu 450 Euro sind zwar in der KV, PV und AV versicherungsfrei (§ 7 Abs. 1 SGB V, § 27 Abs. 2 SGB III). Allerdings muss der Arbeitgeber Pauschalbeiträge abführen. Die 13 Prozent für die KV gelten für alle gesetzlich krankenversicherten Minijobber, auch für freiwillig Versicherte oder mitversicherte Angehörige. Die Pauschalbeiträge muss der Arbeitgeber alleine tragen, er darf sie nicht auf den Arbeitnehmer abwälzen (§ 32 SGB I).
Prüfer nehmen außerdem gerne folgende drei Punkte ins Visier:
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Geringfügig entlohnte Beschäftigte§ 7 Abs. 1 SGB V, § 27 Abs. 2 SGB III,§ 32 SGB I | PRAXISHINWEISE |
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Kurzfristig Beschäftigte§ 8 SGB IV | Versicherungsfrei bleiben kurzfristig Beschäftigte nur, wenn sie von vornherein bei einer Fünf-Tage-Woche nicht länger als drei Monate oder ansonsten nicht länger als 70 Tage arbeiten sollen (gilt bis 31.12.2018)
Problem: Betriebsprüfer kontrollieren besonders, ob ein kurzfristig Gemeldeter mit einem monatlichen Verdienst über 450 Euro nicht berufsmäßig tätig wird, was zum Ausschluss der Versicherungsfreiheit führen würde. Das wäre z. B. der Fall, wenn
Lösung 1: Vor Beschäftigungsbeginn sollten sich Arbeitgeber schriftlich bestätigen lassen, was der Bewerber vor Aufnahme der Tätigkeit getan hat, und Nachweise verlangen.
Lösung 2: Es liegt keine Berufsmäßigkeit vor, wenn die kurzfristige Beschäftigung neben einer versicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung ausgeübt wird oder daneben Vorruhestandsgeld oder eine Vollrente bezogen wird. |
Familienangehörige§ 7 Abs. 1 SGB IV | Problem: Egal, ob ein Ehegatte freiberuflich oder sozialversicherungspflichtig im Betrieb mitarbeitet, die Betriebsprüfer werden immer kontrollieren, ob nicht das Gegenteil vorliegt. Entweder um eine über die gesetzliche Versicherung gewünschte günstige Absicherung zu verhindern oder um Beiträge für einen nicht angemeldeten Ehegatten nachzufordern.
Lösung: Sicherheit bringt nur ein Statusfeststellungsverfahren. Bei der sozialversicherungsrechtlichen Anmeldung eines Ehegatten ist dieses obligatorisch. |
GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführer | Problem: Bei angestellten GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführern (GGf) ist oftmals nicht klar, ob diese eine abhängige, sozialversicherungspflichtige Beschäftigung oder eine selbstständige, sozialversicherungsfreie Tätigkeit ausüben.
Lösung: Eine falsche Einschätzung kostet entweder unnötige Sozialbeiträge, ohne dass der GGf Versicherungsschutz erhält, oder hohe Nachzahlungen im Falle einer späteren Feststellung der Versicherungspflicht. Sicherheit bringt ein Statusfeststellungsverfahren. Weiterführende Hinweise Beitrag „Änderungen beim sozialversicherungsrechtlichen Status von Beschäftigten in der GmbH“, LGP 10/2014, Seite 175 → Abruf-Nr. 42944410 Beitrag „Minderheitsgesellschafter einer GmbH trotz Stimmrechtsbindungsverträgen sv-pflichtig“, LGP 4/2016, Seite 68 → Abruf-Nr. 43827773 |
Beschäftigung von Rentnern | Problem: Die Beschäftigung von Rentnern wirft immer wieder Fragen auf, weil Arbeitgeber die sozialversicherungsrechtlichen Besonderheiten nicht kennen bzw. nicht berücksichtigen:
Lösung 1: Arbeitgeber müssen sich mit den Besonderheiten vertraut machen und bei der Lohnabrechnung berücksichtigen.
Lösung 2: Arbeitgeber müssen immer einen aktuellen Rentenbescheid zu den Lohnunterlagen nehmen. |
Phantom-Lohn§ 22 Abs. 1 S. 2 SGB IV | Problem: Bei der Betriebsprüfung wird nicht nur auf die richtige Bewertung der gezahlten Lohnbestandteile geachtet. Das Augenmerk wird auch auf Lohnbestandteile gerichtet, die nicht in die Beitragsberechnung einbezogen wurden, auf die der Arbeitnehmer jedoch einen rechtlichen Anspruch hat. Zahlt der Arbeitgeber also z. B. nicht den geltenden Tariflohn oder seit 2015 den gesetzlichen Mindestlohn, führt das zu Beitragsnachforderungen bis hin zur Versagung der Versicherungsfreiheit für Minijobs.
Lösung 1: Für laufende Lohnbestandteile gilt in der Sozialversicherung das Entstehungsprinzip. Für die Beitragsberechnung muss der Arbeitgeber also die geschuldeten und nicht die tatsächlich gezahlten Arbeitsentgelte heranziehen. Das Entstehungsprinzip gilt selbst dann, wenn der Arbeitnehmer sein Gehalt nicht einfordert.
PRAXISHINWEIS | Ein Gehaltsverzicht wird beitragsrechtlich nur anerkannt, wenn der Verzicht arbeitsrechtlich zulässig ist und schriftlich für künftiges Arbeitsentgelt vereinbart wurde. Sonst kann der Prüfer Sozialabgaben nachfordern.
