· Fachbeitrag · Ablage
Effektiver arbeiten durch Ordnung mit System
von Dr. Doortje Cramer-Scharnagl, Edewecht
| Untersuchungen haben gezeigt, dass uns große Unordnung am Arbeitsplatz erheblich einschränkt: Von bis zu 30 Prozent weniger Jahresarbeitsleistung oder auch 90 Minuten täglichem Räumen, Stapeln und Suchen ist in manchen Studien die Rede. Die eigene Psyche reagiert auf das Chaos automatisch mit dem Gefühl, in der Arbeit zu versinken und den Überblick zu verlieren. Auch die Außenwirkung leidet, denn Chefs bewerten „unaufgeräumte“ Mitarbeiter im Durchschnitt schlechter als Ordnungshalter. Es lohnt sich also, auf Ordnung zu achten. Doch wie bekommt man das hin? |
Das Genie entfernt das Chaos
Alle Welt redet von gesunder, ballaststoffreicher Ernährung. Beim Arbeiten hingegen quälen Ballaststoffe in Form alter Unterlagen, nicht einsortierter Patientenakten und unausgefüllter Formularvorlagen. Falls sich also auch an Ihrem Arbeitsplatz die Stapel türmen, sollten Sie den unnötigen Ballast schnellstmöglich loswerden. Hinterher werden Sie wesentlich entspannter sein, mehr Zeit haben und ganz nebenbei noch Ihren Erfolg fördern.
Ausmisten leicht gemacht
Beginnen Sie zunächst mit einer übersichtlichen „Aufräum-Einheit“, bei der Sie schnell einen großen Effekt erkennen können ‒ z. B. mit den Schreibtischschubladen oder zwei einzelnen Schrankfächern. Räumen Sie nur diese eine Einheit ganz aus. Verfrachten Sie sämtliche „Innereien“ an einen anderen Ort und bringen Sie zunächst diese Stelle in Ordnung (z. B. Schubladen auswischen bzw. Schrankfächer reinigen).
PRAXISTIPP | Eine besonders positive Wirkung hat es, wenn offenliegende Flächen wie der Fußboden und die Fensterbänke frei sind und „wilde Papierablagen“ quer auf Aktenordnern und Büchern wegfallen. |
Systematisch entsorgen
Nun nehmen Sie sich die „Innereien“ dieser ersten Aufräum-Einheit vor. Stellen Sie einen großen Müllkorb für Abfall ‒ ggf. auch mehrere getrennte Behälter, falls Müll getrennt werden muss ‒ und einen Karton für Privates bereit. Und nun weg mit allem, das nicht mehr aktuell oder wichtig ist. Für die Entsorgung infrage kommen z. B.:
- Nicht mehr gültiges Informationsmaterial,
- Rechnungen und Akten, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist,
- Werbeartikelmuster, -vorräte und Proben, die doch nicht verwendet werden,
- Unterlagen zu Betriebssystemen und Geräten, mit denen Sie nicht mehr arbeiten,
- ausrangierte Tastaturen, defekte Datenträger und Ähnliches.
Was nicht in die Praxis gehört, aber für Sie privat wichtig ist, kommt in den Privatkarton. Dazu gehören z. B. Urlaubsfotos oder die Zehnerkarte fürs Schwimmbad.
PRAXISTIPP | Verabschieden Sie sich auch von allem, das Sie „immer nochmal lesen oder nachschlagen“ wollten. Eine gute Faustregel ist: Alles, was Sie seit einem halben Jahr nicht angesehen oder verwendet haben, kann entsorgt werden. |
Umfangreiche Akten verschlanken
Bei umfangreicheren Akten ist es sinnvoll, das Prinzip „nur die erste und die letzte Seite“ anzuwenden. Sie heben also auf
- 1. die Grundlage des gesamten Vorgangs ‒ z. B. einen Vertragsabschluss
- 2. die Papiere zum aktuellen Stand der Dinge.
Vorgänge aus der Zwischenzeit wie Anfragen, Erinnerungen etc., die inzwischen geklärt sind, werden hingegen weggeworfen bzw. dem Aktenvernichter übergeben.
PRAXISTIPP | Beachten Sie bei jeder Aufräumaktion immer die eventuell geltende gesetzliche Aufbewahrungsfrist ‒ z. B. zehn Jahre für Behandlungsunterlagen ‒ sowie die Bestimmungen zum Datenschutz. |
Eine neue Ordnung etablieren
Vor dem Wiedereinräumen Ihrer jetzt übersichtlichen Materialien schaffen Sie die Basis für die zukünftige Ordnung. Alles bekommt seinen eigenen, festen Platz. Das sollte von außen leicht erkennbar sein.