Lösung 2: Bei Einmalzahlungen (z. B. Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld) gilt das Zuflussprinzip. Hier ist entscheidend, ob der Arbeitgeber das Entgelt tatsächlich gezahlt hat. Denn nur dann werden Sozialbeiträge fällig. |
Umlagen bei laufend gezahlten Sonderzahlungen§ 7 Abs. 2 AAG | Problem: Die Umlagenbeiträge nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) ‒ U1 für Krankheit und U2 für Mutterschaft ‒ sind nur vom laufenden Arbeitsentgelt zu berechnen. Für einmalig gezahltes Entgelt fallen keine Umlagen an. Vorsicht ist aber geboten, wenn Einmalzahlungen monatlich gezahlt werden und bei Überstundenvergütungen. |
Lösung:
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Sozialversicherungsfreiheit für pauschaliert besteuerte Bezüge | Problem: Bezüge, die lohnsteuerfrei sind oder pauschal versteuert werden können, waren bis 21.04.2015 sozialversicherungsfrei. Seit dem 22.04.2015 reicht die steuerliche Pauschalierungsmöglichkeit nicht mehr für die Beitragsfreiheit. Vielmehr muss der Arbeitgeber die Pauschalierung grundsätzlich in dem jeweiligen Lohnabrechnungszeitraum auch tatsächlich durchführen. Hier hat sich somit eine neue Spielwiese für Betriebsprüfer aufgetan, insbesondere bei Betriebsveranstaltungen, etwa im Rahmen von Weihnachtsfeiern.
Lösung: Eine erst nachträgliche Pauschalversteuerung bzw. Steuerfreistellung kann zur Beitragsfreiheit führen, wenn der Arbeitgeber diese bis zum 28.02. des Folgejahrs durchführt. Die nachträgliche Pauschalversteuerung oder Steuerfreistellung nach dem 28.02. des Folgejahres, z. B. im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung, führt nicht mehr zur Beitragsfreiheit und einer entsprechenden Erstattung von Sozialversicherungsbeiträgen. Weiterführende Hinweise Beitrag „Pauschalierbare Bezüge bleiben nur bei rechtzeitiger Lohnsteuerpauschalierung beitragsfrei“, LGP 2/2016, Seite 29 → Abruf-Nr. 43815657 Beitrag „Zeitfenster für die Sozialversicherungsfreiheit von pauschalierbaren Bezügen beachten“, LGP 6/2016, Seite 100 → Abruf-Nr. 44062940 |
Teambuilding-Maßnahmen | Problem: Teambuilding-Maßnahmen haben zum Ziel, die Motivation, Kommunikation und Teamarbeit innerhalb eines Unternehmens zu stärken. Viele Unternehmen sehen die Maßnahme als Fortbildung im überwiegenden betrieblichen Interesse an und belassen sie steuerfrei. Der Lohnsteuerprüfer kann zum Ergebnis kommen, dass es sich um eine lohnsteuerpflichtige Betriebsveranstaltung handelt, weil sie auf betrieblicher Ebene stattfindet und gesellschaftlichen Charakter hat. Eine steuerliche Nachforderung zieht in aller Regel auch eine sozialversicherungsrechtliche Beitragsforderung nach sich. Die Betriebsprüfer der RV sind verpflichtet, die Feststellungen der Finanzbehörden im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung sozialversicherungsrechtlich auszuwerten und für nach-erhobene steuerpflichtige Entgelte ggf. auch Sozialversicherungsbeiträge nachzufordern.
Lösung: Erhält der Arbeitgeber einen Lohnsteuerhaftungsbescheid, muss er sofort tätig werden. Er muss den Haftungsbescheid sozialversicherungsrechtlich auswerten und die fehlenden Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil) nachentrichten. Denn bei einer Auswertung erst im Rahmen einer Sozialversicherungsprüfung läuft er Gefahr, dass neben den Sozialversicherungsbeiträgen auch Säumniszuschläge fällig werden. Weiterführender Hinweis Beitrag „So können Arbeitgeber die Fortbildungskosten der Arbeitnehmer steuerfrei erstatten“ → Abruf-Nr. 45044733 |
Entsendung undA1-Bescheinigung | Entsenden Arbeitgeber einen Arbeitnehmer vorübergehend ins Ausland, gilt die A1-Bescheinigung im EU-Ausland und anderen Abkommensstaaten als Nachweis darüber, dass für den Arbeitnehmer in Deutschland ein Sozialversicherungsschutz besteht. Der Arbeitnehmer muss sich dann nicht bei der Sozialversicherung des ausländischen Staates anmelden.
Problem: Bisher haben Arbeitgeber die A1-Bescheinigung in Papierform angefordert. Die zuständigen Stellen (Krankenkassen, Rentenversicherung oder berufsständischen Versorgungseinrichtungen) haben sie versandt. Seit dem 01.01.2018 wird das Verfahren in drei Schritten digitalisiert:
Lösung:
PRAXISHINWEIS | Wichtig für Großbritannien: A1-Bescheinigungen werden derzeit nur noch für Entsendezeiträume bis längstens 29.03.2019 ausgestellt. |
Bruttoentgeltumwandlung zur Gehaltsoptimierung | Problem: Vereinbaren der Arbeitgeber und der Arbeitnehmer arbeitsvertraglich wirksam, dass der Barlohn verringert wird und im Gegenzug weitere lohnsteuerfreie oder pauschal besteuerte Leistungen gewährt werden, nimmt der Betriebsprüfer der DRV eine reine Lohnverwendungsabrede an. In der Konsequenz fordert er Beiträge auf der Grundlage der zuvor gezahlten Löhne nach.
Lösung: Arbeitgeber können hier die Ansicht des LSG Baden-Württemberg und des LSG Bayern ins Feld führen. Diese kommen zum Ergebnis, dass die Änderung der Arbeitsverträge auch auf das Beitragsrecht durchschlägt:
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