Um es sich einfacher zu machen, schlüpfen Sie in die Haut einer Außenstehenden, die sich unvorbereitet in Ihren Arbeitsmaterialien zurechtfinden muss. Planen Sie in Ablagen, Regalen und Ordnern neben den aktuellen Unterlagen noch Platz für „Zuwachs“ ein, denn Ihr neues System soll ja eine Weile halten.
Gut beschriftete Register sind das A und O der Aktenordner-Nutzung. Für die Kolleginnen können Sie am Anfang eines jeden Ordners ein Merkblatt einheften, was sich in diesem Ordner befindet und was ggf. damit zu tun ist. Gleiches gilt für Ablagen im Praxiscomputer, die man z. B. mit „Liesmichs“ ergänzen kann.
PRAXISTIPP | Bei der Sortierung nach Patientennamen wird es ohne PC manchmal knifflig: Was passiert z. B. mit identischen Namen, und wie werden Buchstaben wie ä, ö, ü oder ß eingeordnet? Die offiziellen Regeln dazu sind in der DIN 5007 festgelegt. Diese enthält auch folgende ‒ m. E. sinnvolle ‒ Variante: Die Umlaute werden von „ä“ in „ae“, „ö“ in „oe“ und „ü“ in „ue“ aufgelöst; und das „ß“ wird wie das „ss“ behandelt. Wichtig ist, dass allen Teammitgliedern die Sortierungskriterien bekannt sind. |
Ordnung beibehalten ‒ ganz leicht
Falls auch Sie zu den Menschen gehören, die gerne alles, was noch zu erledigen ist, um sich herum stapeln, dann sollten Sie sich rasch von dieser Arbeitsweise verabschieden. Sie schafft keinen „Überblick“, sondern verursacht Stress und lähmt. Stattdessen gibt es sechs einfache Tipps, um die Ablage (und damit die Arbeit) übersichtlich zu halten:
Tipp 1: Fester Platz
Alles hat seinen festen Platz und wird ‒ spätestens zum Ende des Arbeitstages ‒ dort eingeordnet. Das gilt für Patientenakten, Dokumente und Büro-/Praxismaterial genauso wie für Dateien und Mails.
Tipp 2: Konzentration auf eine Sache
Auf der Arbeitsfläche oder dem Bildschirm befindet sich genau der Vorgang, der gerade aktuell ist, bzw. das Arbeitsgerät, das gerade benötigt wird. Mehr nicht.
Tipp 3: Nichts unnötig aufschieben
Eben schnell die Patientenakte beiseiteschieben, den vermutlich lästigen Brief lieber ungeöffnet lassen, die Bestecke erst einmal ungereinigt zwischenlagern. Auf diese Weise wird Ihre „To-do-Liste“ bald ins Unermessliche anwachsen. Die neue Ordnung ist dann schnell wieder hin und Sie stehen unter Stress. Besser: Machen Sie sich eine Liste, was aktuell zu tun ist, und erledigen Sie das dann auch. Freuen Sie sich über jede abgeschlossene Aufgabe und belohnen Sie sich mit einem dicken Strich durch die Notiz oder einem fetten Haken dahinter!
Tipp 4: Kleinigkeiten nebenbei erledigen
Wenn Sie ohnehin den Raum wechseln oder an den Schrank gehen, prüfen Sie kurz, was Sie dorthin mitnehmen und gleich richtig einordnen bzw. ablegen können. Erledigt ist erledigt.
Tipp 5: Feste Zeiten für größere Aufgaben
Die Hauptablage, Mails und Dateien speichern, Materialschubladen auffüllen, Bestecke und Behandlungsräume für den nächsten Tag vorbereiten ‒ für solche umfangreicheren Ordnungsarbeiten richten Sie sich einen festen Zeitpunkt ein. Ideal ist z. B. die Zeit kurz vor Feierabend. Sobald sich Routine eingestellt hat, genügen meist 10 bis 15 Minuten dafür. So können Sie ganz entspannt Ihre Freizeit genießen.
Tipp 6: „Abfall auf Probe“
Manchmal ist man sich nicht ganz sicher, ob Informationen noch benötigt werden oder nicht. Solche Papiere oder Dateien sollten nicht regulär aufgehoben oder gar irgendwo nebenbei gestapelt werden. Etablieren Sie besser einen „Abfall/Datenmüll auf Probe“. Lagern Sie in einem genau datierten Schuber, Aktenkarton oder Dateiordner alle eventuellen Ausmist-Kandidaten. Prüfen Sie alle vier Wochen, ob die Materialien in diesem Monat wichtig waren. Nach sechs „Neins“ wird aus dem Probe-Abfall ein echter Entsorgungsfall.
